作者簡介：孫慧穎（1983.07-），女，河南?？h人，中級檔案館員，本科，研究的方向：檔案。

摘 要： 在信息化建設(shè)不斷快速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)的普及為科技檔案管理提供了更便捷的方式，使辦公進入了無紙化時代，大大提高了工作效率。但由于科技檔案的特殊性和專業(yè)性，使得科技檔案管理工作面臨著諸多難題。本文旨在通過分析當(dāng)下科技檔案管理存在的問題，從而提出相應(yīng)的改進措施，進一步緩解歸檔、查檔等工作的壓力，加快科技檔案的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞： 信息化;科技檔案;建設(shè)

【中圖分類號】G270.7 ? ? 【文獻標(biāo)識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.277

引言：科技檔案作為檔案管理的重中之重，在檔案信息化建設(shè)中起著潤滑劑的作用，只有科技檔案管理具有可靠性、專業(yè)性、安全性才能加速檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。科技的發(fā)展為檔案管理提供了強有力的技術(shù)支撐，為枯燥乏味的檔案管理工作注入了新鮮血液，調(diào)動了工作人員的積極性，從而提高了工作效率。

1 科技檔案管理面臨的問題

1.1 管理人員的專業(yè)性不足

在人們潛意識的認(rèn)知里，認(rèn)為檔案僅是一些信息的整理傳輸，并不涉及專業(yè)性、技術(shù)性的知識，所以不需要像技術(shù)員、程序員等專業(yè)性人才，這就為檔案管理工作埋下了隱患。科技檔案是區(qū)別于普通的個人信息檔案，其具有保密性、專利性以及實用性。針對其保密性而言，科技是第一生產(chǎn)力，只有科學(xué)技術(shù)不斷進步才能加速現(xiàn)代化的實現(xiàn)。對于專利性而言，每一項技術(shù)的發(fā)明創(chuàng)造都有申請專利保護的權(quán)利，而科技檔案信息的保護就尤為重要;實用性的價值就是為后人提供技術(shù)理論的參考，實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新。正是這些特殊性使得科技檔案管理區(qū)別于其他檔案的管理，需要工作人員進行的專業(yè)的操作管理，而當(dāng)前部分地區(qū)的管理員缺乏專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)法律知識的普及以及創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，使得科技檔案管理層次不一，阻礙檔案信息化建設(shè)的步伐。

1.2 科技檔案管理方式單一

我國檔案管理主要還集中于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)查詢方式這樣單一的檔案管理流程，大部分檔案后續(xù)的歸檔、整理、分類都是人工服務(wù)，這樣難免會有紕漏，其次，由于信息化的發(fā)展，科技檔案資源越來越豐富，僅僅依靠人力資源難以有序地進行詳細(xì)的分類和整理，不便于后期的查檔、提檔、轉(zhuǎn)檔等。同時，在檔案管理工作中只注重紙質(zhì)化檔案的采集和保存，對其信息沒有全部錄入系統(tǒng)，這樣容易導(dǎo)致檔案信息的丟失，給一些工作造成不必要的麻煩?，F(xiàn)階段，檔案管理主要提供保存和查詢功能，在技術(shù)上操作相對簡單，但是后期的檔案整理和分類編號工作量相對較大，單一的人工輸入方式就會難以辨別信息的價值，導(dǎo)致一些沒有利用價值的信息被錄入系統(tǒng)，這樣不便于后期信息資源的開發(fā)和利用。

1.3 未公開信息的泄漏

由于地區(qū)發(fā)展的限制性，各區(qū)域信息化建設(shè)程度不一，對于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全的投入力度不同，導(dǎo)致科技檔案信息泄漏，給企業(yè)、個人等帶來重大的損失。其次，部分單位企業(yè)沒有對當(dāng)前大數(shù)據(jù)有很清晰的認(rèn)知，忽略了信息化發(fā)展的價值，對其科技檔案的保護沒有投入足夠的精力和資金，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)信息安全度低，容易被黑客攻擊盜取科技信息。另一方面，信息網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)缺乏定期的維護和漏洞修補，不能及時止損，造成大量檔案信息的流失。

2 優(yōu)化科技檔案管理人員的對策

2.1 培養(yǎng)專業(yè)的科技檔案管理人才

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷變化，人們需要不斷接受新形勢下的工作平臺，這就需要科技檔案管理人員不斷提升自己，掌握科技動態(tài)，及時與管理工作接軌。首先，國家要加大對科學(xué)技術(shù)的投資力度，及時適應(yīng)市場需求更新科技設(shè)備;其次，相對提高科技檔案管理工作的準(zhǔn)入門檻，對新員工組織開展入職前的技能培訓(xùn)和考試，讓員工充分熟悉相關(guān)流程和操作;對于平時管理工作中出現(xiàn)的問題及時匯總解決，增強員工的應(yīng)變能力;再者，充分利用新媒體資源，以線上線下相結(jié)合的模式讓人員進行碎片化的學(xué)習(xí)，增強專業(yè)技能。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方式

傳統(tǒng)的科技檔案保存、整理等主要依靠管理人員的勞動，形式比較單一?，F(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)化的發(fā)展可以有效地實現(xiàn)信息的保存、篩選、分類等，大大減少了工作時間和工作量，當(dāng)然這些也是需要相關(guān)人員進行互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)操作才能實現(xiàn)，所以亟須改變單一的管理模式。首先，科技檔案管理工作要分階段進行，創(chuàng)設(shè)不同的操作部門，前期的信息收集、錄入、整理等工作要下放給不同部門去完成，后期檔案的分類、歸檔和轉(zhuǎn)檔等要由專業(yè)的人員進行細(xì)化和保存，建立一體化的科技檔案信息系統(tǒng)，實行網(wǎng)上自動化的信息查詢和專業(yè)化的檔案管理;其次，對于紙質(zhì)化的科技檔案進行信息化處理，將以往的信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)信息技術(shù)全覆蓋，便于后期的查詢。同時，在新媒體平臺積極互動，征集民意，更好地迎合市場科技檔案管理的需求，創(chuàng)新管理方式。

2.3 加強檔案信息安全建設(shè)

科技檔案一般涉及重要的資源，一旦被盜取或者泄漏就會造成很大的損失，所以加強信息網(wǎng)絡(luò)安全至關(guān)重要。從多方面加強信息安全的建構(gòu)，對于紙質(zhì)化的科技檔案要完善檔案的裝訂設(shè)施和保護措施;對于無紙化的信息要引進先進的技術(shù)設(shè)備確保硬件跟得上信息化的快速發(fā)展。在思想層面，要培養(yǎng)管理人員強烈的信息安全保密意識，從而使管理工作更加謹(jǐn)慎;在檔案保存方面，要對文檔進行加密傳輸和備份，防止系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致信息的丟失;對信息系統(tǒng)加強多層防護，定期進行系統(tǒng)優(yōu)化和更新，修復(fù)系統(tǒng)潛在的漏洞。具體到管理人員的檔案保存要建立個人負(fù)責(zé)制，從而使科技檔案管理出現(xiàn)問題時有跡可循，也能在一定程度上降低出錯率。

3 結(jié)束語

隨著新媒體的興起，信息化建設(shè)更加全方位、多領(lǐng)域地展開?？萍紮n案管理在互聯(lián)網(wǎng)的推動下逐步實現(xiàn)自動化、信息化管理，使大量的科技檔案能夠有序有編的分類和歸檔，有利于信息的檢索和查詢。另一方面，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用統(tǒng)計徹底解放了繁重的勞動力，傳統(tǒng)檔案的傳輸可能需要幾天，現(xiàn)在幾秒就可以實現(xiàn)公開檔案信息的共享。

參考文獻

[1] 吳丹丹.信息化時代科技檔案管理面臨的問題和對策[J].傳播力研究，2019（16）：301.

[2] 楊亦豐.信息化背景下科技檔案管理存在的問題與對策[J].陜西檔案，2019（02）：48-49.

[3] 溫寒，潘莉.科技檔案管理信息化應(yīng)用中存在的問題和解決辦法[J].低碳世界，2018（03）：359-360.

[4] 陳君英.疾控中心科技檔案管理中存在的問題與解決措施研究[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2016，53（16）：203+206.