文/浙江大學管理學院 程特立

高校的發(fā)展以各個學院辦公室的發(fā)展為依托，辦公室是學院和師生間交互的重要橋梁，而學院辦公室的發(fā)展需要職員間的協(xié)調(diào)和配合。隨著我國高等教育的蓬勃發(fā)展，高校對辦公室的建設(shè)和管理有了更高的期望和要求，辦公室的服務(wù)水平和工作能力與高校的綜合管理、可持續(xù)性發(fā)展息息相關(guān)。創(chuàng)新，是發(fā)展的重要動力來源，因此，積極尋求辦公室行政的管理創(chuàng)新是高校健康運作的重要出路之一。

一、高校學院辦公室行政管理存在的問題

（一）職員素質(zhì)仍需提高，主觀能動性不足。高校學院辦公室行政職員的素質(zhì)包含以下幾點：業(yè)務(wù)技術(shù)、工作能力、管理水平、政治素質(zhì)、工作作風等。一方面，如今許多高校學院辦公室職員存在“一人多職、一職多能”的現(xiàn)象，涉及事務(wù)范圍廣，缺乏系統(tǒng)性的業(yè)務(wù)培訓和理論學習。并且，職員來源十分多樣化，非行政管理對口專業(yè)出身的占絕大部分，辦公室職員自身能力呈現(xiàn)良莠不齊的現(xiàn)象，一定程度上制約了學院辦公室行政工作的高效開展；另一方面，職員工作意識薄弱，主觀能動性不強，常常處于被動接受任務(wù)和機械完成任務(wù)的工作狀態(tài)，缺乏對工作的深層次認識，長此以往，將阻礙工作效率和服務(wù)水平的提高。

（二）缺乏健全的現(xiàn)代化管理制度。隨著我國教育產(chǎn)業(yè)的深化改革，學校、學院專業(yè)和機構(gòu)的一系列整改，各項職能的不斷專業(yè)化和細化，高校學院辦公室的具體工作內(nèi)容也隨之發(fā)生改變。但現(xiàn)下高校學院辦公室仍然在使用舊結(jié)構(gòu)、舊系統(tǒng)、舊制度來劃分工作崗位和定位崗位職能。沿用傳統(tǒng)老舊的處事方法論，職員無法對辦事過程做出總結(jié)歸納，無法使之提升至管理理論水平層面，難以形成科學高效的辦公室行政管理制度。陳舊的管理制度缺乏規(guī)范性和科學性，理應(yīng)引入公平合理的考核機制和激勵獎懲機制來完善對職員的高效管理?，F(xiàn)階段，職員存在推諉扯皮的不良現(xiàn)象，學院辦公室管理上一刀切的管理制度，使得職員工作興致較低，不愿主動創(chuàng)新，滿足于“完成工作即可”的低自我要求。如此的辦公室評價標準，抑制了職員在辦公過程中發(fā)揮個人主體能動性，同時也忽視了職員的個人發(fā)展需求，造成學院辦公室工作效率無法提高、工作方法無法靈活變通的局面。時間一久，恐會危及學院各項工作的服務(wù)質(zhì)量和管理水平，對學院乃至高校的健康發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

（三）信息化管理水平不高，智能辦公系統(tǒng)使用率偏低。隨著高新科技的迅猛發(fā)展，信息化應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)遍及我們生活的角角落落。信息化、自動化工作和管理乃大勢所趨，許多高校引進了智能辦公系統(tǒng)，并且配備了一系列先進的辦公設(shè)備。然而，目前高校學院辦公室的信息化管理在職員中仍沒有做到完全的普及，職員缺乏相應(yīng)的信息化操作技術(shù)，無法擺脫對傳統(tǒng)人工模式的依賴，同時缺乏相應(yīng)的技術(shù)培訓和智能化管理知識的深化學習，從而使得智能辦公室的使用率偏低。一方面，辦公效率沒能得到有效提高，現(xiàn)狀與信息化社會發(fā)展的方向仍有差距；另一方面，智能設(shè)備長期處于閑置狀態(tài)，無形中造成資源浪費，提高了辦公室隱形成本。若職員們能熟練運用智能辦公系統(tǒng)平臺進行工作，改變落后低效的人工模式，那么學院乃至高校的整體辦公效率、服務(wù)質(zhì)量及教學科研水平都會有顯著的提高。

二、高校學院辦公室行政創(chuàng)新管理策略

（一）提高職員綜合素質(zhì)，實現(xiàn)團隊創(chuàng)新。職員作為辦公室的主體，其整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力從根本上影響了辦公室的辦公效率和服務(wù)質(zhì)量。要實現(xiàn)學院辦公室的團隊創(chuàng)新管理，必須要提高職員綜合素質(zhì)，從而實現(xiàn)辦公室各方面的整體性提升。首先，在招聘辦公室職員時，應(yīng)將職員專業(yè)配置情況充分考慮在內(nèi)，設(shè)定職員招聘時的準入門檻，確保辦公室有較好的整體素質(zhì)能力和受教育水平。其次，學院辦公室是為各個職能部門、行政干部、院內(nèi)師生服務(wù)的窗口部門，管理人員應(yīng)強化職員服務(wù)意識，明確服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容，擺正職員的心態(tài)，堅持以人為本的核心理念。職員自身也應(yīng)提升服務(wù)態(tài)度，在繁雜公務(wù)中仍然堅持飽滿的工作熱情，清晰的工作思路，仔細、耐心對待各項事務(wù)，盡自身力量創(chuàng)造條件為廣大師生做實事。同時，職員自身應(yīng)具備不斷學習的意識。在新形勢和新要求下，職員應(yīng)自覺抽出時間進行學習，明確自身職責定位，加深對辦公室事務(wù)的理解，了解并吸收國內(nèi)外優(yōu)秀、先進的工作理念和方法，豐富理論知識，完善理論結(jié)構(gòu)，從而提升自我，激發(fā)出更多的工作潛能，進一步增強業(yè)務(wù)處理和組織協(xié)調(diào)的能力。職員們互相交流和學習，打造良好學習氛圍，從而調(diào)動辦公室整體的學習積極性，使學習成為工作的一部分。而學院也應(yīng)加強對職員的教育和培訓工作，樹立明確的學習導(dǎo)向。定期開展學習和思想教育活動，對不同的崗位進行具體的、有針對性的專業(yè)性培訓，可結(jié)合信息化系統(tǒng)平臺，幫助職員提高自身業(yè)務(wù)能力。通過培訓，辦公室職員應(yīng)具備一些基礎(chǔ)的技術(shù)能力，如：各類辦公軟件的熟練運用，遇事能展現(xiàn)較好的溝通協(xié)調(diào)能力，撰寫公文的文字寫作能力，處理學生心理問題的能力，以及思想上的職業(yè)道德約束等，并且在日常工作中能做到理論結(jié)合實際，靈活應(yīng)用學到的理論知識。系統(tǒng)性的理論培訓，對全面提升職員的業(yè)務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量、組織調(diào)配、全局性分析、突發(fā)性事件的應(yīng)對等素質(zhì)有極大幫助，可以實現(xiàn)辦公室團隊創(chuàng)新的目的。

（二）健全辦公室規(guī)章制度，實現(xiàn)制度創(chuàng)新。一套科學先進、合理規(guī)范的辦公室管理制度，是學院辦公室高效辦公的基礎(chǔ)。因此，要重視辦公室的規(guī)章制度建設(shè)，并根據(jù)形勢和要求的變化不斷進行更新以及完善。制定一份科學化、規(guī)范化、程序化的規(guī)章制度時，應(yīng)考慮到各個辦公室工作內(nèi)容的特殊性，綜合考量各方面因素，既要明確責任義務(wù)，又要發(fā)揮職員主觀能動性和激發(fā)創(chuàng)新潛能，確保職員辦事有章可循，有理可依。首先，應(yīng)對職員的崗位和職責進行明確劃分。學院應(yīng)根據(jù)各個崗位的特殊性，合理規(guī)范地制定崗位職責，將每項工作落實到個人，確保崗位到人，責任到人，避免出現(xiàn)職責和實際工作內(nèi)容不相符合的現(xiàn)象，使辦公室每個職員能夠各司其職，使各項工作能在一個科學、高效的管理模式下井然有序地完成。其次，學院應(yīng)建立合理的職員考評機制，在評價指標中突顯創(chuàng)造性、積極性、高效性等多種指標，從辦公業(yè)績、專業(yè)能力、工作作風以及思想品德等多方面對職員進行綜合考核和評價，充分展示每位職員在其工作崗位上的日常表現(xiàn)，實行優(yōu)能優(yōu)崗、多勞多酬，從而調(diào)動職員的積極性和創(chuàng)新性，同時也起到監(jiān)督和約束其工作行為的作用，使得辦公室上下權(quán)責明確，紀律嚴明。再次，一個有效的激勵懲罰制度，能夠營造辦公室健康的競爭氛圍，從而增強辦公室職員的工作責任感及上進心，為其持續(xù)的工作熱情提供制度支持。學院依照辦公室職員的工作內(nèi)容以及工作成果，給予有出色貢獻的職員相應(yīng)程度的獎勵，同時對存在工作失誤的職員進行相應(yīng)程度的懲罰，做到獎懲公平公正，合情合理，并隨形勢的變化及時調(diào)整，以此激發(fā)出職員的工作潛能，提高辦公室整體工作效能。

（三）依托信息化技術(shù)，實現(xiàn)管理創(chuàng)新。智能信息技術(shù)的全方面滲透，演化出新的生活方式和工作模式。將信息技術(shù)引入辦公室行政工作中，以人工智能技術(shù)和大數(shù)據(jù)為支撐，來實現(xiàn)科學化、信息化、智能化的辦公室管理創(chuàng)新。信息化的辦公室管理不僅能高質(zhì)高效服務(wù)師生，實現(xiàn)無紙化辦公，還能宣傳部門成果，監(jiān)督、掌握學院動態(tài)。學院可通過建立辦公室信息系統(tǒng)來普及信息化管理。職員通過規(guī)范的渠道來聯(lián)絡(luò)和獲取信息，進行信息的多向交互，這既保證了信息的規(guī)范性和一致性，避免了上傳下達時產(chǎn)生的信息偏誤，也保證了信息傳遞的高效性。在此基礎(chǔ)上，學院應(yīng)不斷豐富信息系統(tǒng)服務(wù)內(nèi)容，獲取更多師生的認同感，使其自覺操作使用信息系統(tǒng)，從而實現(xiàn)信息系統(tǒng)在職員和師生中的普及，進一步加深學院職工和師生間的交互聯(lián)動。為避免信息的失真，應(yīng)對系統(tǒng)平臺上的信息進行甄別和篩選，避免錯誤信息對師生形成誤導(dǎo)，確保信息平臺能發(fā)揮其真正的作用和優(yōu)勢。

（四）改善工作理念，強化思維創(chuàng)新。繁雜瑣碎的辦公室事務(wù)，使得職員將大部分精力投放到日常事務(wù)工作上，常常被動執(zhí)行工作，長此以往，易形成墨守成規(guī)、因循守舊的工作理念，十分不利于辦公室行政創(chuàng)新管理的進行。在新時代背景下，辦公室職員應(yīng)與時俱進、開放思想，不斷學習新的工作方式方法，在實際的工作事務(wù)中不斷完善自身理念，運用和強化創(chuàng)新思維。常言道“資源有限，創(chuàng)意無限”，創(chuàng)新思維是創(chuàng)意的重要前提。強化思維創(chuàng)新是現(xiàn)下高校普遍贊同的觀念。創(chuàng)新思維是高校為了實現(xiàn)發(fā)展目標、進行管理決策所應(yīng)具備的一種科學思維方式。創(chuàng)新思維具有變通性、直覺性、批判性和多向性的特點，是智慧的升華，是人腦智力發(fā)展和高級層次活動的表現(xiàn)。創(chuàng)新思維是一種綜合性的思維，其中囊括了如邏輯思維、靈感思維、發(fā)散思維、形象思維等思維。具備思維創(chuàng)新能力的職員在遇到問題時敢于思辨、富于想象、善于思考，能夠提出新方法、新觀念，這樣的職員不會過早做出定論或者倉促行動，而是會先發(fā)散思維，再結(jié)合理論、實際進行工作。學院可以通過組織專家學者開展講座，對前瞻性理論知識以及相關(guān)案例進行講解和分析，讓辦公室職員在發(fā)現(xiàn)問題、產(chǎn)生興趣、進行聯(lián)想、發(fā)揮想象、結(jié)合實際、匯總成型的過程中學習、了解、掌握、強化其創(chuàng)新性思維，使其學會知識的融會貫通以及思維的發(fā)散整合，并且具備一定的思維牽引和處理能力。強化職員思維上的創(chuàng)新，能從根本上實現(xiàn)辦公室管理的創(chuàng)新，促使辦公室從傳統(tǒng)的執(zhí)行型轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W的開拓型，進一步保證學院辦公室在高等教育改革的大背景下持續(xù)健康發(fā)展。