文/濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院 劉洋

如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在信息量不斷增加的背景下，各類信息儲(chǔ)存處理技術(shù)持續(xù)升級(jí)換代，使得信息應(yīng)用范圍更加廣闊。大數(shù)據(jù)合理運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理中是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。大數(shù)據(jù)信息管理不但可以有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率，而且還可以進(jìn)一步加深醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的變化。

一、醫(yī)院管理文件背景

現(xiàn)階段，醫(yī)院應(yīng)用的檔案管理方式已經(jīng)不再適用醫(yī)療業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)展要求，從實(shí)際發(fā)展情況分析，醫(yī)院不論是在診療科目還是技術(shù)水平上，都做了非常詳盡的規(guī)劃，但是沒有足夠重視檔案設(shè)施和檔案管理，這直接導(dǎo)致醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)難以與信息檔案管理水平保持統(tǒng)一。既阻礙了醫(yī)院整體管理水平的提升，又影響了醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的提高。甚至有部分醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)檢索和收集信息的模式，進(jìn)而抑制檔案管理作用的發(fā)揮。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理發(fā)展問題

（一）醫(yī)院不夠重視檔案管理。一部分學(xué)者認(rèn)為，醫(yī)院屬于業(yè)務(wù)部門，具體工作過程中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注醫(yī)療新技術(shù)、新業(yè)務(wù)的開發(fā)，認(rèn)為檔案管理不會(huì)對(duì)醫(yī)院運(yùn)行有直接影響，所以，很多醫(yī)院內(nèi)部管理將檔案管理工作作為“二線工作”落實(shí)，且對(duì)其人力資源和資金投入明顯不足，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理大數(shù)據(jù)發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案管理制度不夠完善。醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理缺少有效的監(jiān)督機(jī)制、操作流程以及相應(yīng)制度。使得醫(yī)院檔案管理秩序混亂，缺少約束力和規(guī)范性?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理相對(duì)松懈，醫(yī)院檔案和臨床醫(yī)學(xué)檔案隸屬于院辦和臨床部門，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。由于缺少健全的管理機(jī)制，醫(yī)院檔案濫用現(xiàn)象十分嚴(yán)重。此外，缺少檔案信息的必要支持，經(jīng)常出現(xiàn)濫用檔案問題。結(jié)果，醫(yī)院辦公室和各部門的檔案沒有及時(shí)轉(zhuǎn)移，檔案缺少完整性，收集效率低下。

（三）缺少電子檔案管理制度。從大量調(diào)研發(fā)現(xiàn)，某醫(yī)院檔案室已于2007年開始應(yīng)用PDE7.0管理系統(tǒng)，但在具體使用過程中經(jīng)常出現(xiàn)一系列問題，雖然檔案管理人員了解問題所在，但是并沒有積極應(yīng)對(duì)，有效處理，從這點(diǎn)上看，PDE系統(tǒng)僅是他們的一個(gè)使用工具，如何高效管理內(nèi)部電子檔案，尚未確立健全規(guī)范的制度去約束，導(dǎo)致檔案管理人員忽視電子文件的丟失。在調(diào)查檔案庫(kù)房和檔案室時(shí)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前醫(yī)院的一部分重要紙質(zhì)檔案仍只有原件，沒有任何電子拷貝。同時(shí)，電子文件只有企業(yè)管理部門一份源文件。且在檔案丟失后，檔案管理人員沒有采取行動(dòng)，進(jìn)行必要的檔案?jìng)浞莨ぷ鳌?/p>

（四）檔案文件利用率低和服務(wù)方式相對(duì)單一。就檔案文件利用率而言，我們了解到，醫(yī)院通常在發(fā)生實(shí)際情況時(shí)，才會(huì)查找檔案，了解情況，特別是項(xiàng)目檔案。例如，開工需要找材料時(shí)，必須要通過檔案才能辦理物資合格證；施工期間，需要更改設(shè)計(jì)圖紙時(shí)，才會(huì)用到圖紙檔案。其他類型的檔案利用率就更低了。例如：68個(gè)全宗卷的年平均利用率只占19.1%，可見，每年大約有4/5的文件不會(huì)被使用。另外，檔案管理人員在討論自己工作的不足時(shí)，發(fā)現(xiàn)他們并沒有意識(shí)到檔案編制工作的重要性。事實(shí)上，醫(yī)院現(xiàn)有檔案數(shù)量十分驚人，但這些資源并沒有得到充分的利用和開發(fā)，極大抑制了檔案作用的發(fā)揮。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高醫(yī)院檔案管理水平的對(duì)策

（一）有效加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。首先，醫(yī)院必須完善檔案管理，結(jié)合實(shí)際情況，優(yōu)化相關(guān)管理制度，使檔案管理工作遵照相關(guān)制度規(guī)范去執(zhí)行，從而順利推進(jìn)檔案管理工作。其次，還要適當(dāng)增加管理人員，降低大家的工作強(qiáng)度，提升檔案管理人員的幸福感和工作滿意度，讓他們擁有更多富余時(shí)間，不斷提升自己，了解更多跨界新知識(shí)，真正了解和掌握患者的真實(shí)需求，全面構(gòu)建面向服務(wù)的醫(yī)療模式。

（二）及時(shí)改變傳統(tǒng)的管理思想。在優(yōu)化醫(yī)院檔案管理方面，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念是最有效的管理手段，同時(shí)能夠彰顯大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)檔案管理工作良好發(fā)展的重要過程。因此，檔案管理人員必須要改變檔案需求形式和供給形式，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作情況，充分發(fā)揮檔案管理工作的巨大價(jià)值和作用，使醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠全面掌握和了解大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作的巨大價(jià)值，從而確保醫(yī)院檔案管理工作有序開展，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平提升。舉個(gè)簡(jiǎn)單例子，檔案管理工作人員需要在醫(yī)院正常運(yùn)行過程中，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)和重要作用，有效處理好大數(shù)據(jù)提供的重要信息，科學(xué)整理編輯醫(yī)院檔案信息，同時(shí)按照檔案類型和功能進(jìn)行系統(tǒng)信息分類，為檔案信息管理工作順利進(jìn)行提供重要保障。當(dāng)醫(yī)院管理層需要相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)時(shí)，檔案管理人員需要給出正確的指導(dǎo)，以便他們?cè)谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)獲得更多有價(jià)值的信息?？梢詾榭茖W(xué)有效的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為醫(yī)療服務(wù)的穩(wěn)定發(fā)展提供重要基礎(chǔ)。

（三）大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的全面實(shí)施。醫(yī)院檔案管理工作中，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。要求醫(yī)院加大人力、物力投資，積極搭建獨(dú)立的數(shù)據(jù)平臺(tái)，為大數(shù)據(jù)功能全面發(fā)揮奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，這樣，才能為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化提供重要保障，從而不斷提高醫(yī)院醫(yī)療水平，進(jìn)而方便醫(yī)院各臨床科室和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行醫(yī)學(xué)分析和診斷。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的全面實(shí)施、大數(shù)據(jù)的深入分析以及醫(yī)院醫(yī)療水平的提高，可以確保醫(yī)院在手術(shù)過程中創(chuàng)造更多的效益。

（四）全面提高醫(yī)院檔案管理水平。全面提升醫(yī)院檔案管理水平，首先要不斷引入和培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人才。同時(shí)定期組織相關(guān)人員加大專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，同時(shí)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)知識(shí)培訓(xùn)等多種培訓(xùn)方式。針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代，從網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及其他專業(yè)知識(shí)和數(shù)據(jù)分析能力入手，組建一支專業(yè)素質(zhì)高、實(shí)踐能力強(qiáng)的專業(yè)醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊(duì)。此外，有必要為醫(yī)院檔案管理人員配備良好的軟硬件設(shè)備，從而為相關(guān)工作順利開展奠定基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高科技層出不窮。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率，切實(shí)保證檔案數(shù)據(jù)的合理性和真實(shí)性。

（五）配備相關(guān)設(shè)施。在醫(yī)院檔案管理工作具體開展過程中，除了不斷引入先進(jìn)理念外，還需要不斷健全相應(yīng)硬件、軟件設(shè)施。從目前檔案管理實(shí)際情況分析，為了順利搭建醫(yī)院信息基礎(chǔ)平臺(tái)，既要配備與之相配套的設(shè)備，擁有先進(jìn)的技術(shù)，還應(yīng)加大硬件、軟件建設(shè)，同時(shí)在此基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新優(yōu)化。在核算成本內(nèi)，提供重要的設(shè)備，這樣，更有利于檔案管理工作順利推進(jìn)。同時(shí)，我們應(yīng)繼續(xù)研發(fā)和運(yùn)用滿足大數(shù)據(jù)管理的相關(guān)軟件，為有效處理大數(shù)據(jù)作出重大貢獻(xiàn)。

（六）加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。既要為檔案管理創(chuàng)建良好的大數(shù)據(jù)環(huán)境，又要增強(qiáng)硬件、軟件設(shè)施建設(shè)，同時(shí)，要注重檔案管理工作人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)。假設(shè)檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，未經(jīng)歷專業(yè)系統(tǒng)化培訓(xùn)，勢(shì)必會(huì)影響大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)際應(yīng)用效果。所以，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，需要從外界不斷引入專業(yè)人才，并讓他們培訓(xùn)現(xiàn)有工作人員，這樣可以整體提升檔案管理水平。此外，醫(yī)院必須足夠重視信息化檔案管理，同時(shí)加大人員培訓(xùn)和人才引入的資金投入力度，進(jìn)而組建一支專業(yè)素質(zhì)高，能力強(qiáng)，擁有豐富專業(yè)知識(shí)的管理檔案人才隊(duì)伍，并在此基礎(chǔ)上，合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析和應(yīng)用數(shù)據(jù)，從而整體提升醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作有序開展。

（七）加強(qiáng)安全管理。在醫(yī)院檔案管理工作中，合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，及時(shí)保存好龐大的數(shù)據(jù)信息量。假設(shè)突然發(fā)生程序和數(shù)據(jù)設(shè)備故障，不僅會(huì)影響疾病診斷結(jié)果，而且還會(huì)影響醫(yī)療分析的準(zhǔn)確性。同時(shí)，從某種意義上講，安全檔案存儲(chǔ)與各種醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的發(fā)展息息相關(guān)。假設(shè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)突然發(fā)生故障，將會(huì)極大考驗(yàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和恢復(fù)。一旦數(shù)據(jù)信息無法完整恢復(fù)，勢(shì)必會(huì)影響整個(gè)醫(yī)院業(yè)務(wù)正常運(yùn)作，從而影響廣大患者就醫(yī)。其中數(shù)據(jù)的安全性和可靠性是大數(shù)據(jù)技術(shù)最基本的要求。過去，數(shù)據(jù)量和規(guī)模都比較小，備份和恢復(fù)數(shù)據(jù)相對(duì)容易。一般來說，備份工作不需要太多的工作。然而，在新的時(shí)代，醫(yī)療系統(tǒng)涉及信息的方方面面，臨床信息的發(fā)展也呈現(xiàn)出多樣化、海量化的趨勢(shì)，甚至?xí)霈F(xiàn)十多個(gè)臨床信息系統(tǒng)。同時(shí)，服務(wù)器的規(guī)模也比較大，無論是備份數(shù)據(jù)還是恢復(fù)數(shù)據(jù)，都存在較大的困難。因此，做好數(shù)據(jù)安全管理是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的重中之重。只有這樣，才能保證醫(yī)療信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)的順利開展。

四、結(jié)束語

本文深入分析醫(yī)院檔案管理問題，同時(shí)挖掘大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理未來發(fā)展影響，并提出及時(shí)更新醫(yī)院檔案管理理念、健全醫(yī)院檔案管理制度以及全面提升醫(yī)院檔案管理水平等有效策略，希望能夠?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理發(fā)展提供重要價(jià)值參考。