于雯青 張舒彤
摘 要?通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)查和實(shí)地調(diào)研,對(duì)昆明市十家檔案中介機(jī)構(gòu)的成立時(shí)間、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、人才狀況、業(yè)務(wù)范圍及服務(wù)對(duì)象等情況進(jìn)行分析研究,發(fā)現(xiàn)檔案中介機(jī)構(gòu)普遍存在著業(yè)務(wù)內(nèi)容同質(zhì)化嚴(yán)重、人才結(jié)構(gòu)不合理、宣傳意識(shí)薄弱等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題,提出打造特色項(xiàng)目、完善人才結(jié)構(gòu)、重視宣傳工作等解決方案。
關(guān)鍵詞 昆明市 檔案中介機(jī)構(gòu) 發(fā)展現(xiàn)狀 發(fā)展對(duì)策
中圖分類號(hào) G271.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2020-02-17
★基金項(xiàng)目:云南省教育廳科學(xué)研究基金項(xiàng)目“檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀和發(fā)展研究——以昆明市檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)為例”(項(xiàng)目編號(hào)為:2019Y016)。
★作者簡(jiǎn)介:于雯青,云南大學(xué)歷史與檔案學(xué)院,碩士研究生,研究方向?yàn)闄n案管理;張舒彤,云南大學(xué)歷史與檔案學(xué)院,碩士研究生,研究方向?yàn)闄n案管理。
Abstract Through network survey and on-the-spot investigation, this paper analyzes the establishment time, organization nature, talent status, business scope and service object of ten archives intermediary agencies in Kunming, and finds that there are many problems in archives intermediary agencies, such as serious homogenization of business content, unreasonable talent structure and weak awareness of publicity. In view of these problems, the paper puts forward solutions such as building characteristic projects, improving talent structure, and attaching importance to publicity work.
Keyword Kunming; archives intermediary agency; development status; development measures
檔案中介機(jī)構(gòu)是介于檔案行政管理部門與社會(huì)之間提供檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的社會(huì)中介組織[1]10。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)需求的不斷擴(kuò)大,檔案中介機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速。在昆明市檔案局登記備案的檔案中介機(jī)構(gòu),由2015年的12家增加到2019年的52家。
為了全面了解昆明市檔案中介機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀,從昆明市檔案局登記備案的檔案中介機(jī)構(gòu)中選取十家作為樣本,采取網(wǎng)絡(luò)調(diào)研和實(shí)地調(diào)研相結(jié)合的方法進(jìn)行研究。
一、調(diào)研基本情況
選取的十家檔案中介機(jī)構(gòu)按名稱分為三類,基本情況如表1所示。
1.成立時(shí)間。昆明市檔案中介機(jī)構(gòu)起步較晚,成立時(shí)間主要集中在2014—2016年。其中,最早成立的是云南涵威檔案科技印務(wù)工貿(mào)有限公司,成立時(shí)間是2003年3月;最晚成立的是昆明先覺(jué)堂數(shù)據(jù)信息有限公司,成立時(shí)間是2017年8月。
2.機(jī)構(gòu)性質(zhì)。這十家機(jī)構(gòu)皆為私營(yíng)企業(yè),而檔案中介服務(wù)是“利用專門的知識(shí)和技能為委托單位提供檔案咨詢、整理、保護(hù)、鑒定、評(píng)估、寄存、數(shù)字化、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等有償服務(wù)活動(dòng)”[2]。因此,檔案中介機(jī)構(gòu)兼具商業(yè)經(jīng)營(yíng)性和社會(huì)服務(wù)性雙重特征,獨(dú)立經(jīng)營(yíng),自負(fù)盈虧。
3.人才狀況。企業(yè)從業(yè)人員數(shù)量可以反映企業(yè)規(guī)模。調(diào)研中發(fā)現(xiàn),昆明市檔案中介機(jī)構(gòu)大多存在全職和兼職兩種工作方式,從業(yè)人員流動(dòng)性大。如昆明先覺(jué)堂數(shù)據(jù)信息有限公司,其全職人數(shù)為7人,兼職人數(shù)為6—7人,比例約為1:1。對(duì)10家檔案中介機(jī)構(gòu)人員規(guī)模進(jìn)行調(diào)查,發(fā)現(xiàn)20%的企業(yè)人員數(shù)量在10人以下,30%的企業(yè)人員數(shù)量在100人以上,50%的企業(yè)人員數(shù)量在10—100人之間。根據(jù)《中小企業(yè)劃型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定》,從業(yè)人員300人以下的為中小微型企業(yè)。其中,從業(yè)人員100人及以上的為中型企業(yè);從業(yè)人員10人及以上100人以下的為小型企業(yè);從業(yè)人員10人以下的為微型企業(yè)[3]。由此看來(lái),昆明市檔案中介機(jī)構(gòu)大多為小型企業(yè)。
從業(yè)人員學(xué)歷是衡量一個(gè)公司總體實(shí)力的重要指標(biāo)。從人員的學(xué)歷層次來(lái)看,本科及以上學(xué)歷占19%,大專學(xué)歷占58%,大專以下學(xué)歷占23%。大部分人員不是檔案專業(yè)科班出身,也沒(méi)有接受過(guò)檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)的系統(tǒng)教育。
4.業(yè)務(wù)范圍。檔案中介機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍主要分為三大類:一是檔案勞務(wù)輸出類,包括檔案管理咨詢、檔案整理與鑒定、檔案保護(hù)等;二是檔案用品銷售類,包括出售檔案用品、檔案設(shè)備等;三是檔案信息技術(shù)服務(wù)類,包括檔案數(shù)字掃描加工處理、檔案軟硬件產(chǎn)品開發(fā)建設(shè)、信息化系統(tǒng)集成、運(yùn)行維護(hù)等。
5.服務(wù)對(duì)象。經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn),昆明市檔案中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)對(duì)象主要包括兩個(gè)方面。第一,政府行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位,如云南資和信科技有限公司服務(wù)的云南省檔案局、昆明市公安局、昆明中級(jí)人民法院等。這些單位雖然設(shè)有專門的檔案部門,但由于人力和專業(yè)能力的限制,需要檔案中介機(jī)構(gòu)提供幫助。第二,企業(yè),如昆明邦力檔案事務(wù)有限公司服務(wù)的建筑安裝、金融、電力、醫(yī)藥等多個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的企業(yè)。這些企業(yè)考慮到人力、物力、財(cái)力的經(jīng)營(yíng)成本,為利益最大化,不在公司內(nèi)部設(shè)立檔案管理部門,將檔案業(yè)務(wù)外包給檔案中介機(jī)構(gòu)。
二、存在的問(wèn)題
1.業(yè)務(wù)同質(zhì)化嚴(yán)重,缺乏特色服務(wù)。昆明市檔案中介機(jī)構(gòu)大多屬于中小企業(yè),規(guī)模較小,其業(yè)務(wù)范圍基本相同,大多數(shù)從事檔案整理、檔案數(shù)字化加工和檔案用品銷售等傳統(tǒng)業(yè)務(wù),缺乏創(chuàng)新項(xiàng)目。在傳統(tǒng)的檔案整理中,只有個(gè)別檔案中介機(jī)構(gòu)專門從事某個(gè)行業(yè)的檔案整理,如云南夢(mèng)睿科技有限公司主要從事建設(shè)工程檔案的前期編制和整理,其他的檔案中介機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)內(nèi)容特色性略低。檔案中介機(jī)構(gòu)如果缺少特色服務(wù),就很難在競(jìng)爭(zhēng)激烈的行業(yè)內(nèi)凸顯出自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
2.高水平、專業(yè)檔案人才匱乏,服務(wù)能力有限。目前,檔案中介機(jī)構(gòu)尚無(wú)從業(yè)人員資格制度,從業(yè)人員的資格審查不嚴(yán)格[4]30,人員入門門檻低,臨時(shí)招募兼職人員的現(xiàn)象較多,具體操作人員流動(dòng)頻繁。調(diào)研的十家機(jī)構(gòu)對(duì)人員的專業(yè)背景均無(wú)要求,大多從業(yè)人員不是檔案專業(yè)科班出身,難以站在專業(yè)的角度審視自己的工作,不利于檔案中介機(jī)構(gòu)健康發(fā)展。從業(yè)人員中大專及大專以下的學(xué)歷占到81%,這些人員在學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技能上與較高水平人員相比具有一定的劣勢(shì),效率較低,創(chuàng)新性較弱,服務(wù)能力有限。缺乏專業(yè)的高素質(zhì)人才,難以提供高水平的檔案管理和咨詢服務(wù)。
3.宣傳意識(shí)薄弱,社會(huì)影響力有限。目前,在網(wǎng)絡(luò)上可以檢索出的檔案中介機(jī)構(gòu)官方網(wǎng)站極少,大部分檔案中介機(jī)構(gòu)不注重網(wǎng)站建設(shè),小部分建立官網(wǎng)的中介機(jī)構(gòu)也存在網(wǎng)站設(shè)計(jì)粗糙、內(nèi)容簡(jiǎn)略、數(shù)據(jù)更新滯后的弊端。在調(diào)研的十家檔案中介機(jī)構(gòu)中,只有兩家公司建立官方網(wǎng)站,但這兩家公司的數(shù)據(jù)更新均停留在2018年,而其他八家除了可以搜索到企業(yè)黃頁(yè)外,很難再獲取其他企業(yè)相關(guān)信息。
4.法律法規(guī)不完善。自檔案中介機(jī)構(gòu)成立至今,我國(guó)尚未形成適用于檔案中介領(lǐng)域的系統(tǒng)的法律體系。目前,在檔案界具有最高法律效力的《中華人民共和國(guó)檔案法》中,依然沒(méi)有對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)的執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)業(yè)規(guī)則作出明確規(guī)定。2016年12月29日,昆明市人民政府審議通過(guò)《昆明市檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)管理辦法》,地方性的法規(guī)對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)起到一定的規(guī)范作用,但其條款較寬泛,基本上是原則性的規(guī)定,難以落實(shí)。
5.市場(chǎng)氛圍不濃厚,認(rèn)可度低。我國(guó)社會(huì)檔案意識(shí)普遍偏低,公民檔案意識(shí)相對(duì)薄弱[5]83。一般公民普遍缺乏對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí),沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案中介機(jī)構(gòu)職能的重要性,存在一定的誤解和偏見(jiàn)。
三、發(fā)展對(duì)策
1.打造特色服務(wù)項(xiàng)目,提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。(1)知識(shí)產(chǎn)品增值的開發(fā)。普通中小企業(yè)往往并不太重視檔案工作,如果檔案中介機(jī)構(gòu)能夠?qū)蛻魴n案進(jìn)行優(yōu)化重組和知識(shí)挖掘,使檔案產(chǎn)生對(duì)客戶有價(jià)值的信息,必將引起中小企業(yè)對(duì)檔案的重視,也更容易使檔案中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)得到認(rèn)可[6]24。(2)非結(jié)構(gòu)化信息的存儲(chǔ)。信息時(shí)代產(chǎn)生了大量的電子文件以及非結(jié)構(gòu)化的數(shù)字檔案,非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中蘊(yùn)藏著寶貴的信息,為了更好地保存圖片、視頻、音頻、文字、數(shù)據(jù)等信息,檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)積極引進(jìn)或開展技術(shù)研發(fā),配備先進(jìn)的設(shè)備,利用數(shù)據(jù)可視化工具分析非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。(3)提供多元化的銷售模式。隨著互聯(lián)網(wǎng)和電子商務(wù)的發(fā)展成熟,與傳統(tǒng)銷售模式相比,網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物顯示出方便、快捷的優(yōu)勢(shì),從事檔案用品銷售的檔案中介機(jī)構(gòu)可以在淘寶、京東等電商平臺(tái)進(jìn)行銷售。在市場(chǎng)拓展初期,依托電商平臺(tái)打開市場(chǎng),提高知名度,時(shí)機(jī)成熟后也可開發(fā)自己的在線營(yíng)銷平臺(tái)[6]24。
2.完善人員結(jié)構(gòu),提升服務(wù)能力。(1)引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才。高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才不僅要精通檔案業(yè)務(wù),還要具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí),掌握現(xiàn)代化信息設(shè)備操作,比如縮微技術(shù)、光盤刻錄技術(shù)、圖形處理技術(shù)等操作。調(diào)研中發(fā)現(xiàn),大多數(shù)檔案專業(yè)畢業(yè)的高材生更傾向選擇政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位,不愿委身于中介機(jī)構(gòu)。這就更需要檔案中介機(jī)構(gòu)通過(guò)高薪或者特聘的方式吸引優(yōu)秀的綜合性專業(yè)人才,為公司自身的發(fā)展注入新鮮的力量。(2)設(shè)立行業(yè)的準(zhǔn)入門檻。從業(yè)人員應(yīng)具備檔案專業(yè)背景或經(jīng)過(guò)檔案局(館)相關(guān)部門的專業(yè)培訓(xùn),培訓(xùn)合格取得資格證書才可上崗。(3)重視在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案中介機(jī)構(gòu)從業(yè)人員應(yīng)定期參加檔案部門的培訓(xùn)班,了解行業(yè)內(nèi)的最新消息,不斷掌握新技術(shù)新方法。同時(shí)可以聘請(qǐng)檔案專家學(xué)者組成專家顧問(wèn)團(tuán),為檔案中介機(jī)構(gòu)的發(fā)展和服務(wù)出謀劃策,提供專業(yè)指導(dǎo)幫助,解決疑難和新學(xué)科問(wèn)題,并對(duì)檔案機(jī)構(gòu)從業(yè)人員進(jìn)行高層次的培訓(xùn)和繼續(xù)教育[7]12。(4)建立專業(yè)人才庫(kù)。如今的檔案工作需要復(fù)合型的人才,由于檔案中介機(jī)構(gòu)的人才結(jié)構(gòu)單一,缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案、計(jì)算機(jī)、法律等專業(yè)的高水平人員,又難以招聘到高水平的檔案人才。因此,建立專業(yè)人才庫(kù),將優(yōu)秀的各類人才納入到人才庫(kù),利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程答疑,及時(shí)解決困惑,提高檔案中介機(jī)構(gòu)人員的工作能力、質(zhì)量和效率。
3.重視宣傳工作,打造品牌知名度。(1)建立官方網(wǎng)站。相比于傳統(tǒng)的紙媒宣傳,網(wǎng)絡(luò)媒體宣傳方式更加便捷和經(jīng)濟(jì)。網(wǎng)站的建設(shè)需要注意:①欄目設(shè)置合理,層次清晰,界面友好,便于理解和操作;②內(nèi)容要豐富,全面展示企業(yè)服務(wù)內(nèi)容和企業(yè)文化,及時(shí)更新;③要重視以網(wǎng)站為平臺(tái)與客戶的互動(dòng),不能建好網(wǎng)站就算任務(wù)完成,無(wú)人管理[6]25。(2)創(chuàng)建檔案中介機(jī)構(gòu)品牌。通過(guò)進(jìn)行機(jī)構(gòu)品牌的創(chuàng)建,一方面促使其機(jī)構(gòu)定位、發(fā)展方向更清晰更明確,朝著更正規(guī)更合理的方向發(fā)展,避免一些發(fā)展過(guò)程中的彎路。另一方面,檔案中介機(jī)構(gòu)也可以在品牌創(chuàng)建的過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)其在發(fā)展中面對(duì)的困難和障礙,從而在今后的發(fā)展中可以更從容地面對(duì),更積極地解決[8]73。
4.加強(qiáng)法制體系建設(shè),強(qiáng)化保障制度。第一,必須建立健全檔案中介機(jī)構(gòu)的全國(guó)性法律制度,明確檔案中介機(jī)構(gòu)的成立條件、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、服務(wù)范圍、從業(yè)人員資質(zhì)認(rèn)定與管理、監(jiān)管機(jī)構(gòu)、權(quán)利與罰則等諸多方面。第二,地方性法規(guī)要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn),分階段、分步驟地完善檔案中介機(jī)構(gòu)管理的法律制度體系,增加規(guī)范的可操作性[9]47,從而使檔案中介機(jī)構(gòu)有法可依、有章可循。
5.營(yíng)造良好的社會(huì)氛圍。一方面,檔案部門應(yīng)深化與報(bào)紙、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體合作,提升檔案主題展覽質(zhì)量,擴(kuò)大檔案社會(huì)影響力。另一方面,積極與社交網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商、文化機(jī)構(gòu)協(xié)同合作,借鑒微博、微信公眾號(hào)等社交媒體傳播檔案信息[10]72。讓檔案和檔案工作走出封閉的環(huán)境,提高社會(huì)對(duì)檔案工作和檔案中介機(jī)構(gòu)的關(guān)注度和認(rèn)可度。
昆明市檔案中介機(jī)構(gòu)正處于成長(zhǎng)發(fā)展階段,盡管存在著一些問(wèn)題,但也不能因此否認(rèn)其存在的價(jià)值。筆者相信,今后昆明市檔案中介機(jī)構(gòu)一定會(huì)不斷完善自身,尋求更長(zhǎng)遠(yuǎn)且更穩(wěn)定的發(fā)展。
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