王丹

遼寧省調兵山市鐵煤集團檔案館 遼寧調兵山 112700

如今信息技術在檔案管理時期得到了廣泛的使用，檔案改革速度不斷增快，信息技術對于檔案改革來說是比較重要的，在新時代背景中要想確保檔案管理工作可以更好地滿足時代的發(fā)展需求，在社會中發(fā)揮一個顯著的作用，就需要針對信息資源開展有效地管理，進而促進檔案信息的發(fā)展和進步。不過要想能夠更好地應對各種影響因素，提升檔案的信息化和現(xiàn)代化，就需要改進信息化建設，確保檔案管理能夠變得更加規(guī)范化、更加電子化。

1 工程檔案管理

1.1 主要內容

工程項目建設，其自身具有特殊性，環(huán)節(jié)眾多，流程復雜，是系統(tǒng)性與專業(yè)性的統(tǒng)一[1]。從資料角度分析，其包含工程建設過程中產生的土建、安裝文件、施工竣工圖紙以及多種綜合性文件。文件資料類型多樣，如技術交底文件、設計變更、質量文件、相關驗收資料、評估資料、竣工圖等；綜合性資料類型涉及項目多方面，如報批文件、環(huán)境資料、安全管理、協(xié)議、合同等。

1.2 信息化現(xiàn)狀

隨著信息技術在各行業(yè)應用的拓展，工程檔案管理領域也加強了先進技術的應用，切實提升檔案管理水平，為行業(yè)發(fā)展提供更加便捷與高效的檔案管理服務。盡管工程檔案管理信息化建設得到行業(yè)認可，但在工程建設領域，通過大量調查可以發(fā)現(xiàn)，信息化建設成果仍不盡如人意，問題較多。首先，硬件落后，設備與設施更新不及時。其次，工程檔案管理思維尚未轉變，重點放在實體檔案整理方面，檔案管理信息化尚未真正貫徹在檔案管理實踐，對信息化建設認識不到位。最后，鑒于工程檔案來源渠道的多樣性與分散性，集中管理難度較大，不利于對資料進行統(tǒng)一管控，信息整合效果不佳。

2 檔案信息化在工程檔案管理中的實施措施

2.1 工程檔案數(shù)字化建設

制定存量工程檔案的數(shù)字化目標和工作計劃，一步步實現(xiàn)工程檔案內容的數(shù)字化，要進一步提升檔案利用效率，還需要實現(xiàn)照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)質量是數(shù)字化建設的關鍵，要嚴把數(shù)據(jù)關，建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進行認真校對，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準確的，并且對已有的電子目錄的數(shù)據(jù)資源與實體檔案進行比照，查漏補缺，優(yōu)化數(shù)據(jù)結構，確保數(shù)據(jù)的真實完整一致。

2.2 先進的檔案信息化管理軟件

電子檔案作為檔案的主要形式之一，不僅是行業(yè)的重大財富，而且是社會經(jīng)濟發(fā)展過程中的一項巨大財富。雖然電子形式的工程檔案無法直接產生經(jīng)濟效益，但它在利用過程中所產生的社會效益不容忽視。在信息化時代，越來越多的電子文件出現(xiàn)，管理電子文件也成為一大問題。選擇恰當?shù)墓芾碥浖枪こ虣n案管理信息化建設的第一步，也是工程檔案管理信息化建設所不可規(guī)避的問題，如若選擇一個先進、合適的管理軟件，將為檔案數(shù)據(jù)信息的最大化利用提供可能。

2.3 優(yōu)化存儲環(huán)境

也要認識到由于工程檔案自身的特殊性，必須要在紙質化和信息化數(shù)字化兩種選擇中達到一個有機平衡狀態(tài)。對于能夠通過信息化手段保存的內容率先考慮數(shù)字建檔，不能通過信息化保存的內容也要與信息化檔案管理體系建立有機聯(lián)系。而對于兩種檔案信息的管理，優(yōu)質、安全性強的電子檔案存儲環(huán)境尤為必要，通過科學的管理方式，保證電子檔案在保管、利用、遷移、移交過程中操作的不可抵賴性、數(shù)據(jù)存儲的完整性、用戶身份的真實性，并妥善管理在運行過程中使用的密碼、密鑰等認證數(shù)據(jù)，選擇符合長期保存要求的電子檔案存儲格式，確保電子檔案信息不被非法更改[2]。

2.4 提升人員業(yè)務素質能力

（1）在檔案管理工作當中，管理人員的作用相當大，因此企業(yè)要聘用相關專業(yè)的工作人員，也要將檔案管理人員的綜合素質以及專業(yè)技能進行全方面提升。

（2）隨著社會的不斷發(fā)展，各大行業(yè)對信息技術在檔案管理中的運用也在不斷上升，所以企業(yè)一定要定期對檔案管理員的業(yè)務與學習加強培訓。

（3）企業(yè)需要制定出完整的獎懲制度與考核制度，調動工作人員的極性，定期對檔案管理人員信息化管理工作實施考察與考核制度，獎勵工作認真負責、積極學習、更新自己知識和技能的工作人員。

2.5 加大資金支持力度

當前，多數(shù)企業(yè)對于檔案信息化投入力度不大。由于檔案管理在企業(yè)管理事項中占據(jù)重要地位，會直接影響企業(yè)工程建設情況。然而，大部分企業(yè)沒有意識到工程檔案管理的重要性，并且認為工程檔案無法創(chuàng)造經(jīng)濟價值，對企業(yè)的發(fā)展效益幫助不大。所以在現(xiàn)代企業(yè)管理工作中，對于工程檔案管理的投入力度不足，導致工程檔案管理存在較多問題，沒有深入落實和踐行管理制度，也影響了工程檔案管理對企業(yè)發(fā)展的推動作用。對于工程企業(yè)來說，應當將建設工程檔案的資金投入納入到年度預算當中，不斷提升基礎設施建設的投入力度，注重服務器、掃描儀、計算機等信息化設備的優(yōu)化配置。

3 結語

新時期，工程檔案管理工作成為影響工程領域健康發(fā)展的重要因素。因此，要結合信息化時代背景，正視信息化建設對工程檔案管理的價值，強化技術應用，實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化與整合，維護工程檔案的完整性，切實提升檔案管理水平，為工程檔案的高效利用奠定堅實的基礎，推動工程建設事業(yè)的穩(wěn)定長遠發(fā)展[3]。