王佩

摘 要：企業(yè)實(shí)現(xiàn)盈利的途徑歸根結(jié)底只有兩種：開源和節(jié)流。企業(yè)如何在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能飛速發(fā)展的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用控制信息化，并將分析結(jié)果用于企業(yè)戰(zhàn)略決策，成為當(dāng)下企業(yè)生存的重要課題。本文以WHR公司通過費(fèi)用控制系統(tǒng)的實(shí)施取得的顯著效果為例，對費(fèi)用控制系統(tǒng)實(shí)施背景及必要性、實(shí)施效果以及實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享;費(fèi)用控制;費(fèi)用報(bào)銷信息化

一、費(fèi)用控制系統(tǒng)實(shí)施背景及必要性

對公司而言，財(cái)務(wù)報(bào)表分析最大的局限性在于不能用通俗的語言反映業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，尤其是費(fèi)用。業(yè)務(wù)口徑和財(cái)務(wù)口徑有很大的區(qū)別，業(yè)務(wù)部門用業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)描述費(fèi)用，而財(cái)務(wù)部門按照準(zhǔn)則對費(fèi)用進(jìn)行歸集和描述，且財(cái)務(wù)歸集因其高度的專業(yè)性和嚴(yán)格的準(zhǔn)則要求，業(yè)務(wù)部門難以理解。如何實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)口徑和財(cái)務(wù)口徑的融合，將同一業(yè)務(wù)用不同維度呈現(xiàn)出來，既有利于決策，又能提高核算和披露的準(zhǔn)確性？筆者認(rèn)為，費(fèi)用控制系統(tǒng)就可以完美地實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，讓企業(yè)的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)更高效、有效。

費(fèi)用控制系統(tǒng)允許將費(fèi)用進(jìn)行多維度劃分，并根據(jù)不同顆粒度進(jìn)行歸集和分配。如差旅費(fèi)，費(fèi)用控制系統(tǒng)可將其細(xì)分為高鐵費(fèi)用、飛機(jī)票費(fèi)用、住宿費(fèi)、出差補(bǔ)助、打車費(fèi)等，也可將其劃分為境內(nèi)和境外費(fèi)用。費(fèi)用控制系統(tǒng)實(shí)施前，WHR公司差旅費(fèi)用分為銷售費(fèi)用-差旅費(fèi)、管理費(fèi)用-差旅費(fèi)、研發(fā)費(fèi)用-差旅費(fèi)，既沒有更明細(xì)的費(fèi)用分類，也不能直觀查看所有費(fèi)用類別下的差旅費(fèi)。而隨著費(fèi)用控制系統(tǒng)的上線，WHR公司實(shí)現(xiàn)了更細(xì)的費(fèi)控顆粒度，既能隨時(shí)以業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)口徑如差旅費(fèi)-住宿費(fèi)來分析全公司各個(gè)部門的發(fā)生額及預(yù)算，也可以分析任意部門下的各種費(fèi)用類型。費(fèi)用控制系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)口徑和財(cái)務(wù)口徑的融合，通過多維度、全視角的報(bào)表和智能分析報(bào)告，提升了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心職能，讓財(cái)務(wù)和管理分析更準(zhǔn)確。

同時(shí)，公司在實(shí)施線下報(bào)銷時(shí)存在很多報(bào)銷難點(diǎn)和痛點(diǎn)，如員工報(bào)銷周期長、財(cái)務(wù)人員工作量大、單據(jù)審批耗費(fèi)精力、制度落地難度大、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)分析難度大、業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成困難等，而這些問題都能夠通過費(fèi)用控制系統(tǒng)得到改善。因此費(fèi)用控制系統(tǒng)的實(shí)施能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省大量的人力和財(cái)力成本，并能夠確保預(yù)算執(zhí)行到位。

綜上考慮，WHR公司果斷選擇實(shí)施費(fèi)用控制系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)和人工智能幫助企業(yè)更好地進(jìn)行財(cái)務(wù)管理。

二、費(fèi)用控制系統(tǒng)實(shí)施效果

WHR公司通過自身的摸索與實(shí)踐，成功地把費(fèi)用控制系統(tǒng)融入OA管理系統(tǒng)，并取得了很好的效果，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）報(bào)銷流程優(yōu)化及效率提升

費(fèi)用控制系統(tǒng)最基本的價(jià)值是解決了員工報(bào)銷效率低下的問題，使報(bào)銷流程得以優(yōu)化，報(bào)銷效率得以提升。具體表現(xiàn)如下。

第一，隨著電子發(fā)票的普及，重復(fù)報(bào)銷問題也越來越嚴(yán)重，而費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的發(fā)票識別真?zhèn)魏筒橹毓δ芡昝赖亟鉀Q了該問題，即省去很多財(cái)務(wù)驗(yàn)票核票的時(shí)間，又比人工檢驗(yàn)高效且準(zhǔn)確。

第二，費(fèi)用控制系統(tǒng)可以智能識別錄入發(fā)票信息，支持多張同時(shí)錄入，員工只需要對發(fā)票進(jìn)行拍照，電子影像信息就可以永久保存，隨時(shí)查看。審批人也可以不受時(shí)間、地點(diǎn)限制復(fù)核電子單據(jù)，并進(jìn)行審批，實(shí)現(xiàn)高效辦公。

第三，費(fèi)用控制系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)建立了專屬端口，在費(fèi)用審批完成且歸檔后，可以直接觸發(fā)銀行進(jìn)行付款動(dòng)作（根據(jù)公司制度設(shè)定付款限額）。同時(shí)，銀行付款是否成功的信息會回寫進(jìn)費(fèi)用控制系統(tǒng)，形成報(bào)銷到付款整個(gè)流程的閉環(huán)。員工費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間從系統(tǒng)上線前平均的17天下降到上線后的平均3天，大大提升了效率。

第四，費(fèi)用控制系統(tǒng)具備強(qiáng)大的個(gè)人管理功能，報(bào)銷流程全透明，員工可以進(jìn)行“一站式”查詢，即只要輸入員工編號或姓名即可查詢該員工所在部門、已報(bào)銷單據(jù)、報(bào)銷環(huán)節(jié)、報(bào)銷金額、報(bào)銷事項(xiàng)、單據(jù)退回原因等相關(guān)問題，避免了跨部門溝通效率低下等問題。

第五，費(fèi)用控制系統(tǒng)與財(cái)務(wù)ERP打通，對已經(jīng)報(bào)銷且付款成功的費(fèi)用根據(jù)預(yù)設(shè)信息自動(dòng)制作憑證，省去了大量財(cái)務(wù)工作，既確保了準(zhǔn)確性，又大大節(jié)省了人力成本。

（二）確保費(fèi)用報(bào)銷制度和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行合理合規(guī)

費(fèi)用報(bào)銷制度和標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位，是線下費(fèi)用報(bào)銷的一大難點(diǎn)。每次報(bào)銷時(shí)，業(yè)務(wù)人員對費(fèi)用報(bào)銷制度和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，或即便清楚費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，也會有超標(biāo)的情況，尤其是對出差比較多的員工來說，一旦涉及費(fèi)用超標(biāo)的情況，財(cái)務(wù)與報(bào)銷人員就會形成糾紛，這種情況不僅影響員工關(guān)系，而且長此以往公司財(cái)務(wù)預(yù)算必定超額，費(fèi)用制度更是很難執(zhí)行。

此時(shí)，費(fèi)用控制系統(tǒng)在控制費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)方面的優(yōu)勢就十分明顯，公司只需將對應(yīng)費(fèi)用類型、相關(guān)人員的各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)在系統(tǒng)中預(yù)置好，系統(tǒng)就可根據(jù)企業(yè)對費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)管控的力度，支持“剛?cè)岵?jì)”的審批方式，既有約束，也有變通。

（三）實(shí)現(xiàn)預(yù)算預(yù)警

費(fèi)用控制系統(tǒng)實(shí)施前，企業(yè)各部門員工都是拿著審批報(bào)銷單就直接到財(cái)務(wù)報(bào)銷，等到財(cái)務(wù)月末合計(jì)分析時(shí)才知道部門費(fèi)用預(yù)算已超標(biāo)，這中間浪費(fèi)了時(shí)間整理單據(jù)及審批，甚至預(yù)算監(jiān)控流于形式。費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)施后，每個(gè)部門制定全年每月的費(fèi)用預(yù)算后，將預(yù)算導(dǎo)入系統(tǒng)。員工每提交一張報(bào)銷單，都會關(guān)聯(lián)所在部門的預(yù)算使用情況，部門領(lǐng)導(dǎo)可以看到剩余預(yù)算的額度，也可查看實(shí)時(shí)費(fèi)用發(fā)生額分析預(yù)算使用情況。當(dāng)預(yù)算超標(biāo)時(shí)，系統(tǒng)也會彈出禁止提交的窗口，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)算、事中控制、事后分析的精細(xì)化費(fèi)用管控。

同時(shí)，數(shù)據(jù)格式、口徑一致是全面預(yù)算的基礎(chǔ)，而費(fèi)用控制系統(tǒng)融合了預(yù)算管理系統(tǒng)功能，靈活、方便的報(bào)表定義機(jī)制實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)口徑從上到下的一致性。此外，費(fèi)用控制系統(tǒng)還支持從會計(jì)信息系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，可以與Excel無縫連接，各種數(shù)據(jù)都可以文本的方式導(dǎo)出和引入，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。費(fèi)用控制系統(tǒng)高效的匯總、審核、分析和數(shù)據(jù)挖掘功能提高了上級部門匯總和審核預(yù)算表的效率。費(fèi)用控制系統(tǒng)的應(yīng)用使得全面預(yù)算管理更高效地得到了執(zhí)行。

三、費(fèi)用控制系統(tǒng)實(shí)施過程中的問題