李花英

【摘? 要】工會及企業(yè)的檔案管理工作在企業(yè)運營中尤為重要，尤其是在當(dāng)下信息化、現(xiàn)代化檔案管理工作的大潮中，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作更能凸顯企業(yè)的核心競爭力。同時，信息技術(shù)發(fā)展越來越快，企業(yè)各部門的工作也需要進行信息化轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案管理工作必須要及時收集檔案數(shù)據(jù)，并對檔案數(shù)據(jù)進行高效的整理，才能確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠，能夠及時、有效地提供給相關(guān)部門。隨著檔案數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷增長，檔案類型也越來越復(fù)雜多樣，工會和企業(yè)檔案管理的相關(guān)人員更應(yīng)該適應(yīng)潮流，提升檔案管理信息化、科技化能力和效率。

【關(guān)鍵詞】工會;檔案管理;改革

引言

企業(yè)所掌握的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)越詳細(xì)，做出的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)劃就越全面具體，越有利于企業(yè)今后的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作對于檔案數(shù)據(jù)的利用不足，為企業(yè)發(fā)展所提供的有價值的信息也相對有限，無法發(fā)揮檔案管理工作的作用。而信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的充分利用，并且也能確保信息傳遞的及時性、有效性，確保檔案發(fā)揮對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的積極作用。因此，對于現(xiàn)代企業(yè)來說，建立工會及企業(yè)的信息化檔案管理模式是企業(yè)檔案管理工作必須要實現(xiàn)的目標(biāo)。在企業(yè)信息檢索、資料整理、檔案收集、人才資源庫等建設(shè)和要求中，企業(yè)和工會的檔案管理系統(tǒng)化、信息化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)顯得尤為重要。工會及企業(yè)的檔案管理工作在企業(yè)運營過程中，既暢通了企業(yè)職工的個人履歷和晉升通道，又做到了工作留痕、隨時汲取，企業(yè)和工會合二為一，在檔案管理工作數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化進程中相輔相成、相得益彰。

信息技術(shù)深入到各行各業(yè)，極大地改變了工作方式，提高了工作效率。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門的工作內(nèi)容及時有效地銜接，提高企業(yè)運營效率。將企業(yè)工會檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等檔案管理系統(tǒng)同企業(yè)OA郵箱系統(tǒng)整合，由此提升檔案數(shù)據(jù)的收集、分類、處理、分析、歸檔及使用等環(huán)節(jié)的工作效率，是今后檔案管理工作的發(fā)展方向。

信息化背景的工會及企業(yè)檔案管理改革。建設(shè)工會及企業(yè)檔案管理工作主要包括收集、分析、整理、利用等環(huán)節(jié)，企業(yè)工會檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和企業(yè)進行檔案管理信息化建設(shè)，就必須對這些工作內(nèi)容進行優(yōu)化，使檔案業(yè)務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化。首先，標(biāo)準(zhǔn)化改革優(yōu)化檔案信息的收集。在企業(yè)內(nèi)部OA郵箱的既有系統(tǒng)上面進行優(yōu)化升級，實現(xiàn)信息化整合。在此系統(tǒng)中進行檔案信息的下設(shè)和上傳，檔案管理工作人員在此系統(tǒng)中進行信息的匹配和整合，提高工作效率，提升企業(yè)競爭力。其次，優(yōu)化檔案信息的整理。檔案管理人員在系統(tǒng)中對于檔案信息作出劃分和歸類，統(tǒng)一按照時間、類別、項目、部門、黨建等內(nèi)容模塊進行有效劃分，從而提高效率。最后，整合優(yōu)化檔案信息的利用。在系統(tǒng)中完成檔案的整合之后，在需要對檔案信息進行提取的時候，做到高效可行，有的放矢。分類收納、填寫、完善時間和人員摘要信息等。

工會及企業(yè)檔案信息資源的收集和整合管理中，需要做好相關(guān)檔案信息的收集工作，通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程設(shè)置，令檔案管理系統(tǒng)信息實現(xiàn)正確、完整、條目清晰等特點。在企業(yè)的發(fā)展過程中，工會檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨建檔案等十分冗雜，并且越來越龐大。面對越來越復(fù)雜的檔案信息整理工作，只有通過現(xiàn)代化、信息化、系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn)流程工作機制和系統(tǒng)，檔案管理人員的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案收集工作態(tài)度，才能實現(xiàn)企業(yè)工會等所有模塊和部門的檔案收集完整、準(zhǔn)確。

當(dāng)下，企業(yè)檔案服務(wù)只是提供檔案信息的借閱和查詢，相關(guān)服務(wù)內(nèi)容有限，不能完全發(fā)揮檔案信息的作用，造成相關(guān)企業(yè)不重視企業(yè)工會等檔案管理工作。對于檔案管理工作人員的系統(tǒng)化培訓(xùn)，提供相關(guān)查詢、檢索、指引等服務(wù)已是迫在眉睫。在優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的檢索模式和板塊區(qū)分的同時，加強相關(guān)工作人員的職業(yè)化培訓(xùn)，已是非常必要了。因此，必須優(yōu)化和提升檔案管理系統(tǒng)和人員的服務(wù)能力。

加強工會及企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，保證企業(yè)內(nèi)和工會相關(guān)的檔案信息參照標(biāo)準(zhǔn)化體系進行工作。首先，將企業(yè)和工會檔案信息化統(tǒng)籌整理標(biāo)準(zhǔn)說明說講解清楚，一并發(fā)送給企業(yè)各部門，并召開部門例會，講解清晰，完成標(biāo)準(zhǔn)化上報模式。然后，標(biāo)注相關(guān)檔案報備時間、報備人等信息，完善標(biāo)準(zhǔn)化上報體系。最后，嚴(yán)守檔案管理工作規(guī)范性和保密性。

信息化的工會和企業(yè)檔案管理工作對于相關(guān)檔案管理人員的綜合能力要求較高。目前隨著檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的進步，對相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)也有較高的要求。首先，對于高校應(yīng)屆畢業(yè)生的人才招聘提上日程，相關(guān)人才的招聘形成規(guī)范化模塊，搜集人才、尋找人才、轉(zhuǎn)化人才形成標(biāo)準(zhǔn)化方案。其次，加強對于檔案管理人員的綜合能力培訓(xùn)，每周一課制度，通過定向培訓(xùn)提高企業(yè)和工會檔案管理人員水平。最后，著力孕育學(xué)習(xí)氛圍，增強工會和企業(yè)檔案管理人員學(xué)習(xí)習(xí)慣、學(xué)習(xí)水平和學(xué)習(xí)能力，當(dāng)今現(xiàn)代化、信息化的檔案管理系統(tǒng)，需要相關(guān)從業(yè)人員不間斷的學(xué)習(xí)，才能實現(xiàn)系統(tǒng)模塊的合理化運用，成為企業(yè)騰飛的基石。也應(yīng)為工會及企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)聚力。