唐海音

摘 要： 隨著時代的進步，我國教育事業(yè)也迅速發(fā)展起來。高校學生檔案管理工作需要處理眾多的事務，較為繁瑣，同時該項工作十分重要，涉及到學生的各類信息，因此必須引起高校的重視。傳統(tǒng)模式下管理工作耗費大量的時間精力，并且容易出現(xiàn)錯誤。大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)處理有了更好的解決方法，高校學生檔案管理也應做出工作模式的轉(zhuǎn)變，探索更為高效的工作方式，更好的服務學生。

關鍵詞： 高校學生;檔案管理;創(chuàng)新

【中圖分類號】G47 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.283

引言：近幾年，高等教育得到飛速發(fā)展，高校越來越重視學生檔案管理工作，成為日常管理工作中的重要內(nèi)容，檔案管理工作水平的高低直接關乎學校的辦學情況，同時學生檔案信息可以為學校其他部門工作提供輔助作用，促使高校各項工作健康發(fā)展。做好高校學生檔案管理工作，可以將學校的真實面貌顯示出來，為后期招生以及學校發(fā)展具有不可替代的作用。

1 高校學生檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案意識薄弱

對學生檔案的管理意識薄弱體現(xiàn)在學校和學生個體兩個層面。一方面，從學校層面來看，領導對檔案管理工作的重視程度和認識程度不夠，認識不到學生檔案管理工作對于學生自身和學校發(fā)展的重要性，認為只要保證學生檔案不丟就行，這種思想導致高校在經(jīng)費管理和檔案設施建設以及人才資源配置等方面都存在一定的缺乏現(xiàn)象，不僅阻礙了學生檔案管理工作的有序展開，還不利于高校學生管理工作的體系化發(fā)展;另一方面，從學生層面來看，大多數(shù)學生對檔案的認識程度不夠，甚至對檔案的內(nèi)容認識十分缺乏，不僅認識不到檔案對自身未來發(fā)展的重要性，還不知道自身檔案存在的合理性和基礎內(nèi)容，這種現(xiàn)象直接造成了大學生對檔案管理的認識模糊，不利于自身未來職業(yè)生涯規(guī)劃的合理開展。

1.2 部門協(xié)調(diào)能力差，缺少統(tǒng)一化管理

高校學生檔案反映的是學生的綜合素質(zhì)能力，其涵蓋的內(nèi)容相對較多，所以需要與各部門的高效協(xié)調(diào)來促進學生檔案管理工作的順利開展，充分發(fā)揮學生檔案的重要作用。但結合目前情況來看，高校檔案管理中，與各部門協(xié)調(diào)能力較差，很多檔案資料得不到及時地收集和整理，出現(xiàn)檔案資料不全、檔案缺失、分離等問題，降低了傳遞效率。

1.3 管理隊伍建設薄弱

高校檔案管理作為學校管理工作的重要組成部分，應受到學校領導重視。對于高校檔案管理工作人員，也應加強管理培訓學習。目前各高校缺乏專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)都不是本專業(yè)相關人員，有可能是兼職人員、學生或退休人員進行管理，由于工作人員流動性較強這在很大程度上限制了檔案管理工作的建設。

2 新時期高校學生檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 建立健全檔案制度，提升檔案意識

針對以上提到的高校學生檔案管理意識薄弱等一系列現(xiàn)象，結合《中華人民共和國檔案法》的相關文件要求，高校在檔案管理的過程中首先就是要建立健全檔案管理制度，結合自身學校的檔案管理工作來制定符合學校發(fā)展實際的相關教學制度和方法，并進一步規(guī)范和制度化管理，在實施的過程中，不僅要保障檔案管理工作的規(guī)范化和秩序化，還需要在管理工作能夠確保檔案信息的合理保存和系統(tǒng)構建。除此之外，制度化的檔案構建完成后還需要通過加強管理人員對制度的貫徹和執(zhí)行情況，保障檔案管理的相關制度規(guī)范得到切實的貫徹，實現(xiàn)高校檔案管理工作的體系化發(fā)展。

2.2 加大各部門協(xié)調(diào)力度，構建完善的檔案管理網(wǎng)絡

學生檔案管理因涉及諸多部門，需要諸多部門的協(xié)調(diào)作業(yè)方能有所改善。所以在實際作業(yè)中，應構建完善的檔案管理網(wǎng)絡，促進學生檔案管理部門與其他部門間的聯(lián)系和溝通，按照檔案管理規(guī)范要求開展相關工作，從而改進管理效率。同時通過分析檔案管理與各部門工作間的關系，管理者還需合理優(yōu)化工作流程，劃分職能范圍，以期增強檔案收集的準確性、及時性，提高學生檔案管理質(zhì)量。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

首先加強人員管理素質(zhì)，強化檔案管理人員的思想覺悟，作為一名檔案管理人員應該有責任心，在檔案管理過程中應具有大局意識。其次，校方應加強檔案管理人員的知識業(yè)務水平，提升人員素質(zhì)，并且要做到責任與義務的同時落實，落實每一名管理人員的義務，在出錯時相關管理人員也應當勇于承擔責任。并且對管理人員定期開展培訓工作，加強現(xiàn)有工作人員的培訓。然后另一方面也需要增加一些新的具備檔案管理能力的復合型人才，以此來提升管理人員管理水平和管理素質(zhì)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力，有助于學校檔案工作的順利進行，實現(xiàn)學校整體管理水平的提高。

2.4 提升學生檔案管理的信息化水平

高校要想提升學生檔案管理信息化水平，就需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，創(chuàng)新管理模式以適應信息化管理的需求，推動學生檔案管理工作的開展。同時，信息化檔案管理的建立，除要注重學生資料的齊全性外，還應通過信息化技術的應用對學生的日常表現(xiàn)等數(shù)據(jù)實行收集和匯總，并體現(xiàn)在學生檔案中，為學生的綜合測評提供幫助。且通過信息化檔案管理體系的構建，將學生信息資料從原有的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化成電子形式，并做到檔案的分類匯總，便于檔案查詢和翻閱，以此大大降低檔案管理的難度，減少資金成本的過度消耗，增大檔案利用率。

結語：綜合來講，高校學生信息檔案管理工作作為高校檔案管理的重要組成部分，在推動學生個體發(fā)展，高校管理發(fā)展以及強化學生發(fā)展意識和高校建設水平等方面具有重要的價值，高校應當進一步關注和強化學生檔案管理工作的水平，以信息化的檔案建設作為發(fā)展契機，將學生檔案管理工作與信息化相融合，實現(xiàn)學生個體與學校管理的協(xié)調(diào)優(yōu)化發(fā)展。

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