宋福震/青島港灣職業(yè)技術(shù)學(xué)院海事學(xué)院

二級(jí)學(xué)院檔案來(lái)源廣泛、內(nèi)容豐富、載體多樣，能夠客觀地反映二級(jí)學(xué)院運(yùn)行的全過(guò)程，是評(píng)估、改革和決策的重要依據(jù)，對(duì)于二級(jí)學(xué)院的管理和建設(shè)起著非常重要的作用。目前二級(jí)學(xué)院管理模式仍處于發(fā)展建設(shè)階段，檔案管理機(jī)制不夠健全，普遍存在著檔案管理意識(shí)薄弱、制度不健全、兼職管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)不高、管理手段單一、設(shè)施簡(jiǎn)陋、信息化水平較低等問(wèn)題。本文從檔案管理的六個(gè)基本環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了三點(diǎn)改進(jìn)措施。

一、高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的現(xiàn)狀分析

（一）檔案收集缺少日常積累，真實(shí)性、可靠性不足

檔案管理工作屬于支持性、服務(wù)性工作，各級(jí)人員重視不足，二級(jí)學(xué)院內(nèi)部沒(méi)有形成全員檔案收集的意識(shí)。同時(shí)檔案收集工作“時(shí)間長(zhǎng)、彈性大”，管理人員難以保持長(zhǎng)期關(guān)注和重視。檔案收集工作多呈現(xiàn)“運(yùn)動(dòng)式”收集的狀態(tài)，僅在某些特定的時(shí)間或特殊目的情況下進(jìn)行檔案收集，容易造成文件的缺失、遺漏，也很難客觀真實(shí)反應(yīng)各項(xiàng)工作的效果。

（二）檔案整理缺少統(tǒng)籌安排，完整性、融合性不足

二級(jí)學(xué)院檔案材料來(lái)源廣泛、渠道多、種類多，需要統(tǒng)籌兼顧?，F(xiàn)階段檔案整理工作多采取根據(jù)管理人員工作領(lǐng)域整理的松散型管理模式，注重依據(jù)檔案來(lái)源進(jìn)行整理。這種單領(lǐng)域、單要素的整理方式割裂了檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使檔案的完整性遭到破壞，也導(dǎo)致了整理的檔案“個(gè)性化”過(guò)于突出，融合共享困難，為后續(xù)工作帶來(lái)難度和隱患。

（三）檔案鑒定缺少標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，甄別銷毀環(huán)節(jié)缺失

二級(jí)學(xué)院檔案管理沒(méi)有結(jié)合自身需求形成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行鑒定時(shí)缺少標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，檔案價(jià)值判定主觀性過(guò)強(qiáng)，兼職檔案管理人員鑒定能力有限。為避免甄別失誤，往往對(duì)收集整理的檔案文件全部保存，同時(shí)對(duì)檔案銷毀持謹(jǐn)慎態(tài)度，檔案鑒定環(huán)節(jié)缺失，檔案“只進(jìn)不出”、“進(jìn)多出少”現(xiàn)象明顯，管理工作量逐漸加大。

（四）檔案保管缺少單獨(dú)空間，遺失和泄密風(fēng)險(xiǎn)大

二級(jí)學(xué)院缺少獨(dú)立的、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案存儲(chǔ)空間，檔案保管設(shè)施設(shè)備投入不足。檔案保管普遍依靠管理人員辦公室文件柜和個(gè)人電腦，檔案資料和常規(guī)文件混雜在一起，分散且難以區(qū)分，檔案資料取用不便，人員調(diào)動(dòng)或場(chǎng)所變更時(shí)檔案材料丟失風(fēng)險(xiǎn)較大。同時(shí)這些場(chǎng)所日常師生流動(dòng)性較大，人員往來(lái)頻繁極易導(dǎo)致諸如試卷之類保密文件泄密。

（五）檔案統(tǒng)計(jì)編研缺少足夠重視，效率低、效果差

目前，二級(jí)學(xué)院檔案的管理工作主要依靠兼職人員來(lái)進(jìn)行，這一客觀事實(shí)導(dǎo)致檔案管理人員難以對(duì)統(tǒng)計(jì)編研工作給予充分重視， 統(tǒng)計(jì)編研只有在應(yīng)付檢查或匯報(bào)工作時(shí)才能有限的開展。另外該工作主要依靠管理人員手動(dòng)處理，缺少科學(xué)高效的統(tǒng)計(jì)方法和工具，形成的數(shù)據(jù)和結(jié)果難以揭示檔案管理工作的真實(shí)現(xiàn)狀和客觀規(guī)律， 無(wú)法為檔案管理水平提升提供值得借鑒的依據(jù)。

（六）檔案被利用的水平不足，對(duì)利用者服務(wù)的能力差，價(jià)值難以凸顯

二級(jí)學(xué)院檔案管理“重藏輕用”的現(xiàn)象依舊比較突出，工作經(jīng)常停留在收集、整理、保存的表層，對(duì)檔案工作的最終目的——“用”缺乏足夠認(rèn)識(shí)。檔案利用仍處在為重大項(xiàng)目或課題申報(bào)時(shí)作為支撐材料使用的階段，服務(wù)教科研和管理等工作水平較低，檔案管理工作價(jià)值難以顯現(xiàn)。同時(shí)由于服務(wù)能力未能得到利用者的足夠認(rèn)可，也影響了檔有效案管理工作的開展。

二、高職院校二級(jí)學(xué)院提升檔案管理水平的措施研究

（一）培養(yǎng)全員檔案意識(shí)，建立檔案資源體系，完善檔案管理制度，保證檔案管理效能和剛性

二級(jí)學(xué)院檔案資料來(lái)源廣泛、內(nèi)容龐雜，檔案管理環(huán)節(jié)多、前后銜接緊密，單個(gè)環(huán)節(jié)工作的好壞對(duì)整體工作質(zhì)量影響較大。二級(jí)學(xué)院應(yīng)注重全員檔案意識(shí)培養(yǎng)，加強(qiáng)宣貫學(xué)習(xí)，確保全員參與。根據(jù)校院兩級(jí)檔案資料特點(diǎn)，結(jié)合客觀實(shí)際，建立職責(zé)明確、指向清晰、時(shí)限固定的檔案資源體系，構(gòu)建流程精準(zhǔn)、便于操作的檔案管理制度。以檔案管理制度為保障，落實(shí)檔案管理主體責(zé)任，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲，保證各環(huán)節(jié)工作主動(dòng)進(jìn)行、有章可循，檔案管理工作才會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)流暢，科學(xué)高效，各類檔案資料的真實(shí)性和完整性才能得以保證。

（二）抓好隊(duì)伍建設(shè)，建立培訓(xùn)交流機(jī)制，提升管理人員檔案素質(zhì)，提高管理專業(yè)性

檔案管理工作能否有序、高效的進(jìn)行，主要取決于檔案管理人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。二級(jí)學(xué)院應(yīng)根據(jù)人員配備情況建立一支檔案意識(shí)強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)高，人員相對(duì)穩(wěn)定的管理隊(duì)伍。探討以檔案管理為主崗位設(shè)定的可能性，抓好兼職管理人員選拔與培養(yǎng)工作。針對(duì)管理人員檔案意識(shí)薄弱、履職能力參差不齊的現(xiàn)狀，聘請(qǐng)校內(nèi)外專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提升專業(yè)素質(zhì)和管理能力，確保管理人員能夠勝任；建立交流溝通機(jī)制，打通檔案管理人員業(yè)務(wù)交流渠道，集思廣益，破解管理過(guò)程中遇到的難題，提升管理效率。

（三）改善檔案管理?xiàng)l件，豐富檔案管理手段，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理成果共享

檔案管理最終要通過(guò)合理的存儲(chǔ)和有效的利用來(lái)實(shí)現(xiàn)其記錄歷史，服務(wù)全局的作用。二級(jí)學(xué)院應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際改善檔案管理?xiàng)l件，開辟獨(dú)立的場(chǎng)所、空間，配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理，妥善保管和存放，避免文件查找困難、泄漏和遺失現(xiàn)象發(fā)生。加大投入力度，用科技手段替代人工管理方式，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件化，存儲(chǔ)“云空間”化，提升管理效率和取用的便捷性。借助信息化技術(shù)挖掘檔案價(jià)值，提升檔案利用率，提高其服務(wù)師生，服務(wù)教科研和服務(wù)管理的作用，保證檔案管理成果人人受益。

三、結(jié)語(yǔ)

高職院校二級(jí)學(xué)院的建設(shè)仍然處于發(fā)展和完善階段，檔案管理工作作為二級(jí)學(xué)院整體發(fā)展工作的重要組成部分必須得到充分的重視和有效的解決。各級(jí)人員應(yīng)正視存在的問(wèn)題和不足，不斷調(diào)整改、提升檔案管理水平和服務(wù)能力，用真實(shí)數(shù)據(jù)和客觀事實(shí)，助推校院兩級(jí)單位各項(xiàng)工作的高質(zhì)量發(fā)展。