文/山東大學(xué)檔案館 張慶美

一、數(shù)字檔案館的內(nèi)涵

數(shù)字檔案館不僅要求檔案館實(shí)行計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作將海量的館藏資源全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，提高檔案信息資源的檢索速度，保證所需檔案信息資源的查全率和查準(zhǔn)率，保證檔案信息資源存取的網(wǎng)絡(luò)化和自由化，打破時間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享，而且要求檔案館能夠提高檔案信息資源的開發(fā)程度，從多個角度組織、建設(shè)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的定向、主動推送服務(wù)，擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)范圍，提高檔案信息資源的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

數(shù)字檔案館要將傳統(tǒng)檔案館的“收”“管”“用”更好地結(jié)合在一起，通過數(shù)字化的操作實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔，并把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的收集。在新時代背景下，檔案的收集不再只是單純的部門之間的移交，各個檔案部門自身要意識到主動收集的重要性，關(guān)注電子文件的及時歸檔問題，注重對散落在網(wǎng)絡(luò)上的各種檔案信息資源的收集和整合。數(shù)字檔案館對檔案的管理更加便利高效，但是在檔案信息資源的管理過程中，必須要注意檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，只有制定切合實(shí)際的電子檔案管理辦法，才能簡化檔案管理的過程，優(yōu)化檔案管理流程，完善數(shù)字檔案管理的效果，提高檔案信息資源的利用率。數(shù)字檔案館的利用不同于傳統(tǒng)檔案館，必須在規(guī)定時間內(nèi)、在指定范圍才能查詢使用，數(shù)字檔案館通過網(wǎng)絡(luò)可以擴(kuò)大檔案信息資源的傳播范圍，提高檔案信息資源的利用率，讓信息用戶不受時空的限制，通過網(wǎng)絡(luò)自由獲取所需的檔案信息資源，提高檔案信息資源的服務(wù)水平，改善檔案信息資源的服務(wù)效果。

數(shù)字檔案館雖然可以更方便快捷地整合、開發(fā)、利用檔案信息資源，但是高度開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也對檔案館提出了更高的要求，要重視檔案信息資源的安全性。檔案信息資源不同于其他信息資源，要考慮到檔案信息資源的特性，做好信息的安全保密措施，避免涉及隱私、知識產(chǎn)權(quán)和國家安全信息的泄漏和破壞，給國家和社會造成不良的影響和后果。檔案館在數(shù)字化的建設(shè)過程中，不僅要加強(qiáng)對硬件設(shè)施的維護(hù)和升級，保證物理環(huán)境的安全，還要考慮到軟件系統(tǒng)的安全性，做好檔案信息資源的安全保護(hù)，保證檔案信息資源的保密管理。

二、數(shù)字檔案館的優(yōu)勢

數(shù)字檔案館不僅具有傳統(tǒng)檔案館所具有的提供法律效力的憑證、決策依據(jù)、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，傳播文化和知識的作用，數(shù)字檔案館信息傳播不受時空限制的特性使得檔案信息可以在更廣范圍內(nèi)發(fā)揮作用，擴(kuò)大檔案信息資源的影響力，提高人們的檔案意識，進(jìn)而注重檔案資源建設(shè)，推動檔案事業(yè)健康發(fā)展。

數(shù)字檔案館可以實(shí)現(xiàn)管控一體化，提高處理電子文件的工作效率，實(shí)現(xiàn)對電子文件全生命周期的管理，從電子文件的產(chǎn)生、處理、保存、傳播、利用進(jìn)行全程的控制，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的科學(xué)化和現(xiàn)代化管理，通過統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化處理，簡化電子文件處理的不必要程序，提高電子文件的科學(xué)管理程度，保證電子文件的正常流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)對電子文件的實(shí)時處理，使得電子文件處理過程透明化，便于對電子文件進(jìn)行實(shí)時跟蹤和有效管理，有利于保證電子文件的真實(shí)性和完整性，提高檔案信息資源的利用效率。

數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)可以擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)范圍，深化檔案部門的服務(wù)職能，只有數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在更大范圍內(nèi)的共享，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模、廣范圍的社會化檔案信息資源服務(wù)。檔案信息資源只有借助于網(wǎng)絡(luò)，才能超越時空的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流互動，將分散的檔案信息資源有效連接在一起，將相關(guān)的檔案信息資源整合在一起。

數(shù)字檔案館可以更好地整合檔案信息資源。網(wǎng)絡(luò)改變了世界，將地球變成了一個全球村，同時網(wǎng)絡(luò)也對檔案界產(chǎn)生了巨大的沖擊和影響。通過網(wǎng)絡(luò)可以將分散在世界各地的檔案信息資源集中在一起，一定程度上可以避免檔案收集不全的問題，減少檔案收集過程中的各種困難。全球性的信息資源共享在很大程度上取決于檔案信息資源是否能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化，通過網(wǎng)絡(luò)得以傳播、分享、利用。只有建設(shè)數(shù)字檔案館才能提高信息資源的共享，讓人們共享信息，構(gòu)建共同的社會記憶，從而加強(qiáng)世界的聯(lián)系。

三、建設(shè)數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館的建設(shè)必須依靠高新技術(shù)的支持，不僅要有海量數(shù)據(jù)存儲技術(shù)，還要有檔案信息資源自動分類和標(biāo)引技術(shù)、數(shù)字挖掘技術(shù)、智能檢索技術(shù)和安全保護(hù)技術(shù)等等，應(yīng)用核心科技打造數(shù)字檔案館是檔案館未來發(fā)展過程中的重要舉措。數(shù)字檔案館的現(xiàn)代化和科學(xué)化水平在一定程度上取決于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，只有高技術(shù)含量的數(shù)字檔案館才能真正擺脫傳統(tǒng)的檔案管理方式，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的需求，采取自動標(biāo)引和分類技術(shù)，減少人工繁重的工作量，運(yùn)用各種檢索軟件，提高檔案信息資源的檢索效率，保證數(shù)字檔案館的服務(wù)質(zhì)量。

數(shù)字檔案館僅依靠技術(shù)不可能達(dá)到優(yōu)秀檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，要想做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，不僅要靠信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段來保證，還要由專業(yè)人員來完成操作。先進(jìn)的技術(shù)和高效的軟件只是建設(shè)數(shù)字檔案館的工具，一切還要依靠人來完成，這就需要懂得運(yùn)用高新技術(shù)的專業(yè)人才參與到數(shù)字檔案館的建設(shè)中，加強(qiáng)檔案部門工作人員與信息技術(shù)部門人員的合作，才能在清楚館藏資源、了解檔案館現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上對檔案館開展合理的數(shù)字化建設(shè)。只有技術(shù)人員的參與，雖然能夠推動數(shù)字檔案館的建設(shè)，但是不能充分考慮到檔案館的實(shí)際情況；而檔案專業(yè)人員很有可能自身的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作水平不夠靈活，雖然了解檔案工作，清楚檔案館情況，面對復(fù)雜的技術(shù)卻無從下手，這就需要檔案部門人員努力提升自身水準(zhǔn)，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算計(jì)技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，樹立終身學(xué)習(xí)的信念，同時要堅(jiān)持走出去，加強(qiáng)與其他部門的合作，攜起手來共建數(shù)字檔案館。

數(shù)字檔案館的建設(shè)不僅要有技術(shù)和人員的支持，更為重要的是操作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理一定要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化管理，只有做到了統(tǒng)一的要求，才能便于對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，在檔案信息資源數(shù)字化的過程中必須始終遵循著錄標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定檔案管理流程制度，讓檔案數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)庫管理有章可循、有法可依，做到統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，只有檔案信息資源處理過程規(guī)范化，才能方便檔案信息資源的開發(fā)利用。制定相關(guān)的規(guī)定和制度是建設(shè)數(shù)字檔案館的重要舉措之一，只有制度完善，才能保證檔案數(shù)字化工作順利開展，才能建設(shè)高水平、高質(zhì)量的數(shù)字檔案館。

數(shù)字檔案館建設(shè)并非一朝一夕可以完成的，檔案館的管理者和決策者必須認(rèn)識到這個任務(wù)的艱巨性和長期性，做好思想準(zhǔn)備，制定詳細(xì)的規(guī)劃，把數(shù)字檔案館的建設(shè)納入檔案館的工作考核之中。管理者們必須結(jié)合自身的實(shí)際情況，充分考慮到數(shù)字檔案館建設(shè)中的優(yōu)勢和劣勢，重點(diǎn)和難點(diǎn)，注重信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段的運(yùn)用，加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，并與各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)合作，推動數(shù)字檔案館建設(shè)。要完善數(shù)字檔案館建設(shè)的制度和規(guī)范，有計(jì)劃、有目標(biāo)地建設(shè)，避免盲目重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)不必要的人力、物力和財(cái)力，加快完成數(shù)字檔案館建設(shè)。

四、結(jié)語

建設(shè)數(shù)字檔案館是推動檔案事業(yè)不斷發(fā)展的重要舉措之一，也是提高檔案信息資源共享效率、擴(kuò)大檔案信息資源傳播范圍的主要手段之一。在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的時代，檔案工作者要有加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的緊迫性，以便使大量的檔案信息資源在更大更廣的范圍內(nèi)得到利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會價值。