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        談企業(yè)應(yīng)收賬款全過程管理
        ——以T公司為例

        2020-11-27 11:52:51矯文俠
        大眾投資指南 2020年26期
        關(guān)鍵詞:財務(wù)部收款賬款

        矯文俠

        (煙臺杰瑞石油服務(wù)集團股份有限公司,山東 煙臺 264003)

        應(yīng)收賬款是企業(yè)的一項重要流動資產(chǎn),也是一項風(fēng)險較大的資產(chǎn)。完善企業(yè)應(yīng)收賬款管理機制,對加快貨款回收、防范財務(wù)風(fēng)險、提高經(jīng)營效益具有重要意義。如果企業(yè)的應(yīng)收賬款管理不到位的話將會給企業(yè)帶來致命的危機,造成債務(wù)糾紛的產(chǎn)生,同時增加企業(yè)的討債成本和管理成本。本文以T公司為例闡述如何完善應(yīng)收賬款全過程管理以防范風(fēng)險。

        一、T公司背景介紹

        T公司是一家境內(nèi)中小型民營制造企業(yè),目前正處于業(yè)務(wù)規(guī)模的擴張期。公司流動資產(chǎn)占總資產(chǎn)的70%以上,其中應(yīng)收賬款在流動資產(chǎn)中占比最大,每年應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備占營業(yè)收入5%左右。T公司產(chǎn)品多為定制化小批量產(chǎn)品,客戶多數(shù)為國企、境內(nèi)民營企業(yè),賒銷比例較大。對T公司來講,獲得低融資利率的渠道狹窄,完善應(yīng)收賬款全過程的管理機制,對加快貨款回收、防范財務(wù)風(fēng)險、提高經(jīng)營效益具有極為重要的意義。

        二、T公司應(yīng)收賬款管理存在的問題與挑戰(zhàn)

        (一)應(yīng)收賬款管理的內(nèi)部責(zé)任劃分不清

        T公司在銷售管理上重視合同的簽署、收入的確認(rèn),造成銷售單位將工作重點放在尋求商機、合同談判與簽訂、跟催發(fā)貨環(huán)節(jié)等擴大銷售規(guī)模的工作上,忽視收款工作,甚至銷售部門認(rèn)為應(yīng)收管理與銷售業(yè)務(wù)處于矛盾關(guān)系,業(yè)務(wù)要求出貨,應(yīng)收控制發(fā)貨。公司缺乏制度依據(jù),造成銷售、財務(wù)部門職責(zé)不清、分工不明,如何協(xié)調(diào)并準(zhǔn)確劃分業(yè)務(wù)與財務(wù)的職能成為管理難題,也造成銷售鏈條中最重要的信用風(fēng)險出現(xiàn)控制缺失。

        (二)缺乏風(fēng)險意識,忽視對客戶的資信調(diào)查

        目前我國的社會誠信體系在日趨完善,但某些領(lǐng)域仍存在較為嚴(yán)重的信用缺失情況。T公司為了開拓新產(chǎn)品市場,急于進(jìn)行新產(chǎn)品的推廣,擴大市場份額,對應(yīng)收風(fēng)險管理沒有正確的認(rèn)知和足夠的重視,沒有對客戶的資信進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查,為迎合客戶采用寬松的信用政策,缺乏對賒銷項目必要的評估和約束,造成多個項目出現(xiàn)應(yīng)收賬款風(fēng)險,甚至出現(xiàn)遭受欺詐的現(xiàn)象。

        (三)應(yīng)收賬款逾期后對催款過程沒有管理

        應(yīng)收賬款出現(xiàn)逾期,表示收款風(fēng)險升級,逾期時間越長,不能全額收款的風(fēng)險越高。T公司因為銷售人員離職等原因,出現(xiàn)了逾期賬款沒有人了解情況,新接手的銷售人員因為收款難度大不愿意主動追索逾期賬款的情況。銷售單位催款過程沒有管控,使逾期回款乏力又無法找到原因。

        (四)應(yīng)收賬款的績效考核機制不健全

        T公司在制定發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略目標(biāo)時,偏重于營業(yè)收入、利潤等成長能力指標(biāo),為了更好地完成這個目標(biāo),公司把目標(biāo)分階段分解到銷售部門,落實到每一位銷售人員身上,也就是說每個人都有任務(wù),而任務(wù)的達(dá)成與年度獎金發(fā)放緊密相關(guān)。由于對銷售部門在應(yīng)收賬款管理中的定位偏差,制定的績效指標(biāo)當(dāng)中,缺乏對銷售人員應(yīng)收賬款維度的考核內(nèi)容,形成了合同額、收入額增加,應(yīng)收賬款也隨之增加的虛假業(yè)績。

        三、T公司應(yīng)收賬款管理問題的應(yīng)對措施

        (一)制度與組織建設(shè)

        T公司財務(wù)部積極爭取公司管理層的支持,制定出臺了《應(yīng)收賬款管理制度》。在該制度中明確了各單位及人員職責(zé):

        1.銷售部門職責(zé)

        (1)負(fù)責(zé)市場經(jīng)營風(fēng)險及賒銷風(fēng)險的控制管理,明確應(yīng)收賬款管理負(fù)責(zé)人,與財務(wù)部應(yīng)收賬款會計進(jìn)行業(yè)務(wù)接口管理。

        (2)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的回款,按月提報收款計劃,對收款執(zhí)行情況做出原因說明分析并制定收款策略。

        (3)負(fù)責(zé)建立應(yīng)收賬款管理臺賬,編制《應(yīng)收賬款賬齡明細(xì)表》。

        (4)負(fù)責(zé)異常及風(fēng)險賬款的提報、轉(zhuǎn)化及清收。

        (5)配合財務(wù)部開展與客戶的對賬工作,建立客戶信用檔案。

        (6)經(jīng)審批授權(quán)簽訂合同或協(xié)議,保證合同或協(xié)議簽訂的及時性、完整性和合法性。

        銷售人員是應(yīng)收賬款的第一責(zé)任,承擔(dān)銷售回款的主要責(zé)任。

        2.財務(wù)部門職責(zé)

        (1)負(fù)責(zé)建立管理客戶信用檔案,負(fù)責(zé)制定事業(yè)部(公司)信用政策,確定客戶等級,制定不同等級客戶的信用限額標(biāo)準(zhǔn),監(jiān)控信用額度的執(zhí)行。

        (2)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的賬務(wù)核算,出具月度《應(yīng)收賬款統(tǒng)計表》。

        (3)負(fù)責(zé)組織應(yīng)收賬款對賬工作,保證與客戶的賬務(wù)清楚。

        (4)負(fù)責(zé)編制應(yīng)收賬款月度分析報告。

        (5)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收跟蹤、落實月度回款計劃執(zhí)行差異的原因。

        (6)負(fù)責(zé)異常及風(fēng)險賬款的監(jiān)督和跟蹤管理工作,以及壞賬損失的核銷工作。

        (7)負(fù)責(zé)對應(yīng)收賬款可能發(fā)生的壞賬損失計提壞賬準(zhǔn)備金。

        財務(wù)部為了切實做好應(yīng)收賬款的管理工作,設(shè)置應(yīng)收賬款管理崗位,為每一個銷售部門配備了專門的應(yīng)收賬款會計,協(xié)助銷售人員進(jìn)行一系列的應(yīng)收管理工作。

        通過該制度,明確組織內(nèi)部各環(huán)節(jié)的責(zé)任與義務(wù),在銷售與收款業(yè)務(wù)活動中,堅持體現(xiàn)了不相容職務(wù)分離,又體現(xiàn)出加強相互協(xié)作,保障應(yīng)收賬款風(fēng)險可控,是做好應(yīng)收賬款管理工作最為基礎(chǔ)的一項舉措。

        (二)建立并逐漸完善應(yīng)收賬款全過程管理

        1.事前控制

        事前控制的重點在于在形成銷售行為前,對客戶進(jìn)行風(fēng)險識別評估,主要包括以下工作:

        首先,建立客戶信用檔案。銷售人員負(fù)責(zé)收集真實準(zhǔn)確的客戶資料,反饋客戶資信調(diào)查報告,報告中的內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)報表、中標(biāo)、合同、客戶訴訟、失信被執(zhí)行等信息。在收集客戶資料的時候,財務(wù)部門會使用風(fēng)險雷達(dá)、企查查等網(wǎng)絡(luò)查詢工具,進(jìn)行客戶信息輔助提供。對于重大的賒銷業(yè)務(wù),實行財務(wù)、法務(wù)人員走出去的原則,協(xié)助銷售部門對客戶進(jìn)行盡職調(diào)查,了解客戶實際實力。

        其次,客戶信用額度申請與審批。對于需要賒銷的客戶,由財務(wù)部負(fù)責(zé)定期核定信用額度,逐級審批后將信用額度植入ERP系統(tǒng)。結(jié)合T公司業(yè)務(wù)特點,整機設(shè)備類銷售合同的付款條款一件一批,不占用信用額度。

        最后,銷售合同聯(lián)簽評審。銷售合同條款的設(shè)置對應(yīng)收賬款管理影響較大,是應(yīng)收賬款風(fēng)險管控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。T公司規(guī)定在銷售合同評審環(huán)節(jié),采用銷售部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門聯(lián)合評審的方式,對于需要賒銷的客戶,要重點確認(rèn)賒銷金額、付款日期、擔(dān)保問題、所有權(quán)轉(zhuǎn)移及未來可能引發(fā)爭議的相關(guān)問題。

        2.事中控制

        事中控制的重點在于在銷售業(yè)務(wù)過程中,對應(yīng)收賬款風(fēng)險的監(jiān)控以控制,主要工作有:

        首先,銷售人員定期走訪賒銷客戶,了解客戶的運營是否出現(xiàn)風(fēng)險,如果客戶出現(xiàn)停工、大規(guī)模裁員等現(xiàn)象,能夠更早地發(fā)現(xiàn)應(yīng)收險兆,啟動應(yīng)對預(yù)案。財務(wù)應(yīng)收賬款會計會關(guān)注銷售訂單執(zhí)行情況,若訂單量下降,必須與銷售同事了解是否客戶經(jīng)營狀況是否出現(xiàn)惡化,實現(xiàn)對賒銷客戶的過程監(jiān)控。

        其次,財務(wù)部實時監(jiān)控客戶信用額度的使用狀態(tài),當(dāng)出現(xiàn)超過信用額度的情況,財務(wù)會通知停止發(fā)貨。每月財務(wù)部對應(yīng)收賬款余額接近或超出信用額度的客戶進(jìn)行預(yù)警,便于銷售人員提前與客戶溝通避免出現(xiàn)銷售損失。

        再次,財務(wù)部門積極推行業(yè)財融合,每季度組織銷售人員、法務(wù)人員召開一次應(yīng)收賬款管理會議,互通信息督導(dǎo)銷售人員關(guān)注應(yīng)收賬款工作。針對大客戶,財務(wù)應(yīng)收管理會計也會與銷售同事一同拜訪客戶,進(jìn)行應(yīng)收賬款實地對賬。

        最后,將應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)、應(yīng)收賬款回款率作為銷售部門的年度考核指標(biāo),與獎金掛鉤,以績效為導(dǎo)向進(jìn)行應(yīng)收賬款回款的管理。以此為基礎(chǔ),應(yīng)收賬款管理會計每月督導(dǎo)銷售部門制定月度收款計劃,推動銷售部門隨時關(guān)注發(fā)票掛賬及客戶付款情況。定期在公司管理層通報銷售人員應(yīng)收賬款收款進(jìn)度,一方面讓管理層及時了解收款情況,另一方面給予銷售人員一定的工作壓力,促使其重視此項工作。

        3.事后控制

        事后控制的重點在于應(yīng)收賬款出現(xiàn)逾期時,處理逾期風(fēng)險。逾期賬款回款難度明顯高于賬期內(nèi)應(yīng)收賬款,而且時間越久越難回收。T公司之前發(fā)生過因為銷售人員離職造成逾期賬款沒有人了解情況,增加了款項追回的難度?;诖薚公司財務(wù)部制訂了《逾期賬款催收記錄單》,每月報送財務(wù)部及單位負(fù)責(zé)人。針對惡意逾期的客戶采取催款四步法:

        第一步:銷售人員督促客戶給出付款計劃,并將逾期情況提報總經(jīng)理及財務(wù)部,說明跟蹤情況及收款措施。

        第二步:財務(wù)部介入逾期賬款的跟蹤,應(yīng)收管理會計負(fù)責(zé)編制催款函,與銷售人員確認(rèn)后,以財務(wù)部名義發(fā)《財務(wù)催款函》限期還款,銷售部門根據(jù)客戶逾期款情況,根據(jù)客戶還款進(jìn)度情況,確定按10天、半月、一個月的發(fā)函頻率,但是每月至少發(fā)一次。

        第三步:如果在限期內(nèi)仍不能還款,公司總經(jīng)理根據(jù)逾期金額大小及逾期時間,評估風(fēng)險,客戶逾期欠款較小、風(fēng)險較低的由銷售人員直接負(fù)責(zé)催收,金額較大或逾期時間較長,公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)資源收款,督促客戶做出付款計劃。財務(wù)部以公司的名義發(fā)出《公司催款函》,限期還款。

        第四步:對于逾期風(fēng)險賬款,經(jīng)過《業(yè)務(wù)催款函》《財務(wù)催款函》《公司催款函》仍然沒有收回的,評估后,經(jīng)總經(jīng)理同意,銷售人員提報集團法務(wù)部,由法務(wù)部發(fā)出《法務(wù)函》。原則上應(yīng)收賬款逾期3個月以上,公司需要發(fā)出《法務(wù)函》催款。

        對于風(fēng)險較大的應(yīng)收賬款,財務(wù)部介入成立催款小組,公司總經(jīng)理作為組長,財務(wù)總監(jiān)、銷售負(fù)責(zé)人、銷售人員、法務(wù)部等有關(guān)人員作為小組成員。組長負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)催收工作,調(diào)動有關(guān)資源,促進(jìn)賬款催收。

        四、結(jié)束語

        銷售及收款是公司價值鏈的核心環(huán)節(jié),是公司獲得利潤和現(xiàn)金流入的重要途徑。T公司從剛開始對應(yīng)收管理的不重視,到逐漸建立完善應(yīng)收賬款全過程管理體系,充分體現(xiàn)了T公司以實現(xiàn)價值創(chuàng)造為導(dǎo)向的管理轉(zhuǎn)變。T公司的案例也充分體現(xiàn)出應(yīng)收賬款管理要與企業(yè)的實際相結(jié)合,要加強組織內(nèi)部的有機協(xié)調(diào),才能將應(yīng)收賬款風(fēng)險控制在可承受范圍內(nèi),進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟效益,實現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展。

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