梁群

【摘? 要】檔案管理作為企事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，還需要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，促進(jìn)單位自身的發(fā)展、安全工作，不斷發(fā)展。做好公共機(jī)構(gòu)檔案安全信息管理，關(guān)系到事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，不容忽視。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，要求相關(guān)人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識和技術(shù)，不斷提高日常工作業(yè)務(wù)能力，不斷提高信息安全管理水平，有效保證事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。對計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的安全性，對音視頻文件數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理提出了更高的要求，對如何最好地保存和使用文件數(shù)據(jù)面臨著更大的挑戰(zhàn)。本文主要討論了信息安全在檔案數(shù)字化管理中的有效應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案信息;安全管理

1.數(shù)字化檔案管理概述

數(shù)字檔案管理是高速寬帶網(wǎng)絡(luò)上的一種操作，可以長期跨數(shù)據(jù)庫檢索大量的數(shù)字信息資源，有價(jià)值的圖像、文本、語音、圖像、視頻，使用軟件科學(xué)地收集多媒體信息等數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)和管理的數(shù)字處理，知識價(jià)值的實(shí)施，并提供基于網(wǎng)絡(luò)的電子訪問服務(wù)。數(shù)字檔案中的源文件是級別的，數(shù)字檔案主要由兩個(gè)出處文件組成，是一種紙質(zhì)文件通過掃描輸入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換成數(shù)字媒體，另一種是原始的數(shù)字檔案保存形式文本、圖像、聲音、動(dòng)畫和其他形式的數(shù)字信息。使用數(shù)字技術(shù)可以存儲(chǔ)海量信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)無需時(shí)間和地域限制，高效便捷地查詢、檢索信息和獲取信息服務(wù)。通過數(shù)字檔案管理，可以大大提高檔案管理的效果，促進(jìn)檔案信息在企業(yè)和事業(yè)單位的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的更好應(yīng)用。

2.電子信息檔案管理優(yōu)勢

2.1便于文件保密

在傳統(tǒng)的檔案室，任何人進(jìn)入都可以免費(fèi)得到檔案。電子檔案相關(guān)信息管理系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下完成后，系統(tǒng)可以設(shè)計(jì)相應(yīng)的獨(dú)立登錄用戶名和密碼進(jìn)行電子文件管理。技術(shù)人員需要在系統(tǒng)平臺上進(jìn)行安全性驗(yàn)證的設(shè)計(jì)。即只允許經(jīng)過安全認(rèn)證的用戶進(jìn)入文件管理系統(tǒng)，查看文件信息，設(shè)置文件下載權(quán)限。用戶不允許未經(jīng)授權(quán)打印信息。實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)，大大提高了檔案的保密性。利用電子檔案可大大減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案掃描、整理后所占空間。若在信息安全管理過程中，將電子檔案信息存儲(chǔ)于移動(dòng)硬盤，即使遭到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，也能保證系統(tǒng)能通過移動(dòng)硬盤恢復(fù)相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.2管理效率增加

以大數(shù)據(jù)為背景的電子檔案管理能顯著提高管理效率。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作中，所有的面向檔案的工作都是一個(gè)文件，需要逐個(gè)編號整理和查找。但紙質(zhì)檔案保存一段時(shí)間后，紙質(zhì)檔案中所記錄的一系列文字材料會(huì)逐漸變得模糊，最終影響使用質(zhì)量。對于上述問題，可以進(jìn)行電子檔案的管理。產(chǎn)生電子檔案的主要原因是紙質(zhì)檔案經(jīng)過掃描和電子檔案相關(guān)處理后，可以直接供有關(guān)人員快速查找。借助于電子文件管理系統(tǒng)，可以大大提高信息的利用速度。與此同時(shí)，由于傳統(tǒng)的檔案管理工作耗時(shí)較長，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案管理系統(tǒng)中，檔案統(tǒng)計(jì)管理工作僅需少量人員即可完成。這表明，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，管理效率可以顯著提高。但是，電子信息檔案管理有許多優(yōu)點(diǎn)，但由于管理技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施等方面的原因，該系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中還有待于進(jìn)一步完善和提高。

2.3便于檢查和修復(fù)缺陷

常規(guī)的紙面文件管理需要手工對文件內(nèi)容進(jìn)行逐個(gè)檢查，以確定是否丟失了文件內(nèi)容，這既耗費(fèi)人力又耗時(shí)。但在電子檔案管理系統(tǒng)中，可以直接用軟件檢索出檔案總頁數(shù)，與檔案所有者進(jìn)行比對，大大縮短了時(shí)間，節(jié)省了人力。在實(shí)際應(yīng)用中，電子檔案具有許多優(yōu)點(diǎn)，但如果相關(guān)人員不能熟練掌握技術(shù)手段，則很容易造成檔案信息的流失。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案管理，也有很大的不同。對有較高技術(shù)要求的管理人員，不僅要掌握傳統(tǒng)的管理模式，更要運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)對文件內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步完善和補(bǔ)充。

3.事業(yè)單位檔案信息安全管理現(xiàn)狀

3.1規(guī)范性不足

有些機(jī)構(gòu)檔案管理只注重執(zhí)法文件檔案，特別是一般檔案有些文字、音視頻檔案不認(rèn)真，存檔不及時(shí)，檔案信息安全會(huì)出現(xiàn)很多問題，甚至導(dǎo)致文件信息丟失，后期找文件造成很大困難，違背了單位文件建設(shè)的安全性。另外，一些公共機(jī)構(gòu)檔案信息安全管理工作不能按照一定的安全管理標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作，也往往導(dǎo)致一定的盲目檔案管理。

3.2保密性不足

公共機(jī)構(gòu)的檔案管理存在安全性低、機(jī)密性差、檢索效率低的缺點(diǎn)。在傳統(tǒng)的文件管理中，紙質(zhì)文件怕光、水等缺點(diǎn)，因此其安全性面臨著極大的考驗(yàn)。紙質(zhì)檔案的真空和數(shù)字處理不僅可以大大提高檔案的存在效率，節(jié)省存儲(chǔ)空間，而且使查詢和通話非常方便。

3.3安全性不足

存儲(chǔ)條件不是很理想，一些機(jī)構(gòu)存檔信息存儲(chǔ)硬件設(shè)備和軟件往往受到地理位置、室內(nèi)溫度、濕度以及防火、防盜等諸多方面的影響。實(shí)施安全監(jiān)管工作，更為檔案信息安全管理帶來諸多顧慮。此外，電子文件很容易被病毒破壞，導(dǎo)致無法存儲(chǔ)和讀取電子文件，甚至因溫度和濕度而損壞電子設(shè)備。

4.提高人力資源檔案數(shù)字化管理安全性的措施

4.1引進(jìn)或開發(fā)功能完善的信息管理系統(tǒng)

俗話說"做好工作，必先利其器"。建立健全數(shù)字化人力資源管理系統(tǒng)是保障企事業(yè)單位信息安全的有效手段。企業(yè)、事業(yè)單位在引進(jìn)或開發(fā)信息管理系統(tǒng)前，應(yīng)充分認(rèn)識其管理模式的特點(diǎn)，并結(jié)合其特點(diǎn)，掌握自己對信息管理系統(tǒng)功能的要求，使系統(tǒng)開發(fā)人員能夠根據(jù)自己的需要設(shè)計(jì)有針對性的信息管理系統(tǒng)。提高整個(gè)系統(tǒng)抵御威脅的能力。

4.2硬件軟件雙保險(xiǎn)

在硬件設(shè)施方面，可以為企業(yè)建立專門的人力資源管理局域網(wǎng)，防止外來非法用戶的入侵，從而達(dá)到安全保護(hù)的目的;此外，還能對信息傳輸進(jìn)行加密處理，提高信息傳輸?shù)陌踩?，避免了重要信息在傳輸過程中被篡改和竊取。網(wǎng)絡(luò)防火墻也是提高信息安全的有效手段。通過這些措施，能夠在系統(tǒng)開發(fā)過程中有效的完善信息管理系統(tǒng)。將該系統(tǒng)引入人事檔案管理中，將進(jìn)一步保障信息安全，有效地提高人事管理效率?？梢詼p少文件錯(cuò)誤識別和錯(cuò)誤操作的發(fā)生。例如，在人事信息登記時(shí)，可以把人事信息分為基本信息和技能信息。明確信息分類方法，可避免錯(cuò)誤信息;類似地，在信息檢索過程中，還可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的批量信息檢索，從而保證了企業(yè)批量信息管理的安全、有效。

4.3加強(qiáng)檔案信息安全管理培訓(xùn)

公共機(jī)構(gòu)檔案信息安全管理，必須對檔案管理人員的安全意識、安全技能、安全責(zé)任等安全素養(yǎng)進(jìn)行全方位培訓(xùn)，確保檔案信息管理人員綜合水平滿足新時(shí)期公共機(jī)構(gòu)的信息安全管理。在培訓(xùn)形式上，既要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，又要重視實(shí)體培訓(xùn)。由于公共機(jī)構(gòu)檔案信息安全管理是一項(xiàng)技術(shù)工作，往往面臨各種突發(fā)事件，管理者有很強(qiáng)的要求，只有不斷的實(shí)踐、總結(jié)、反思，才能保證信息安全。此外，作為公共機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者，必須加強(qiáng)檔案信息安全管理，把學(xué)習(xí)和培訓(xùn)納入日常評估和研究，推動(dòng)公共機(jī)構(gòu)重視檔案信息安全管理。在引進(jìn)檔案信息安全管理人員要具備安全管理素養(yǎng)，掌握先進(jìn)檔案信息安全管理技術(shù)人員進(jìn)入檔案管理部門，為新員工加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，結(jié)合公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展，使員工盡快進(jìn)入公共機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。

5.結(jié)語

總之，信息化和數(shù)字化的管理，是企業(yè)未來發(fā)展的必然方向，而由于國內(nèi)相關(guān)的技術(shù)起步較晚，在實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的管理技術(shù)時(shí)，尤其是在新技術(shù)取代老技術(shù)的情況下，各種問題隨之而來，需要管理人員和人事人員不斷地學(xué)習(xí)和改進(jìn)，才能確保新技術(shù)的安全實(shí)施。在新時(shí)期，加強(qiáng)公共機(jī)構(gòu)檔案信息安全管理是一項(xiàng)重要任務(wù)，要求事業(yè)單位檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)，以科學(xué)有效、扎實(shí)務(wù)實(shí)的管理方法，優(yōu)質(zhì)高效的管理質(zhì)量促進(jìn)事業(yè)單位的有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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