文/濰坊市腫瘤醫(yī)院 姜莉

在數(shù)據(jù)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，自動(dòng)化辦公逐漸得到社會(huì)各界的認(rèn)可與支持，尤其在醫(yī)療行業(yè)中，通過(guò)自動(dòng)化辦公技術(shù)，能夠有效將繁瑣復(fù)雜的檔案管理工作化繁為簡(jiǎn)，提升檔案管理工作質(zhì)量，加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。然而如何有效應(yīng)用自動(dòng)化辦公技術(shù)，提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，一直是我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)面對(duì)的關(guān)鍵性問(wèn)題。

一、醫(yī)院自動(dòng)化辦公的基本內(nèi)涵

檔案管理自動(dòng)化辦公主要指通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將辦公與信息化相融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)存儲(chǔ)、接收、發(fā)送與傳輸。進(jìn)而改變傳統(tǒng)的辦公模式，把手工歸檔方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化歸檔的模式，提高了檔案管理與行政辦公的質(zhì)量，提升了醫(yī)院檔案管理的可靠性。在自動(dòng)化辦公的特征層面，行政辦公主要指進(jìn)行文檔處理、通知、起草文件、撰寫業(yè)務(wù)文本、查詢部門文檔以及接收外部文檔等內(nèi)容。因此通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字技術(shù)產(chǎn)生各類文檔、儲(chǔ)存各類文檔，并采用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)設(shè)備傳遞并復(fù)制文檔是自動(dòng)化辦公的根本特征。然而數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)通信以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，逐漸賦予了自動(dòng)化辦公新的特征與特點(diǎn)。首先是多媒體化。具體包括對(duì)動(dòng)畫、聲音、圖像、文字、數(shù)字的綜合處理。其次是智能化，主要面對(duì)事務(wù)處理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)智能型工作，譬如文字校對(duì)、識(shí)別，對(duì)文檔內(nèi)容的處理與理解等。再次是集成化。伴隨網(wǎng)絡(luò)商品與軟硬件的逐漸成熟，系統(tǒng)與用戶的集成，公共系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的集成，共同構(gòu)成了開(kāi)放式集成系統(tǒng)。最后是數(shù)據(jù)交換，即通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)間的自動(dòng)化與交換處理，實(shí)現(xiàn)信息的智能化與自動(dòng)化數(shù)據(jù)的交換功能，具體包括決策型系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)等。而在新時(shí)代發(fā)展語(yǔ)境下，檔案管理自動(dòng)化逐漸將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)融合到檔案管理工作中，推動(dòng)了醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)代化與信息化進(jìn)程?，F(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院檔案管理已經(jīng)采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)聲像、照片、文字實(shí)行自動(dòng)化管理。尤其在檔案規(guī)模日益倍增的情況下，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)擁有現(xiàn)代化的服務(wù)與管理手段，為檔案的保管、儲(chǔ)存及資源開(kāi)發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。

二、醫(yī)院自動(dòng)化辦公的檔案管理現(xiàn)狀

（一）安全隱患。信息安全問(wèn)題是關(guān)乎醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的關(guān)鍵性因素，同時(shí)也是社會(huì)各行業(yè)需要極力解決的重要問(wèn)題。尤其在檔案管理工作中，需要關(guān)注文檔的安全保密工作。由于電子文檔沒(méi)有指紋、字跡、簽名等特殊標(biāo)記，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程，所以電子檔案在存儲(chǔ)及處理過(guò)程中容易受各類因素影響，極易出現(xiàn)篡改、泄露、丟失等安全問(wèn)題。通常來(lái)講，醫(yī)院檔案管理工作既涉及醫(yī)療科研與技術(shù)數(shù)據(jù)，又包涵病人病例等敏感信息。任何信息的泄露與缺失都將造成極為惡劣的影響。尤其是電子信息病例中涵蓋的檢查數(shù)據(jù)、圖片及文件等基本信息，如果發(fā)生泄露，將對(duì)醫(yī)療安全與病人健康造成惡劣的負(fù)面影響。

（二）素質(zhì)不高。在傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案管理工作中，醫(yī)院通常采用人工歸檔的方式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索及處理。從事檔案工作的人員主要為醫(yī)院非專業(yè)人員，知識(shí)面較窄、學(xué)歷較低，缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)，尤其在醫(yī)療檔案管理現(xiàn)代化、信息化層面上，存在嚴(yán)重的知識(shí)匱乏問(wèn)題。通常來(lái)講，醫(yī)療檔案管理是專業(yè)性比較強(qiáng)的行政辦公工作，在不同的文檔檔案管理中，會(huì)涉及不同的管理技術(shù)與方式，而非專業(yè)人員在專業(yè)技能與知識(shí)層面上存在一定的欠缺，難以意識(shí)到信息化、自動(dòng)化技術(shù)的關(guān)鍵性與有效性，進(jìn)而在自動(dòng)化辦公背景下，難以抓住重點(diǎn)，無(wú)法推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作快速發(fā)展。

（三）制度缺位。醫(yī)院檔案管理制度缺位的成因有多個(gè)層面：首先，醫(yī)院難以改變傳統(tǒng)管理理念，無(wú)法給予檔案自動(dòng)化工作足夠的關(guān)注，導(dǎo)致相關(guān)管理制度沒(méi)有得到建立與健全，甚至部分醫(yī)院缺乏合理的制度框架，無(wú)法為檔案管理自動(dòng)化營(yíng)造良好的制度環(huán)境。其次，自動(dòng)化辦公需要醫(yī)院投入大量的財(cái)力物力，然而由于受傳統(tǒng)發(fā)展理念的影響，醫(yī)院負(fù)責(zé)人通常將大量資金投入醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)與優(yōu)化中，從而導(dǎo)致自動(dòng)化辦公發(fā)展緩慢，致使與醫(yī)療檔案管理自動(dòng)化辦公有關(guān)的制度難以形成。最后，是認(rèn)識(shí)不深入，醫(yī)院負(fù)責(zé)人通常將辦公自動(dòng)化認(rèn)為是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的分類整理與有效存儲(chǔ)，因此往往在檔案管理軟件層面下功夫，導(dǎo)致相關(guān)的政策與制度主要圍繞在系統(tǒng)操作規(guī)范的層面上，而在硬件層面的建設(shè)工作依舊沒(méi)有取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。

三、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理機(jī)制的路徑

（一）構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)提升檔案安全性。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理自動(dòng)化辦公主要有三部分組成：一是硬件部分。醫(yī)院應(yīng)提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，加大資金投入力度，引入先進(jìn)的信息化設(shè)備，保障檔案管理工作的有效進(jìn)行。醫(yī)院可根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)情況，采購(gòu)云服務(wù)器或購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的服務(wù)器，在檔案管理系統(tǒng)的支持下，將檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)椒?wù)器終端，以此提升檔案管理的安全性與有效性。二是在軟件層面。醫(yī)院應(yīng)采用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理工作的穩(wěn)定性，并根據(jù)行政辦公需求，開(kāi)發(fā)能夠自動(dòng)識(shí)別并檢測(cè)檔案或文件在流轉(zhuǎn)、查詢、電子簽名過(guò)程中所需要的數(shù)據(jù)的審核功能。三是在檔案收集層面。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)不同科室的檔案生成與流轉(zhuǎn)特點(diǎn)，采用云計(jì)算技術(shù)將所有科室的電腦系統(tǒng)置于主服務(wù)器中，以此在科室醫(yī)生上傳或共享文件時(shí)，減少因硬件設(shè)備故障所導(dǎo)致的信息遺漏問(wèn)題。此外，在檔案管理軟硬件建設(shè)中，醫(yī)院應(yīng)研發(fā)或引進(jìn)封閉性操作系統(tǒng)，以此規(guī)避計(jì)算機(jī)病毒對(duì)辦公文件安全性的影響。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)力度提升檔案管理的效率。檔案管理人員是醫(yī)院檔案管理工作的核心，尤其在自動(dòng)化辦公背景下，如何發(fā)揮辦公人員的主觀能動(dòng)性，是提升醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵。首先，施行競(jìng)聘制度，對(duì)現(xiàn)有的檔案工作人員開(kāi)展短期培訓(xùn)，并根據(jù)培訓(xùn)結(jié)果與工作質(zhì)量，采取相應(yīng)的競(jìng)聘管理制度。其次，積極引進(jìn)專業(yè)人才，提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。其中在人才引進(jìn)層面上，醫(yī)院可考慮應(yīng)屆大學(xué)生或其他行業(yè)擁有多年工作經(jīng)驗(yàn)的從業(yè)者，以此豐富醫(yī)院行政辦公隊(duì)伍的人才層次，優(yōu)化管理人員的專業(yè)內(nèi)容。最后，定期開(kāi)展專業(yè)化培訓(xùn)，即醫(yī)院根據(jù)自動(dòng)化辦公的技術(shù)與專業(yè)要求，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家進(jìn)行理論培訓(xùn)與實(shí)踐訓(xùn)練，以此提升醫(yī)院檔案管理人員的崗位能力及自動(dòng)化檔案管理意識(shí)。在專業(yè)培訓(xùn)過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)以辦公人員為主體制定相應(yīng)的激勵(lì)制度，提升辦公人員參與專業(yè)培訓(xùn)的積極性與主觀能動(dòng)性。

（三）建立健全醫(yī)院檔案管理的工作制度。自動(dòng)化辦公背景下的檔案管理是較為復(fù)雜與繁瑣的工作，如果缺乏制度保障，醫(yī)院將難以發(fā)揮自動(dòng)化辦公的優(yōu)勢(shì)，無(wú)法提升檔案管理的質(zhì)量。首先，醫(yī)院應(yīng)借鑒其它醫(yī)院的管理制度，通常來(lái)講，我國(guó)針對(duì)信息化辦公的管理制度相對(duì)匱乏，所以醫(yī)院在制度構(gòu)建階段，應(yīng)積極加強(qiáng)與其他醫(yī)院的聯(lián)系，觀察并學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理手段及規(guī)章制度，并根據(jù)自身的需求，制定體系完善的檔案管理制度。其次，制定規(guī)范性制度，在檔案管理自動(dòng)化過(guò)程中，通常存在從業(yè)人員操作不規(guī)范、意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題。因此醫(yī)院應(yīng)根據(jù)具體工作情況，制定相應(yīng)的規(guī)范性制度，以此提升檔案管理隊(duì)伍的規(guī)范性與專業(yè)性。最后，在流程及管理層面上，電子檔案的歸檔手續(xù)與流程是檔案管理的根本，因此，醫(yī)院應(yīng)制定嚴(yán)格的監(jiān)督制度，規(guī)范辦公人員的歸檔流程。

四、結(jié)語(yǔ)

自動(dòng)化辦公背景下的檔案管理工作具體包括對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)、保管、鑒別、歸檔及整理收集等流程，然而由于傳統(tǒng)管理理念的影響及從業(yè)者的素質(zhì)問(wèn)題，自動(dòng)化辦公的進(jìn)程相對(duì)緩慢。因此在新時(shí)代背景下，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)硬件與軟件層面檔案管理自動(dòng)化建設(shè)的力度，提升對(duì)從業(yè)者素質(zhì)的重視，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，以此提升自動(dòng)化辦公在醫(yī)院檔案管理工作中的效用。