文/天津津濱威立雅水業(yè)有限公司 劉媛媛

一、電子文件存在的風(fēng)險特性

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)為載體，電子文件以數(shù)據(jù)形式為載體。因此不同于傳統(tǒng)形式，電子文件的處理方式必須是依靠數(shù)字設(shè)備，在計算機(jī)上進(jìn)行重建、改動、刪減等操作。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件對比，電子文件依靠數(shù)字設(shè)備的處理方式更具有局限性，因此在不具備某種條件下，無法正常使用電子文件，無法對電子文件進(jìn)行利用。

（二）電子文件傳送數(shù)據(jù)更加快速便捷。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)傳播，電子文件的傳播方式是數(shù)據(jù)的傳播、信息的傳播。這樣就為電子文件傳送提供了便捷，減少了時間上的耗損，大大提高了整體的工作效率。這種傳播方式是迅速、無聲的。傳統(tǒng)文件在接收上更有保障，一方發(fā)送、一方接收。電子文件在傳輸上，因是無聲的，所有不能確保對方一定能收到文件。

（三）電子文件的信息以數(shù)據(jù)形式保存，容易遭到修改或刪減。不同于紙質(zhì)，電子文件更易被更改，變化性更強(qiáng)，優(yōu)點也是缺點，電子文件缺乏安全性，如遇到非法修改或是刪減，將難以恢復(fù)，造成巨大的損失。

二、電子文件管理中各階段的風(fēng)險及防范

（一）電子文件系統(tǒng)設(shè)計階段的風(fēng)險及防范。1.電子文件在系統(tǒng)設(shè)計階段的風(fēng)險主要體現(xiàn)在公文體系與檔案管理體系的不包容性，無法在基礎(chǔ)上完成文件與檔案的統(tǒng)一化管理。公文體系著重突出文件處理的方便性與先進(jìn)性，從而疏忽后期文件存檔與永久存儲的問題，疏忽了電子文件從頭到尾的管理體系與前端掌控的必要性，檔案管理是處在系統(tǒng)末端的一個單獨板塊，這種公文體系與檔案管理體系一定會給電子文件的存檔制造麻煩，從而帶來數(shù)據(jù)安全的內(nèi)在風(fēng)險。2.有效防范電子文件體系在設(shè)計階段的風(fēng)險是將全程管理和始端掌控的想法融入系統(tǒng)設(shè)計之中。在系統(tǒng)設(shè)計時，要格外注意電子文件在生命周期內(nèi)的每個階段的全部管理活動和管理要素的前后照應(yīng)，使各項管理內(nèi)容和管理要求巧妙地聯(lián)系在一起，突出表現(xiàn)系統(tǒng)案例和總體效果。在研究整個管理過程中，必要時需注意文件的形成階段。

（二）電子文件系統(tǒng)生成和錄入階段出現(xiàn)的風(fēng)險及防范。1.電子文件系統(tǒng)在生成和錄入階段出現(xiàn)的風(fēng)險主要表現(xiàn)在文件數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，一份文件是否真實是一份文件是否具有原始數(shù)據(jù)的可靠性和真實性的保障。若文件在真實性上出現(xiàn)問題，將會是一個重大失誤，文件失去可靠性，文件也因此容易被改動，改動的信息不會留下任何痕跡，再加上電子文件本身具有不可靠性，文件極易遺失或是被破壞。這是文件在生成和錄入過程中出現(xiàn)的風(fēng)險。2.為有效防范電子文件系統(tǒng)生成和錄入階段的風(fēng)險，我們可以適當(dāng)采取一些措施盡可能地減少風(fēng)險發(fā)生。我們可以在錄入和管理文件時，保持清醒的頭腦，保證文件信息的真實性和可靠性及其價值，實現(xiàn)電子文件的檔案化管理，最有用的辦法就是使用元數(shù)據(jù)來處理電子信息容易改變的問題，提升電子文件的安全真實性和方便性，建立安全的電子文件管理體系。

（三）電子文件系統(tǒng)運行階段的風(fēng)險及防范。1.電子文件系統(tǒng)運行的風(fēng)險主要有兩方面：一方面，是電子文件背景信息易遺失的危險，電子文件容易時常處于移動狀況，背景信息也因為信息處理過程逐漸累計，如果不及時整理運用，很容易就此丟失，因此極易出現(xiàn)電子文件前因后果不清楚，直接導(dǎo)致電子文件的整體性和依據(jù)性；另一方面，是網(wǎng)絡(luò)傳播過程中出現(xiàn)的風(fēng)險，比如數(shù)據(jù)信息泄漏、冒名偷盜、信息遺失等等，電子文件傳輸體系一旦不小心遭到外部襲擊很容易造成信息遺失、泄漏及系統(tǒng)中途被切斷等問題，將會對整個電子文件體系及一些業(yè)務(wù)活動的展開造成嚴(yán)重影響。2.對于電子文件運行階段的防范措施主要有加密設(shè)計、簽章技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗證等措施，為確定信息的安全性，這些技術(shù)可以由信息技術(shù)部門完成，此外還需要增強(qiáng)內(nèi)控體系的配置，嚴(yán)肅履行電子文件管理體系及安全管理的各項制度。傳輸過程中生成的風(fēng)險可以采用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽字與身份認(rèn)證、設(shè)置防火墻等措施來預(yù)防，以加強(qiáng)電子文件信息的安全性。

三、電子文件信息的保護(hù)措施

（一）原始性保護(hù)措施。對于電子文件的原始性起到保護(hù)作用。通常情況下，文件格式的轉(zhuǎn)換不會破壞電子文件的內(nèi)容，但是對于其中的簽字和印章等非內(nèi)容，非常有可能受到破壞，因而使其中的簽名和印章造成不必要的丟失。一旦丟失簽名和印章，將無法確定文件的有效。因此，要在電子文件錄入之后，在有印章和簽字的地方重新電子簽名，蓋上電子印章，這樣就可以使得文件不遺失，確保文件的整體性和法律效力。

（二）準(zhǔn)確性保護(hù)措施。對于電子文件的準(zhǔn)確性做出有效的保護(hù)。只要生成文件，任何人都不能對已經(jīng)保存的文件做出任何改動，只有這樣才能確保文件從開始到最后的存檔都具有信息的整體性和最初性，不刪改內(nèi)容，才能使得文件具有安全性。一份文件應(yīng)該具有多個備份，防止丟失。

（三）完整性保護(hù)措施。對文件的完整性做出詳細(xì)的保護(hù)。計算機(jī)主動形成的文件內(nèi)容具有不可依靠性和不可改變性。所以直接用計算機(jī)輸入文件內(nèi)容不滿足文件存檔的要求。為確保信息的可信性，需以人工輸入的方法，將文件的全部內(nèi)容做出歸納整理，再依據(jù)每一份文件的背景信息，與文件內(nèi)容做出一一對照，進(jìn)而使得文件不是一份獨立的文件，在文件系統(tǒng)中需要有一定的連續(xù)性和整體性。依據(jù)電子文件的保存特性，研究它具備的特征。確保電子文件內(nèi)容的數(shù)據(jù)整體性和數(shù)據(jù)安全性，使它的內(nèi)容與文件依次對照，只有這樣，才能將完整的電子文件管理體系作為一個有機(jī)整體關(guān)聯(lián)起來。

四、結(jié)語

電子文件因其極易被篡改或摧毀的特點，致使公司難以正常運營，更嚴(yán)重的會發(fā)生機(jī)密文件被盜，信息遺失，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。在管理過程中，需要提前掌握紙質(zhì)文件管理，探討了解與電子文件的管理方法存在的本質(zhì)差別，并具體了解其差距所在。還要從實際情況出發(fā)，依據(jù)電子文件管理的詳細(xì)特征，研究出具有代表性的文件管理方法和準(zhǔn)則，讓文件管理人員意識到電子文件的安全性和電子文件管理的可靠性，以及紙質(zhì)文件和電子文件同時管理的必要性。即使電子文件普及，仍需要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的運用，依靠科學(xué)合理的方法來掌管好兩種類型，讓文件管理工作變得合理且安全性更高，可以提供給社會更高質(zhì)量的服務(wù)，使電子行業(yè)的發(fā)展前景更加光明，也使電子文件的安全性更高。