李林翰

天津開(kāi)發(fā)區(qū)永道市政工程有限公司 天津 300457

對(duì)于市政工程檔案方面的管理工作來(lái)講，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，需管理人員具有良好的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并且管理中運(yùn)用新的管理技能。檔案豐富的資源特征決定了市政工程在管理時(shí)的工作比較繁瑣，需加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，提升管理人員綜合素質(zhì)等，進(jìn)而促進(jìn)管理質(zhì)量和效率的不斷提高。

1 市政工程檔案中存在的問(wèn)題

1.1 工程檔案管理意識(shí)淡薄

在現(xiàn)代市政工程建設(shè)中，由于建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)層、工程技術(shù)人員缺乏對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)的重要性，管理意識(shí)淡薄。片面重視工程建設(shè)、忽略檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)跑項(xiàng)目、資金，監(jiān)理人抓質(zhì)量，工程技術(shù)人員只是側(cè)重工程設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度問(wèn)題，忽視了檔案管理工作的重要性。由于市政工程檔案管理涉及面廣、工作量大、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、工作繁多復(fù)雜等特點(diǎn)，如果在建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有做好資料的收集、記錄以及整理，等工程竣工再去收集資料十分困難，直接給市政檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失，所以，必須要重視檔案管理工作[1]。

1.2 檔案管理制度不夠健全

目前，雖然很多單位明確并建立了檔案管理制度，但是大部分只是拘泥于形式，并沒(méi)有真正去實(shí)施執(zhí)行，沒(méi)有形成有效的管理監(jiān)督機(jī)制。同時(shí)，很多單位并沒(méi)有根據(jù)要求建設(shè)相應(yīng)的管理制度，加上相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理法律法規(guī)認(rèn)識(shí)不夠深入，工作態(tài)度比較隨意，缺乏責(zé)任感；臨時(shí)組件的工程指揮部缺乏嚴(yán)格的管理制度，造成市政工程資料不能及時(shí)有效地收集，或者造成資料缺失等，直接影響到檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展。

1.3 信息化技術(shù)以及人才隊(duì)伍落后

由于現(xiàn)在市政工程項(xiàng)目檔案管理人員很大一部分是臨時(shí)抽調(diào)組成的，對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度參差不齊，缺乏檔案管理工作專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)的了解。對(duì)于各種不同規(guī)模的市政工程建設(shè)信息難以找到合適的收集歸檔方法，只是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)文件通過(guò)掃描或者文件轉(zhuǎn)換成為電子版的文檔，并沒(méi)有從根本上對(duì)于檔案進(jìn)行有效的分析研究，然后分類(lèi)歸檔。

2 市政工程檔案采集與管理優(yōu)化措施

2.1 采集的優(yōu)化

一是健全備案管理制度，科學(xué)的管理制度能夠有效約束檔案信息采集人員的行為，以實(shí)現(xiàn)檔案采集工作的規(guī)范化發(fā)展，在市政工程竣工驗(yàn)收備案管理制度完善的過(guò)程中，首先應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核制度，引導(dǎo)行政管理部門(mén)積極配合辦理工程竣工驗(yàn)收備案工作，并對(duì)檔案采集的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的把控，規(guī)范檔案信息采集人員的工作行為，用以提高檔案采集效率的同時(shí)，還能促進(jìn)檔案信息準(zhǔn)確性的提高[2]。其次規(guī)范檔案采集程序，以市政工程建設(shè)的規(guī)律為依據(jù)，對(duì)采集的流程與程序進(jìn)行逐步的完善，對(duì)于大型城市建設(shè)工程的檔案采集，應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)實(shí)行階段性、全方位的資料采集，并對(duì)驗(yàn)收后所產(chǎn)生的資料與數(shù)據(jù)中具有較高利用價(jià)值的文件進(jìn)行悉心整理歸檔。

二是協(xié)調(diào)溝通、健全法規(guī)，首先政府與建設(shè)行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案采集工作的重視，積極引導(dǎo)各部門(mén)進(jìn)行協(xié)作與溝通，特別是規(guī)劃、建管等相關(guān)部分應(yīng)當(dāng)積極參與到市政工程檔案收集與移交工作之中，只有引導(dǎo)各職能部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，才能開(kāi)拓檔案采集的渠道，促進(jìn)檔案采集完整性的提高。其次完善法規(guī)制度，通過(guò)建立明確的追責(zé)制度，用以約束采集人員的工作行為，保證市政工程檔案采集規(guī)范性的提高。

2.2 大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)在檔案信息管理工作上的應(yīng)用

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，和其他大數(shù)據(jù)一樣，檔案大數(shù)據(jù)整逐年呈冪級(jí)數(shù)增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備已經(jīng)完全無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求，檔案管理界與社會(huì)其他行業(yè)一樣，亟需一種安全穩(wěn)定高效的大總量數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存和實(shí)時(shí)遷移途徑。目前數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境虛擬化已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。所謂數(shù)據(jù)存儲(chǔ)虛擬化，就是將原有的存儲(chǔ)服務(wù)器進(jìn)行軟件虛擬化，然后將其劃分為若干個(gè)獨(dú)立存儲(chǔ)服務(wù)空間，這樣在同一臺(tái)服務(wù)器上的不同的存儲(chǔ)服務(wù)空間可以同時(shí)為不同對(duì)象提供不同類(lèi)型數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)，它對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是最佳存儲(chǔ)方式。檔案管理機(jī)構(gòu)在為檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在選擇存儲(chǔ)方式時(shí)，要根據(jù)服務(wù)器類(lèi)型數(shù)量和要處理的數(shù)據(jù)對(duì)象兩個(gè)重要因素，選擇適合的開(kāi)放系統(tǒng)存儲(chǔ)方式[3]。

2.3 保證檔案質(zhì)量

為了使檔案質(zhì)量得以保證，需注重監(jiān)理部門(mén)作用的發(fā)揮，國(guó)家針對(duì)工程方面頒布了相關(guān)條例，在條例中對(duì)必須開(kāi)展監(jiān)理工作的幾類(lèi)工程作出了規(guī)定，在此情況下，不僅能夠?qū)⒈O(jiān)理工作的重點(diǎn)內(nèi)容體現(xiàn)出來(lái)，也能明確市政工程在竣工時(shí)需收集的檔案重點(diǎn)。工程在進(jìn)行過(guò)程中，不僅需監(jiān)理監(jiān)控工程質(zhì)量，也需對(duì)檔案積累、形成、歸檔、整理等進(jìn)行相應(yīng)監(jiān)督。在實(shí)際施工時(shí)，監(jiān)理工作人員需到現(xiàn)場(chǎng)中進(jìn)行檢查和監(jiān)督，控制工程質(zhì)量和工程進(jìn)度。工程結(jié)束之后，需發(fā)揮自身協(xié)調(diào)組織作用，開(kāi)展對(duì)工程的驗(yàn)收工作，并且對(duì)竣工驗(yàn)收時(shí)的文件材料進(jìn)行審查，其中包括試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量檢查、竣工圖紙、技術(shù)文件等。及時(shí)發(fā)展和工程實(shí)際以及技術(shù)規(guī)范不符之處，然后要求施工單位對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充，這樣能夠使檔案材料在積累時(shí)的全過(guò)程得到有效監(jiān)督，完整性、準(zhǔn)確性得到保證。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化的檔案管理成為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，特別是在市政工程檔案采集與管理繁復(fù)性逐漸提高的背景下，檔案采集與管理的優(yōu)化成為必然趨勢(shì)。在實(shí)際的優(yōu)化過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)立足于當(dāng)?shù)貙?shí)際發(fā)展情況，以信息化市政工程檔案為方向，對(duì)檔案采集與管理的制度、人才培養(yǎng)等進(jìn)行調(diào)整，促進(jìn)市政工程檔案采集與管理水平的提高。