秦娜

（新蔡縣河塢鄉(xiāng)黨政綜合便民服務中心，河南駐馬店 463500）

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的概述

1.1 事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設的簡單介紹

檔案管理工作信息化建設主要指，在檔案管理工作的過程中，管理人員通過利用信息技術(shù)，將實體文檔的內(nèi)容輸入計算機內(nèi)，并以信息數(shù)據(jù)的形式進行存儲和應用。信息化建設工作的開展，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，為單位內(nèi)部檔案的高效管理提供了條件，從而有效提高檔案的保密性、安全性以及檔案的應用效率。目前來看，國內(nèi)各大事業(yè)單位在信息化建設過程中依然存在著機制不完善、人才緊缺、技術(shù)設備落后等多方面的問題，這些問題的出現(xiàn)給檔案管理工作的開展帶來了極大的阻礙。因此，有關(guān)單位應及時采取有效措施，從多方面渠道入手，加快推進單位內(nèi)部的信息化建設進程，從整體上提高檔案管理工作水平。

1.2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義

隨著近年來社會經(jīng)濟水平的不斷提升，各界對事業(yè)單位檔案管理工作的要求標準也在逐步提高。正因如此，各事業(yè)單位應該不斷加快內(nèi)部信息化建設，提高檔案管理工作的質(zhì)量及水平。隨著各類網(wǎng)絡信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應用，事業(yè)單位檔案管理工作的模式發(fā)生了翻天覆地的變化。通過利用各類信息技術(shù)，不僅能夠大大提高各單位檔案管理的工作效率，同時還能有效降低以往因人工收錄檔案文件出現(xiàn)錯誤的概率，從而提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。同時，通過開展信息化檔案管理工作，還能夠?qū)n案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)形式，不斷擴大檔案信息庫的儲存量，實現(xiàn)了對網(wǎng)絡資源的合理利用。除此之外，通過利用信息化平臺，還能有效提高檔案信息的保密性，從根本上改變了檔案管理工作的模式。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的基本現(xiàn)狀

2.1 未在單位內(nèi)樹立起科學的信息化檔案管理理念

通過在事業(yè)單位開展信息化建設工作，能夠很好地彌補傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的缺陷。然而，就我國近期各大事業(yè)單位的發(fā)展情況來看，在當前大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)，檔案管理人員并未真正理解信息化檔案管理工作的意義所在，單位領(lǐng)導及工作人員并未樹立起正確的信息化檔案管理理念。有些事業(yè)單位的工作人員思想偏于保守，他們很少接觸到信息化檔案管理系統(tǒng)，無法認識到信息技術(shù)的應用優(yōu)勢，因此對網(wǎng)絡信息平臺存在一定的懷疑態(tài)度。同時，在大部分事業(yè)單位中，領(lǐng)導人員也未能及時意識到信息化的重要意義，對檔案管理人員的工作要求標準偏低，未能把信息化建設放在檔案管理工作的首要位置，這種行為會嚴重阻礙事業(yè)單位檔案管理工作的長遠發(fā)展[1]。

2.2 信息化技術(shù)、設備及人才資源的缺乏

在檔案管理信息化建設過程中，具備充足的人才、技術(shù)以及設備資源是順利推動建設工作的重要基礎。首先，人才是整個單位的主要生產(chǎn)力，然而就實際情況來看，當前各事業(yè)單位內(nèi)對檔案管理人員的重視程度較低，大部分檔案管理人員并不熟悉信息技術(shù)的操作技巧。同時，還有一些工作人員的職業(yè)責任感并不強，對信息化建設保持著消極態(tài)度，從而對檔案管理信息化的推進產(chǎn)生了一定的限制。其次，先進的技術(shù)設備是順利開展信息化建設工作的重要前提。然而由于經(jīng)費緊張、單位領(lǐng)導不重視等方面原因的影響，目前國內(nèi)大多事業(yè)單位所能支配的技術(shù)及設備比較有限。部分單位內(nèi)部的設備出現(xiàn)老化的情況，技術(shù)相對也比較落后，從而給檔案管理信息化建設工作的進行帶來了極大的挑戰(zhàn)。

2.3 未建立統(tǒng)一完善的信息化檔案管理機制

當前階段來看，為了更好地適應社會發(fā)展的需求，大部分事業(yè)單位正在加快單位內(nèi)部的信息化建設。隨著檔案系統(tǒng)改革工作的不斷推進，當前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設已經(jīng)初見成效。從整體上來看，缺乏統(tǒng)一完善的檔案管理機制，會造成信息化建設工作的進度被拖慢。由于某些單位并未及時建立起針對信息化檔案管理工作的監(jiān)管機制及考核標準，從而導致工作人員的工作積極性明顯降低，大大提升了檔案管理的難度。

3 有效提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

3.1 加強對檔案管理工作者的綜合能力培訓

信息化檔案管理工作的開展，對工作人員的能力范圍提出了更多的要求，即管理人員不僅需要熟練掌握檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)，同時還應具備一定的計算機基礎操作能力。因此，有關(guān)單位應積極引入綜合能力水平較高的檔案管理人員。對于在崗人員，應根據(jù)工作人員的實際能力水平，制定出具有針對性的管理培訓方案。通過專題培訓、線上授課、開設講座等方式來對檔案管理工作人員進行專業(yè)技能培訓。同時，各事業(yè)單位還應注重加強對工作人員在計算機技術(shù)方面的培養(yǎng)，確保每位檔案管理者能夠輕松完成檔案管理系統(tǒng)的基本操作，從而為檔案信息平臺的安全性提供保障[2]。

3.2 加大對相關(guān)信息技術(shù)及設備資源的投入

在檔案管理工作的信息化建設過程中，有關(guān)單位應根據(jù)單位的實際設備需求，加大對相關(guān)基礎硬件設備的資金投入，建立起龐大、穩(wěn)固的數(shù)字化檔案庫，為信息化建設工作的開展提供絕對的物質(zhì)支持。首先，有關(guān)部門應積極組織工作人員，根據(jù)事業(yè)單位的實際需求來對相關(guān)管理軟件進行研究開發(fā)。其次，在檔案管理工作中，各單位需要購置好一定數(shù)目的信息化設備，積極引入先進的信息技術(shù)及軟件。同時，檔案管理人員應通過科學利用相關(guān)軟件，對檔案資源進行充分的發(fā)掘和利用。

3.3 建立健全可靠的檔案管理體系

管理體制的建立和完善，是確保檔案管理信息化建設工作順利推進的重要基礎。因此，各事業(yè)單位應根據(jù)單位的實際發(fā)展狀態(tài)，建立起一套真正適用于本單位的檔案管理體制。針對信息化建設，管理人員可以制定出科學合理的考核指標，并且將檔案信息化建設情況與個人的業(yè)績考核相融合，從而更好地激發(fā)起工作人員的工作熱情。同時，各單位還應建立起完整的檔案管理系統(tǒng)，其內(nèi)容應包括對各類檔案信息、檢索工具等內(nèi)容的匯總。有關(guān)部門還應針對電子檔案制定出相應的管理辦法，加強對不同形式檔案文件的數(shù)字化處理，為信息化檔案管理提供最佳的實施平臺[3]。

3.4 在事業(yè)單位內(nèi)部樹立起正確的檔案管理理念

在當前大部分事業(yè)單位內(nèi)，由于單位領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度不高，從而導致檔案管理信息化建設工作受到阻礙。同時，大部分檔案管理人員也并未認識到網(wǎng)絡信息技術(shù)的便捷性、安全性等各方面優(yōu)勢，而是保留傳統(tǒng)的管理思維方式。想要在單位內(nèi)部真正樹立起正確的檔案管理理念，應從檔案管理的保密性、專業(yè)性等方面入手，徹底改變以往落后的人工管理模式，加快檔案管理信息化建設的進程。此外，單位領(lǐng)導還應要求全體工作人員積極樹立起現(xiàn)代化的檔案管理理念，并在單位內(nèi)部積極倡導應用新型的管理模式，通過利用新技術(shù)、新手段來促進檔案管理工作的發(fā)展。

3.5 做好傳統(tǒng)管理向信息化管理的過渡工作

目前來看，仍有一部分事業(yè)單位在沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理方式。然而，從實際情況來看，想要在短時間內(nèi)幫助這些單位完全脫離以往的工作模式，基本上是不切實際的。對于處于信息化建設初級階段的事業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導應結(jié)合本單位的具體情況，制定出科學可靠的建設推進計劃。在具體的實施過程中，工作人員應依照計劃的內(nèi)容，有層次、有條理性地完成各項任務，做好信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作之間的銜接。除此之外，在信息化系統(tǒng)的建立過程中，管理人員還應注重采用多元化的管理手段，對于不同的應用場景，應有針對性地采用適合的信息化管理方案。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為事業(yè)單位日常工作的重要環(huán)節(jié)，對事業(yè)單位整體管理水平的提高起到了極大的幫助作用。因此，檔案管理工作人員也應順應時代的發(fā)展，不斷提升自我的能力水平。同時，各事業(yè)單位也應積極建立起檔案信息管理平臺，充分應用先進的信息網(wǎng)絡技術(shù)，加強對管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。加強對各個環(huán)節(jié)的領(lǐng)導和管理，在單位內(nèi)部建立起可靠穩(wěn)固的信息化檔案管理體系，從而為檔案管理工作未來的良好發(fā)展做好鋪墊。