文/云南昆明血液中心 李苑

新時代是網(wǎng)絡(luò)時代，更是信息時代。在網(wǎng)絡(luò)信息化迅速普及的今天，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足要求，運用信息化管理手段來推動人事檔案管理工作的高效開展，逐漸成為時代潮流中檔案管理的發(fā)展趨勢。時代的迅速發(fā)展必然會導(dǎo)致傳統(tǒng)的人事檔案管理方式逐漸被淘汰，人事檔案管理的信息化發(fā)展是人事檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合的結(jié)果，也是順應(yīng)時代的需求?，F(xiàn)階段，由于制度建設(shè)、信息技術(shù)、經(jīng)費投入、人員素質(zhì)等各方面條件的限制原因，部分單位的人事檔案信息化建設(shè)一直處于停滯狀態(tài)，甚至在一定程度上阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。由于智能化數(shù)據(jù)終端的大量出現(xiàn)，人事檔案管理信息化建設(shè)必須加以重視和思考，從而探索出信息化建設(shè)的有效策略，提高人事檔案管理的整體水平。

一、人事檔案管理信息化的意義

在人力資源管理中，人事檔案管理越來越成為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。新時代的人事檔案管理是一項系統(tǒng)化和信息化的工作，各單位的競爭已經(jīng)由單純的經(jīng)濟競爭轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)的競爭，乃至信息的競爭。而人員信息的集中存儲管理將為人力資源的管理添磚加瓦。如何通過對人事檔案的有效管理來促進(jìn)單位組織的不斷變革發(fā)展，成為高層領(lǐng)導(dǎo)需要重視和深入考慮的課題。運用先進(jìn)的信息化手段，建立起信息化的檔案管理機制，不僅保證了人事檔案信息的準(zhǔn)確無誤，減少了管理漏洞，同時有利于人事檔案信息資源的快速查閱，提高了檔案信息的利用率。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）管理方法落后?，F(xiàn)階段，很多單位的人事檔案管理工作仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，完全依靠人力勞動，效率低下且管理不規(guī)范。在統(tǒng)計的時候，完全靠手工錄入，更新時間不及時，效率低并且容易出錯。特別是隨著單位的不斷發(fā)展，人事崗位的人員變動比較頻繁，使得人事信息的管理缺乏一定的延續(xù)性，人員信息在交接過程中出現(xiàn)遺漏等問題，管理混亂，越來越多的單位管理者意識到，一成不變的管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代單位的檔案管理要求。

（二）信息存儲設(shè)備、軟件落后。首先，傳統(tǒng)的人事檔案大多以紙質(zhì)存儲為主，占用空間很大。單位為了解決這個問題，花費一定的人力物力，建立專門的檔案室和配備專門的人事專員來進(jìn)行管理。另外，在檔案保存方面，使用U盤、硬盤這樣的存儲工具，但是這樣的存儲在信息流轉(zhuǎn)過程中存在信息遺失和泄露的風(fēng)險，在信息安全保護方面有所欠缺。其次，雖然說單位目前配備了一定的計算機硬件和網(wǎng)絡(luò)信息化基本設(shè)備，但是由于單位的重視力度不夠，導(dǎo)致人事檔案的信息管理系統(tǒng)一直不能上線，所以缺乏完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，真正進(jìn)行信息管理時，還是采用簡單的EXCEL表或簡易的信息管理軟件，同樣影響人員的工作效率。

（三）信息管理人員的素質(zhì)問題。各單位在安排人事信息檔案管理的過程中，往往對相關(guān)人員的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)并沒有過多的考究，有的甚至只要會使用基本的辦公軟件就能上崗。這樣勢必會對人事信息檔案管理的專業(yè)性和安全性造成影響?，F(xiàn)如今，信息安全是不可忽視的重要話題，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，重要的人事信息極具價值，如果被人竊取或被利用，將會給單位帶來一定的損失和影響。

（四）信息真?zhèn)坞y辨。傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料在存儲過程中，雖然占用一定的存儲空間，但是紙質(zhì)材料具有更改困難的特點。然而信息網(wǎng)絡(luò)化后，很多信息更加便捷化的同時，存在容易更改的特點，而且信息更改的痕跡很難追尋，所以，導(dǎo)致人事檔案信息資料的真?zhèn)坞y辨。

三、人事檔案信息化建設(shè)策略

（一）加強對檔案管理信息化的認(rèn)識。認(rèn)識是改變的源泉，是指導(dǎo)先驅(qū)。所以，要想做好人事檔案的信息化建設(shè)，就必須充分認(rèn)識到信息化管理的優(yōu)勢，特別是單位的高層管理者，只有接受了先進(jìn)的文化理念，對信息化建設(shè)有了認(rèn)同感，才能對人事檔案的管理發(fā)展予以支持，才能確保其建設(shè)發(fā)展的穩(wěn)固順利。只有單位上下都認(rèn)識到干部人事檔案信息化管理是一項必要的、影響長遠(yuǎn)的工作，對于單位發(fā)展和建設(shè)有長期的重要意義，才能使信息化檔案管理有發(fā)展壯大的基礎(chǔ)。

（二）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，建立強大的信息數(shù)據(jù)庫。首先，目前大多數(shù)單位的計算機設(shè)備比較陳舊，而人事檔案信息管理方面的設(shè)備更是數(shù)量有限?，F(xiàn)代社會的發(fā)展，新型的設(shè)備不斷出現(xiàn)，需要單位管理者有一定的敏感性，積極引進(jìn)，加速信息化的建設(shè)進(jìn)程。其次，要建立獨立的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。一般來說，信息化的建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器來管理的，需要將基本人事信息錄入服務(wù)器中，建立龐大的數(shù)據(jù)庫后再通過軟件系統(tǒng)來進(jìn)行管理。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，要注意原始檔案信息與數(shù)據(jù)庫中的信息保持完全一致，確保它的原始性和準(zhǔn)確性。而軟件系統(tǒng)在設(shè)計制作的過程中要具有可操作性，更加直觀和方便查閱。最后，網(wǎng)絡(luò)信息部門可以設(shè)置一定的系統(tǒng)范圍內(nèi)的權(quán)限，對各單位的管理查閱權(quán)限要做好相關(guān)的規(guī)劃設(shè)計。在保證人事檔案管理合理的同時擴大檔案信息的涉及人員面，實現(xiàn)信息管理的多維度和多層次化。

（三）提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。在人事檔案的信息化建設(shè)中，檔案管理人員水平的高低直接影響了檔案管理的成效，甚至影響到人力資源管理水平的高低。因此，需要加強對相關(guān)從業(yè)人員的考察和選擇，其必須具備一定的數(shù)據(jù)處理能力，具有較為扎實的專業(yè)理論知識，能接受并能迅速熟悉信息化的軟件操作系統(tǒng)，要加強檔案工作人員的責(zé)任心建設(shè)、素質(zhì)培養(yǎng)、安全意識的教育。在職檔案管理人員要不斷加強自身的學(xué)習(xí)和技能的提高，可以通過較為靈活的方式，比如自學(xué)和參加培訓(xùn)，熟悉專業(yè)化的信息操作系統(tǒng)，有簡單的問題處理能力，避免違規(guī)處理帶來的漏洞。人事檔案信息涉及個人的隱私，不可以隨意泄露，所以，從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)尤為重要，要有強烈的安全意識，防止個人信息的泄漏和外傳等現(xiàn)象發(fā)生。

（四）加強信息的安全防護。除了上述說到的個人安全意識要提高之外，提高系統(tǒng)硬件條件方面也可以作為安全防護的重要保障。為保持系統(tǒng)的穩(wěn)定高效運行，保證人事管理信息的準(zhǔn)確安全，需做到以下幾個方面：1.首先可以對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行不定期的安全檢查，網(wǎng)絡(luò)信息部門及時對系統(tǒng)進(jìn)行檢測，做好對數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的出口監(jiān)管。2.做好防護墻措施，做好軟件防護程序的及時更新，也可以設(shè)置相應(yīng)的密碼和訪問權(quán)限，做好身份識別等保密工作。3.要注意數(shù)據(jù)信息的備份工作，防止突發(fā)情況。

（五）信息化建設(shè)需要和實際相結(jié)合。各個單位承擔(dān)的主要職責(zé)不同，人員規(guī)模和制度建設(shè)也不盡相同，具體情況都存在不一致。因此，人事檔案管理的信息化建設(shè)不可生搬硬套，可以學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)單位的管理思路，結(jié)合本單位的實際情況推進(jìn)，不可好高騖遠(yuǎn)，這樣才能真正保證人事檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。

四、結(jié)語

現(xiàn)代社會已經(jīng)是數(shù)據(jù)化和信息化高速發(fā)展的時代。單位的競爭已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒌母偁?。人事檔案管理信息化建設(shè)是人事檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，加強人事檔案管理信息化建設(shè)是推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理的必要途徑。單位必須要認(rèn)識到，人事檔案管理影響人力資源的管理水平，甚至對整個單位的管理都起到重要作用。因此，要提高對人事檔案數(shù)據(jù)信息的管理，通過不斷改進(jìn)策略來加強信息化建設(shè)，推動單位更好更快發(fā)展。