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        信息時(shí)代如何做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與應(yīng)用

        2020-11-20 02:12:29郭海軍
        寫真地理 2020年37期
        關(guān)鍵詞:檔案信息信息時(shí)代開發(fā)

        郭海軍

        摘 要: 信息時(shí)代下,企業(yè)的檔案信息也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn),如信息數(shù)量龐大、信息類型豐富等,對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)和要求。為了更好地提高企業(yè)檔案信息管理的質(zhì)量,加強(qiáng)對(duì)檔案信息價(jià)值的挖掘,本文就對(duì)信息時(shí)代下企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和應(yīng)用現(xiàn)狀、策略進(jìn)行以下詳細(xì)的分析。

        關(guān)鍵詞: 信息時(shí)代;檔案信息;開發(fā);現(xiàn)狀;策略

        【中圖分類號(hào)】G203 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.280

        隨著我國(guó)信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,當(dāng)前我國(guó)正處于信息時(shí)代,對(duì)于企業(yè)的檔案管理要提出了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案信息不僅真實(shí)地記錄著企業(yè)員工的信息,也記錄著企業(yè)的成立和發(fā)展過(guò)程,對(duì)于促進(jìn)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展起著重要的作用。信息化時(shí)代,企業(yè)也要重視實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè),加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),從而更好地提高對(duì)檔案信息的開發(fā)和利用,更好地發(fā)揮檔案信息在愜意發(fā)展中的積極作用。

        1 信息時(shí)代下企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和應(yīng)用的現(xiàn)狀

        1.1 缺乏對(duì)檔案信息資源的正確認(rèn)識(shí)和利用

        信息時(shí)代下,許多企業(yè)都缺乏對(duì)檔案信息資源的正常認(rèn)識(shí)和利用,導(dǎo)致檔案管理依舊停留在紙質(zhì)管理時(shí)代,檔案信息的價(jià)值得不到充分的挖掘和應(yīng)用。在實(shí)際的管理工作,檔案信息資源管理人員的專業(yè)水平不高,信息化技術(shù)水平不高,導(dǎo)致檔案的電子化程度較低,不利于提高檔案管理的效率。甚至部分工作人員認(rèn)識(shí)只需要將檔案用相關(guān)的載體進(jìn)行記錄,如光盤和磁盤,就已經(jīng)完成了檔案信息的管理工作,這樣的認(rèn)知顯然是錯(cuò)誤的,從而影響企業(yè)檔案信息資源的管理效果和應(yīng)用。

        1.2 缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

        因?yàn)闄n案管理工作不會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益,因此許多企業(yè)都缺乏對(duì)檔案信息管理的重視,缺乏對(duì)檔案信息的開發(fā)和利用,導(dǎo)致在實(shí)際工作中缺乏統(tǒng)一的管理和開發(fā)標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)而影響檔案信息的管理和開發(fā)質(zhì)量。比如,不同部門之間的檔案信息開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不同,開發(fā)步驟不同,從而使得相互之間的檔案信息內(nèi)容不同,不僅影響檔案信息的共享,也影響檔案信息的利用。

        1.3 檔案信息資源管理基礎(chǔ)薄弱

        由于檔案信息管理工作在企業(yè)管理中長(zhǎng)期得不到重視,所以即使部分企業(yè)認(rèn)識(shí)到做好檔案信息資源開發(fā)和利用的重要性,但是也由于工作基礎(chǔ)薄弱,導(dǎo)致資源開發(fā)難度大,開發(fā)效果差。比如,企業(yè)的檔案信息會(huì)存在資料不全面、信息錄入比較隨意,存在較多的人為錯(cuò)誤,導(dǎo)致檔案系統(tǒng)中的信息和實(shí)際檔案信息之間存在較大的差異,從而影響檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,進(jìn)而影響檔案信息資源的開發(fā)。此外,由于檔案信息管理產(chǎn)生的效益小,所以許多企業(yè)都缺乏對(duì)檔案信息管理的人力物力投入,導(dǎo)致檔案管理的信息化水平低,無(wú)法達(dá)到現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。

        2 信息時(shí)代下企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和應(yīng)用的策略

        2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

        信息時(shí)代下要提高企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和應(yīng)用程度,充分發(fā)揮檔案信息在企業(yè)發(fā)展中的積極作用,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)十分重要。信息時(shí)代下,對(duì)于工作人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)都比較高,但是當(dāng)前許多企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到信息化管理的要求。首先,企業(yè)要提高工作人員的檔案管理理念,信息時(shí)代下,應(yīng)當(dāng)具備良好的信息化管理意識(shí),提高自身管理思維的開放性,借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)充分挖掘出檔案信息的價(jià)值,并將其應(yīng)用在企業(yè)決策制定當(dāng)中,保證企業(yè)決策制定的合理性和科學(xué)性。此外,檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門之間的溝通,及時(shí)收集和整理檔案信息,如加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)部門的合作,在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化過(guò)程中遇到的問(wèn)題可以及時(shí)向?qū)I(yè)的計(jì)算機(jī)人才進(jìn)行請(qǐng)教和解決,保證檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。其次,企業(yè)要綜合優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),信息時(shí)代下,檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí),更是具有較高水平的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),企業(yè)要定期對(duì)工作人員開展相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn),及時(shí)更新他們的知識(shí),提高其綜合素質(zhì)水平。

        2.2 加快企業(yè)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)

        信息化時(shí)代,企業(yè)要加強(qiáng)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè),才能更好地開發(fā)和應(yīng)用檔案信息。在傳統(tǒng)的檔案管理中,以紙質(zhì)資料保存為主,但是紙質(zhì)資料在保存中容易損壞,信息的查詢效率比較差,要解決傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要。首先,企業(yè)要對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)版檔案資料進(jìn)行數(shù)字化,通過(guò)采用掃描、拍照等數(shù)字化技術(shù)來(lái)將其形成電子檔案。雖然實(shí)施紙質(zhì)版資料的電子化管理,需要投入大量的人力物力,但是可以有效地提高檔案信息的安全,提高檔案信息的查詢效率。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理中,也要重視對(duì)紙質(zhì)版檔案原件的保存,保證檔案資料的完整性。在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中,企業(yè)要制定統(tǒng)一的文件標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,保證檔案信息的共享性。其次,企業(yè)要做好現(xiàn)行電子檔案信息的收集和整理,在收集電子檔案時(shí),要正確地認(rèn)識(shí)到電子檔案信息收集的內(nèi)容,信息歸檔的要求和方法等,保證電子檔案歸檔的規(guī)范性和質(zhì)量。

        2.3 加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,企業(yè)要加強(qiáng)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,從而提高對(duì)檔案信息的開發(fā)和應(yīng)用。所謂的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,就是將電子版的檔案通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)發(fā)布到相關(guān)的網(wǎng)站上,相關(guān)工作人員可以在網(wǎng)站上快速查詢和調(diào)取相關(guān)檔案信息,大大地提高檔案信息的共享性和傳遞性。首先,企業(yè)在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí),要明確檔案系統(tǒng)目錄的內(nèi)容,保證牡蠣的完整性,因此檔案管理人員需要對(duì)所有的檔案信息進(jìn)行檢索和編輯,借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)建立檔案信息庫(kù)。其次,企業(yè)在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí),要結(jié)合用戶對(duì)于檔案的需求來(lái)完善數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容和功能,更好地滿足用戶的需求,如需完善目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等。最后,企業(yè)要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的合作,充分發(fā)揮出各個(gè)部門的工作優(yōu)勢(shì),提高檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的功能性,如計(jì)算機(jī)技術(shù)部門可以借助自身的專業(yè)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行有序化編輯。

        總而言之,檔案信息雖不能對(duì)企業(yè)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益,但是對(duì)促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展是發(fā)揮著重要的作用,是企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展中非常關(guān)鍵的資源之一。信息時(shí)代下,企業(yè)的檔案信息內(nèi)容和形式都發(fā)生了很大的改變,要加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和應(yīng)用,發(fā)揮檔案信息的價(jià)值,企業(yè)必須要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案信息管理存在的不足,結(jié)合實(shí)際制定恰當(dāng)?shù)拈_發(fā)策略。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 郭歡.信息時(shí)代企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].城建檔案,2020(05):57-58.

        [2] 邱天.信息時(shí)代企業(yè)檔案管理模式的變革[J].山東冶金,2020,42(01):65-66.

        [3] 袁衛(wèi)平.信息時(shí)代企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2018(05):77-78.

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