實(shí)驗(yàn)室外部評審對于實(shí)驗(yàn)室可持續(xù)發(fā)展具有重要意義,如何讓實(shí)驗(yàn)室外部評審變得快捷、簡單一直以來都是評審機(jī)構(gòu)和實(shí)驗(yàn)室共同探索的話題。近年來,信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化不斷發(fā)展,為實(shí)驗(yàn)室遠(yuǎn)程評審創(chuàng)造了便利條件,作為經(jīng)歷過遠(yuǎn)程評審的實(shí)驗(yàn)室,關(guān)于做好遠(yuǎn)程評審有一些心得與諸君共同分享。
無論是常規(guī)評審還是遠(yuǎn)程評審,評審前的準(zhǔn)備是一項(xiàng)重要工作。首先,要在評審前與專家進(jìn)行良好的溝通和交流,讓專家對整個實(shí)驗(yàn)室情況有全面了解,并依據(jù)申報參數(shù)和實(shí)驗(yàn)室具體情況與專家溝通,確定好考核比例、考核方法;其次,在評審專家確定考核方式之后再按照專家要求進(jìn)行相應(yīng)的樣品準(zhǔn)備;最后,實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)依據(jù)專家的意見把資料進(jìn)行相應(yīng)的歸類整理,便于專家按要求進(jìn)行資料審核。對于遠(yuǎn)程評審來說,具體的準(zhǔn)備工作應(yīng)當(dāng)按照以下內(nèi)容展開:
1.軟硬件。遠(yuǎn)程評審主要采用語音、視頻和調(diào)閱記錄3種方式,因此對于實(shí)驗(yàn)室軟硬件有硬性要求。采用語音方式,要求實(shí)驗(yàn)室具有電話、手機(jī)、帶有語音通話功能的電腦、電子設(shè)備等。采用視頻方式,實(shí)驗(yàn)室的網(wǎng)速帶寬至少要為50M或4G及以上;計算機(jī)的顯示器分辨率必須要有1024×768或以上優(yōu)選大屏幕,攝像頭分辨率必須要在1280×960(130萬像素)或以上;配備智能手機(jī)、帶視頻語音功能的電腦或者其他電子設(shè)備等以滿足可以視頻通話的需求;用于與評審專家組溝通的計算機(jī)應(yīng)當(dāng)安裝具有多人視頻功能的客戶端,方便會議溝通和查看資料。采用調(diào)閱記錄方式,該方式的實(shí)現(xiàn)在很大程度上依賴于網(wǎng)速和遠(yuǎn)程共享,實(shí)驗(yàn)室網(wǎng)絡(luò)管理員可以通過臨時授權(quán)登錄賬號給評審專家,評審專家利用實(shí)驗(yàn)室的APP登錄實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)(簡稱LIMS系統(tǒng)),并實(shí)時調(diào)閱LIMS系統(tǒng)中記錄。
2.試驗(yàn)準(zhǔn)備。(1)試驗(yàn)樣品。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場試驗(yàn)的要求及時準(zhǔn)備樣品、試劑、耗材等,對于某些新增樣品或者非常規(guī)的樣品還需要采購,采購好的樣品在正式試驗(yàn)之前要注意運(yùn)輸及保存,以確保符合現(xiàn)場試驗(yàn)要求。(2)視頻錄制。遠(yuǎn)程評審要求每一個現(xiàn)場試驗(yàn)都必須錄制視頻,在現(xiàn)場試驗(yàn)視頻錄制過程中,取樣及試驗(yàn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)不能省略,試驗(yàn)人員可以隨著試驗(yàn)的進(jìn)程,進(jìn)行口頭的試驗(yàn)步驟解釋,即我是誰、我在干什么,試驗(yàn)完成以后要認(rèn)真填寫《檢測校準(zhǔn)鑒定實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場試驗(yàn)演示試驗(yàn)記錄表》。在錄制過程中,有以下模板可供參考:“我叫XX,這是我的工牌(面向鏡頭展示),現(xiàn)在將要進(jìn)行的檢測項(xiàng)目為GB/T 7573—2009中的pH值檢測項(xiàng)目。本試驗(yàn)主要使用的設(shè)備是酸度計(面向鏡頭展示)。試驗(yàn)所用樣品編號為XX、型號為XX的面料一塊(展示)。下面我們開始試驗(yàn),并同時記錄這份原始記錄(面向鏡頭展示)?!?/p>
3.技術(shù)資料。在正式開始遠(yuǎn)程評審之前,實(shí)驗(yàn)室應(yīng)將所有資料掃描成電子版本,并分類存放在不同的文件夾中,以便于評審組專家隨時抽取、調(diào)閱和審核。要準(zhǔn)備的技術(shù)資料不僅包括管理體系文件、能力驗(yàn)證、分包、投訴、監(jiān)督、內(nèi)部審核、管理評審等見證質(zhì)量體系活動的文件和記錄,還包括人員技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案、新增(變更)方法相關(guān)資料和檢測報告等技術(shù)文件和記錄。
4.聯(lián)絡(luò)人員。為保證評審的順利進(jìn)行,實(shí)驗(yàn)室應(yīng)指派對口專業(yè)人員作為聯(lián)絡(luò)人員。聯(lián)絡(luò)人員不但要對本實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系文件和有關(guān)技術(shù)方法的要求熟悉、流程熟悉,并具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力,還應(yīng)有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力,能及時準(zhǔn)確地回答評審專家的提問,或能在第一時間聯(lián)系到相關(guān)人員,來回答評審專家的詢問或提供相應(yīng)的資料。
在遠(yuǎn)程評審過程中,評審專家和被評審機(jī)構(gòu)分別在不同的地點(diǎn),所以要求被評審實(shí)驗(yàn)室要積極配合,不僅要做好視頻、語音溝通,還要配合各位專家及時傳送所需資料。作為被評審機(jī)構(gòu),應(yīng)該把握好以下幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié):
1.首末次會議。實(shí)驗(yàn)室可采用“釘釘”或者“騰訊會議”等視頻軟件進(jìn)行首末次會議,并同步對整個會議過程進(jìn)行錄制。首末次會議之后是實(shí)驗(yàn)室參觀環(huán)節(jié),實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)在視頻會議中播放已經(jīng)錄制的各個實(shí)驗(yàn)室的視頻及所拍攝的照片。參加首末次會議的評審專家和被評審實(shí)驗(yàn)室相關(guān)人員都應(yīng)當(dāng)在《現(xiàn)場評審會議簽到表》上簽名。被評審機(jī)構(gòu)在匯報工作時除重點(diǎn)介紹質(zhì)量管理體系的建立、運(yùn)行、維持和實(shí)驗(yàn)室能力建設(shè)改進(jìn)外,還應(yīng)圍繞質(zhì)量方針,結(jié)合實(shí)驗(yàn)室實(shí)際,介紹質(zhì)量體系運(yùn)行情況,從管理層面敘述具體的思路、做法、成效和存在的問題,盡可能使評審組較全面、客觀地了解在開展實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可活動中所做的工作,使現(xiàn)場評審更富有針對性、指導(dǎo)性和完整性。
2.遠(yuǎn)程溝通。遠(yuǎn)程溝通已成為當(dāng)前最熱門的溝通方式之一,讓人們可以突破空間地理的限制無障礙交流。在遠(yuǎn)程評審過程中,評審專家根據(jù)需要可以召開遠(yuǎn)程溝通會議。一是對授權(quán)簽字人和關(guān)鍵人員的考核和詢問;二是在審閱被評審機(jī)構(gòu)所提交的資料時,若有疑問可以隨時詢問相關(guān)人員;三是評審組內(nèi)部專家溝通會議。
3.現(xiàn)場技術(shù)能力的確認(rèn)。根據(jù)實(shí)驗(yàn)室所申報的項(xiàng)目,由評審專家下達(dá)現(xiàn)場試驗(yàn)項(xiàng)目,對于存在疑問的試驗(yàn)項(xiàng)目,實(shí)驗(yàn)室應(yīng)與評審專家溝通,及時釋疑或者調(diào)劑?,F(xiàn)場試驗(yàn)任務(wù)書正式下達(dá)之后,在實(shí)驗(yàn)室活動開展過程中始終要按照質(zhì)量體系要求有效運(yùn)作,從樣品接受、任務(wù)下達(dá)、樣品交接、樣品預(yù)處理與制備、檢測及出具檢測報告等各個環(huán)節(jié),要嚴(yán)格按正常工作程序運(yùn)行,確保試驗(yàn)操作熟練,檢測結(jié)果的客觀、公正、準(zhǔn)確。評審專家一方面通過調(diào)閱資料和觀看現(xiàn)場試驗(yàn)錄制視頻來了解試驗(yàn)過程是否能夠被接受,另一方面可以通過遠(yuǎn)程視頻溝通方式在線提問或在線觀察來考核現(xiàn)場試驗(yàn)人員,以達(dá)到對被評審實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場技術(shù)能力確認(rèn)的目的。
4.遠(yuǎn)程調(diào)閱。遠(yuǎn)程調(diào)閱是指評審專家通過一定方式或手段從共享資源處獲得閱讀權(quán)限,通過對視頻、掃描件等文件進(jìn)行查看以檢查實(shí)驗(yàn)室總體運(yùn)行情況。被評審實(shí)驗(yàn)室根據(jù)評審專家所列的資料清單,將相關(guān)資料上傳至共享文件夾,以備評審專家隨時調(diào)閱。
評審員通過現(xiàn)場取證、試驗(yàn)等環(huán)節(jié)后,依據(jù)CNAS準(zhǔn)則及實(shí)驗(yàn)室管理體系文件提出不符合項(xiàng)時,實(shí)驗(yàn)室如果有不同意見,應(yīng)及時溝通,以求達(dá)成共識。當(dāng)評審組確定為不符合項(xiàng)時,實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)積極地分析查找導(dǎo)致不符合的原因,在規(guī)定的期限內(nèi)完成整改工作,實(shí)實(shí)在在地提高實(shí)驗(yàn)室自身建設(shè)水平,自我完善機(jī)制。
整改階段,實(shí)驗(yàn)室重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面工作:一是實(shí)驗(yàn)室各責(zé)任部門要根據(jù)不符合項(xiàng)情況分析原因,研究制定整改措施,并在要求時限內(nèi)完成整改,內(nèi)審員應(yīng)當(dāng)積極跟蹤驗(yàn)證。二是不符合項(xiàng)整改符合要求后,應(yīng)按照專家提出要求,將相關(guān)視頻資料和紙質(zhì)資料及時寄送給評審專家,由評審專家上報給認(rèn)證認(rèn)可機(jī)構(gòu)。三是實(shí)驗(yàn)室要以外部評審為契機(jī),對自查出的問題要一并進(jìn)行內(nèi)部整改。四是要加強(qiáng)內(nèi)部審核和管理評審工作。五是進(jìn)一步加強(qiáng)人員培訓(xùn),特別是風(fēng)險識別防控及不確定度評定等方面的培訓(xùn)。
綜上所述,采用遠(yuǎn)程評審代替現(xiàn)場評審,減少不必要的出差,節(jié)約實(shí)驗(yàn)室運(yùn)營成本,提升溝通效率,一定程度上減輕了被評審機(jī)構(gòu)的負(fù)擔(dān)。在社會不斷發(fā)展進(jìn)步的今天,遠(yuǎn)程評審技術(shù)也會越來越成熟,在節(jié)能減排、低碳環(huán)保方面,尤其有著顯著的優(yōu)勢和貢獻(xiàn),這讓被評審實(shí)驗(yàn)室對遠(yuǎn)程評審有了更多期待。