文/中化泉州石化有限公司 王春香

作為石化企業(yè)生產(chǎn)過程中至關(guān)重要的固定資產(chǎn)，不同設(shè)備在購置、安裝、應(yīng)用、檢修、改造以及報(bào)廢等環(huán)節(jié)會(huì)形成具有較高利用價(jià)值的隨機(jī)檔案資料，這些隨機(jī)檔案資料存儲(chǔ)形式具體包括文字、聲像以及圖樣等，通過對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案的有效利用，可以為企業(yè)相關(guān)發(fā)展決策的制定提供重要參考。但是縱觀現(xiàn)階段設(shè)備隨機(jī)檔案管理工作的開展，多種因素的影響使得當(dāng)前隨機(jī)檔案管理尚存諸多問題，不僅影響到設(shè)備隨機(jī)檔案作用及其價(jià)值的體現(xiàn)，甚至影響到石化企業(yè)生產(chǎn)作業(yè)的順利開展。也正因此，進(jìn)行設(shè)備隨機(jī)檔案管理的深入探析，對(duì)促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展有著至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)設(shè)備隨機(jī)檔案的形成

設(shè)備隨機(jī)檔案是相關(guān)機(jī)械設(shè)備在工程各個(gè)階段中形成的隨機(jī)性檔案資料，具體包括以下幾方面內(nèi)容：1.質(zhì)量證明文件。包括產(chǎn)品合格證工序檢驗(yàn)記錄、檢測(cè)數(shù)據(jù)、原材料質(zhì)量證明、檢驗(yàn)記錄、特種設(shè)備制造監(jiān)督檢驗(yàn)證書、經(jīng)營許可證、特種設(shè)備制造許可證、ISO質(zhì)量體系認(rèn)證等。2.隨機(jī)資料。使用說明書、設(shè)備易損清單、技術(shù)操作維護(hù)手冊(cè)、圖紙等。

二、設(shè)備隨機(jī)檔案管理存在問題分析

（一）設(shè)備隨機(jī)檔案未全面收集。部分石化企業(yè)針對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案的收集不全面、不完整的問題，只是在管理期間進(jìn)行零散資料文件的收集，未系統(tǒng)性、完整性收集設(shè)備隨機(jī)檔案。例如部分企業(yè)在收集設(shè)備隨機(jī)檔案期間，僅是對(duì)設(shè)備使用說明書、產(chǎn)品合格證、圖紙隨機(jī)材料的收集，而針對(duì)設(shè)備易損清單、工序檢驗(yàn)記錄、部件檢驗(yàn)記錄等隨機(jī)資料的收集缺乏重視，甚至部分企業(yè)在檔案管理工作開展期間并未設(shè)置設(shè)備隨機(jī)檔案這一門類，導(dǎo)致設(shè)備隨機(jī)檔案無法重復(fù)發(fā)揮出應(yīng)有的作用與價(jià)值。

（二）設(shè)備隨機(jī)檔案整編不合理。設(shè)備隨機(jī)檔案檔號(hào)編寫主要包括按照型號(hào)，或者是按照臺(tái)（套）進(jìn)行編寫。而分析現(xiàn)階段企業(yè)設(shè)備隨機(jī)檔案的具體管理，部分隨機(jī)資料未按照規(guī)定要求整編，在實(shí)際資料整理過程中，檔案管理部門未要求供應(yīng)商按照規(guī)定的規(guī)范進(jìn)行隨機(jī)資料整編，進(jìn)而出現(xiàn)隨機(jī)資料組冊(cè)不規(guī)范、其資料封面封皮未按照規(guī)定要求制作、資料內(nèi)容簽章不到位、頁碼編寫不規(guī)范、文件裝訂不合理等問題，使得隨機(jī)檔案的整理與收集雜亂、復(fù)雜。而在具體檔案管理過程中，因隨機(jī)資料整編不合理，使得檔案資料管理工作的開展受到嚴(yán)重影響。

（三）設(shè)備隨機(jī)檔案管理不合理。部分石化企業(yè)在設(shè)備隨機(jī)檔案管理期間，存在以下問題：1.部分隨機(jī)檔案存在人為修改的現(xiàn)象。2.隨機(jī)檔案管理期間未進(jìn)行有效的搜集與整理，導(dǎo)致部分隨機(jī)檔案缺乏完整性。3.部分隨機(jī)檔案未明確日期、沒有審核人簽字、未體現(xiàn)記錄人，使得檔案資料不具備管理與存儲(chǔ)價(jià)值。4.部分隨機(jī)檔案管理未按照封面、文件目錄、企業(yè)資質(zhì)、設(shè)備出廠檢驗(yàn)放行單、質(zhì)量證明文件等順序進(jìn)行歸檔，對(duì)后續(xù)檔案管理工作中，相關(guān)文件資料的查閱與利用產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

三、設(shè)備隨機(jī)檔案問題成因分析

（一）設(shè)備隨機(jī)檔案管理意識(shí)匱乏。部分石化企業(yè)在運(yùn)行發(fā)展過程中對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案管理缺乏應(yīng)有的重視度，認(rèn)為設(shè)備隨機(jī)檔案管理可有可無。其實(shí)不然，作為設(shè)備檔案中的重要組成，設(shè)備隨機(jī)檔案有著至關(guān)重要的作用，對(duì)后續(xù)設(shè)備維護(hù)、改造等工作的開展有著重要影響。與此同時(shí)，石化企業(yè)運(yùn)行、生產(chǎn)作業(yè)中涉及大量設(shè)備的應(yīng)用，例如生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、科研設(shè)備等，若石化企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案管理缺乏重視，那么設(shè)備隨機(jī)檔案管理無法發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值和作用，影響到石化企業(yè)對(duì)相關(guān)機(jī)械設(shè)備的利用效果。

（二）設(shè)備隨機(jī)檔案管理缺乏執(zhí)行力。大部分石化企業(yè)在設(shè)備檔案管理期間未結(jié)合具體情況進(jìn)行設(shè)備隨機(jī)檔案歸檔范圍的有效劃分，這就導(dǎo)致檔案管理部門針對(duì)隨機(jī)檔案的收集與歸檔，僅是其他部門單位提交什么資料，檔案部門就歸檔什么材料。由此體現(xiàn)出設(shè)備隨機(jī)檔案管理存在的隨意性，使得當(dāng)前大部分石化企業(yè)對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案的管理呈現(xiàn)出不全面、不細(xì)致的狀態(tài)。即使部分石化企業(yè)針對(duì)隨機(jī)檔案設(shè)置明確的歸檔范圍，但是在具體歸檔過程中其歸檔執(zhí)行力度相對(duì)較低，使得檔案管理工作開展受到諸多限制。

（三）缺乏對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案的認(rèn)知。部分石化企業(yè)在檔案管理工作開展期間，缺少對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案的正確認(rèn)知，不了解隨機(jī)檔案管理的重要性。以壓力容器設(shè)備為例，此設(shè)備為石化企業(yè)自制專用設(shè)備，會(huì)依據(jù)石化企業(yè)的具體生產(chǎn)需求與要求而進(jìn)行制造，具有“易燃、易爆”等特點(diǎn)，是石化企業(yè)核心設(shè)備之一。但是近年來壓力容器設(shè)備安全事故頻繁出現(xiàn)，嚴(yán)重影響到石化企業(yè)發(fā)展以及人員生命安全。但是在設(shè)備隨機(jī)檔案形成期間，管理人員僅會(huì)進(jìn)行檔案資料的收集、管理以及歸檔，而針對(duì)壓力容器設(shè)備隨機(jī)檔案的形成缺乏認(rèn)知，導(dǎo)致設(shè)備維修、改造期間無法提供有效、準(zhǔn)確的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。

四、設(shè)備隨機(jī)檔案管理對(duì)策

（一）參與設(shè)備開箱驗(yàn)收。分析以往設(shè)備隨機(jī)檔案管理，受到人員意識(shí)匱乏等因素的影響，導(dǎo)致石化企業(yè)在開展設(shè)備開箱驗(yàn)收工作時(shí)，從未讓檔案管理部門參與其中，使得設(shè)備隨機(jī)檔案資料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象，無法在管理期間將全部設(shè)備隨機(jī)檔案收集完全。影響到后續(xù)設(shè)備維護(hù)改造工作的有效開展，無法充分發(fā)揮出檔案管理的作用與價(jià)值。鑒于此，石化企業(yè)需依據(jù)設(shè)備隨機(jī)檔案管理現(xiàn)狀，構(gòu)建并落實(shí)完善的歸檔制度，要求相關(guān)工作人員在開展設(shè)備外購時(shí)，必須按照規(guī)定要求檔案管理部門參與其中。與此同時(shí)，物資部門需在驗(yàn)收階段將設(shè)備隨機(jī)檔案清單提供給檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)各個(gè)階段設(shè)備隨機(jī)資料都能被檔案管理部門全面收集，避免出現(xiàn)設(shè)備隨機(jī)檔案資料大量丟失現(xiàn)象。以茂名石化企業(yè)為例，2006年乙烯擴(kuò)建項(xiàng)目開展期間，該企業(yè)檔案部門為提升設(shè)備部門檔案查閱的便利性與有效性，通過主動(dòng)服務(wù)的形式到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行設(shè)備開箱資料的收集，在縮減隨機(jī)檔案收集時(shí)間的同時(shí)，為設(shè)備盡快投入使用作出巨大貢獻(xiàn)。

（二）參與項(xiàng)目驗(yàn)收。在各項(xiàng)目驗(yàn)收階段，需要將涉及設(shè)備安裝的項(xiàng)目清單提交至檔案管理部門。并且在設(shè)備驗(yàn)收的全過程中，檔案部門需要派遣管理人員與安裝、使用部門一同開箱驗(yàn)收，對(duì)新設(shè)備的供貨日期、清單全面掌握。等到設(shè)備安裝完畢，石化企業(yè)應(yīng)要求設(shè)備安裝單位將設(shè)備隨機(jī)檔案全面收集與整理，將全部設(shè)備隨機(jī)檔案裝訂完畢后交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。與此同時(shí)，石化企業(yè)檔案管理部門需要依據(jù)物資處所提供的檔案資料，以及設(shè)備安裝單位所提供的檔案資料進(jìn)行匯總、歸檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案的全面收集。通過上述工作的開展，轉(zhuǎn)變以往設(shè)備隨機(jī)檔案收集不全面的現(xiàn)狀，避免出現(xiàn)設(shè)備安裝單位提交多少設(shè)備隨機(jī)檔案，檔案管理部門就收集多少檔案資料的問題，提升設(shè)備隨機(jī)檔案收集的全面性與合理性，從根本上消除設(shè)備隨機(jī)檔案分散、流失問題，為后續(xù)設(shè)備維護(hù)、改造等工作的開展提供全面檔案資料。

（三）進(jìn)行設(shè)備隨機(jī)檔案管理認(rèn)知的強(qiáng)化。設(shè)備檔案是指石化企業(yè)運(yùn)行發(fā)展期間重要固定資產(chǎn)（如設(shè)備、儀表、儀器等）在購置階段、安裝調(diào)試階段、設(shè)備運(yùn)行階段、維護(hù)維修階段形成的高價(jià)值資料信息，其檔案載體包括文字、聲像、圖標(biāo)等形式。而設(shè)備隨機(jī)檔案作為其中重要組成部分，是后續(xù)設(shè)備管理、維護(hù)工作開展的重要憑證與依據(jù)。所以，必須加大對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案管理的重視度，石化企業(yè)需引導(dǎo)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員正視檔案管理工作的重要性與必要性，將設(shè)備隨機(jī)檔案管理納入檔案部門系統(tǒng)管理工作中。與此同時(shí)，將設(shè)備隨機(jī)檔案管理與設(shè)備計(jì)劃管理、設(shè)備維護(hù)管理、設(shè)備采購供應(yīng)管理等工作緊密銜接，引導(dǎo)石化企業(yè)其他部門認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案形成、收集、歸檔等工作的完善，進(jìn)一步提升設(shè)備隨機(jī)檔案管理效果。

（四）進(jìn)行歸檔范圍與職責(zé)的強(qiáng)化。要想進(jìn)一步提升設(shè)備隨機(jī)檔案管理水平，必須在隨機(jī)檔案管理過程中秉持“應(yīng)歸盡歸”的原則，依據(jù)對(duì)實(shí)際情況的分析，進(jìn)行設(shè)備隨機(jī)檔案歸檔范圍與職責(zé)的明確與具體劃分，針對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案歸檔范圍的明確，具體包括：設(shè)備裝箱清單、資料清單、產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品質(zhì)量說明書、制造廠樣本、產(chǎn)品規(guī)格書、產(chǎn)品使用說明書等。與此同時(shí)，對(duì)各個(gè)部門設(shè)備隨機(jī)檔案歸檔職責(zé)進(jìn)行明確，要求各個(gè)部門必須按照規(guī)定要求提供完善且合理的設(shè)備隨機(jī)檔案，確保設(shè)備隨機(jī)檔案管理的順利開展。針對(duì)職責(zé)的具體劃分，包括：結(jié)構(gòu)處，主要負(fù)責(zé)對(duì)使用說明書、安裝圖、運(yùn)行手冊(cè)、裝配圖、各系統(tǒng)操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)進(jìn)行編制和設(shè)計(jì)；采購管理處，主要負(fù)責(zé)對(duì)資料到場(chǎng)情況進(jìn)行有效跟蹤，并與供應(yīng)商對(duì)需要提交的材料資料進(jìn)行合同約定。采購處需要求供應(yīng)商按照規(guī)定進(jìn)行資料包裝，避免在運(yùn)輸期間出現(xiàn)材料丟失現(xiàn)象。與此同時(shí)，需要按照規(guī)定在提交相關(guān)資料時(shí)進(jìn)行附屬資料的提供；生產(chǎn)管理部門，主要負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)隨機(jī)資料內(nèi)容與外協(xié)加工單位進(jìn)行合同約定。要求在資料提供時(shí)務(wù)必做好保障工作，避免資料內(nèi)容丟失；質(zhì)量管理部門，主要負(fù)責(zé)對(duì)外協(xié)作加工資料、自制件資料的具體到場(chǎng)情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督；工程管理處，對(duì)隨機(jī)資料的整理、收集以及移交指派專人負(fù)責(zé)。與此同時(shí)，檔案管理人員需要在項(xiàng)目經(jīng)理到場(chǎng)后第一時(shí)間進(jìn)行提交資料的確定，然后將具體資料內(nèi)容情況反饋至采購管理處、結(jié)構(gòu)一處、生產(chǎn)管理處、結(jié)構(gòu)二處、智聯(lián)管理部門以及項(xiàng)目管理部等。此外，可依據(jù)設(shè)備全壽命周期，構(gòu)建完善的“一臺(tái)一檔”管理制度，要求企業(yè)各個(gè)部門緊密配合檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案的動(dòng)態(tài)管理。以茂名石化企業(yè)為例，2013年，該企業(yè)全面落實(shí)“一臺(tái)一檔”細(xì)則，要求設(shè)備以安裝順序、位號(hào)開始動(dòng)態(tài)化管理，并取得顯著管理效果。

（五）進(jìn)行檔案“管用”矛盾的解決?，F(xiàn)階段設(shè)備隨機(jī)檔案存在歸檔不全面問題的主要因素包括檔案“管用”問題，若在具體隨機(jī)檔案管理過程中進(jìn)行“用”的強(qiáng)調(diào)，而對(duì)“管”的工作開展缺乏重視，極易導(dǎo)致隨機(jī)檔案管理期間出現(xiàn)檔案資料不全面的現(xiàn)象。若在具體檔案管理期間強(qiáng)調(diào)“管”而不重視對(duì)隨機(jī)檔案資料的“用”，則會(huì)導(dǎo)致設(shè)備隨機(jī)檔案管理出現(xiàn)本末倒置的現(xiàn)象。隨機(jī)檔案管理工作開展主要目的在于對(duì)隨機(jī)檔案資料利用價(jià)值的發(fā)揮，切不可為達(dá)到“管”的目的而開展管理工作。鑒于此，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)“管用”矛盾問題的有效解決，石化企業(yè)可以在具體管理期間秉持統(tǒng)籌兼顧的原則來深入分析研究所存在的問題。例如在具體管理期間，針對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案的利用，需首先進(jìn)行隨機(jī)檔案資料的等級(jí)編號(hào)，然后再進(jìn)行借閱利用的辦理。此外，需要在管理期間對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案資料備份，一份存留于檔案管理部門，另一份則為其他部門所利用。通過對(duì)上述方法的有效利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案隨機(jī)管理水平的大幅度提升。

（六）進(jìn)行設(shè)備隨機(jī)檔案整編規(guī)范。要想進(jìn)一步提升設(shè)備隨機(jī)檔案管理水平，規(guī)范檔案整編標(biāo)準(zhǔn)與要求是基礎(chǔ)前提，確保其隨機(jī)資料按照規(guī)定要求歸檔管理?；诖耍槍?duì)隨機(jī)檔案整編的具體規(guī)范，包括：1.封面、封皮要求。按照規(guī)定要求進(jìn)行資料封皮、封面的制作，其字體、命名等必須符合要求，例如“XXXX100萬噸/年乙烯及煉油改擴(kuò)建項(xiàng)目XXXXXX裝置XXXX隨機(jī)文件”；規(guī)定封皮、封面中“正本”“副本”等字樣在右上角處體現(xiàn)，并利用紅色印泥標(biāo)記；規(guī)定封面第一頁內(nèi)容需要與牛皮紙封皮內(nèi)容一致；禁止利用活頁夾、鐵釘、膠等方式進(jìn)行資料裝訂，需利用白棉線以三孔形式裝訂。2.簽章要求。強(qiáng)調(diào)正文內(nèi)容不可缺少蓋章，封皮、目錄位置無須蓋章；必須確保蓋章清晰明確；必須確保壓力容器、特種設(shè)備、機(jī)電類特種設(shè)備竣工圖蓋章完整且清晰；相關(guān)檢測(cè)、試驗(yàn)報(bào)告相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字處不得空缺，需利用不易褪色的材料書寫。3.頁碼編寫。頁碼編寫格式參照“1、2、3、4、5”格式，在頁面右下方放置頁碼，封面無須設(shè)置頁碼，每一卷頁碼必須從頁碼“1”開始。4.文件裝訂。文件裝訂需整卷裝訂，裝訂側(cè)打三孔，按照規(guī)定要求控制打孔距離與位置；可利用無酸膠水將小于A4篇幅的資料粘在左上角處；控制裝訂厚度低于40mm；裝訂線頭需在文件資料背面，且控制文件裝訂的規(guī)范性、合理性。

（七）強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)能力。檔案管理人員自身素質(zhì)水平、業(yè)務(wù)能力直接影響到設(shè)備隨機(jī)檔案的管理效果，決定了石化企業(yè)隨機(jī)檔案管理水平。再加上設(shè)備隨機(jī)檔案管理有著較高的專業(yè)性要求，所以石化企業(yè)必須保證檔案管理人員具備較強(qiáng)的素質(zhì)能力，通過對(duì)人員能力、職業(yè)素養(yǎng)的不斷提升，實(shí)現(xiàn)管理人員對(duì)隨機(jī)檔案管理工作的勝任。鑒于此，在具體管理期間，石化企業(yè)需制定長(zhǎng)久有效的培育機(jī)制，要求檔案管理人員定期參與培訓(xùn)活動(dòng)，結(jié)合培訓(xùn)考核的開展，確保管理人員只有具備達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)才能回到工作崗位，若人員在培訓(xùn)期間未通過考核，必須結(jié)合具體情況繼續(xù)對(duì)相關(guān)管理知識(shí)、技能進(jìn)行學(xué)習(xí)。與此同時(shí)，對(duì)培訓(xùn)期間表現(xiàn)優(yōu)異的人員，提供外出深造、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，進(jìn)而幫助管理人員不斷革新自身管理思維與方法。此外，構(gòu)建完善激勵(lì)制度，分別對(duì)工作期間表現(xiàn)優(yōu)異和表現(xiàn)不良者分別予以獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，進(jìn)而調(diào)動(dòng)人員積極性，進(jìn)一步提升隨機(jī)檔案的管理水平。

五、結(jié)語

綜上所述，作為石化企業(yè)設(shè)備檔案中的核心組成，設(shè)備隨機(jī)檔案資料管理關(guān)乎石化企業(yè)設(shè)備管理的整體效果，影響到石化企業(yè)設(shè)備的具體應(yīng)用與管理。鑒于此，石化企業(yè)要想提升設(shè)備隨機(jī)檔案管理水平，必須深入探析當(dāng)前管理工作中尚存問題及其問題成因，以科學(xué)解決對(duì)策為指導(dǎo)，提升設(shè)備隨機(jī)檔案管理水平，最大化發(fā)揮出設(shè)備隨機(jī)檔案材料的作用與價(jià)值，為石化企業(yè)設(shè)備的管理與維護(hù)提供重要憑證與依據(jù)。