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        基于質(zhì)量管控的外來技術(shù)文件閉環(huán)管理研究

        2020-11-26 23:28:08朱英
        商品與質(zhì)量 2020年48期
        關(guān)鍵詞:管理

        朱英

        天津航空機(jī)電有限公司 天津 300000

        技術(shù)文件由于來源不同,可分為本單位自制技術(shù)文件和非本單位自制技術(shù)文件,即外來技術(shù)文件,質(zhì)量管理體系運(yùn)行中,外來文件的管控文件控制的重要組成部分,外來技術(shù)文件是單位外來文件的重要組成部分,因此外來技術(shù)文件管理是單位質(zhì)量管理的重要組成部分,為了保證外來技術(shù)文件的現(xiàn)行有效并得以貫徹執(zhí)行,防止外來技術(shù)文件的非預(yù)期使用及丟失,必須對(duì)外來技術(shù)文件進(jìn)行閉環(huán)管理。

        1 外來技術(shù)文件定義及歸類

        1.1 外來技術(shù)文件定義

        外來技術(shù)文件是指非本單位形成,發(fā)往本單位的涉及技術(shù)性問題的文件資料,是技術(shù)協(xié)調(diào)、聯(lián)合開發(fā)、委托研制、配套供貨等領(lǐng)域有技術(shù)業(yè)務(wù)關(guān)系的網(wǎng)點(diǎn)傳遞的技術(shù)信息的總和。

        1.2 外來技術(shù)文件歸類

        根據(jù)外來技術(shù)文件的承辦要求不同可將外來技術(shù)文件歸為貫徹執(zhí)行類、答復(fù)類、主動(dòng)協(xié)調(diào)類、結(jié)論類。

        (1)來自總體單位或甲方單位須接收單位貫徹執(zhí)行的指令性技術(shù)文件,列如標(biāo)準(zhǔn)化大綱、可靠性大綱、質(zhì)量保證大綱、維修性大綱等指令性技術(shù)文件可歸屬為貫徹執(zhí)行類。

        (2)非本單位編制,但需要本單位相關(guān)人員簽字或加蓋公章確認(rèn)的技術(shù)文件列如技術(shù)協(xié)議、技術(shù)協(xié)調(diào)單、技術(shù)更改單等可歸屬為答復(fù)類。

        (3)本單位編制,但需外單位簽字或加蓋公章確認(rèn)后再返回本單位的技術(shù)文件如技術(shù)協(xié)調(diào)單、技術(shù)更改單、技術(shù)協(xié)議等可歸屬主動(dòng)協(xié)調(diào)類。

        (4)總體單位、甲方或具備資質(zhì)的第三方的檢測(cè)機(jī)構(gòu)發(fā)給本單位的結(jié)論性技術(shù)文件如產(chǎn)品使用評(píng)議書、產(chǎn)品各種試驗(yàn)大綱、檢測(cè)報(bào)告可歸屬為結(jié)論類。

        2 外來技術(shù)文件管控存在的問題

        2.1 對(duì)外接收渠道多,收文無管控

        外來技術(shù)文件一般主要由單位的收文部門通過機(jī)要信件或?qū)S镁W(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一接收,但同時(shí)仍然存在外來技術(shù)文件由外單位直接發(fā)給本單位相關(guān)技術(shù)員的私人電子郵箱,也存在外來技術(shù)文件由技術(shù)人員出差隨身帶回的情況,單位外來技術(shù)文件對(duì)外接收渠道多,容易造成收文無管控。

        2.2 對(duì)內(nèi)未集中管理,重要技術(shù)文件管理失控

        單位的收文部門收到外來技術(shù)文件后一般依據(jù)明確的收件人或收件部門在單位內(nèi)部進(jìn)行二次分發(fā),外來技術(shù)文件被直接分發(fā)到相應(yīng)的技術(shù)人員或技術(shù)部門,外來技術(shù)文件分散在各技術(shù)部門或技術(shù)人員個(gè)人手中,單位內(nèi)部未實(shí)施集中統(tǒng)一管理,必然造成外來技術(shù)文件無跟蹤、無立卷,甚至存在技術(shù)文件丟失隱患,從而導(dǎo)致科技活動(dòng)無據(jù)可查。

        2.3 承辦過程不留痕,職責(zé)不可追溯

        外來技術(shù)文件是單位產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的重要設(shè)計(jì)輸入,一般情況下應(yīng)由單位相關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人做出重要批示以確定辦理意見,相關(guān)部門依據(jù)批示承辦,本單位有關(guān)技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)做出全面的閱辦批示,外來技術(shù)文件直接由技術(shù)人員或技術(shù)部門接收辦理,存在技術(shù)人員扣壓外來技術(shù)文件,技術(shù)部門擅自辦理或延期辦理外來技術(shù)文件,相關(guān)應(yīng)知應(yīng)辦部門因接收不到外來技術(shù)文件而漏辦的隱患,從而造成重要節(jié)點(diǎn)被延誤、不僅影響科研生產(chǎn)進(jìn)度,還給產(chǎn)品質(zhì)量帶來重大隱患。

        2.4 承辦情況無監(jiān)管,管理處于開環(huán)狀態(tài)

        承辦外來技術(shù)文件一般需要有關(guān)部門的技術(shù)人員根據(jù)外來技術(shù)文件的內(nèi)容確定技術(shù)指標(biāo)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求修改工作程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、接口尺寸、技術(shù)參數(shù)等等,承辦部門辦理完成后需詳細(xì)注明辦理情況和輸出物,如果承辦過程無監(jiān)控、承辦結(jié)果無考核,必然造成部分外來技術(shù)文件無承辦或延期辦理,甚至虛報(bào)承辦落實(shí)情況,承辦輸出物不歸檔,外來技術(shù)文件管理處于無監(jiān)管的開環(huán)狀態(tài)。

        3 外來技術(shù)文件閉環(huán)管理措施

        外來技術(shù)文件是產(chǎn)品開發(fā)策劃及研制生產(chǎn)過程的重要技術(shù)輸入,也是單位科技檔案的重要組成部分,做好外來技術(shù)文件管控對(duì)加強(qiáng)科研生產(chǎn)管理、保障產(chǎn)品質(zhì)量、滿足顧客需求、確保相關(guān)工作有據(jù)可查至關(guān)重要,筆者認(rèn)為,外來技術(shù)文件的管理需把握好收文、保管、督辦、歸檔四個(gè)環(huán)節(jié),才能做好外來技術(shù)文件的閉環(huán)管理。

        3.1 對(duì)外統(tǒng)一收文渠道,做好收文管控

        收文管理是外來技術(shù)文件管控的首要環(huán)節(jié),做好收文管控,首先應(yīng)統(tǒng)一外來技術(shù)文件接收渠道,通過建章立制明確單位對(duì)外外來技術(shù)文件的唯一允許途徑,盡量避免技術(shù)人員通過私人電子郵箱接收外來技術(shù)文件,減少技術(shù)人員出差帶回外來技術(shù)文件,建立獎(jiǎng)懲機(jī)制激勵(lì)員工將特殊情況下個(gè)人收到的外來技術(shù)文件及時(shí)交由外來技術(shù)文件管理部門。

        3.2 對(duì)內(nèi)管理部門唯一,做好保管管控

        外來技術(shù)文件是產(chǎn)品開發(fā)策劃及研制生產(chǎn)過程的重要技術(shù)輸入,是對(duì)技術(shù)問題作出補(bǔ)充、說明、更改、更正,因而是必須歸檔保存的技術(shù)文件,因此外來技術(shù)文件是單位科技檔案的重要檔案組成部分,因此外來技術(shù)文件適宜由單位檔案部門集中統(tǒng)一管理,單位對(duì)外收文部門收文后統(tǒng)一將外來技術(shù)文件第一時(shí)間移交給檔案管理部門,避免將外來技術(shù)文件直接分發(fā)到相關(guān)技術(shù)部門或技術(shù)人員,技術(shù)人員個(gè)人接收到外來技術(shù)文件或出差帶回的技術(shù)文件須第一時(shí)間移交到檔案管理部門,由檔案部門對(duì)外來技術(shù)文件統(tǒng)一接收、登記、加蓋專用印章標(biāo)識(shí)并發(fā)起外來技術(shù)文件閱辦流程進(jìn)行受控管理,未經(jīng)檔案部門加蓋專用印章標(biāo)識(shí)的外來技術(shù)文件視為無效不受控文件,督促單位相關(guān)技術(shù)部門和技術(shù)人員及時(shí)移交因特殊原因收到的外來技術(shù)文件,防止無效外來技術(shù)文件的違規(guī)使用。

        3.3 納入科研計(jì)劃考核,做好承辦情況監(jiān)管

        檔案部門外來技術(shù)文件管理專員發(fā)起外來技術(shù)文件閱辦流程后,檔案部門領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦建議,外來技術(shù)文件管理專員依據(jù)擬辦建議呈有關(guān)技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)閱批,技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)技術(shù)文件具體事項(xiàng)做出閱辦批示,明確辦理意見并通知相關(guān)科研計(jì)劃管理人員閱知,科研計(jì)劃管理人員根據(jù)技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)所批示的承辦時(shí)間節(jié)點(diǎn)及任務(wù)要求納入科研考核計(jì)劃,相關(guān)承辦部門及人員依批示閱辦,并詳細(xì)填寫任務(wù)完成情況,科研計(jì)劃管理人員履行督辦職責(zé),并如實(shí)填寫任務(wù)最終完成時(shí)間,是否有承辦輸出物等信息。

        3.4 及時(shí)收集檔案,做好歸檔管理

        檔案部門在發(fā)起外來技術(shù)文件閱辦流程后,應(yīng)立即將外來技術(shù)文件的按型號(hào)、課題整理立卷歸檔,同時(shí)跟蹤科研計(jì)劃員的督辦意見,如外來技術(shù)文件承辦任務(wù)有應(yīng)歸檔的輸出物,應(yīng)及時(shí)收集歸檔承辦輸出物,如接收到外來技術(shù)文件的新版本,檔案管理部門應(yīng)按照要求做換版處理,并對(duì)作廢版本逐頁加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)。防止作廢文件的非預(yù)期使用。見圖1。

        4 結(jié)語

        任何一件產(chǎn)品都需經(jīng)過原材料—元器件—零件—部件—產(chǎn)品等制造過程,當(dāng)今社會(huì)的精細(xì)化分工決定了某個(gè)整機(jī)產(chǎn)品的最終形成需要多個(gè)承研單位聯(lián)合完成,各分系統(tǒng)須統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一研制、統(tǒng)一生產(chǎn)通力合作,才能保證產(chǎn)品的質(zhì)量和進(jìn)度,整機(jī)單位的技術(shù)文件分發(fā)到承研單位,承研單位必須執(zhí)行對(duì)應(yīng)的設(shè)計(jì)方案、工藝說明、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、元器件及原材料的選用甚至具備相關(guān)資質(zhì)第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)的選擇,同時(shí)承研單位內(nèi)部應(yīng)做好外來技術(shù)文件的接收、登記、承辦過程監(jiān)督、保障承辦輸出物及時(shí)歸檔,確保外來技術(shù)文件得以貫徹執(zhí)行,承辦過程可追溯,承研單位外來技術(shù)文件管控部門應(yīng)須做好外來技術(shù)文件的版次管控,及時(shí)換版新版技術(shù)文件,對(duì)舊版外來技術(shù)文件逐頁加蓋“作廢”管控章,保障外來技術(shù)文件的現(xiàn)行有效,避免外來技術(shù)文件的混用和濫用,防止無效外來技術(shù)文件的非預(yù)期使用,減少產(chǎn)品質(zhì)量事故隱患,保障產(chǎn)品滿足相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、客戶要求并按時(shí)間節(jié)點(diǎn)交付。

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