苑晶

德州市公路事業(yè)發(fā)展中心德城分中心 山東德州 253000

現(xiàn)如今，我國社會經(jīng)濟飛速進步，以往的事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)無法滿足廣大人民群眾的需求，為確保我國事業(yè)單位的長遠發(fā)展，必須緊跟時代發(fā)展的步伐，積極開展資源檔案信息化管理工作，同時事業(yè)單位是否能夠長遠發(fā)展，直接影響到我國國民經(jīng)濟的建設及國民民生保障的方方面面[1]。

1 我國事業(yè)單位檔案管理存在的不足

1.1 檔案管理方式滯后

目前，我國大部分檔案管理方式十分落后，仍然停留在以往的管理方式上，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化管理信息的需求。同時，檔案管理信息機制單一，無法對檔案進行有效的分類和整理，導致大量的檔案信息資料被丟失和破壞，直接降低了檔案管理工作的效率。上文所述，領導和檔案管理人員對檔案管理工作不重視的問題，也間接導致事業(yè)單位管理工作過于形式化。隨著科學技術的快速發(fā)展，信息的處理和儲存都慢慢取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，在計算機技術的支持下，檔案管理工作變得更加方便和快捷。

1.2 專業(yè)的管理人員配備不到位

部分從事檔案管理工作的人員，自身并不具備良好的業(yè)務技能以及專業(yè)的管理能力，導致在行政事業(yè)單位檔案管理過程中不能達成檔案管理的基礎工作需求，工作效率低下。大部分檔案管理人員并非專業(yè)的檔案管理人員，多數(shù)是由其他的部門轉來的，這就導致整個檔案管理工作不夠專業(yè)，人員精力沒有集中到檔案管理工作中，其檔案管理水平得不到提升，整體的檔案資料就達不到高的利用率。即使現(xiàn)階段的檔案管理人員綜合素養(yǎng)已經(jīng)得到提升，但是由于沒有得到有效的培訓，導致自我業(yè)務水平以及文化素養(yǎng)不高，即使已經(jīng)非常用心地做好檔案管理工作，其檔案管理工作質量還是非常的低。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化對策

2.1 加強檔案管理意識，優(yōu)化管理方式

為了有效提升事業(yè)單位的檔案管理效率和質量，應該對事業(yè)單位檔案管理工作方式進行優(yōu)化和改革。首先，在檔案管理信息化建設方面，領導要看到檔案管理對單位發(fā)展的重要價值，積極轉化自己的觀念，樹立正確的態(tài)度和認識，把檔案管理信息化建設提上工作日程。同時，在檔案管理信息化建設過程中，為了確保員工個人檔案的保密工作到位，為員工的個人檔案管理提供專門的保管空間，沒有經(jīng)過領導批準，員工不得隨意進入，并對空間門窗進行加固處理。其次，聘請專業(yè)的檔案管理人員進行管理和歸檔，并與其簽訂保密協(xié)議。此外，事業(yè)單位應該與時俱進，緊跟時代發(fā)展步伐，大力提倡檔案管理信息化建設，優(yōu)化檔案管理方式，通過計算機設備將紙質的文字、圖片檔案等信息轉化為數(shù)據(jù)信息，進行信息化保存。最后，引入先進的信息化設備和系統(tǒng)，不僅可以有效減輕人工檔案管理的負擔，還可以提升檔案材料的利用率，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理，提升事業(yè)單位的檔案管理水平[2]。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)的管理人員

行政事業(yè)單位要加強檔案人員專業(yè)培訓活動參與力度，貫徹信息化時代的培訓理念，從具體的檔案管理技術中進行培養(yǎng)，融合科學合理的管理方案進行有效的檔案管理，整個檔案管理工作中，不要忘記對檔案管理人員專業(yè)化管理思想的建設，讓管理人員強化自己的職業(yè)責任感，對檔案管理工作認真負責。針對檔案管理工作性能較強的特點，相關的檔案管理人員不僅要具備強大的責任感以及使命感，同時還需要具備良好的管理能力，多項現(xiàn)代化技能也要掌握，比如對于計算機技術、信息化技術等。

2.3 與時俱進，提高檔案管理的服務水平

全面提升檔案管理的服務能力。第一，進一步培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識。第二，檔案管理的創(chuàng)新服務要實現(xiàn)轉型，在信息化的指導下，檔案管理工作是由內部資源向共享型體制發(fā)展，整體提升與社會發(fā)展相適應的水平，不斷優(yōu)化、堅持用更好的服務理念，為事業(yè)單位發(fā)展提供健全的服務，突出信息服務的質量及在檔案管理時的工作水平。第三，檔案管理服務流程的優(yōu)化。切實體現(xiàn)檔案管理的服務，需要明確服務流程，這樣能夠提升檔案管理質量，還能使服務按照規(guī)定去嚴格執(zhí)行。

2.4 完備設施，提升效能

一是事業(yè)單位應按照相關規(guī)章制度來對相應的信息技術進行有效應用，對科學合理的檔案管理操作系統(tǒng)進行建設與開發(fā)，且配備規(guī)范化管理設備，搭建起一個切實有效的檔案信息運營網(wǎng)站，開展信息化操作與管理，借助多樣性的網(wǎng)頁形式來開展對應的檔案信息服務，方便社會大眾通過事業(yè)單位檔案信息運營網(wǎng)絡來獲取所需信息；二是事業(yè)單位需具備更高的檔案信息資源管理數(shù)字化程度，利用數(shù)字化與信息化管理進程來確保每一個部門之間的信息共享與共建，也有利于每一個部門在第一時間內整合對應的檔案信息資源，結合相關規(guī)章制度搭建起有機的資源整體，并利用檔案管理操作系統(tǒng)來更加高效地來自信息化管理；三是事業(yè)單位需具備更強的網(wǎng)絡技術水平與工作平臺建設能力，積極應用各種有意義的圖像、文本、視頻等檔案資料，以此來不斷充實檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，從而真正實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與智能化[3]。

3 結語

總而言之，隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展，新時期背景下，事業(yè)單位檔案管理手段的優(yōu)化和創(chuàng)新對事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展有著重要的作用。同時，事業(yè)單位領導必須意識到檔案管理工作對單位未來發(fā)展的重要價值，認識到加強檔案管理信息化建設是改變事業(yè)單位檔案管理所現(xiàn)狀的關鍵?，F(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求。因此，事業(yè)單位應該創(chuàng)新檔案管理方法，結合單位的實際情況，完善檔案管理制度和基礎設施設備，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供基礎保障服務。