韓洪云 陳玫君 王亞麗 靳亞妮 吳丹

【摘 ?要】隨著信息技術的不斷發(fā)展，在大數(shù)據(jù)條件下，以計算機和網(wǎng)絡技術為核心的檔案管理正逐步滲透企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理，企業(yè)檔案管理模式正在向創(chuàng)新管理和知識管理轉(zhuǎn)變。本文分析了在建設數(shù)字化企業(yè)檔案管理時應遵循的原則，以提高企業(yè)檔案管理效率，從而助推企業(yè)快速發(fā)展。

【關鍵詞】數(shù)字檔案;助推;企業(yè)發(fā)展

1 引言

隨著信息技術的不斷發(fā)展，在大數(shù)據(jù)條件下，以計算機和網(wǎng)絡技術為核心的檔案數(shù)字化管理正逐步滲透并改造企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理，企業(yè)檔案管理模式正在向創(chuàng)新管理轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化管理化已成為技術創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和體制創(chuàng)新的重要推動力。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應遵循的原則

2.1檔案可行性原則

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設和創(chuàng)新需要將信息技術作為基礎同時要求各個部門之間共同配合完善檔案資源，也需要培養(yǎng)專業(yè)的計算機人才，因此，在建設數(shù)字化管理系統(tǒng)之前，企業(yè)必須要保證自身能夠滿足系統(tǒng)建設的基本需求，保證系統(tǒng)建設具有可行性，企業(yè)進行數(shù)字化改革之前需要對自身檔案管理工作進行分析和評估，找出目前存在優(yōu)勢和缺陷，進而制定出數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設的計劃，保證系統(tǒng)建設的可操作性。

2.2檔案實用性原則

在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，如何提高經(jīng)濟收益成為了每個企業(yè)所注重的工作內(nèi)容，只有獲得更高的收益，才能保證企業(yè)在市場競爭者獲得一席之地，這時就需要企業(yè)選擇利用率高的檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)字化管理，滿足不同部門在日常工作中對檔案信息的需求，企業(yè)應當安排專業(yè)人員定期對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行優(yōu)化和調(diào)整，對檔案數(shù)據(jù)進行更新，評估檔案信息的價值，保證所錄入的檔案數(shù)據(jù)可以對企業(yè)的日常經(jīng)營活動開展起到促進作用。

2.3價值性作用

檔案是記錄數(shù)據(jù)，保留信息的重要方式，其中不僅包含明顯性信息，還包括大量的隱性信息，可以向人們傳遞更多有價值的信息，這就決定檔案和檔案管理工作的價值，企業(yè)在以前發(fā)展過程中存儲了大量檔案數(shù)據(jù)，因此要想在短時間內(nèi)完成數(shù)字化檔案建設具有較大難度，這就需要企業(yè)根據(jù)檔案的價值對其進行數(shù)字化處理。理論上講，對企業(yè)而言，最好的方式是將所有的檔案信息全部數(shù)字化，但是由于數(shù)據(jù)量過大，且部分檔案存在不完整的情況，需要優(yōu)先選擇重要資料進行數(shù)字化處理。第一，選擇對企業(yè)重要的檔案進行數(shù)字化處理，可以為企業(yè)現(xiàn)階段工作開展提供重要的便利。第二，選擇利用率較高的檔案進行數(shù)字化處理，提高企業(yè)內(nèi)部工作效率，在建設信息化系統(tǒng)時需要上傳大量數(shù)據(jù)，通過對檔案信息的價值進行評估，可以減少檔案管理人員的壓力，同時提高檔案管理效率。

2.4安全行原則

檔案信息中包含很多與企業(yè)運營發(fā)展有關信息，例如企業(yè)工作人員的個人資料，企業(yè)的保密信息，企業(yè)的核心技術等對于企業(yè)發(fā)展有重要影響，一旦出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，就可能影響企業(yè)正常運營和發(fā)展，降低企業(yè)競爭力，在這種情況下必須重視對檔案信息實施安全保護，利用有效的防范技術提高檔案信息的保存結(jié)果，避免信息丟失，當檔案資料全部轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)之后，企業(yè)需要在其中添加相應的信息化安全保護技術，例如，防火墻，病毒檢測技術，及時發(fā)現(xiàn)和清除在電子管理系統(tǒng)中入侵的病毒或木馬。

2.5規(guī)范性原則

規(guī)范性原則所指的是在建設數(shù)字化管理系統(tǒng)的過程中需要每一個流程都處于標準化狀態(tài)，按著相應規(guī)范和要求開展建設工作，只有規(guī)范化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)才能夠為檔案的管理工作提高重要輔助，保證數(shù)據(jù)的存儲質(zhì)量，提升檔案的工作效率，保證檔案信息的安全性。不規(guī)范的現(xiàn)象則會引起檔案信息的上傳錯誤、安全防護系統(tǒng)建設不完善等多種問題的出現(xiàn)，給檔案管理工作造成一定的影響。因此企業(yè)在建設數(shù)字化管理之前需要設置規(guī)范化的操作流程，并在流程中設置規(guī)范的標準，對系統(tǒng)的質(zhì)量進行評估和審核。除此之外企業(yè)需要保證信息化檔案管理系統(tǒng)符合國家相應法律規(guī)定的要求及行業(yè)標準，在信息化發(fā)展的今天，網(wǎng)絡環(huán)境雖然給人們帶來了便利，但也同樣給不法分子提供了盜竊信息的環(huán)境，必須要保證檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化，以保證數(shù)字化檔案建設。

3 結(jié)語

信息化技術不僅可以存儲大量的數(shù)據(jù)，還可以對數(shù)據(jù)進行分析和處理，企業(yè)應當堅持可行性原則，價值性原則，實用性原則，安全性原則規(guī)范性原則，等建設數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理效率，助推企業(yè)發(fā)展。

參考文獻：

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[2]范玉順、黃雙喜、趙大哲企業(yè)信息化整天解決方案 [M]，科學出版社，2004.

作者簡介：

韓洪云，男，遼寧省大連人，碩士研究生，高級工程師。