醫(yī)院部門的文書檔案主要由各類公文轉(zhuǎn)換而成，文書檔案管理工作是各級公文分類以及醫(yī)院重大事件、重要活動、原始數(shù)據(jù)收集等各類工作，是檔案管理體系中的一大重要組成部分，是醫(yī)院管理過程中的一大有效見證和有效憑證。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，各類文書管理工作在醫(yī)院管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，其管理質(zhì)量體現(xiàn)了整體管理過程中的一大基礎水平。為此，如何在科學有效管理過程中做好醫(yī)院文書檔案，決定著后期醫(yī)院的整體管理水平，能夠促使整體部門得到有效提升。

一、當前醫(yī)院文書檔案管理狀況

（一）缺乏領導重視，管理人員意識淡薄。從目前總體形勢來看，大多數(shù)醫(yī)院領導認為醫(yī)院只要做好醫(yī)療，在教學、科研工作方面做好，就能夠推動醫(yī)院獲得經(jīng)濟效益。個別領導有這樣的看法——醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量不會影響后期醫(yī)院的整體發(fā)展。為此，他們在檔案收集和管理方面也并沒有投入過多的人力、物力，個別領導認為，整理工作增加投入是浪費。為此，目前醫(yī)院對于文書管理的工作總體投入經(jīng)費較低，整體設備較為陳舊，各類信息化無法得到正常普及，這一系列問題都嚴重影響了文書檔案管理的現(xiàn)代化過程。個別領導對于整體文書檔案管理并不重視，各管理人員也未從根本上了解自我責任，他們在檔案管理方面缺乏意識，無法認識到其相關的法律知識，認為檔案管理就是簡單地把各類資料進行收集、管理、保存，認為這樣一份工作是任何人就能夠擔任的，沒有太大的技術含量。

（二）人員綜合素養(yǎng)不高。醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作除了沒有得到足夠重視之外，由于院辦工作人員經(jīng)常要進行一系列較為繁雜的手術或者日常工作，為此，他們根本沒有時間停下來靜心思考該如何做好文書管理工作。在一年一度的積累過程中，各類文件材料問題只會越積越多，這類不能夠按時完成整理、歸檔的材料會逐漸積壓。同時，從醫(yī)院任職來看，部分檔案管理人員并沒有專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，他們不是專業(yè)出身，學歷水平較低，相關知識匱乏，或者根本不了解有關檔案管理的專業(yè)知識，不具備能夠從事文書檔案工作的基本素質(zhì)，這影響了整體文書檔案管理工作進行的具體效率與質(zhì)量。醫(yī)院很少提供相關機會給文書檔案管理工作進行培訓或者進修，即使擁有著相當才能的人員來到醫(yī)院，他們在繁瑣的工作與日復一日的重復過程中也會喪失工作自信，這一文書檔案管理人員在觀念上會慢慢趨于陳舊，他們會停留在過去的管理經(jīng)驗過程中，他們的法律意識十分淡薄，不能夠在新形勢發(fā)展之下順應時代挑戰(zhàn)。由于缺乏相應的激勵機制，為此，大多數(shù)文書檔案管理人員的工作熱情不是太高，他們在工作中無法提起信心，缺乏一定的責任心，這很有可能會導致管理過程中的文書檔案內(nèi)容缺少、裝訂混亂、分類不規(guī)范等問題。

（三）文書檔案管理制度不健全。雖說隨著目前的時代發(fā)展，大多數(shù)醫(yī)院都在自我管理過程中建立了一套非常完全的醫(yī)療管理制度。但是，他們在檔案管理方面的制度卻仍然處于一種基礎階段，一些醫(yī)院甚至根本都沒有健全的檔案管理制度，無法了解各文書檔案管理部門的具體流程，缺乏一定的考核機制，沒有形成相對應的文書檔案管理體系。醫(yī)院缺乏相應的責任制度，缺乏日常工作機制，這使得整體檔案管理工作逐漸混亂，甚至進入三無狀態(tài)，檔案管理工作無法科學有效進行，這嚴重影響了整體文書的完整性，降低了文書檔案的使用價值。在實踐操作過程中，具體表現(xiàn)為各部門之間缺乏協(xié)調(diào)，遇到問題時相互推諉，部分有價值的材料得不到統(tǒng)一使用，在收集方面流失嚴重，這給整體醫(yī)院文化財產(chǎn)帶來了損失。部分人員在工作中缺乏相應的保密機制，造成外漏，這一系列問題都是如今醫(yī)院在文書管理方面遇到的。

（四）管理方式落后。近幾年來，隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化應用于醫(yī)院的各項工作管理過程中。但是，在文書檔案管理方面，部分醫(yī)院人員仍然采用十分老舊的方式，將各種文書進行整理、立卷，雖說這樣的方案在過去取得了十分不錯的成果，但是現(xiàn)在，此種方案卻往往趨于一種老舊，具體操作流程過于復雜，無法給服務者提供一種快捷的服務體會。

二、具體改進措施

（一）大力宣傳，提高工作人員的檔案管理認知。醫(yī)院相關管理部門應理解檔案管理是整個醫(yī)院管理進行的一大重要組成部分。為此，相關領導必須了解自我責任，提高重視，只有對檔案管理足夠重視，后期的檔案管理才能夠有效運行。相關部門需宣傳文書檔案管理工作，使醫(yī)院領導能夠提升對于整體檔案管理的具體重視，得到領導的認同。及時將文書檔案管理狀態(tài)更新，依據(jù)相關法律、法規(guī)將其傳遞給領導，做好檔案服務管理工作的升級，為領導提供實時服務，整理相關部門資料，為領導提供檔案利用信息，讓領導逐漸認識檔案管理工作的重要性。醫(yī)院管理者還要通過各類培訓機制加強專業(yè)人員的職業(yè)本領，組織相應的業(yè)務講座，提高全體醫(yī)院工作人員對于文書檔案管理工作的具體認識，增強他們的法律觀念，使各部門都能夠認識到文書檔案的重要性，在自身參與過程中維護文書檔案管理的運行。

（二）加強訓練，提高文書檔案管理人員素質(zhì)。在新時代，醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展要求檔案管理人員掌握相應的專業(yè)技能，熟悉各類計算機知識，應用法律知識等。同時，他們還要具有較高的服務意識。為此，醫(yī)院必須做出實時調(diào)整，建立一支專業(yè)化的管理人員建設隊伍，提高管理人員的整體職業(yè)技能，讓管理人員在自我發(fā)展過程中完成提升。例如，平常醫(yī)院可鼓勵各文書檔案管理人員積極參加專業(yè)學歷教育，提升自我學歷與專業(yè)水平，并提供他們外出進修的機會，了解各檔案管理工作的最新發(fā)展情況，以理論知識充實自我，拓展自我知識面，順應目前的文書檔案管理挑戰(zhàn)，在滿足現(xiàn)代化需求的同時，通過錄用專業(yè)管理畢業(yè)生來提高文書檔案管理隊伍的素質(zhì)，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理人才結構，打造一支更高素質(zhì)，精通業(yè)務，能夠為醫(yī)院后期發(fā)展奠基的管理隊伍。

（三）強化服務，提高檔案人員工作效率。管理人員需了解自我責任，關注各類國家大事，積極開展檔案管理工作，以良好的服務意識去對待利用者，具備高度的責任心，將以往的被動收集材料變?yōu)橹鲃臃?，在工作過程中堅守原則，按照規(guī)則來辦事，具備完全的服務與奉獻精神，注重改革，在服務中提高自我工作效率，在服務中樹立自我良好形象。

（四）更新觀念，利用文書檔案資源。醫(yī)院進行檔案管理的最終目的是使各類檔案得到有效利用。為此，各醫(yī)院必須樹立相關的服務意識，在多途徑、多渠道的開發(fā)資源過程中使整體醫(yī)院檔案得到有效整理、分類。當然，管理人員也要提高自我認識，在全方位的利用檔案過程中，對部分有價值的檔案進行深層加工，將其演變成醫(yī)院發(fā)展重要的文化資料。另外，在多方開發(fā)過程中，要讓檔案信息資源順應目前發(fā)展挑戰(zhàn)，提高檔案在醫(yī)院管理過程中的地位，促進醫(yī)院的可持續(xù)化發(fā)展。

三、結語

醫(yī)院文書檔案管理工作是目前醫(yī)院工作的一大重點，見證了整體醫(yī)院發(fā)展的歷程，是醫(yī)院發(fā)展過程中的一筆重要財富。為此，做好檔案管理工作是每一位管理人員的職責，為適應目前的現(xiàn)代化挑戰(zhàn)，醫(yī)院也必須加強整體文書檔案管理工作的軟硬件建設，建立完善措施，提升服務意識，讓文書管理工作提升社會效應。