摘 要?研究生學(xué)位檔案是研究生在校學(xué)習(xí)期間各環(huán)節(jié)及其科研成果的重要體現(xiàn)，是高校與研究生之間的重要紐帶。由于高校對于研究生檔案管理工作的重視程度不夠，管理模式不恰當(dāng)，造成研究生檔案材料的不完整、不準(zhǔn)確。因此，應(yīng)當(dāng)提高對研究生檔案管理工作的重視程度，探究最優(yōu)化的研究生檔案管理模式，提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞 研究生 學(xué)位檔案 模式 優(yōu)化

中圖分類號 G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-11-06

★作者簡介：王仕豪，西北政法大學(xué)研究生院助理工程師，碩士研究生，研究方向?yàn)橄到y(tǒng)及檔案管理。

Abstract The postgraduate degree archives are an important manifestation of all the links and their scientific research achievements during the period of postgraduate study， as well as an important link between colleges and postgraduate students. Because colleges and universities do not pay enough attention to the management of postgraduate students' archives， and the management mode is not appropriate， the postgraduate archival materials are incomplete and inaccurate. Therefore， it is necessary to improve the attention to postgraduate archives management， explore the optimal postgraduate archives management mode， and improve the level of archives management.

Keyword postgraduate student; degree archives; mode; optimization

一、研究生學(xué)位檔案及其管理概述

1.研究生學(xué)位檔案。研究生整個(gè)學(xué)習(xí)階段，可將研究生檔案分為兩個(gè)部分：一部分為人事檔案，這部分檔案是始終在本人身邊，記錄了研究生從小學(xué)到未來工作全過程的檔案;另一部分則是研究生學(xué)位檔案（也可稱為留校檔案），主要記錄了研究生培養(yǎng)及學(xué)位申請各個(gè)環(huán)節(jié)的表格、文件及復(fù)印材料。留校檔案也是學(xué)校及其他單位核查該研究生在校期間日常學(xué)習(xí)、科研成果、學(xué)位申請各方面情況的依據(jù)。各高校也在不斷提高對研究生檔案管理的重視程度。為此，應(yīng)當(dāng)建立健全研究生學(xué)位檔案管理工作細(xì)節(jié)，使研究生學(xué)位檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。

2.研究生學(xué)位檔案管理。研究生學(xué)位檔案管理有別于其他檔案的管理，其首先具有階段性。研究生從招生工作啟動(dòng)到在校學(xué)習(xí)期間的培養(yǎng)環(huán)節(jié)，最后到學(xué)位辦學(xué)位申請環(huán)節(jié)，三個(gè)大的階段，涉及了不同科室之間材料的匯總與協(xié)調(diào)。其次，學(xué)位檔案還具有周期性。隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各個(gè)培養(yǎng)單位生源的增加帶來的學(xué)位檔案管理工作的周期也不斷延長，使之基本成為日常工作的一部分。再次，學(xué)位檔案還具有永久性。研究生學(xué)位檔案體現(xiàn)了研究生培養(yǎng)的質(zhì)量，不但包含其學(xué)習(xí)全過程的材料，而且是其在研究生學(xué)習(xí)過程中科研成果的重要體現(xiàn)，因此作為學(xué)校研究生培養(yǎng)質(zhì)量的體現(xiàn)，需要進(jìn)行永久保存，以備后期核查。

二、當(dāng)前研究生學(xué)位檔案管理模式

1.研究生院集中管理。研究生院是統(tǒng)籌管理研究生在校期間各類事項(xiàng)的行政部門，其負(fù)責(zé)了從研究生招生報(bào)名考試直到頒發(fā)學(xué)位證書全過程中各項(xiàng)環(huán)節(jié)的事項(xiàng)。大到研究生課程安排，小到研究生在校期間的衣食住行，所有各類事務(wù)紛繁復(fù)雜，需要多個(gè)科室及相關(guān)二級學(xué)院統(tǒng)籌協(xié)調(diào)來開展工作。在這種模式下，研究生學(xué)位檔案的管理集中在研究生院，一般由研究生院學(xué)位科的老師兼職負(fù)責(zé)管理，學(xué)位科老師將收集好的材料統(tǒng)一裝檔案袋并核查后向校檔案館移交。對于研究生規(guī)模不大的院校來說，這樣的管理模式更加直接，作為學(xué)校也更好把控檔案的質(zhì)量，盡量少產(chǎn)生問題，但是如果學(xué)生的數(shù)量不斷增加，就會(huì)給學(xué)位辦老師帶來比較大的工作壓力，在完成日常學(xué)位工作的同時(shí)還需要整理較多的檔案，勢必會(huì)造成檔案整理質(zhì)量的下降，問題變多，這也就失去了檔案管理本身的意義。

2.各二級學(xué)院自行管理。在這種模式下，檔案不通過研究生院來進(jìn)行管理，而是由各二級學(xué)院即研究生培養(yǎng)單位自行整理，直接向校檔案室歸檔。各二級學(xué)院由于平時(shí)直接接觸研究生的具體培養(yǎng)工作，對學(xué)生各個(gè)培養(yǎng)環(huán)節(jié)的經(jīng)歷十分了解，這種檔案管理模式有利于保證檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，并且各二級學(xué)院相當(dāng)于分擔(dān)了研究生院的工作量，工作效率也會(huì)較第一種模式提高。雖然這種模式看似有很多優(yōu)點(diǎn)，但是也不可避免存在缺陷，二級學(xué)院的教務(wù)老師雖然熟悉研究生培養(yǎng)各環(huán)節(jié)的工作，但對于招生及學(xué)位管理工作并不是特別明確，這會(huì)造成檔案中關(guān)于招生和學(xué)位環(huán)節(jié)的檔案存在不清楚、不健全的問題。

3.檔案三級管理。上面兩種模式都或多或少地有一定的檔案管理弊端，通過多年檔案的管理與研究生的培養(yǎng)，各個(gè)高校也不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，最終形成較為成熟的檔案三級管理模式。所謂檔案三級管理就是說，各研究生所在的學(xué)院、研究生院、校檔案館形成的三級管理模式。首先研究生日常的教學(xué)管理都在各學(xué)院進(jìn)行，在研究生學(xué)習(xí)期間，各學(xué)院教務(wù)老師將研究生日常培養(yǎng)過程中的各種材料及時(shí)整理歸檔，能夠保證研究生培養(yǎng)階段材料的準(zhǔn)確性，到研究生學(xué)位申請環(huán)節(jié)時(shí)，按照校學(xué)位辦的要求將學(xué)位申請各個(gè)環(huán)節(jié)的材料進(jìn)行整理歸檔。由于各學(xué)院學(xué)生數(shù)量不多，相當(dāng)于將學(xué)生檔案總量進(jìn)行了分解，提高檔案整理效率的同時(shí)提高檔案內(nèi)容的精度。其次，各學(xué)院整理完成后將檔案統(tǒng)一移交研究生院進(jìn)行備案核查，此時(shí)又能夠充分發(fā)揮研究生院在研究生管理中的作用，進(jìn)一步保證檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。再次，研究生院核查無誤后統(tǒng)一移交校檔案館歸檔，檔案館對檔案進(jìn)行審查，確保檔案符合學(xué)校歸檔要求。

三、尋求研究生學(xué)位檔案管理最優(yōu)模式

1.鞏固檔案三級管理模式。從前文中對檔案管理模式的分類探究我們可以看出，檔案三級管理模式是最能夠適應(yīng)當(dāng)前我國高校教育體制、結(jié)構(gòu)的方式。通過各學(xué)院、研究生院和校檔案館三級配合，相互監(jiān)督，能夠形成一種效率較高、質(zhì)量較好、準(zhǔn)確性較強(qiáng)的檔案管理模式，在充分發(fā)揮各學(xué)院、行政部門的重要作用的同時(shí)，把研究生學(xué)位檔案管理工作盡可能地優(yōu)化完善。因此，必須堅(jiān)持這種適應(yīng)性較強(qiáng)的研究生學(xué)位檔案管理模式，鞏固三級管理的層次性，從學(xué)位檔案建立的各學(xué)院即入口端就應(yīng)當(dāng)重視起來，保障檔案建立時(shí)的完整性與準(zhǔn)確性;在研究生院這一環(huán)節(jié)，更多的是內(nèi)容的審查與復(fù)查，進(jìn)一步確保研究生培養(yǎng)管理各環(huán)節(jié)的重要材料都收錄在檔案中;高校檔案館是研究生學(xué)位檔案的工作末端，高校檔案館要把控好末端質(zhì)量關(guān)，通過末端檔案出口把控，真正實(shí)現(xiàn)無死角、精細(xì)化的研究生檔案管理，真正做到各部門與各學(xué)院相互配合、互相監(jiān)督，提高研究生學(xué)位檔案管理質(zhì)量，進(jìn)一步提升高校研究生教育管理水平。

2.加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。學(xué)位檔案管理本身就依據(jù)著各項(xiàng)管理模式和規(guī)定進(jìn)行，如果沒有良好的制度基礎(chǔ)，定會(huì)造成檔案管理的混亂。由于要依附于檔案三級管理模式，本身就是三個(gè)不同的部門之間相互協(xié)調(diào)的工作，如果沒有三方共同遵從的制度基礎(chǔ)，就無法相互配合形成合力，也達(dá)不到檔案三級管理應(yīng)有的效果，反而造成效率低下、管理混亂的情況。加強(qiáng)制度建設(shè)，首先就應(yīng)當(dāng)明確研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容，確定檔案材料的具體內(nèi)容，各學(xué)院在建立學(xué)位檔案之初就嚴(yán)把入口關(guān)，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性與一致性;其次，應(yīng)當(dāng)建立起一套檔案管理的程序和管理規(guī)定，明確三級管理的權(quán)責(zé)，從研究生學(xué)位檔案管理的程序、各部門職責(zé)、檔案材料整理歸檔的基本要求等方面加以明確，形成具有可操作性的研究生檔案管理實(shí)施細(xì)則，通過制度的完善來推動(dòng)研究生檔案管理工作的進(jìn)步。

3.提升檔案管理水平與意識(shí)。當(dāng)前，許多高校對研究生學(xué)位檔案管理工作的重視程度還不夠，各部門管理老師的重視程度也參差不齊，也不具備檔案管理相關(guān)的知識(shí)，因此只依靠學(xué)校檔案館的要求和通知來進(jìn)行歸檔工作效果并不理想。想要提高研究生學(xué)位檔案的管理水平，首先要提高各部門管理人員對檔案的重視程度。學(xué)校應(yīng)當(dāng)將研究生學(xué)位檔案的歸檔工作作為相關(guān)學(xué)院及部門每年的年度重點(diǎn)工作之一，與年中及年底考核成績掛鉤，提高各部門的重視程度。其次，學(xué)校每年應(yīng)當(dāng)針對研究生學(xué)位檔案的歸檔工作組織專人進(jìn)行培訓(xùn)，明確檔案管理的基本準(zhǔn)則和要求，使涉及檔案管理相關(guān)工作的老師能夠?qū)λ柽M(jìn)行的工作有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而提高其工作重視程度。再次，學(xué)校應(yīng)當(dāng)不定期地對檔案管理部門的檔案工作進(jìn)行抽查，對于不能按照要求完成好檔案工作的部門、學(xué)院應(yīng)給予相應(yīng)的懲罰，從學(xué)校層面發(fā)揮監(jiān)督作用，提高研究生學(xué)位檔案管理質(zhì)量。

四、結(jié)語

研究生學(xué)位檔案管理工作是研究生教育培養(yǎng)過程中一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，這不僅僅反映了研究生在校學(xué)習(xí)期間的情況，也是未來幾十年甚至更久時(shí)間該名研究生與學(xué)校的重要紐帶，因此無論是學(xué)校還是負(fù)責(zé)檔案管理工作的各位老師，都應(yīng)當(dāng)提高對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作的好壞在一定程度上反映出高校研究生教育活動(dòng)的質(zhì)量。我們常說，細(xì)節(jié)決定命運(yùn)，而檔案管理工作的細(xì)節(jié)往往決定了高校研究生教育管理的水平與質(zhì)量，更關(guān)乎著學(xué)生未來職業(yè)命運(yùn)發(fā)展，這些都需要我們不斷探索和努力。

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