文/山東勞動職業(yè)技術學院 王進

在科學技術水平日益提高的今天，數(shù)字化技術、信息化技術日趨成熟和完善，在多個領域得到了應用，并取得了較為理想的應用效果。因此，為了推動基層單位人事檔案現(xiàn)代化建設和發(fā)展，需要借助先進的技術，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理。創(chuàng)新管理模式，增加管理技術含量，以完善的人事檔案信息化管理體系，促使管理工作高效開展，增強服務效能，為基層單位長遠發(fā)展注入生機。因此，在新時期，對數(shù)字時代基層單位人事檔案管理問題開展探討具有重要的現(xiàn)實意義。

一、基層單位人事檔案數(shù)字化建設的重要意義

隨著科技的進步，數(shù)字化人事檔案建設成為檔案管理發(fā)展的主要方向之一。同時，數(shù)字化等技術有較高的技術含量，其優(yōu)勢凸顯，為人事檔案建設提供了新機遇，對其發(fā)展產(chǎn)生了重要的推動作用。

開展基層單位人事檔案數(shù)字化建設有利于提高檔案信息的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在很大的弊端，如受紙質(zhì)材料影響，比較容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張損壞的問題，降低了檔案的存儲質(zhì)量。同時，在長時期的使用與查閱過程中，也會造成嚴重磨損。而實現(xiàn)信息化、數(shù)字化檔案管理，可有效避免此問題，確保檔案信息的安全。主要是因為將檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，避免了檔案資料受損的問題，通過數(shù)字加密、信息儲存的手段，能夠在整體上提升人事檔案信息安全性。另外，實現(xiàn)檔案信息化建設，還便于查詢。在檔案信息管理系統(tǒng)的運行下，通過輸入關鍵詞，可快速地對檔案信息進行查詢，提高了查詢效率。此外，借助相關信息化系統(tǒng)可實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化規(guī)范儲存，提高了檔案管理規(guī)范化，不管是對信息的查詢還是信息的使用都是有幫助的，對最終管理成效增強也具有重要意義。

二、數(shù)字時代基層單位人事檔案的現(xiàn)代化建設策略

（一）構建相關業(yè)務系統(tǒng)。在數(shù)字時代，借助先進的數(shù)字化技術進行基層人事檔案建設，需要融合其他現(xiàn)代化技術，進行先進業(yè)務系統(tǒng)的創(chuàng)建，為人事檔案管理工作開展提供便利。1.需要建立健全現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。主要是因為在新時期，工作調(diào)整依據(jù)眾多，相關數(shù)據(jù)分析與處理較為繁瑣。在此方面，建立先進的管理系統(tǒng)，可對信息進行集中管理。如結(jié)合待遇數(shù)據(jù)信息、任職文件數(shù)據(jù)信息等建立相關系統(tǒng)，可為日后管理工作創(chuàng)造有利條件。2.應該建立具備計劃性特點的系統(tǒng)。為了實現(xiàn)基層單位長遠發(fā)展，需要以強大的人事檔案管理系統(tǒng)作為支持，對相關數(shù)據(jù)信息進行有效收集和處理。同時，還需要注重完善文件系統(tǒng)，從根本上提升人事檔案管理效率和質(zhì)量。并且還可在此系統(tǒng)上設置管理權限，提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，同時在完善的管理系統(tǒng)運行中，有利于快速獲得各類資料和信息，可實現(xiàn)預期管理效果，推動基層人事檔案快速實現(xiàn)數(shù)字化建設，為其后續(xù)發(fā)展提供助力。

（二）樹立數(shù)字化管理理念。意識對人的行為具有指導作用。在數(shù)字時代，應該及時更新人事檔案管理理念，不斷深化人事檔案數(shù)字化管理意識，為日后的檔案數(shù)字化建設提供新思路。這就需要促使檔案管理人員思想轉(zhuǎn)變，從潛意識中強化其科技化、信息化意識，使其了解先進技術對人事檔案管理與建設的重要意義。與此同時，還需要促使檔案管理人員及時從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，使其能夠有意識地對管理模式進行優(yōu)化，對計算機等先進技術加以運用，進而降低工作強度，提高工作質(zhì)量。另外，還應該要求人事檔案管理人員將工作重心轉(zhuǎn)移到為知識經(jīng)濟服務，緊跟時代發(fā)展步伐，借助現(xiàn)代化科學技術建立周到的服務體系，讓員工能夠?qū)n案資料進行便捷的查詢，進而促進基層人事檔案管理真正實現(xiàn)信息化、數(shù)字化，與時代發(fā)展相適應，滿足社會發(fā)展需求。

（三）數(shù)字人事檔案信息管理標準一致?；鶎訂挝坏陌l(fā)展，需要多個部門協(xié)調(diào)工作，但由于部門不同，所以其管理模式也存在差異性。因此，在開展人事檔案數(shù)字化建設的過程中，需要從各部門的實際出發(fā)。要想推動人事檔案管理工作順利開展，實現(xiàn)良好的建設效果，需要確保檔案信息管理標準一致，以便減少異議出現(xiàn)，提高管理質(zhì)量。這就需要在表格繪制、檔案記載等方面制定統(tǒng)一的標準，確保其格式一致，為人事檔案管理工作開展創(chuàng)造便利條件，減少不必要的工作流程，進而提升管理效果，實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

（四）完善管理流程。在基層單位人事檔案現(xiàn)代化建設過程中，科學合理的管理流程有助于為其建設提供良好條件，促使相關管理工作有序進行，提高建設有效性。因此，在數(shù)字化時代，在樹立正確工作觀念的基礎上，還需要做到與時俱進，結(jié)合實際，對人事檔案管理流程進行完善。其一，應該明確具體的范圍，提升人事檔案管理的針對性、目的性。與此同時，還需要注重對各類數(shù)據(jù)信息進行調(diào)整，為人事檔案數(shù)字化建設奠定基礎，增強數(shù)據(jù)管理工作效果。其二，在人事檔案管理量與管理難度逐漸加大的今天，還需要建立多元化的工作體系，突破以往單一工作模式的弊端，并明確各方面的內(nèi)容，促使各環(huán)節(jié)工作良好銜接、協(xié)調(diào)發(fā)展，進而在整體上提高工作質(zhì)量。其三，在健全管理流程中，還需要對內(nèi)部控制體系進行優(yōu)化，使其能夠滿足數(shù)字化時代人事檔案管理的需求，實現(xiàn)動態(tài)化管理，及時掌握人事檔案數(shù)字化建設動態(tài)，并做好相關的維護工作。例如，在科技環(huán)境下，可借助先進技術進行歸檔方面的建設，確保各類數(shù)據(jù)信息的可靠性，減少不必要的問題出現(xiàn)。其四，為了對人事檔案進行有效的保護，還需設置相關人員的權限，如設置登錄密碼等，以免造成信息泄露等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

（五）強化人事檔案信息化管理。雖然現(xiàn)階段逐漸進入了數(shù)字化時代，基層單位也逐漸提高了對人事檔案數(shù)字化建設的重視。但從實際情況來看，其尚未實現(xiàn)完全信息化，限制了檔案管理質(zhì)量的提升。因此，為了促使基層單位實現(xiàn)良好發(fā)展，不被時代所淘汰，還應該進一步強化人事檔案信息化管理，在強大技術支持下，對檔案信息化檢索方式進行優(yōu)化與創(chuàng)新，促使其逐漸實現(xiàn)智能檢索，提升檔案管理有效性，并且在此基礎上，促使人事檔案信息傳遞實現(xiàn)網(wǎng)絡化，推動檔案管理網(wǎng)絡化、數(shù)字化建設進程。

此外，注重大力發(fā)展數(shù)字檔案。在以往基層人事檔案管理中，主要是以紙質(zhì)檔案管理方式為主，不僅工作量大，缺少環(huán)保性，而且不易保存，容易丟失和損壞，嚴重阻礙了基層人事檔案管理效果的增強。因此，在開展人事檔案信息化管理的過程中，應該積極進行數(shù)字檔案的建設，不僅可給檔案查詢帶來便利，而且便于保存，降低了相關人員的工作量。另外，針對數(shù)字檔案，還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案內(nèi)容的快速修改，在網(wǎng)絡的支持下，可進行快速傳遞，實現(xiàn)信息共享，大幅提高檔案利用率，并避免檔案損壞的現(xiàn)象發(fā)生，以免造成不必要的損失。

（六）提升管理人員綜合素質(zhì)。人是基層單位人事檔案建設與管理的主體，其綜合素質(zhì)與專業(yè)能力對管理質(zhì)量具有直接影響。在數(shù)字時代背景下，對人事檔案管理提出了新要求，要想實現(xiàn)預期管理效果，促使其實現(xiàn)現(xiàn)代化建設，應該注重提高管理人員綜合素質(zhì)。

首先，應該注重對人事檔案管理人員進行思政教育，幫助其樹立正確的職業(yè)道德觀，使其能夠明確人事檔案管理的重要意義，堅守職業(yè)道德，嚴格落實此項工作，以較強的責任心保質(zhì)保量完成本職工作，為人事檔案管理數(shù)字化建設奠定基礎。

其次，需要進行廣泛學習。為實現(xiàn)預期的基層單位人事檔案建設效果，應該具備多方面的知識。如，檔案編輯保護學，做好檔案保護工作；掌握檔案學、文學，不斷提升檔案管理水平。在掌握相關先進知識的基礎上，能夠更好地勝任基層單位人事檔案建設工作，促使其逐漸朝著規(guī)范化、先進化發(fā)展。

最后，應該學習并掌握現(xiàn)代化信息管理技術，加快基層人事檔案數(shù)字化建設步伐。這就需要積極更新人事檔案管理人員的管理理念，使其能夠認識到先進技術的優(yōu)勢，進而學習計算機技術、數(shù)字化技術等，促使以往人事檔案建設與管理方式的更新，借助現(xiàn)代化管理模式提升人事檔案建設效率與質(zhì)量，使計算機處理和檔案管理不斷完善，實現(xiàn)預期建設效果，進而推動基層單位朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，人事檔案管理是基層重要的工作內(nèi)容之一，與單位整體發(fā)展是息息相關的。因此，在人事檔案管理中，應該具有與時俱進的思想，積極樹立數(shù)字化管理理念，對傳統(tǒng)管理模式進行創(chuàng)新，實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化，促進事業(yè)單位進步。在實際管理中，還需要提高管理人員專業(yè)素質(zhì)，發(fā)揮人才作用，加大人事檔案信息化建設力度，促使其逐漸向信息化、標準化方向發(fā)展，為基層單位的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。