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        數(shù)字信息時(shí)代背景下企業(yè)檔案編研工作轉(zhuǎn)型策略分析

        2020-11-18 08:57:05張瑜
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2020年21期
        關(guān)鍵詞:檔案編研企業(yè)檔案數(shù)字時(shí)代

        張瑜

        摘 要:企業(yè)檔案編研是企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的重要方式,數(shù)字信息時(shí)代為企業(yè)檔案編研帶來新的發(fā)展機(jī)遇,本文通過分析檔案編研環(huán)境的變化,指出編研工作存在的問題,提出了數(shù)字信息時(shí)代企業(yè)檔案編研工作的轉(zhuǎn)型策略,為新時(shí)代企業(yè)檔案編研工作提供一定的思路。

        關(guān)鍵詞:數(shù)字時(shí)代;信息時(shí)代;企業(yè)檔案;檔案編研;開發(fā)利用

        檔案編研是對(duì)檔案信息進(jìn)行深入研究開發(fā)的專業(yè)性工作,企業(yè)檔案編研是企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的重要方式,也是企業(yè)檔案管理部門主動(dòng)挖掘檔案價(jià)值,擴(kuò)大檔案影響力,提升檔案工作地位的重要手段。

        在當(dāng)前數(shù)字信息時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)迅猛發(fā)展,“互聯(lián)網(wǎng)+”開始深入影響各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域,“數(shù)字中國(guó)”建設(shè)引領(lǐng)下,“數(shù)字企業(yè)”的建設(shè)如火如荼,以數(shù)字檔案館(室)建設(shè)和電子文件管理為主要方向的檔案信息化建設(shè)全面展開,“大數(shù)據(jù)”、“人工智能”、“區(qū)塊鏈”等新興技術(shù)也開始在檔案管理領(lǐng)域有所探索應(yīng)用。時(shí)代發(fā)展為企業(yè)檔案編研工作形成新的環(huán)境,帶來新的機(jī)遇,檔案編研需求來源、內(nèi)容構(gòu)成、成果形式、展示途徑等更加豐富多樣。如何抓住機(jī)遇,積極創(chuàng)新,探索檔案編研工作轉(zhuǎn)型,激發(fā)檔案工作活力,是企業(yè)檔案管理部門亟待關(guān)注的重點(diǎn)方向。

        一、數(shù)字信息時(shí)代企業(yè)檔案編研環(huán)境的變化

        數(shù)字信息時(shí)代技術(shù)的快速發(fā)展及國(guó)家宏觀層面的不斷重視,為企業(yè)檔案編研工作提供了良好的外部環(huán)境,檔案編研工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)條件得到有效發(fā)展。

        1.檔案資源類型和規(guī)模不斷擴(kuò)大為企業(yè)檔案編研打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

        檔案收集范圍擴(kuò)大,檔案類型多樣。2012年國(guó)家檔案局10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》為企業(yè)檔案資源建設(shè)指明了方向,隨著10號(hào)令的深入實(shí)施,本著應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸的原則,企業(yè)檔案資源收集范圍不斷擴(kuò)大,檔案資源類型更加豐富多樣,為企業(yè)檔案編研工作提供了堅(jiān)實(shí)的資源基礎(chǔ)。

        規(guī)?;瘮?shù)字檔案資源使編研利用更便捷。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化水平和檔案信息化水平不斷提升,檔案存量數(shù)字化、增量電子化不斷推進(jìn),促使系統(tǒng)化、規(guī)?;臄?shù)字檔案資源逐漸形成,告別入庫(kù)逐卷調(diào)檔的不便,企業(yè)檔案編研利用檔案資源變得更加直接高效。

        2.檔案信息化水平提升為企業(yè)檔案編研提供支持平臺(tái)

        企業(yè)數(shù)字檔案館(室)或檔案管理系統(tǒng)建設(shè)有效提升了檔案管理工作效率,不再受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手工著錄整理和利用耗時(shí)較多影響,檔案信息化水平提升使檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)方面節(jié)省大量時(shí)間,相當(dāng)于釋放了更多的人力和時(shí)間用于企業(yè)檔案資源挖掘和編研工作開展;檔案信息化建設(shè)有效提升了檔案檢索效率,使檔案信息檢索定位更加方便快捷,為精準(zhǔn)查檔開展檔案編研提供了有利條件。

        3.檔案利用需求更加廣泛為企業(yè)檔案編研提供內(nèi)在動(dòng)力

        數(shù)字信息時(shí)代電子文件數(shù)量劇增,增加了人們獲取有效信息的難度,且企業(yè)化、市場(chǎng)化的管理模式對(duì)多維信息需求大幅增加,對(duì)信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性提出更高要求,檔案利用需求更加廣泛且多樣化,為企業(yè)檔案開展深入編研服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和重大決策提供了內(nèi)在動(dòng)力;2013年起我國(guó)開展的國(guó)際檔案日等法定宣傳日為企業(yè)檔案編研和成果宣傳提供良好時(shí)機(jī),宣傳展示及企業(yè)文件建設(shè)需要也是激發(fā)檔案編研的有效動(dòng)力。

        4.新媒體環(huán)境和技術(shù)手段興起為企業(yè)檔案編研提供技術(shù)支撐

        數(shù)字信息時(shí)代自媒體技術(shù)盛行為企業(yè)檔案編研提供了新的宣傳展示途徑,通過社交網(wǎng)絡(luò)等可使檔案編研成果以更快的速度和更廣闊的范圍進(jìn)行傳播,不斷擴(kuò)大編研成果影響力,同時(shí)更便于與利用者互動(dòng),獲取進(jìn)一步的需求或建議;新興多媒體技術(shù)等使檔案編研內(nèi)容可實(shí)現(xiàn)圖、文、聲、像各種信息整合,檔案編研表現(xiàn)形式更加生動(dòng)形象,更具有吸引力,能夠更好地滿足現(xiàn)代快節(jié)奏企業(yè)員工的閱讀方式和興趣習(xí)慣。

        二、企業(yè)檔案編研工作存在的問題

        時(shí)代發(fā)展為企業(yè)檔案編研工作提供了資源和硬件支撐、技術(shù)支持和需求環(huán)境,但企業(yè)檔案編研長(zhǎng)期以來傳統(tǒng)觀念及基礎(chǔ)薄弱等原因,實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息時(shí)代下檔案編研工作創(chuàng)新轉(zhuǎn)型還存在著一些亟待解決的問題。

        1.重視程度不夠,編研方向不準(zhǔn)

        企業(yè)以效益為中心,企業(yè)檔案工作并非直接產(chǎn)生效益,以及長(zhǎng)期以來普遍對(duì)檔案管理僅是接收保管并被動(dòng)提供利用的傳統(tǒng)偏見,導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案編研工作重視程度不夠,沒有意識(shí)到檔案編研的重要性,缺少相關(guān)的資金和人員投入;編研工作缺少整體規(guī)劃,未能與企業(yè)中心工作和重點(diǎn)熱點(diǎn)事件相結(jié)合,編研方向不準(zhǔn),編研成果缺乏亮點(diǎn)或沒有發(fā)揮實(shí)效,難以獲得普遍關(guān)注和重視。

        2.編研方式傳統(tǒng),編研思路陳舊

        長(zhǎng)期以來企業(yè)檔案編研一直被認(rèn)為是檔案管理部門的事,編研工作處于庫(kù)藏有什么編什么、以我為主、“閉門造車”的狀態(tài),一方面與利用者需求的契合度不高,無法滿足利用者多角度、多層次需求,導(dǎo)致檔案編研成果滿意度不高;另一方面檔案編研工作開放和合作程度不高,由于編研內(nèi)容的專業(yè)性與檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)的偏差,往往只編不研,導(dǎo)致檔案編研內(nèi)容過于簡(jiǎn)單,缺乏廣度和深度,整體質(zhì)量不高。

        3.編研形式單一,編研效果欠缺

        傳統(tǒng)檔案編研主要為公司史志、大事記、組織沿革、文件匯編等,編研形式比較單一,而且這些系統(tǒng)性和專業(yè)性較強(qiáng)、篇幅較長(zhǎng)編研成果可讀性不強(qiáng),往往讓人望而卻步,缺乏有吸引力的可讀性強(qiáng)的編研成果;檔案編研對(duì)信息化技術(shù)利用度不高,編研內(nèi)容不夠豐富生動(dòng),展示形式不夠靈活;檔案編研成果的宣傳力度不夠,對(duì)新型社交媒體和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境利用程度不高,編研成果往往深藏庫(kù)房、束之高閣,難以發(fā)揮成效。

        4.編研人才缺乏,編研動(dòng)力不足

        企業(yè)檔案管理多為邊緣部門,檔案編研工作對(duì)人員整體素質(zhì)的要求較高與企業(yè)檔案管理人員數(shù)量和能力水平不足的矛盾比較突出。一是企業(yè)檔案人員數(shù)量不足,檔案人員多囿于傳統(tǒng)的檔案整理業(yè)務(wù),難以有大量時(shí)間精力開展編研;二是檔案人員思路較為陳舊,創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng),對(duì)檔案編研不夠重視,干與不干一個(gè)樣,干多干少一個(gè)樣,編研動(dòng)力不足;三是檔案人員編研技能欠缺,專業(yè)素質(zhì)難以滿足數(shù)字時(shí)代高質(zhì)量的檔案編研要求,能力不足導(dǎo)致對(duì)編研工作的畏難情緒明顯。

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