馮建崗

濱州市沾化區(qū)古城鎮(zhèn)人民政府 山東濱州 256801

1 基于檔案管理的電子信息化管理模式應(yīng)用的作用

1.1 共享檔案信息資源

在當(dāng)今時(shí)代，信息共享是社會發(fā)展的主要趨勢，各行各業(yè)都在進(jìn)行信息化資源共享平臺的構(gòu)建。在檔案管理中進(jìn)行電子信息化管理建設(shè)，能夠更好地實(shí)現(xiàn)對檔案資源的共享利用。比如在當(dāng)下通過建設(shè)信息化的人力資源檔案管理平臺，就可以便于企業(yè)查詢所聘員工的詳細(xì)信息，有效掌握員工以往的經(jīng)歷和表現(xiàn)，為企業(yè)選拔高素質(zhì)高質(zhì)量人才提供便利。同時(shí)通過信息化的檔案管理平臺，也可以使企業(yè)內(nèi)部各單位之間的溝通交流更加便利，將信息資源的價(jià)值最大化[1]。

1.2 提高工作效率

無論哪種工作都有著既定的工作流程，都離不開相關(guān)人員和部門的協(xié)作配合。通過構(gòu)建電子信息化的檔案管理平臺，可以實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，為相關(guān)人員和部門間的溝通交流提供便利，縮減工作環(huán)節(jié)，使工作效率得到提升。通過調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，在電子信息化檔案管理平臺構(gòu)建后，企業(yè)對檔案管理工作的利用率和工作效率會大大提高，既節(jié)約了時(shí)間，也節(jié)約了成本。

1.3 保證檔案管理工作的時(shí)效性

時(shí)效性是電子信息化檔案管理的突出優(yōu)點(diǎn)，在以往的檔案管理工作中，對人力和物力的需求量非常高，且會耗費(fèi)大量時(shí)間，經(jīng)常會造成工作延誤問題。但是在應(yīng)用電子信息化管理后，相關(guān)檔案信息和數(shù)據(jù)就可以迅速通過電子信息化平臺傳遞到檔案庫中，大大提高了檔案管理工作的實(shí)效性。

2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在當(dāng)今社會的劣勢

2.1 歸檔查閱耗時(shí)費(fèi)力

一般來講，紙質(zhì)的檔案資源都有專門的地方存放，也就是通常意義上的“檔案館”，不過由于紙質(zhì)文件歸檔過程較為麻煩，有時(shí)會發(fā)生材料在使用完歸檔前丟失、管理人員疏忽檢查存放錯(cuò)漏等問題。加之傳統(tǒng)文書檔案存放地點(diǎn)固定，因此倘若想要借閱相關(guān)文件，就一定要到檔案館聯(lián)系管理人員入庫尋找，這對著急使用資料但卻無法在第一時(shí)間抵達(dá)檔案館的人員來說，是一種極大的困擾，其次，部分高密級的重要文檔，通常有且只有一份，無法同時(shí)滿足兩個(gè)以上群眾使用，導(dǎo)致有關(guān)工作人員無法及時(shí)更新信息，最后，受工作時(shí)間限制，無法實(shí)現(xiàn)24 小時(shí)查閱[2]。

2.2 保管過程較為繁瑣復(fù)雜

傳統(tǒng)的文書檔案原件絕大部分都是紙質(zhì)的，但紙張的材料為樹木原漿，即使經(jīng)過了防腐處理，但經(jīng)年累月受不可抗力的影響，再加上材質(zhì)自身的物理、化學(xué)性質(zhì)改變、正常的翻閱磨損等，均會產(chǎn)生不同程度的傷害。除紙張自身外，存放紙張的地點(diǎn)、管理紙張的人員等變量，使得管理過程變得較為繁瑣復(fù)雜，歸檔時(shí)，由于過多的文檔數(shù)量與檔案部門，對規(guī)章制度也有著眾多要求。文件在歸檔時(shí)，亦要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖瞻l(fā)、登記、批示、修改、定稿、辦理、借閱，以保證紙張文件完整性，才能夠在最大程度上避免文字材料缺失、統(tǒng)計(jì)報(bào)表不全、檔案管理混亂。

3 解決問題的建議

3.1 加強(qiáng)電子檔案安全管理系統(tǒng)

首先，要建立嚴(yán)格遵守適用法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案信息管理安全機(jī)制。其次，必須通過使用訪問者權(quán)限來確保用于電子檔案的管理和處理，來改進(jìn)用于管理電子檔案的軟件和硬件系統(tǒng)。通過及時(shí)更新防火墻，提高網(wǎng)絡(luò)抵御病毒的攻擊，增加電子檔案信息系統(tǒng)的安全性管理[3]。

3.2 改進(jìn)電子檔案的管理機(jī)制

只有改進(jìn)的電子信息管理安全系統(tǒng)才能有效提高管理效率。首先要做的是建立一個(gè)合適的電子檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對電子數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)制度保障；其次，通過協(xié)調(diào)和緊密協(xié)同，將電子檔案管理系統(tǒng)整合在一起。加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，以管理有可能出現(xiàn)問題的電子檔案，從而在出現(xiàn)問題之前進(jìn)行全面的管理。同時(shí)，有必要簡化管理流程，使電子檔案的管理更加有效，更好地進(jìn)行電子檔案管理。重要的是要強(qiáng)調(diào)電子檔案管理的重要性，通過促進(jìn)技術(shù)和設(shè)備更新以及提高電子檔案管理的質(zhì)量來增加用于電子檔案管理的資金。電子文件管理的主要目的是在日常管理過程中及早發(fā)現(xiàn)問題，而不是僅在發(fā)現(xiàn)問題后才消除它們。

3.3 提高信息的安全

實(shí)際上，電子檔案是一個(gè)新鮮事物，出現(xiàn)缺點(diǎn)和不足都是不可避免的。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很可能會丟失電子檔案中的信息，這在很長一段時(shí)間內(nèi)都會對管理電子檔案造成影響。因此，在管理框架內(nèi)建立一個(gè)系統(tǒng)的信息安全網(wǎng)絡(luò)，有利于電子檔案的信息安全，該系統(tǒng)可以保證檔案資源的安全性，并在管理的各個(gè)方面提供相應(yīng)的信息。

3.4 加強(qiáng)對電子檔案管理人員的管理

信息專業(yè)知識的發(fā)展已融入日常生活和工作中，其中許多工作離不開互聯(lián)網(wǎng)的連接。電子檔案的管理，離不開管理人員。他們的任務(wù)不僅是確保電子檔案信息的正確性。只有管理人員熟悉軟件技術(shù)和硬件設(shè)備，才可以確保管理工作的效率，這是管理人員所必須擁有的技能。首先，在招聘電子檔案管理人員時(shí)，不僅要注意人員是否具有檔案管理技術(shù)，還需要了解招聘人員的信息技術(shù)，而且可以實(shí)現(xiàn)兩方的有機(jī)結(jié)合；其次，對于正式員工而言，接受培訓(xùn)是必須的，每次培訓(xùn)的內(nèi)容都要是為了解決當(dāng)下電子檔案管理過程中出現(xiàn)的實(shí)際問題，并且具有不同技能的員工在培訓(xùn)內(nèi)容上應(yīng)該有不同的側(cè)重點(diǎn)。培訓(xùn)最重要的是要提高電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，進(jìn)而提高效率。

4 結(jié)語

隨著各行各業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作顯然已經(jīng)成為了促進(jìn)其發(fā)展的重要資源。將有價(jià)值的資料進(jìn)行歸檔和管理，是一項(xiàng)復(fù)雜且繁瑣的工作，為避免人工管理過程中可能出現(xiàn)的失誤，影響檔案管理的精準(zhǔn)度，需要利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平[4]。