文/棗莊市中醫(yī)醫(yī)院 孔子君

作為我國政治體系中不可或缺的事業(yè)單位，其主要承擔(dān)著為人們生活以及社會發(fā)展提供各項服務(wù)的職能，包含了人們生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)的各個方面，在維持良好的社會秩序方面發(fā)揮著重要作用。事業(yè)單位檔案涉及文書、人事、科研、圖情等多項內(nèi)容，是事業(yè)單位管理的重要組成部分。當(dāng)前，我們已經(jīng)迎來了大數(shù)據(jù)時代，給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。新形勢下，需要對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。

一、大數(shù)據(jù)時代及檔案管理的概述

（一）大數(shù)據(jù)含義。大數(shù)據(jù)是一種海量的數(shù)據(jù)資料，指數(shù)據(jù)規(guī)模大到人類難以通過自身力量甚至借助傳統(tǒng)的軟件工具都無法處理的地步，從海量的數(shù)據(jù)信息中快速高效地提取有利用價值的數(shù)據(jù)資源的方式就是大數(shù)據(jù)技術(shù)。大數(shù)據(jù)通過與云計算相連，能在規(guī)定的時間內(nèi)收集、整理、處理并利用海量的數(shù)據(jù)資料，有助于事業(yè)單位各項工作順利高效開展。大數(shù)據(jù)無法進(jìn)行單機(jī)作業(yè)，必須借助互聯(lián)網(wǎng)的分布式計算架構(gòu)，以云計算為依托，在巨量的數(shù)據(jù)資料中挖掘有用的信息。大數(shù)據(jù)具有量大、高速、多樣、有效、精準(zhǔn)等特點(diǎn)，有利于事業(yè)單位各項工作順利實(shí)施和推進(jìn)。

（二）檔案管理的概述。檔案主要指的是人們在從事各項工作、學(xué)習(xí)、活動等過程中所直接形成的以各種形式儲存且具有保存價值的原始記錄。檔案管理簡單來講，就是科學(xué)地存儲與管理檔案，指的是檔案館或者檔案室針對檔案實(shí)體與檔案信息開展管理以及提供相關(guān)服務(wù)的總稱。近年來，伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及事業(yè)單位管理制度改革的日益深入，檔案管理的要求越來越高，要求其積極應(yīng)用新技術(shù)和新手段，提升檔案管理的力度和深度，將檔案的作用充分發(fā)揮出來。

二、大數(shù)據(jù)時代創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的意義

（一）是保證檔案真實(shí)性的重要手段。事業(yè)單位在應(yīng)用傳統(tǒng)的手段對檔案進(jìn)行管理時，很難確保檔案沒有造假的行為，從而影響了檔案信息的真實(shí)性。而在檔案管理中積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的在線管理，從而避免了以往紙質(zhì)檔案被涂改或造假的現(xiàn)象。另外，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有利于保證檔案信息的完整性，避免了檔案在傳遞過程中被丟失或者被損壞等情況。由此可見，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理是保證檔案信息真實(shí)性的重要手段。

（二）是豐富檔案信息的重要工具。大數(shù)據(jù)的應(yīng)運(yùn)而生，拓展了事業(yè)單位檔案信息的來源與儲備。事業(yè)單位的檔案除了涉及文書、人事、科研、圖情等多項內(nèi)容外，還可以在大數(shù)據(jù)技術(shù)的輔助下將事業(yè)單位開展報告、專項研究進(jìn)展等重要信息作為檔案的內(nèi)容。同時，注重收集職工關(guān)于科研教學(xué)和專業(yè)技術(shù)等信息，從而達(dá)到豐富檔案信息的目的。

（三）是充分發(fā)揮檔案價值的重要途徑。對事業(yè)單位而言，發(fā)展過程中必然會形成大量的檔案資料，在對這些檔案進(jìn)行管理時，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以幫助單位更好地挖掘和利用檔案的信息與資料，從而把檔案的應(yīng)用價值充分發(fā)揮出來。以人事檔案為例，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，能夠進(jìn)一步協(xié)調(diào)與優(yōu)化檔案資料，方便事業(yè)單位的管理層更加方便地查閱職工的優(yōu)勢與簡歷，從而將職工安排到更加適合的崗位上，達(dá)到人盡其才的目的，進(jìn)一步提升事業(yè)單位的人力資源管理效率，更好地為社會提供公共服務(wù)。

三、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理問題分析

（一）檔案資源開發(fā)力度不夠。為了積極順應(yīng)時代的發(fā)展步伐，事業(yè)單位針對檔案建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料庫，但是從庫內(nèi)的資源來看，還不夠全面，并且管理資料的水平有待提高，特別是在檔案資源開發(fā)力度方面還有待加強(qiáng)，從而影響了檔案價值的發(fā)揮。對事業(yè)單位而言，檔案管理水平的高低直接關(guān)系著單位的管理與發(fā)展，若不能實(shí)現(xiàn)檔案的充分開發(fā)和利用，會導(dǎo)致不能將檔案的作用充分發(fā)揮出來，降低了檔案管理的水平。因此，要想讓檔案資源充分地滿足社會資源共享這一需求，需要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源與信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的深入挖掘與開發(fā)。

（二）檔案信息存在安全隱患。在大數(shù)據(jù)時代，各種信息技術(shù)不斷發(fā)展，并逐漸被應(yīng)用到生產(chǎn)與生活的各個方面。信息技術(shù)在帶給人們諸多便利的同時，也引發(fā)了一系列問題，其中最令人關(guān)注的問題便是信息安全問題。從當(dāng)前我國事業(yè)單位信息化管理現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，在檔案管理這一環(huán)節(jié)上，事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員整體信息安全意識有待提高，這勢必會影響檔案信息的安全性，稍有不慎便容易被不法分子鉆空子，導(dǎo)致檔案信息被竊取或者數(shù)據(jù)被泄露等等。另外，還有一些不法分子通過木馬或者病毒攻擊檔案系統(tǒng)，致使事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)發(fā)生癱瘓，造成嚴(yán)重后果。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升。伴隨著信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，勢必對相關(guān)管理人員的能力和專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員只需確保檔案歸檔及時、整理有序以及檔案保密等等。但是在大數(shù)據(jù)時代，各種信息技術(shù)對檔案管理人員的信息技術(shù)水平提出了更高的要求，要求他們不但具備簡單的計算機(jī)操作水平，還能及時更新和維護(hù)信息數(shù)據(jù)，并及時服務(wù)且監(jiān)管數(shù)據(jù)信息的調(diào)閱請求，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全隱患時，要立即采取有效的處理措施。但是當(dāng)前從事檔案管理的隊伍老齡化嚴(yán)重，嚴(yán)重缺乏信息技術(shù)的專業(yè)人才，從而影響了檔案管理的水平。

四、大數(shù)據(jù)時代創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的策略

（一）進(jìn)一步加大檔案信息資源的開發(fā)與利用力度。在檔案管理中應(yīng)用電子信息技術(shù)有諸多優(yōu)勢，不但可以增加檔案資源挖掘的深度和廣度，還能進(jìn)一步提升檔案資源的利用效率。因此，事業(yè)單位在檔案管理過程中，要根據(jù)檔案目錄積極構(gòu)建檔案管理體系，及時整合分散的檔案信息，在信息技術(shù)的輔助下積極開發(fā)和利用檔案資源。在對檔案信息進(jìn)行整合的過程中，應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)的管理體系，分級對檔案資源信息進(jìn)行管理，從而將檔案的作用充分發(fā)揮出來，更好地為事業(yè)單位服務(wù)。

（二）確保檔案信息的安全性。在大數(shù)據(jù)時代，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)成為人們生產(chǎn)和生活中不容或缺的一部分，而檔案信息也常常被存檔在網(wǎng)絡(luò)平臺或者計算機(jī)中。不容置疑，這種存儲模式極大地提升了檔案管理的效率，但是與此同時，也面臨著信息安全的隱患。這主要是因為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有開放性這一特征，一個人只要擁有精湛的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，便可能入侵檔案信息庫，破壞或者竊取檔案信息，威脅檔案信息的安全。特別是檔案庫被黑客入侵時，他們可以利用檔案信息開展非法交易，嚴(yán)重時可能對人民群眾的人身與財產(chǎn)安全造成威脅。所以，在存儲與備份檔案時，必須重視檔案信息的安全性。作為從事檔案管理工作的人員，除了要高度重視檔案信息的安全外，還應(yīng)該借助信息技術(shù)來保證檔案信息的安全，例如：可以安裝防護(hù)軟件、安全密匙等來提升檔案信息的安全等級。

（三）提升檔案管理人員的綜合能力。就當(dāng)前事業(yè)單位從事檔案管理的隊伍現(xiàn)狀來看，老齡化嚴(yán)重，一些工齡較長的人員缺乏計算機(jī)基礎(chǔ)知識和技能，故步自封，依然沿用傳統(tǒng)的管理模式，從而導(dǎo)致檔案管理的效率不能得以提升。針對這一問題，作為事業(yè)單位要充分結(jié)合檔案管理部門及人員的現(xiàn)狀，采取有效措施不斷提升檔案管理人員計算機(jī)基礎(chǔ)知識和操作技能。具體而言，可以采取以下措施：第一，事業(yè)單位要定期組織從事檔案管理工作的人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)專業(yè)知識，明白大數(shù)據(jù)的概念、特征以及作用等等，并邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家到單位中授課，幫助檔案管理人員正確認(rèn)識大數(shù)據(jù)，逐步樹立大數(shù)據(jù)意識。第二，事業(yè)單位應(yīng)該從高校中聘請相關(guān)專業(yè)的人才投身到檔案管理工作中，通過提高薪資待遇等留住優(yōu)秀的人才，不斷壯大檔案管理隊伍，提升檔案管理部門的綜合能力，保證熟練應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，提升檔案管理的水平。第三，作為檔案管理人員自身，要樹立活到老、學(xué)到老的意識，要積極主動學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)等，不斷為自己充電，緊跟時代發(fā)展步伐，積極探尋大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新模式和新手段，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

五、結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)的誕生以及飛速發(fā)展催生了大數(shù)據(jù)時代，當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用在生產(chǎn)、生活中，給人們帶來了諸多便利。檔案管理作為事業(yè)單位日常管理的重要組成部分，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需求。大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，為此事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理的現(xiàn)狀，積極探尋創(chuàng)新檔案管理的途徑，從而將檔案信息資源的價值充分發(fā)揮出來，推動事業(yè)發(fā)展。