文/湖南省漣源市道路運輸管理局 胡衛(wèi)華

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟市場的不斷發(fā)展，在給予各個單位巨大經(jīng)濟發(fā)展空間的同時，也對各個單位內(nèi)部辦公室工作中原有的管理制度與模式帶來一定的難題與挑戰(zhàn)。為了更好地應(yīng)對市場經(jīng)濟需求和標(biāo)準(zhǔn)，各單位辦公室開始采用精細化管理方式，系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)部運行，優(yōu)化業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)組成，提升整體的工作效率與質(zhì)量，促進進一步發(fā)展。

一、辦公室工作中精細化管理特征

（一）數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性高。辦公室工作是各個單位內(nèi)部運作的關(guān)鍵核心，各個單位高層管理團隊作出的每一項決定、措施，都是基于各個單位員工在辦公室工作中所整理、分析和總結(jié)內(nèi)容之上，辦公室工作的數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性直接決定著各個單位項目投資、經(jīng)濟目標(biāo)的準(zhǔn)確性，影響各個單位基礎(chǔ)運行資金分配使用額的準(zhǔn)確性。而精細化管理正是這樣一種系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理內(nèi)容，嚴格要求各個單位員工的每一項操作和數(shù)據(jù)處理，確保細節(jié)性內(nèi)容處理、整理與保存，以避免后期投資項目發(fā)生突發(fā)事件，及時找到關(guān)鍵性、細節(jié)性工作內(nèi)容，減少各個單位內(nèi)部的經(jīng)濟損失。

（二）注重管理創(chuàng)新優(yōu)化。精細化制度本身在辦公室工作中應(yīng)用的目的，是為了滿足多樣化市場經(jīng)濟變化對于各個單位內(nèi)部工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)，其并非一成不變的管理制度內(nèi)容，會以各個單位實際工作需求和市場經(jīng)濟變化為出發(fā)點，實時跟進制度的應(yīng)用情況，而不斷對細節(jié)內(nèi)容進行優(yōu)化和改善，并在不斷嘗試和優(yōu)化過程中，尋找到最適合各個單位發(fā)展的管理方式，使得各個單位運行效率與質(zhì)量隨著經(jīng)濟市場的需求變化而提升，增強各個單位內(nèi)部的創(chuàng)新力量，保障各個單位在經(jīng)濟市場中始終占有一定的市場份額。

（三）堅持以人為本的底線。對于各個單位來說，員工是各個單位發(fā)展的基礎(chǔ)力量，因此在進行辦公室精細化管理的過程中，要堅持以各個單位員工為基本依托，而不是盲目跟從現(xiàn)代市場經(jīng)濟發(fā)展和各個單位管理制度內(nèi)容，直接照抄照搬進行精細化制度實施，造成各個單位員工出現(xiàn)反抗與抵觸意識，從各個單位員工需求和能力出發(fā)，優(yōu)化獎懲制度與福利待遇，嚴格工作流程內(nèi)容，激勵各個單位員工的積極性以及激發(fā)其自身的潛在能力，強化員工之間的交流合作，從而最大程度發(fā)揮出辦公室工作中精細化管理的功能。

（四）堅持可持續(xù)發(fā)展?？沙掷m(xù)發(fā)展是新經(jīng)濟市場背景下，一項特別的、先進的單位管理理念，其打破了各單位原有的發(fā)展方案與模式，使得各個單位管理團隊不得不開始考慮如何將可持續(xù)發(fā)展理念應(yīng)用到各個單位發(fā)展中，利用精細化管理制度的內(nèi)容，通過將兩種機制和模式有機結(jié)合起來，逐步落實到各個單位工作內(nèi)容與環(huán)境中，使得各個單位員工一邊工作一邊接受可持續(xù)發(fā)展理念的普及，進而對于可持續(xù)發(fā)展理念具有一定的了解和重視，待相關(guān)制度內(nèi)容真正落實，單位員工早已習(xí)慣該種模式內(nèi)容，能夠更好地提升各個單位工作效率水平。

二、辦公室工作中的精細化管理原則

（一）數(shù)據(jù)化原則。數(shù)據(jù)化原則是精細化管理原則的基礎(chǔ)內(nèi)容，能夠直接顯現(xiàn)單位內(nèi)部運行的工作能力與邏輯，不僅能夠?qū)⑺泄ぷ鲀?nèi)容信息簡單、明了地展現(xiàn)出來，還能夠科學(xué)合理規(guī)劃各個單位內(nèi)部有限資源，最大程度避免員工工作中帶入私人情感問題，讓員工明確自身能力和水平，從而以更加理性和長遠的眼光規(guī)劃各個單位未來發(fā)展方向，綜合提升管理團隊的專業(yè)能力水平。且隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷引用，工作內(nèi)容數(shù)據(jù)化對于辦公室工作來說也是必經(jīng)過程，數(shù)據(jù)化原則能夠加速其在辦公室工作中的融合應(yīng)用，促進各個單位工作技能進一步提升。

（二）操作與控制性原則。操作性是指在制度實施過程中，需要對制度內(nèi)容進行優(yōu)化和提升，因為不是所有制度內(nèi)容都具有合理性，管理團隊要定期對于精細化實施情況進行調(diào)查和總結(jié)，及時對制度內(nèi)容中存在的問題和不足進行改善，不斷提升精細化內(nèi)容和管理范圍，提升各個單位辦公室工作效率和質(zhì)量；而控制性原則是指通過細節(jié)化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作掌控，來加強對于辦公室工作的管控力度，特別是一些容易出現(xiàn)操作不當(dāng)和流程錯誤的細節(jié)內(nèi)容，從根源上減少相關(guān)問題的再次發(fā)生，有效避免了單位內(nèi)部不必要的經(jīng)濟損失。

（三）精益求精原則。在實際的單位辦公室運行過程中，因為工作眾多、流程繁瑣，容易出現(xiàn)細節(jié)性問題，輕則造成辦公室工作出現(xiàn)混亂，重則造成各個單位損失大量資金。應(yīng)對這一問題，在精細化管理制度中一定要遵循精益求精的原則，明確規(guī)劃未來發(fā)展方向與目標(biāo)，擺正自我工作態(tài)度和行為，積極應(yīng)對工作中存在的問題與挑戰(zhàn)，嚴格要求自我工作技能操作規(guī)范化，確保每一項工作內(nèi)容都能夠準(zhǔn)確且詳細，利用有限資源帶來最大的經(jīng)濟效益。

三、加強辦公室工作中精細化管理的措施

在辦公室管理工作中，只有強化精細化管理，才能夠提高管理的質(zhì)量和水平，滿足管理的需求，提高管理的效率，進而實現(xiàn)辦公室管理工作的有效運行和順利完成。下面將針對加強辦公室工作中的精細化管理措施進行分析和探討。

（一）提升管理團隊的專業(yè)能力。加強辦公室工作精細化管理的首要措施，就是提升管理團隊的專業(yè)能力水平。因為管理團隊是實現(xiàn)精細化管理的重要運行力量，只有將管理團隊行為操作精細化才能夠保障所得到的信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的精準(zhǔn)化。那么各個單位需要重新對于管理團隊人員進行規(guī)劃布置，組建高專業(yè)水平團隊以及相應(yīng)輔助團隊，在滿足人才數(shù)量供應(yīng)需求的同時，也能夠通過這種輔助工作的方式，讓輔助團隊進行學(xué)習(xí)和成長，不斷對團隊內(nèi)部專業(yè)能力與操作標(biāo)準(zhǔn)進行提升，同時各個單位要為這些管理團隊定期提供專業(yè)技能培訓(xùn)與考核，為績效優(yōu)異者提供外出深造學(xué)習(xí)的機會，接觸更多先進的單位管理模式和辦公室操作模式，從而對見識范圍進行擴展、專業(yè)能力進行提升以及對管理理念進行創(chuàng)新，為管理團隊帶來更多的創(chuàng)新性管理建議與制度內(nèi)容，提升管理團隊的專業(yè)能力水平，保障各個單位工作的高效、順利進行。

（二）完善相關(guān)管理制度內(nèi)容。正所謂，沒有規(guī)矩不成方圓，想要確保精細化制度能夠落實在實際的管理中，需要完善的管理制度內(nèi)容，結(jié)合各個單位實際發(fā)展情況，在國家管理制度法規(guī)的基礎(chǔ)上，制定一套完整的精細化管理制度，細化辦公室流程環(huán)節(jié)中各項細節(jié)內(nèi)容，清晰規(guī)劃不同部門的責(zé)任與任務(wù)，依照責(zé)任制度選擇相應(yīng)的部門管理人員統(tǒng)一進行工作布置，實現(xiàn)對辦公室工作內(nèi)容的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和流程化，使得員工在明確自身工作任務(wù)的同時，還能夠增強自我工作責(zé)任意識，積極主動地配合制度措施落實、遵守管理制度內(nèi)容，阻斷不良分子妄圖利用制度細節(jié)漏洞破壞各個單位利益行為的發(fā)生，同時還要完善相關(guān)的獎懲制度內(nèi)容，從員工實際需求出發(fā)，完善制度內(nèi)容以滿足各個單位員工在經(jīng)濟和精神上的需求，員工會以積極工作態(tài)度對待工作中所面臨的困難和挑戰(zhàn)，從而營造出高效有序的辦公室工作氛圍，有效提升各個單位的經(jīng)濟效益。

（三）塑造單位管理文化。相較于國外機構(gòu)文化發(fā)展歷程，我國單位文化發(fā)展起步較晚，整體發(fā)展時間過短，造成很多單位內(nèi)部對于精細化管理產(chǎn)生錯誤認知，進而造成辦公室精細化管理始終無法到位。應(yīng)從各個單位高層管理團隊開始，改變原有的思想意識，明確辦公室精細化管理的重要性，以可持續(xù)發(fā)展和長遠發(fā)展的眼光，科學(xué)合理規(guī)劃各個單位未來發(fā)展方向，重視單位各類文化建設(shè)，給予員工正向的思想引導(dǎo)，帶動單位整體工作積極性，從而推動各個單位高效運行。同時還要對于管理團隊樹立針對性的職業(yè)道德，通過單位文化樹立與發(fā)展目標(biāo)確立，使得管理團隊明確精細化工作的重要性和必要性，也明確自身工作作風(fēng)對精細化管理的影響，嚴格依據(jù)工作流程要求，以認真嚴謹?shù)膽B(tài)度對待每一項工作內(nèi)容與環(huán)節(jié)，特別是容易出現(xiàn)問題的工作細節(jié)，避免亡羊補牢，花費大量精力來彌補前期工作問題，提升管理團隊整體的工作效率與質(zhì)量，促進各個單位綜合管理能力提升。

（四）控制資源消耗量。除了以上三項加強辦公室工作精細化管理的措施以外，還要控制資源消耗量，這是近年來經(jīng)濟市場中對于各個單位管理發(fā)展的一個新要求。在競爭激烈的各個單位經(jīng)濟市場中，單位基礎(chǔ)能力水平是一項考慮標(biāo)準(zhǔn)，各個單位基礎(chǔ)運行成本也是一項考慮標(biāo)準(zhǔn)，面對這一因素，各個單位要正視降耗節(jié)支舉措對于單位運行成本控制的重要性，通過各單位內(nèi)部的各種宣傳途徑，向員工宣傳降耗節(jié)支的內(nèi)容與意義，落實各項降耗節(jié)支措施制度，牢記這是一項長期性的宣傳工作，應(yīng)當(dāng)潛移默化讓員工形成該種意識，而不是強制性對員工進行思想意識宣傳，引發(fā)員工對于降耗節(jié)能意識的抵觸。同時要建立相應(yīng)的監(jiān)控體系，定期對于辦公室工作進行審核和檢查，全面調(diào)查降耗節(jié)支實施的反饋情況，在提升員工自我責(zé)任意識的同時，對精細化制度與降耗節(jié)支措施內(nèi)容進行優(yōu)化，遵守人性化和合理化基本原則，為單位員工創(chuàng)造更加優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境和文化氛圍。

四、結(jié)語

綜上所述，精細化管理不僅對于辦公室工作效率提升具有推動性，且對于各個單位管理制度優(yōu)化也有重要性。因此，單位要重視精細化管理對辦公室工作管理與發(fā)展的重要性和必要性，轉(zhuǎn)變以往過分保守的管理理念，強化精細化的管控投入力度，組建更為專業(yè)的管理團隊，增強辦公室基礎(chǔ)人力資源力量，樹立正確的單位文化與精神文化，同時不斷完善相關(guān)管理制度內(nèi)容，系統(tǒng)化管理辦公室工作流程與環(huán)節(jié)，使降耗節(jié)支措施在單位工作中真正實施?？刂茊挝换A(chǔ)運行成本，提升單位的整體運行效率和質(zhì)量，為單位在未來經(jīng)濟市場中進一步發(fā)展和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型提供堅實基礎(chǔ)。