郭艷芳

摘 要： 隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，檔案事業(yè)取得了極大的進步，在現(xiàn)行檔案行政管理中，主要應(yīng)用“局館合一”模式，雖然具有較為良好的效果，但也存在一定的問題，對檔案管理效率和質(zhì)量的進一步提升產(chǎn)生了較大的影響。鑒于此，本文針對現(xiàn)行檔案行政管理模式存在的問題展開分析，探究相關(guān)解決策略，旨在充分完善檔案行政管理模式，推動現(xiàn)行檔案行政管理的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 現(xiàn)行檔案;行政管理;問題;解決對策

【中圖分類號】G647.2 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.280

當前階段，我國各地區(qū)的檔案行政管理形式呈現(xiàn)多樣化的特點，在不統(tǒng)一的檔案行政管理模式下，其從檔案管理體制、制度、具體工作都存在較大的差異性，從而就會出現(xiàn)一定的管理問題，對全面發(fā)展檔案工作產(chǎn)生了很大的阻礙作用。因此為有效提高現(xiàn)行檔案行政管理的效率和質(zhì)量，需要采取有效的解決措施，優(yōu)化“局館合一”的管理模式，以推動其順利發(fā)展。

1 現(xiàn)行檔案行政管理模式存在的問題分析

由于我國國情以及機構(gòu)改革的影響，致使現(xiàn)行檔案行政管理模式存在諸多的實際問題，其具體表現(xiàn)在檔案交接工作缺乏嚴謹性、檔案收集工作開展不合理、檔案管理職責不清晰等，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展前進。

1.1 檔案交接工作缺乏嚴謹性

我國社會發(fā)展進入到新時期后，經(jīng)濟環(huán)境發(fā)生了重要改變，為適應(yīng)新經(jīng)濟和市場變化趨勢，各單位及企業(yè)的人事調(diào)動頻率大幅上升。而檔案管理作為一個比較重要的部門或機構(gòu)，人員調(diào)配更加頻發(fā)。在此背景之下，對現(xiàn)行檔案管理工作產(chǎn)生影響的主要問題則是交接工作的嚴謹性不足。這是由于檔案管理具有特殊性，其涉及的工作范圍相對廣泛，對單位及企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展能夠起到指導(dǎo)和依據(jù)作用。因此相關(guān)繼任工作人員必須要在短時間內(nèi)全面了解檔案行政管理的工作內(nèi)容以及范圍，從而更好的開展檔案收集、存檔和調(diào)度應(yīng)用等工作。但是就目前來看，很多檔案管理人員在離職時，急于投入到新崗位，與繼任者沒有完成充分的交接工作，就會導(dǎo)致新職員不能及時有效的處理相關(guān)問題事項，經(jīng)常會出現(xiàn)棄檔、死檔、檔案丟失等情況，對單位及企業(yè)的運行發(fā)展產(chǎn)生了一定的不利影響[1]。

1.2 檔案收集工作不合理

在現(xiàn)行檔案行政管理模式中，檔案收集工作是一項重要的基礎(chǔ)性工作，其是保障檔案信息真實性、準確性、全面性的關(guān)鍵，相關(guān)管理人員在實際工作過程中，加強檔案收集審查是至關(guān)重要的。但是在當前的管理模式中，存在的較大問題是對基層工作人員的檔案信息收集工作重視程度不足，往往會出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。在很多單位或者企業(yè)中，對于領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案信息收集相對比較全面、細致，但對于基層人員的資料信息卻十分匱乏，甚至存在信息不全、信息落后等情況，在進行人員考核評價時，其檔案無法發(fā)揮實際作用，影響檔案行政管理工作的有效實施。同時由于檔案收集工作存在不合理性，在行政管理中就不能了解檔案信息的深層價值，導(dǎo)致檔案利用效率較低。

1.3 管理職責不清

在現(xiàn)行檔案行政管理工作模式中，職責與任務(wù)的分配是相對應(yīng)、相匹配的，以此才能夠有效的提高檔案管理質(zhì)量。不過在目前階段的檔案行政管理模式中，存在管理職責不清的嚴重問題，相關(guān)管理人員對自身職責的認識程度不夠，具體工作環(huán)節(jié)的開展缺乏明確的目標，就會導(dǎo)致檔案管理的效率低下。尤其是在“局館合一”管理模式下，管理人員往往會身兼數(shù)職，致使在檔案行政管理工作的內(nèi)容和范圍逐漸模糊化，具體的工作職能沒有明確的界限，當發(fā)生檔案管理問題時，就無法形成有效的追責，相互推卸責任的現(xiàn)象十分普遍，嚴重阻礙了檔案工作的有序開展[2]。

2 現(xiàn)行檔案行政管理模式存在問題的解決對策

2.1 加強離職人員的檔案交接

針對現(xiàn)行檔案行政管理存在的交接工作不嚴謹?shù)膯栴}，則應(yīng)當完善“局館合一”管理模式，增加人事調(diào)動的檔案交接工作程序，并將其制度化，以減少出現(xiàn)棄檔和死檔的問題。因此首先應(yīng)嚴格規(guī)范檔案交接工作，調(diào)動人員及離職人員應(yīng)當在離開工作崗位前，與繼任者進行全面、詳細的交接工作，保障新員工能夠盡快掌握檔案行政管理的內(nèi)容和范圍，更快的投入到工作中，以提高管理效率;其次要創(chuàng)新檔案行政管理方式，盡量減少資源的利用，比如應(yīng)當網(wǎng)絡(luò)化和自動化管理，保障檔案的應(yīng)用效率提升，以此提高檔案行政管理實效;最后要留存離任人員的相關(guān)信息

2.2 提高對檔案收集工作的重視程度

檔案行政管理中檔案收集工作是其重要的內(nèi)容和環(huán)節(jié)之一，直接關(guān)系到管理的實際效果，因此對其重視程度應(yīng)當進一步加強，尤其是在當前的政治經(jīng)濟體制下，有效開展檔案收集工作有利于為各項決策提供依據(jù)，保障單位及企業(yè)發(fā)展的高效性?；诖讼嚓P(guān)管理人員應(yīng)當在檔案整理和歸檔之前，認真完成資料信息的收集和審核，保障檔案內(nèi)容的真實可靠、具有一定的應(yīng)用和保管價值。對不符合檔案規(guī)定的信息資料按照規(guī)范化流程進行處理，不合格檔案不允許入庫保存，從而確保檔案信息的合理性、合法性，提高行政管理質(zhì)量和效率。

2.3 優(yōu)化管理機構(gòu)，明確管理責任

由于我國現(xiàn)行檔案行政管理多采用“局館合一”的模式，在機構(gòu)改革的形勢下，檔案管理工作在職責分配上存在較大的問題，為促使檔案管理更好的朝向行政化發(fā)展，即應(yīng)當優(yōu)化管理機構(gòu)，明確管理責任。首先結(jié)合當前現(xiàn)狀，對檔案管理實行雙重領(lǐng)導(dǎo)機制，即是將黨委及政府列為領(lǐng)導(dǎo)序列，長期保持這種隸屬關(guān)系，并加強同級以及上下級監(jiān)管，其可以通過將檔案局與檔案館分開設(shè)立，各司其職，保障職責分配明確;其次是要落實檔案行政管理具體責任到個人，合理設(shè)置檔案管理崗位，對處理人員、工作范圍以及工作性質(zhì)等進行詳細的確定和規(guī)范，促使每一項工作都有相對應(yīng)的人員和制度保障，出現(xiàn)問題及時追究責任人，并盡快解決，提高檔案行政管理的效率和質(zhì)量。

3 結(jié)語

綜上所述，當前我國政治經(jīng)濟體制正不斷完善，在發(fā)展前進過程中，檔案管理逐漸趨向行政化，在“局館合一”模式推行的背景下，雖然取得了一定成就，但其不可避免的存在一些現(xiàn)實問題。因此相關(guān)單位以及企業(yè)需要重視檔案行政管理，針對問題和不足采取有效的解決對策，以期促進檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1] 李迅.如何做好醫(yī)院行政檔案管理[J].信息記錄材料，2018，19（07）：204-205.

[2] 郭強.醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及創(chuàng)新途徑[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018，15（11）：109-110.