王蕊

摘要：本文簡(jiǎn)要介紹了規(guī)劃管理機(jī)要檔案的工作現(xiàn)狀，指出目前在制度建設(shè)、密級(jí)標(biāo)識(shí)、檔案信息化管理上存在的問(wèn)題，并提出以下幾點(diǎn)做好檔案工作的意見(jiàn)：健全管理制度，構(gòu)建規(guī)范、安全的管理體系；規(guī)范密級(jí)標(biāo)識(shí)，促進(jìn)檔案信息資源的合理利用；推進(jìn)機(jī)要檔案信息化建設(shè)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)；創(chuàng)新工作方法，提高工作效率；提高檔案管理人員的保密意識(shí)及綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：專(zhuān)業(yè)檔案 機(jī)要工作 檔案管理

規(guī)劃管理機(jī)要檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“機(jī)要檔案”）是北京市規(guī)劃自然資源委在涉及國(guó)家秘密建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃審批過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄；是委機(jī)關(guān)專(zhuān)業(yè)檔案的重要組成部分，在制定規(guī)劃、依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策上發(fā)揮著不可或缺的憑證和參考價(jià)值。隨著國(guó)家檔案局第13號(hào)令的頒布、北京市優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境的改革，機(jī)關(guān)檔案工作面臨新挑戰(zhàn)和新要求。如何管理好機(jī)要檔案，使其適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，更好地發(fā)揮作用？對(duì)此，筆者結(jié)合工作實(shí)踐談點(diǎn)淺見(jiàn)。

一、機(jī)要檔案工作現(xiàn)狀

委機(jī)關(guān)重視機(jī)要檔案的管理，專(zhuān)門(mén)設(shè)置機(jī)要檔案室，由經(jīng)委機(jī)關(guān)保密部門(mén)審查合格的正式在編黨員負(fù)責(zé)機(jī)要檔案的接收、整編、保管和利用；在工作中貫徹執(zhí)行國(guó)家和北京市檔案法規(guī)與政策，并結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，建章立制，明確工作要求。目前使用的制度有：《檔案室防火安全保密制度》《規(guī)劃管理檔案整編工作要求及做法》《機(jī)要檔案利用規(guī)定》《機(jī)要檔案利用須知》。因?yàn)闄C(jī)要檔案是圍繞著涉密工程（項(xiàng)目）規(guī)劃審批工作而產(chǎn)生的，其檔案內(nèi)容有保密要點(diǎn)，一直以來(lái)采用傳統(tǒng)紙質(zhì)化存放和人工管理模式[1]，即實(shí)體檔案整編以手工方式進(jìn)行，卷內(nèi)目錄、案卷封皮、各類(lèi)機(jī)要檔案檢索目錄使用涉密計(jì)算機(jī)人工著錄，以紙質(zhì)檔案原件為委機(jī)關(guān)和建設(shè)單位提供利用。

二、機(jī)要檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）管理制度仍需完善

委機(jī)關(guān)為進(jìn)一步優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境，進(jìn)行了建設(shè)項(xiàng)目行政審批流程改革，這對(duì)于機(jī)要檔案的直接影響是歸檔內(nèi)容發(fā)生了變化，需要重新制定相應(yīng)的歸檔制度。檔案鑒定工作的核心是檔案價(jià)值的判定和預(yù)測(cè)。[2]對(duì)于機(jī)要檔案鑒定來(lái)說(shuō)，其密級(jí)會(huì)產(chǎn)生重要的影響，檔案價(jià)值的大小、保管期限的長(zhǎng)短與檔案內(nèi)容涉密程度有著直接的關(guān)聯(lián)。[3]而目前沒(méi)有制定密級(jí)鑒定方面的規(guī)定，存在疏漏。雖然保管環(huán)節(jié)有規(guī)章，但隨著委機(jī)關(guān)搬遷，機(jī)要檔案的保管條件、閱覽環(huán)境發(fā)生了變化，而制定的《檔案室防火安全保密制度》已不適應(yīng)新形勢(shì)，急需根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況制定有關(guān)人防、物防、技防的具體規(guī)定。

（二）部分檔案案卷密級(jí)需要標(biāo)識(shí)

《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》第十五條指出：“國(guó)家秘密載體以及屬于國(guó)家秘密的設(shè)備、產(chǎn)品的明顯部位應(yīng)當(dāng)標(biāo)注國(guó)家秘密標(biāo)志。國(guó)家秘密標(biāo)志應(yīng)當(dāng)標(biāo)注密級(jí)和保密期限。”依據(jù)此項(xiàng)規(guī)定，相關(guān)部門(mén)在整理機(jī)要檔案時(shí)要特別注意其密級(jí)、保密期限和保管期限，應(yīng)在案卷封面上根據(jù)工程項(xiàng)目密級(jí)注明，以便提供利用時(shí)控制好知悉范圍。由于歷史原因，2017年以前整編的機(jī)要檔案沒(méi)有進(jìn)行案卷密級(jí)標(biāo)識(shí)，不利于做好機(jī)要檔案的密級(jí)管理工作。

（三）檔案信息化管理工作相對(duì)滯后[4]

由于機(jī)要檔案有保密性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》中有關(guān)涉密信息系統(tǒng)按照涉密程度實(shí)行分級(jí)保護(hù)的規(guī)定要求，工作中使用的涉密辦公系統(tǒng)（內(nèi)網(wǎng)）只能具備項(xiàng)目級(jí)的信息條目。案卷級(jí)、文件級(jí)信息需使用另外單機(jī)的涉密電腦，對(duì)照每卷檔案的文件和圖樣內(nèi)容，人工著錄案卷及卷內(nèi)目錄，工作量大、整理周期長(zhǎng)。此外，2000年以前的機(jī)要檔案只有手工檢索目錄，此目錄缺少利用者經(jīng)常使用的“許可證號(hào)”項(xiàng)目的著錄，給檢索帶來(lái)不便。

因擔(dān)心數(shù)字化工作處理不當(dāng)造成泄密，所以對(duì)于機(jī)要檔案未進(jìn)行數(shù)字化加工掃描。而當(dāng)前20世紀(jì)50年代至90年代用地證、工程證檔案由于多年的查閱利用，已出現(xiàn)了紙張破損、字跡褪色、藍(lán)圖脆裂的問(wèn)題，再使用原件提供服務(wù)，不利于檔案的有效保護(hù)。

三、做好機(jī)要檔案管理工作的思考

（一）健全管理制度，構(gòu)建規(guī)范、安全的管理體系

一是根據(jù)委機(jī)關(guān)適應(yīng)優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境進(jìn)行的規(guī)劃審批工作調(diào)整，制定機(jī)要資料歸檔制度，明確歸檔范圍、時(shí)間、要求。如編制的移交目錄既要標(biāo)注機(jī)要檔案的密級(jí)，又要指出卷內(nèi)所含涉密文件或圖紙的密級(jí)及數(shù)量，以便移交時(shí)雙方核對(duì)清點(diǎn)，確保收集齊全完整。二是國(guó)家秘密事項(xiàng)總是處在矛盾運(yùn)動(dòng)的狀態(tài)，絕對(duì)靜止不變，永久性地處于一種秘密狀態(tài)下的國(guó)家秘密事項(xiàng)，從客觀(guān)上講是不存在的，[5]因此要制定機(jī)要檔案密級(jí)鑒定制度。而檔案密級(jí)變更和解密工作需由檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和保密部門(mén)協(xié)作完成。[6]所以制度內(nèi)容應(yīng)包含各方責(zé)任、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、工作原則和方法，從頂層設(shè)計(jì)上保證檔案密級(jí)鑒定工作的實(shí)用性。三是在實(shí)踐中不斷修改、完善現(xiàn)有制度。例如整編環(huán)節(jié)需對(duì)重份資料進(jìn)行剔除。但如果剔除的資料內(nèi)容含有敏感信息，應(yīng)先登記造冊(cè)再放入銷(xiāo)毀保密麻袋，因此需要在整編制度中，增加有關(guān)銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容、數(shù)量、密級(jí)、原因的登記規(guī)定。再比如委機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的機(jī)要檔案利用規(guī)定，應(yīng)按照機(jī)要檔案密級(jí)的情況，分密級(jí)管理，添加有關(guān)絕密、機(jī)密、秘密工程的機(jī)要檔案應(yīng)由哪些人員負(fù)責(zé)查閱的規(guī)定。此外，機(jī)要檔案利用規(guī)定還應(yīng)細(xì)化復(fù)印要求，明確哪些文件資料可以復(fù)印。

（二）規(guī)范密級(jí)標(biāo)識(shí)，促進(jìn)檔案信息資源的合理利用

為使機(jī)要檔案不泄密又便于使用，機(jī)要檔案室應(yīng)集中開(kāi)展2017年以前整編的機(jī)要檔案案卷密級(jí)標(biāo)識(shí)工作。具體做法為：先進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)、摸清工作量，結(jié)合實(shí)際確定承擔(dān)具體任務(wù)的人員和完成時(shí)間；對(duì)照制定的工作任務(wù)表，依照案卷內(nèi)國(guó)家或地方保密管理部門(mén)出具的定密文件，進(jìn)行案卷密級(jí)標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)工作進(jìn)行時(shí)，須同步形成機(jī)要檔案知悉范圍工作臺(tái)賬，以便利用時(shí)查閱。

（三）推進(jìn)機(jī)要檔案信息化建設(shè)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理部門(mén)應(yīng)站在如何妥善處理檔案保密與信息化技術(shù)利用的角度思考，一方面強(qiáng)化對(duì)涉密計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的保密管理，另一方面提供有關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案功能完善的建議，實(shí)現(xiàn)檔案全流程管理，解決數(shù)據(jù)二次著錄浪費(fèi)時(shí)間的問(wèn)題。同時(shí)檔案管理部門(mén)要利用條形碼或RFID技術(shù)補(bǔ)錄歷史機(jī)要檔案數(shù)據(jù)，改善其檢索不便的現(xiàn)狀；根據(jù)《國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》規(guī)定選擇資質(zhì)單位，采取非涉密外包和涉密自家工的方法進(jìn)行機(jī)要檔案數(shù)字化加工掃描[7]；制定好風(fēng)險(xiǎn)防控措施，從生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用環(huán)節(jié)上嚴(yán)密監(jiān)控與管理，筑牢數(shù)字檔案安全保密防線(xiàn)[8]。

（四）創(chuàng)新工作方法，提高工作效率

北京市城市建設(shè)檔案館在《關(guān)于加強(qiáng)北京市“十三五”時(shí)期城建檔案工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》中指出：“城建檔案工作要按照科學(xué)高效的規(guī)劃管理管控體系，加強(qiáng)行業(yè)管理，創(chuàng)新工作方式。做好城市規(guī)劃、建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)的檔案服務(wù)保障工作?！币虼?，應(yīng)適時(shí)改變機(jī)要檔案工作方法。

第一，為提高檔案整編工作進(jìn)度、減少整理時(shí)間，建議業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)建設(shè)單位提出圖樣材料規(guī)范，比如制定疊成A4幅面且不要用膠裝方式裝訂的要求；簡(jiǎn)化文件排列程序，按照規(guī)劃行政審批階段辦理時(shí)的“附件”順序進(jìn)行卷內(nèi)文件排序，且著錄的卷內(nèi)目錄題名也要以“附件”中委機(jī)關(guān)經(jīng)辦人所列名稱(chēng)編制，以便查找；本著《中華人民共和國(guó)保密法》第四條“既確保國(guó)家秘密安全，又便利信息資源合理利用”的原則，建議按照涉及項(xiàng)目的內(nèi)部資料和可供建設(shè)單位查閱的相關(guān)資料進(jìn)行區(qū)分，分別組卷，控制好涉密信息的知悉范圍；同時(shí)做好機(jī)要檔案利用追蹤、著重記錄建設(shè)單位利用目的、利用內(nèi)容的保密協(xié)議。

第二，為做好檔案實(shí)體保護(hù)工作，一方面要對(duì)破損的歷史檔案進(jìn)行修復(fù)，另一方面可采取提前制作檔案證明（20世紀(jì)50年代至90年代用地證、工程證附件）和檔案復(fù)制本（復(fù)印附圖）的方式為日后提供利用。

（五）提高檔案管理人員的保密意識(shí)及綜合素質(zhì)[9]

涉密檔案人員是檔案保密管理的核心要素，也是檔案保密工作的重要主體。[10]所以筆者認(rèn)為要做好機(jī)要檔案工作，首先要不斷強(qiáng)化涉密檔案管理人員的保密意識(shí)。除了參加單位組織的保密教育培訓(xùn)外，涉密檔案管理人員還需經(jīng)常瀏覽國(guó)家保密局網(wǎng)站，從“兩識(shí)教育”欄目中學(xué)習(xí)保密知識(shí)，從“警鐘長(zhǎng)鳴”欄目中加強(qiáng)工作作風(fēng)建設(shè)、防微杜漸；牢記保密這根弦，無(wú)論在何種場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，把保守黨和國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡義務(wù)[11]。其次要加強(qiáng)關(guān)于規(guī)劃、檔案、信息技術(shù)等知識(shí)的學(xué)習(xí)，勤于思考、善于發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。涉密檔案管理人員要朝著以檔案基礎(chǔ)知識(shí)為根基、保密專(zhuān)業(yè)知識(shí)為主干、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)為補(bǔ)充的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)檔案人員努力。[12]

注釋及參考文獻(xiàn)：

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[9][12]吳明麗.新時(shí)期軍工科技檔案保密工作[J].中國(guó)檔案，2012（10）：74-75.

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[11]孔梅.淺析涉密檔案的管理[J].山東檔案，2017（2）：72-73.

作者單位：北京市城市建設(shè)檔案館