文/云南省昆明市盤龍區(qū)勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁院 朱峻峰

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位與普通企業(yè)的檔案管理工作相比，具有一定的獨(dú)特性，這是它隸屬于國(guó)家的性質(zhì)而決定的。人事調(diào)動(dòng)、工作紀(jì)要記錄以及發(fā)展歷程等內(nèi)容則是其工作的重點(diǎn)，這些資料都是事業(yè)單位歷史變革的見證，有著重大的意義?，F(xiàn)代社會(huì)科技的快速發(fā)展，使得辦公走向自動(dòng)化、無紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統(tǒng)的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機(jī)讀。這樣的檔案管理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式有著很大區(qū)別。在未來檔案管理當(dāng)中，檔案工作人員會(huì)面臨各種各樣的檔案文件，對(duì)于信息檢索者來說，無論是進(jìn)行信息決策還是開展有關(guān)的項(xiàng)目服務(wù)，這些都是可以參考的重要內(nèi)容。所以，積極創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的方式方法，深入數(shù)字化、信息化的應(yīng)用手段，推進(jìn)檔案信息化管理工作，更有助于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化、效率的提升，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

二、目前事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

（一）缺乏對(duì)檔案信息化管理的重視。在傳統(tǒng)的檔案工作中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)往往缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致在工作中沒有主動(dòng)性，也沒有管理創(chuàng)新的意識(shí)。在統(tǒng)籌規(guī)劃上，通常認(rèn)為檔案管理的工作只是對(duì)人事檔案信息的保管、儲(chǔ)存，并不愿意耗費(fèi)過多的精力和時(shí)間，最終讓檔案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日漸普及的當(dāng)下，這種管理思維已經(jīng)不能順應(yīng)檔案管理的新需要。

（二）檔案管理人員信息化處理能力低。在信息化突飛猛進(jìn)的當(dāng)下，事業(yè)單位檔案管理人員信息素養(yǎng)、綜合素質(zhì)都難以充分適應(yīng)工作需求。當(dāng)下很多檔案從業(yè)者不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，也未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案管理信息化的理念認(rèn)知，在新思想、新思維方面，整體知識(shí)儲(chǔ)備薄弱，對(duì)待現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握、數(shù)據(jù)的處理等都不夠熟悉，總體來說工作缺乏有效性和針對(duì)性。

（三）檔案信息化建設(shè)平臺(tái)更新速度緩慢。目前我國(guó)部分事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)，雖然擁有較為完善的員工檔案信息管理系統(tǒng)作為檔案信息管理建設(shè)的基礎(chǔ)，但是在實(shí)踐過程中，檔案信息管理系統(tǒng)以及其平臺(tái)建設(shè)中受重視程度相對(duì)較為欠缺。很多事業(yè)單位的檔案管理人員仍舊使用最傳統(tǒng)的檔案管理方式，并沒有將全新的檔案管理方式融入自己的日常工作中，使得檔案管理的質(zhì)量難以在短時(shí)間內(nèi)得到提升。檔案信息化平臺(tái)建設(shè)更新的速度較慢，這無法讓一部分新入職的員工信息錄入系統(tǒng)中，更沒有辦法幫助更多的人在短時(shí)間內(nèi)找到所需要的檔案，這給利用檔案信息化平臺(tái)獲取相關(guān)的資料、人才的優(yōu)化以及管理帶來了相對(duì)較大的阻礙。不僅如此，由于我國(guó)部分事業(yè)單位的管理人員，在進(jìn)行檔案管理以及檔案的收集過程中，沒有保持靈活且變通的思維，仍舊按照千篇一律的原則進(jìn)行工作，使得檔案管理變成了一個(gè)重復(fù)性的勞動(dòng)。但是通過對(duì)檔案管理這一工作進(jìn)行分析，能發(fā)現(xiàn)檔案管理并不是要求工作人員在實(shí)際收集檔案時(shí)將檔案管理變得十分單一，而是需要考慮到在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下以及計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展的當(dāng)前，檔案應(yīng)如何進(jìn)行管理，如何確保紙質(zhì)檔案與電子檔案能夠共同流通，并且方便事業(yè)單位的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)分析與查詢。目前網(wǎng)絡(luò)的極速發(fā)展讓很多人員在分析、使用檔案時(shí)更習(xí)慣使用電子版。傳統(tǒng)的檔案管理人員由于其在工作時(shí)缺乏思維上的改變，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了一個(gè)非常大的漏洞，缺乏系統(tǒng)且成套的檔案資料，檔案整理內(nèi)容不完整，很多復(fù)印件無原稿。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)化策略

（一）合理規(guī)劃工作內(nèi)容。首先，要加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)班子的建設(shè)，使其認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性，要依照國(guó)家法律法規(guī)來嚴(yán)抓事業(yè)單位檔案信息化管理，將其看作是一項(xiàng)重要、制度化的工作內(nèi)容，對(duì)檔案管理專職人員進(jìn)行合理配比，加大信息化建設(shè)當(dāng)中所需要的硬件與軟件措施，以此來裝備好檔案管理信息化建設(shè)的隊(duì)伍。其次，事業(yè)單位要深入開展調(diào)研活動(dòng)，定制適合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，落實(shí)各項(xiàng)需求，設(shè)立長(zhǎng)期目標(biāo)和短期目標(biāo)，并提出具體的管理方法，使工作有據(jù)可循，順利推進(jìn)工作的實(shí)施。

（二）完善監(jiān)督管理內(nèi)容。建立完善的管理制度與管理方法，是為檔案管理工作提供保障的基礎(chǔ)。首先，要明確《檔案法》當(dāng)中的規(guī)定，以此為執(zhí)行的綱領(lǐng)，結(jié)合自身的運(yùn)營(yíng)情況，靈活設(shè)計(jì)檔案管理中的考核制度。其次，建立行之有效的監(jiān)督機(jī)制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部與外部的共同監(jiān)督，要避免出現(xiàn)以權(quán)謀私的現(xiàn)象，強(qiáng)化監(jiān)督制度，確保檔案管理工作得以順利展開。充分利用公開和社會(huì)監(jiān)督的方式，接受媒體與群眾的審查與監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案信息化管理當(dāng)中的隱患，為事業(yè)單位營(yíng)造一個(gè)高效、安全、穩(wěn)定的信息化管理環(huán)境。最后，事業(yè)單位要建立健全評(píng)估體系，對(duì)檔案工作進(jìn)行合理考核，以確保信息化管理真正得以有效實(shí)施，從細(xì)節(jié)出發(fā)，把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)。

（三）優(yōu)化隊(duì)伍建設(shè)。優(yōu)秀、高質(zhì)量的檔案信息化管理工作需要有正確的管理觀念作為支撐，也需要有優(yōu)秀的管理人才以及富有凝聚力的工作團(tuán)隊(duì)。首先，領(lǐng)導(dǎo)要帶領(lǐng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)自上而下轉(zhuǎn)變工作觀念，樹立正確的檔案管理信息化工作的意識(shí)，明確檔案信息化管理的具體內(nèi)涵，針對(duì)目前工作的優(yōu)勢(shì)、不足進(jìn)行調(diào)整，針對(duì)性地強(qiáng)化整體的應(yīng)用意識(shí)。其次，強(qiáng)化對(duì)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。在實(shí)踐中，單位可以利用內(nèi)部競(jìng)聘的方式來調(diào)動(dòng)人才的積極性，使工作當(dāng)中沒有消極怠工的人，激發(fā)其主觀能動(dòng)性，同時(shí)也可以邀請(qǐng)專家來講座，實(shí)現(xiàn)定期培訓(xùn)，建立高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)。使每個(gè)人都能發(fā)揮最大的價(jià)值。同時(shí)裝備好現(xiàn)有的隊(duì)伍。最后，要實(shí)施輪訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷更新管理的意識(shí)、信息化管理方法與工作技能。尤其是要對(duì)隊(duì)伍整體的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和技能進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，真正培養(yǎng)出高素質(zhì)、有責(zé)任心且熱衷于檔案管理的人才隊(duì)伍。

（四）健全制度和機(jī)制。目前我國(guó)部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)仍舊沒有做到真正的信息化管理，需要在事業(yè)單位建立信息化管理機(jī)制，其目的是提高信息管理的規(guī)范化以及制度化。在管理過程中可以通過以下幾個(gè)不同的步驟，健全和完善信息化管理機(jī)制。第一，在實(shí)際開展建設(shè)時(shí)，應(yīng)明確考慮到事業(yè)單位自身的發(fā)展?fàn)顩r以及事業(yè)單位所處的地域環(huán)境，立足于自身發(fā)展的實(shí)際狀況才能夠針對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行完善，并且提高事業(yè)單位檔案管理工作人員在實(shí)際應(yīng)用時(shí)對(duì)該機(jī)制的應(yīng)用效果。作為事業(yè)單位管理者，應(yīng)始終明確檔案信息化在建設(shè)過程中的重要意義，并且讓檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的溝通交流質(zhì)量得到提高。作為檔案信息管理人員，能夠明確不同的功能應(yīng)如何使用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員在開展程序設(shè)定時(shí)應(yīng)該考慮到檔案管理人員的工作方式、工作效果以及工作習(xí)慣，只有兩者不斷地加大交流才能夠提高合作的質(zhì)量，并且確保更好地在事業(yè)單位中開展工作，提高檔案建設(shè)的信息化質(zhì)量。第二，事業(yè)單位管理者應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展效果，并且將績(jī)效考核制度落到實(shí)處，無論是管理人員或者是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，通過績(jī)效考核都能夠調(diào)動(dòng)其工作的積極性。確保在開展信息化檔案管理建設(shè)時(shí)，能夠讓更多的檔案管理人員了解自身工作的意義。事業(yè)單位內(nèi)還可以將獎(jiǎng)懲制度與績(jī)效考核相融合，針對(duì)績(jī)效考核質(zhì)量較好的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，這種獎(jiǎng)勵(lì)既可以是物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，也可以是精神獎(jiǎng)勵(lì)。讓檔案管理人員在事業(yè)單位工作時(shí)看到自己工作的開展、前進(jìn)方向。差異化的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰同樣能夠促進(jìn)檔案管理人員在日常工作時(shí)的工作主動(dòng)性，并且約束了檔案管理人員在實(shí)際工作中存在的玩忽職守等消極現(xiàn)象。第三，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員而言，同樣需要加大管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員在事業(yè)單位中的存在，是根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r以及當(dāng)下的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)狀況，對(duì)事業(yè)單位內(nèi)所使用的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)、更新，確保檔案管理系統(tǒng)能夠始終滿足事業(yè)單位的整體發(fā)展，作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，更需要在固定的時(shí)間維護(hù)軟件，目的是確保數(shù)字化存儲(chǔ)和運(yùn)用的安全性。而固定的時(shí)間進(jìn)行更新，也可以防止由于更新時(shí)間不穩(wěn)定而對(duì)檔案管理人員造成的措手不及，其工作難以在短時(shí)間內(nèi)暫停，更無法對(duì)工作中的內(nèi)容進(jìn)行有效保存。

目前事業(yè)單位所處的是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，當(dāng)下是一個(gè)全新的時(shí)期，同樣也面對(duì)著一個(gè)全新的平臺(tái)。事業(yè)單位管理者想要在當(dāng)前真正實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，需要依賴信息化的平臺(tái)建設(shè)。在信息化平臺(tái)建設(shè)中應(yīng)做好硬件設(shè)施的建設(shè)，每一個(gè)事業(yè)單位在發(fā)展中，其發(fā)展的目標(biāo)以及公共服務(wù)體系都存在一定區(qū)別。而單位在發(fā)展過程中需要有自己的管理平臺(tái)，才能夠提高檔案管理的整體質(zhì)量，同時(shí)也可以利用檔案管理平臺(tái)隨時(shí)調(diào)出事業(yè)單位所需要使用的檔案，開發(fā)出一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一又相對(duì)獨(dú)立的檔案管理功能模塊，可以根據(jù)事業(yè)單位在不同項(xiàng)目時(shí)的需求調(diào)出相關(guān)檔案。而作為網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)人員，在設(shè)計(jì)檔案管理時(shí)也應(yīng)該根據(jù)檔案管理的職能、流程特點(diǎn)，進(jìn)行有針對(duì)性的功能設(shè)計(jì)，始終服務(wù)于事業(yè)單位的整體發(fā)展。并且讓事業(yè)單位的全部軟件走向合理化，其應(yīng)用效果得到提高。在實(shí)踐過程中，所有網(wǎng)絡(luò)管理人員需要不斷完善和升級(jí)硬件軟件，比如說可以盡可能地將系統(tǒng)平臺(tái)的價(jià)值散發(fā)出來，提高事業(yè)單位工作人員在實(shí)際工作時(shí)的整體工作質(zhì)量與工作效率，讓更多的工作人員感受到工作的便捷性。與此同時(shí)，可以將一些常用的檔案管理功能以及檔案放在系統(tǒng)相對(duì)較為明顯的地方，這一目的是為了讓工作人員在短時(shí)間內(nèi)找到自己所需要的檔案，同時(shí)做好資源的整合。所謂資源整合是要求網(wǎng)絡(luò)管理人員在硬件設(shè)施建設(shè)好之后，將信息化建設(shè)過程中另外一個(gè)重要的內(nèi)容進(jìn)行整合。也就是說，需要借助相關(guān)的管理軟件，比如說ERP、EDP等。除了需要硬件設(shè)施，軟件建設(shè)同樣尤為重要，作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)與檔案管理人員的溝通，并且根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際需求來制定相關(guān)的信息化建設(shè)目標(biāo)。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作走向信息化的道路，不僅僅是由于信息技術(shù)的進(jìn)步，也是社會(huì)效率提升的必然選擇。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上要做好與社會(huì)共同進(jìn)步的準(zhǔn)備。在這個(gè)過程中，需要優(yōu)化自身的信息管理水平，與單位的運(yùn)行情況相結(jié)合，探索真正適合自身發(fā)展的科學(xué)道路。了解最新的網(wǎng)絡(luò)信息、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及應(yīng)用軟件，為今后檔案工作的有效展開奠定基礎(chǔ)。