淺析不動產(chǎn)檔案查詢
——以山東省日照市不動產(chǎn)檔案查詢?yōu)槔?/h1>
2020-11-23 09:43:17日照市自然資源和規(guī)劃局邱玉霞
辦公室業(yè)務(wù) 2020年16期 關(guān)鍵詞：檔案管理
文/日照市自然資源和規(guī)劃局 邱玉霞
根據(jù)市場深化改革的需要，房地產(chǎn)交易實現(xiàn)了《房地產(chǎn)權(quán)證》和《土地使用權(quán)證》雙證合一——《不動產(chǎn)權(quán)證書》，這樣一來，解決了困擾已久的辦證難問題，極大方便了人民群眾，但也導(dǎo)致了相關(guān)檔案查詢業(yè)務(wù)集中在了不動產(chǎn)登記中心，業(yè)務(wù)量成倍增加。本文以山東省日照市不動產(chǎn)檔案查詢業(yè)務(wù)為例，就不動產(chǎn)檔案管理工作做如下初步探討。
一、不動產(chǎn)檔案查詢業(yè)務(wù)現(xiàn)狀
由于歷史沿革的原因，日照市不動產(chǎn)檔案查詢業(yè)務(wù)目前集中在三個受理系統(tǒng)：不動產(chǎn)登記中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、房產(chǎn)局管理系統(tǒng)和土地檔案查詢系統(tǒng)。檔案查詢工作人員需針對檔案查詢的客戶，作出準(zhǔn)確的判斷，通過詢問他們查詢檔案的目的和用途，來準(zhǔn)確界定應(yīng)使用哪一個系統(tǒng)進行查詢。2019年，日照市本級不動產(chǎn)檔案查詢業(yè)務(wù)已達21000 宗。
二、不動產(chǎn)檔案查詢主要用途
不動產(chǎn)檔案查詢主要集中在海洋、林地、土地、房屋這四大類，而其中與群眾關(guān)系最密切的主要是房屋類，經(jīng)統(tǒng)計分析，群眾查詢不動產(chǎn)檔案的主要用途主要集中在以下兩大類：
（一）辦理各種無房屋權(quán)屬狀況證明。小學(xué)、初中義務(wù)教育的入學(xué)證明，無房屋的辦理不動產(chǎn)無房屋權(quán)屬狀況證明；低保、廉價租房的需查詢房屋權(quán)屬狀況證明，無房屋的辦理不動產(chǎn)無房屋權(quán)屬狀況證明；辦理不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證，第一套房屋辦理產(chǎn)權(quán)證的，需要查詢個人名下有無產(chǎn)權(quán)權(quán)屬證明，無房屋的辦理不動產(chǎn)無房屋權(quán)屬狀況證明；公、檢、法以及監(jiān)察委等查詢檔案，沒查詢到房屋需要無房屋權(quán)屬狀況證明的，無房屋的辦理不動產(chǎn)無房屋權(quán)屬狀況證明；律師前來查詢檔案，個人、單位名下無房屋權(quán)屬狀況證明，無房屋的辦理不動產(chǎn)無房屋權(quán)屬狀況證明等。
（二）調(diào)查房屋權(quán)屬狀況。查詢檔案房屋產(chǎn)權(quán)情況，了解單位或者個人名下有幾套房屋權(quán)屬情況；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，確認(rèn)單位或者個人名下房屋權(quán)屬狀況的抵押、查封情況；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，確認(rèn)公、檢、法以及監(jiān)察委調(diào)查單位或者個人名下的房屋權(quán)屬狀況情況；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，辦理不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，律師查詢檔案查詢利害關(guān)系人名下的單位或者個人名下的房屋產(chǎn)權(quán)狀況。查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，預(yù)告登記情況；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，預(yù)告抵押、查封情況；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，他項權(quán)情況等。
三、不動產(chǎn)檔案查詢的方式
（一）個人需要查詢。查詢個人名下的所有權(quán)屬查詢；所有權(quán)屬查詢，查詢單位或者個人名下的所有權(quán)屬；他項權(quán)查詢，查詢他項權(quán)名下的單位或者個人抵押情況；預(yù)告他項查詢，查詢預(yù)告名下的單位或者個人名下的抵押、查封等情況。
（二）其他需要查詢。查詢票據(jù)需要查詢的；查詢合同需要查詢的；查詢大土地證需要查詢的；查詢變更房屋權(quán)屬需要查詢的；查詢稅票單據(jù)需要查詢的等等。
四、對不動產(chǎn)檔案管理人員的要求與管理
在檔案查詢工作中，面對大量的檔案查詢服務(wù)，除了后臺技術(shù)工作人員提供了有力的技術(shù)保障外，要求不動產(chǎn)登記中心檔案管理人員要心態(tài)平和、耐心細(xì)致，重點做好以下幾點：
（一）檔案管理人員要不斷增強事業(yè)心和責(zé)任感。檔案管理人員要熟悉不動產(chǎn)業(yè)務(wù)辦事工作流程，要了解不動產(chǎn)檔案形成過程，要有耐心、責(zé)任心，要習(xí)慣這種查詢檔案的機械的勞動，要堅守自己的工作崗位。
（二）切實加強檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。固定查詢檔案的工作崗位，使他們專心工作；定期對他們進行培訓(xùn)，增強他們的業(yè)務(wù)能力；條件允許的情況下，讓他們?nèi)I(yè)的培訓(xùn)班進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，提升他們的工作能力；確保學(xué)習(xí)時間有效性，全覆蓋、效果最大化，保證不動產(chǎn)知識融入工作中。
（三）加強對檔案管理人員的管理教育。要教育引導(dǎo)檔案管理人員對不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)安全、保密重要性的認(rèn)識；切實加強對檔案管理人員的管理，并簽訂檔案信息資料保密協(xié)議；定期對檔案管理人員進行安全、保密教育培訓(xùn)；對檔案管理人員進行全方位監(jiān)督管理。
（四）嚴(yán)格落實不動產(chǎn)登記資料依法查詢檔案制度。除權(quán)利人、利害關(guān)系人，公、檢、法以及監(jiān)察委等可以依法查詢檔案資料外，任何人或者單位不得隨意查詢。查詢不動產(chǎn)檔案資料的單位和個人要履行保密義務(wù)，未經(jīng)權(quán)利人同意，不得泄露不動產(chǎn)資料；不動產(chǎn)登記信息資料檔案共享單位以及查詢檔案資料工作人員應(yīng)當(dāng)對不動產(chǎn)登記信息檔案資料信息保密，除正常辦理不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)外，不得隨意調(diào)取、查閱與業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案資料；違反國家規(guī)定泄露不動產(chǎn)登記信息的，要嚴(yán)肅處理，對造成信息安全事故或者給他人造成損害的，要依法追究法律責(zé)任。
（五）重視關(guān)愛檔案管理人員，積極為他們排憂解難。評先樹優(yōu)方面給予他們優(yōu)先；在工作中遇到的問題，為他們排憂解決；在工作環(huán)境中，軟硬件配備最先進的設(shè)備；關(guān)心他們的健康，在生活方面予以適當(dāng)照顧。
五、妥善處理查檔過程中的各類問題
針對檔案查詢過程中遇到的各類問題，要把群眾的需求放在第一位，“急群眾之所急，想群眾之所想”，以高度的責(zé)任感和事業(yè)心，積極為辦事群眾解決問題。
（一）力所能及為弱勢群體提供幫助。前來查詢檔案的老弱病殘等弱勢群體，他們往往弄不明白需要查詢什么，只知道房地產(chǎn)開發(fā)公司讓其到不動產(chǎn)辦理業(yè)務(wù)，具體辦什么、怎么辦，一點都不清楚。遇到這種情況，要態(tài)度和藹，仔細(xì)詢問，了解其真正需求，幫助解決實際問題。
（二）認(rèn)真做好解釋工作。在工作中，遇到?jīng)]有持規(guī)定手續(xù)，卻要查詢利害人關(guān)系人名下房屋權(quán)屬的，要耐心向其解釋相關(guān)法律法規(guī)，必須做到依法查詢檔案。
（三）協(xié)助做好協(xié)調(diào)工作。在檔案查詢中遇到的最難查詢的就是歷史遺留問題檔案。這種檔案，查詢起來非常麻煩，這就需要多方協(xié)調(diào)、多方面咨詢、多方積極配合，通過不懈努力，最終解決棘手問題。
（四）依法依規(guī)做好檔案查詢。在檔案查詢業(yè)務(wù)中，接觸較多的是律師，查詢的問題往往多種多樣，遇到的情況更是各式各樣，在具體查詢工作中要認(rèn)真、仔細(xì)、耐心，依法依規(guī)進行查詢。
六、不動產(chǎn)檔案管理發(fā)展趨勢
（一）加快不動產(chǎn)登記歷史數(shù)據(jù)梳理整合。加快不動產(chǎn)登記標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，盡快實現(xiàn)現(xiàn)有檔案查詢系統(tǒng)與原房管局管理系統(tǒng)和土地檔案查詢系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合，完成基本框架的搭建，將其納入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理軌道。
（二）推動“互聯(lián)網(wǎng)+”不動產(chǎn)登記建設(shè)。加快開發(fā)完善檔案查詢系統(tǒng)與“愛山東”政務(wù)APP的接入融合，提高業(yè)務(wù)互通能力和資源使用效率，實現(xiàn)網(wǎng)上進度查詢、網(wǎng)上證書核驗等便民服務(wù)功能。加大宣傳推廣“日照不動產(chǎn)”微信公眾號的應(yīng)用力度，在“網(wǎng)上大廳”智能客服功能模塊中增加辦證進度、證書查驗、權(quán)證下載、權(quán)證核驗等綜合查詢功能。
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一、不動產(chǎn)檔案查詢業(yè)務(wù)現(xiàn)狀
由于歷史沿革的原因，日照市不動產(chǎn)檔案查詢業(yè)務(wù)目前集中在三個受理系統(tǒng)：不動產(chǎn)登記中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、房產(chǎn)局管理系統(tǒng)和土地檔案查詢系統(tǒng)。檔案查詢工作人員需針對檔案查詢的客戶，作出準(zhǔn)確的判斷，通過詢問他們查詢檔案的目的和用途，來準(zhǔn)確界定應(yīng)使用哪一個系統(tǒng)進行查詢。2019年，日照市本級不動產(chǎn)檔案查詢業(yè)務(wù)已達21000 宗。
二、不動產(chǎn)檔案查詢主要用途
不動產(chǎn)檔案查詢主要集中在海洋、林地、土地、房屋這四大類，而其中與群眾關(guān)系最密切的主要是房屋類，經(jīng)統(tǒng)計分析，群眾查詢不動產(chǎn)檔案的主要用途主要集中在以下兩大類：
（一）辦理各種無房屋權(quán)屬狀況證明。小學(xué)、初中義務(wù)教育的入學(xué)證明，無房屋的辦理不動產(chǎn)無房屋權(quán)屬狀況證明；低保、廉價租房的需查詢房屋權(quán)屬狀況證明，無房屋的辦理不動產(chǎn)無房屋權(quán)屬狀況證明；辦理不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證，第一套房屋辦理產(chǎn)權(quán)證的，需要查詢個人名下有無產(chǎn)權(quán)權(quán)屬證明，無房屋的辦理不動產(chǎn)無房屋權(quán)屬狀況證明；公、檢、法以及監(jiān)察委等查詢檔案，沒查詢到房屋需要無房屋權(quán)屬狀況證明的，無房屋的辦理不動產(chǎn)無房屋權(quán)屬狀況證明；律師前來查詢檔案，個人、單位名下無房屋權(quán)屬狀況證明，無房屋的辦理不動產(chǎn)無房屋權(quán)屬狀況證明等。
（二）調(diào)查房屋權(quán)屬狀況。查詢檔案房屋產(chǎn)權(quán)情況，了解單位或者個人名下有幾套房屋權(quán)屬情況；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，確認(rèn)單位或者個人名下房屋權(quán)屬狀況的抵押、查封情況；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，確認(rèn)公、檢、法以及監(jiān)察委調(diào)查單位或者個人名下的房屋權(quán)屬狀況情況；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，辦理不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，律師查詢檔案查詢利害關(guān)系人名下的單位或者個人名下的房屋產(chǎn)權(quán)狀況。查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，預(yù)告登記情況；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，預(yù)告抵押、查封情況；查詢檔案產(chǎn)權(quán)情況，他項權(quán)情況等。
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（二）其他需要查詢。查詢票據(jù)需要查詢的；查詢合同需要查詢的；查詢大土地證需要查詢的；查詢變更房屋權(quán)屬需要查詢的；查詢稅票單據(jù)需要查詢的等等。
四、對不動產(chǎn)檔案管理人員的要求與管理
在檔案查詢工作中，面對大量的檔案查詢服務(wù)，除了后臺技術(shù)工作人員提供了有力的技術(shù)保障外，要求不動產(chǎn)登記中心檔案管理人員要心態(tài)平和、耐心細(xì)致，重點做好以下幾點：
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（三）加強對檔案管理人員的管理教育。要教育引導(dǎo)檔案管理人員對不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)安全、保密重要性的認(rèn)識；切實加強對檔案管理人員的管理，并簽訂檔案信息資料保密協(xié)議；定期對檔案管理人員進行安全、保密教育培訓(xùn)；對檔案管理人員進行全方位監(jiān)督管理。
（四）嚴(yán)格落實不動產(chǎn)登記資料依法查詢檔案制度。除權(quán)利人、利害關(guān)系人，公、檢、法以及監(jiān)察委等可以依法查詢檔案資料外，任何人或者單位不得隨意查詢。查詢不動產(chǎn)檔案資料的單位和個人要履行保密義務(wù)，未經(jīng)權(quán)利人同意，不得泄露不動產(chǎn)資料；不動產(chǎn)登記信息資料檔案共享單位以及查詢檔案資料工作人員應(yīng)當(dāng)對不動產(chǎn)登記信息檔案資料信息保密，除正常辦理不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)外，不得隨意調(diào)取、查閱與業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案資料；違反國家規(guī)定泄露不動產(chǎn)登記信息的，要嚴(yán)肅處理，對造成信息安全事故或者給他人造成損害的，要依法追究法律責(zé)任。
（五）重視關(guān)愛檔案管理人員，積極為他們排憂解難。評先樹優(yōu)方面給予他們優(yōu)先；在工作中遇到的問題，為他們排憂解決；在工作環(huán)境中，軟硬件配備最先進的設(shè)備；關(guān)心他們的健康，在生活方面予以適當(dāng)照顧。
五、妥善處理查檔過程中的各類問題
針對檔案查詢過程中遇到的各類問題，要把群眾的需求放在第一位，“急群眾之所急，想群眾之所想”，以高度的責(zé)任感和事業(yè)心，積極為辦事群眾解決問題。
（一）力所能及為弱勢群體提供幫助。前來查詢檔案的老弱病殘等弱勢群體，他們往往弄不明白需要查詢什么，只知道房地產(chǎn)開發(fā)公司讓其到不動產(chǎn)辦理業(yè)務(wù)，具體辦什么、怎么辦，一點都不清楚。遇到這種情況，要態(tài)度和藹，仔細(xì)詢問，了解其真正需求，幫助解決實際問題。
（二）認(rèn)真做好解釋工作。在工作中，遇到?jīng)]有持規(guī)定手續(xù)，卻要查詢利害人關(guān)系人名下房屋權(quán)屬的，要耐心向其解釋相關(guān)法律法規(guī)，必須做到依法查詢檔案。
（三）協(xié)助做好協(xié)調(diào)工作。在檔案查詢中遇到的最難查詢的就是歷史遺留問題檔案。這種檔案，查詢起來非常麻煩，這就需要多方協(xié)調(diào)、多方面咨詢、多方積極配合，通過不懈努力，最終解決棘手問題。
（四）依法依規(guī)做好檔案查詢。在檔案查詢業(yè)務(wù)中，接觸較多的是律師，查詢的問題往往多種多樣，遇到的情況更是各式各樣，在具體查詢工作中要認(rèn)真、仔細(xì)、耐心，依法依規(guī)進行查詢。
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（一）加快不動產(chǎn)登記歷史數(shù)據(jù)梳理整合。加快不動產(chǎn)登記標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，盡快實現(xiàn)現(xiàn)有檔案查詢系統(tǒng)與原房管局管理系統(tǒng)和土地檔案查詢系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合，完成基本框架的搭建，將其納入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理軌道。
（二）推動“互聯(lián)網(wǎng)+”不動產(chǎn)登記建設(shè)。加快開發(fā)完善檔案查詢系統(tǒng)與“愛山東”政務(wù)APP的接入融合，提高業(yè)務(wù)互通能力和資源使用效率，實現(xiàn)網(wǎng)上進度查詢、網(wǎng)上證書核驗等便民服務(wù)功能。加大宣傳推廣“日照不動產(chǎn)”微信公眾號的應(yīng)用力度，在“網(wǎng)上大廳”智能客服功能模塊中增加辦證進度、證書查驗、權(quán)證下載、權(quán)證核驗等綜合查詢功能。
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