孟麗霞

摘要：信息技術(shù)改變了生產(chǎn)生活方式，電子檔案也隨之出現(xiàn)。電子檔案是將傳統(tǒng)印刷檔案變成電子信息模式的檔案，有了更多的優(yōu)勢(shì)，本文將傳統(tǒng)印刷文件檔案與電子文檔檔案進(jìn)行了利弊比較。

關(guān)鍵詞：電子檔案;傳統(tǒng)檔案;管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖表以及文字更容易出現(xiàn)遺漏和修改等問題，紙質(zhì)檔案在調(diào)取時(shí)效率低下、使用率低，越來越多的領(lǐng)域?qū)τ跈n案管理變得以電子存儲(chǔ)的方式為主，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效存儲(chǔ)、處理、調(diào)取及防修改。

1.電子檔案管理面臨的安全問題分析

1.1目前，很多單位對(duì)檔案工作人員開展專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息安全培訓(xùn)不到位。網(wǎng)絡(luò)管理員、檔案工作人員缺乏安全管理意識(shí)，致使檔案信息安全管理不到位，不規(guī)范。另外，檔案利用者也普遍缺乏檔案信息安全保密意識(shí)，由于利用者的廣泛性和不確定性，很難開展統(tǒng)一的培訓(xùn)和教育，一般只能通過加強(qiáng)管理進(jìn)行約束和防范。

1.2 信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)欠缺。由于檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的多樣性，在檔案信息安全管理方面缺乏一套公認(rèn)的、通用的、可操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)體系，尤其是針對(duì)檔案元數(shù)據(jù)、信息安全、存儲(chǔ)格式和數(shù)據(jù)交換等方面的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

1.3 缺乏系統(tǒng)管理思想。很多單位在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)，沒有采取系統(tǒng)化的安全管理思想對(duì)電子檔案進(jìn)行管理。系統(tǒng)化的安全管理思想包括安全管理方法、安全管理制度、安全技術(shù)體系、檔案信息系統(tǒng)安全維護(hù)體系等。

2.兩種檔案管理的不同點(diǎn)

2.1對(duì)檔案資料歸檔的時(shí)限要求有區(qū)別。傳統(tǒng)檔案管理在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理使用時(shí)，需要將相關(guān)的檔案資料全部整理完畢之后，再由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行歸檔統(tǒng)一規(guī)劃，因此檔案資料的歸檔只能在檔案管理人員存在的時(shí)候進(jìn)行，效率低，管理歸檔方式單一。電子檔案管理對(duì)于檔案資料的歸檔隨時(shí)都在進(jìn)行，電子版本易于復(fù)制，可以有效提高調(diào)閱效率，對(duì)于檔案資料的歸類可以隨時(shí)進(jìn)行，同時(shí)在調(diào)閱時(shí)只需要進(jìn)行登記，設(shè)定分類號(hào)以及訪問權(quán)限就可以完成。

2.2兩種檔案管理方式對(duì)檔案的歸檔方式有所區(qū)別。傳統(tǒng)的檔案管理方式在歸檔時(shí)注重的是檔案自身的完整性、系統(tǒng)性以及有序性，一旦打亂勢(shì)必要浪費(fèi)檔案管理人員大量的時(shí)間和精力去重新整理歸檔。電子檔案管理依靠的是電子編碼技術(shù)，在對(duì)檔案進(jìn)行錄入時(shí)進(jìn)行不同的電子編碼，只要固定好了電子編碼，在調(diào)閱之后不用擔(dān)心歸檔混亂，效率高，使用起來十分便捷，是傳統(tǒng)的檔案管理所不具備的。

3.電子檔案應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施

3.1構(gòu)建科學(xué)完善的電子檔案管理制度

在部門中應(yīng)用電子檔案，在展開檔案管理工作的時(shí)候，就要求相關(guān)的檔案管理工作人員能夠?qū)㈦娮游募w檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并逐漸構(gòu)建完善的電子檔案管理工作流程，使得部門的電子檔案管理工作的布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作，和電子文件的歸檔工作能夠得到高度同步。要求凡是參與到部門電子檔案管理的工作人員必須要掌握電子檔案歸檔的原則、方法，逐漸構(gòu)建制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案管理。比如退役軍人的工作檔案，就可以采取電子檔案保管的形式來完成，這樣有助于構(gòu)建科學(xué)與完善的檔案管理制度。通過電子檔案策略，對(duì)相關(guān)退役的人員和所在單位檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，挖掘檔案存在的問題，挖掘出問題存在的實(shí)質(zhì)，對(duì)相關(guān)問題提出建議，改善相關(guān)管理措施。

3.2使信息充分得到共享，提高工作效率

檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)工作。而且在人員管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。在信息共享的基礎(chǔ)上提高對(duì)人員認(rèn)識(shí)的深度和廣度。并可以實(shí)現(xiàn)部門之間文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率。

3.3做好歸檔電子文件技術(shù)處理

為了防止電子文件出現(xiàn)安全問題，在條件許可的情況下，應(yīng)該對(duì)電子文件設(shè)定計(jì)算機(jī)內(nèi)部的隱性條碼，這樣做可以保證電子文檔在歸檔時(shí)的防偽工作以及在電子文檔調(diào)用過程中出現(xiàn)復(fù)制文件的識(shí)別，在檔案部門管理相關(guān)電子文檔的過程中，只需要輸入相關(guān)隱性條碼就可以發(fā)現(xiàn)電子文檔歸檔是否完全，是否與原電子文件一致，同時(shí)也能夠防止偽造，做到安全權(quán)威，這種將電子文件進(jìn)行可讀性設(shè)置，能夠防止電子文件被更改或者重寫。

3.4加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的管理

電子檔案的管理，離不開管理人員。他們的任務(wù)不僅是確保電子檔案信息的正確性。只有管理人員熟悉軟件技術(shù)和硬件設(shè)備，才可以確保管理工作的效率，這是管理人員所必須擁有的技能。首先，在招聘電子檔案管理人員時(shí)，不僅要注意人員是否具有檔案管理技術(shù)，還需要了解招聘人員的信息技術(shù)，而且可以實(shí)現(xiàn)兩方面的有機(jī)結(jié)合;其次，對(duì)于正式員工而言，接受培訓(xùn)是必須的，每次培訓(xùn)的內(nèi)容都是為了解決當(dāng)下電子檔案管理過程中出現(xiàn)的實(shí)際問題，并且具有不同技能的員工在培訓(xùn)內(nèi)容上應(yīng)該有不同的側(cè)重點(diǎn)。培訓(xùn)最重要的是要提高電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，進(jìn)而提高效率。

結(jié)語

相較于傳統(tǒng)檔案管理而言，電子檔案管理不僅提高了檔案資料調(diào)閱問題，在各個(gè)方面都有了很大的提升，真正讓檔案管理的效率得到了有效的提升，同時(shí)也替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)版，降低了紙品的消耗，促進(jìn)了環(huán)保的發(fā)展，這是傳統(tǒng)檔案管理不能夠相提并論的，但是就此否定傳統(tǒng)檔案管理也是不可取的，至少在一些特定方面，傳統(tǒng)檔案管理還是有著不可忽視的優(yōu)點(diǎn)，因此只有將兩者有效結(jié)合起來，才能夠揚(yáng)長避短，真正提高檔案管理的質(zhì)量。

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