周美林

摘?要：在2000年，國家推出了《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，在此要求中，對于科學(xué)技術(shù)檔案整理方法做出了相應(yīng)的改革以及劃分，2008年做出了進(jìn)一步的修訂。本文主要針對科學(xué)技術(shù)檔案整理方法進(jìn)行分析，對于當(dāng)下我國科學(xué)技術(shù)檔案整理方法存在的問題和未來發(fā)展過程中的建議也進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：科技計(jì)劃?項(xiàng)目檔案?整理方法

中圖分類號：G27??文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

伴隨著科技的發(fā)展與社會的進(jìn)步，我國科學(xué)技術(shù)有了迅速地提升以及較大的發(fā)展，因此科技項(xiàng)目檔案整理工作也需要進(jìn)行全方面地發(fā)展與進(jìn)步，從而幫助我國科技實(shí)現(xiàn)更好的數(shù)據(jù)記錄。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案屬于科技檔案中的科研檔案一類，科技系統(tǒng)的檔案工作者需要根據(jù)國家推出的項(xiàng)目檔案管理要求進(jìn)行實(shí)際工作，同時(shí)在工作過程中還需要加入有關(guān)于科技項(xiàng)目的要素，從而滿足科技項(xiàng)目管理的要求。

一、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案整理方法改革的必要性

1.改革有利于項(xiàng)目檔案的歸檔

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案主要由課題組和科技部門進(jìn)行整理，一般來說這兩大部門承擔(dān)了科技研究過程中的主要工作。而由于整理者不是專職的檔案工作人員，因此難免會發(fā)生不專業(yè)的現(xiàn)象。在未來的發(fā)展過程中整理工作的改革與進(jìn)步要求提升檔案整理效率、簡化檔案整理方法，這能夠降低檔案工作人員的工作量，提升工作質(zhì)量。

2.改革有利于將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移至深化檢索

在將整理方法進(jìn)行改革之后，有利于科技檔案整理效率的提升，將更多的時(shí)間與精力集中于深化檢索上面。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的升級以及換代，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理全程信息化，幫助檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更加全面化以及細(xì)微化的提升。與此同時(shí)，使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)捕獲、全文檢索、跨庫檢索等功能。需要注意的是在未來的工作過程中，科技檔案整理工作的刪繁就簡并不是簡單地將科技檔案不重要部分進(jìn)行刪除，而是設(shè)立更深層次的檢索方式，幫助整理工作得到大幅度的效率提升。在使用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和檢索檔案的方法后，這種檔案方式成功的滿足了與時(shí)俱進(jìn)的要求，達(dá)成了簡約不簡單的目標(biāo)。在這樣的前提下，研究簡化方案能夠更好地實(shí)現(xiàn)各類知識的融會貫通以及靈活運(yùn)用，因此需要檔案整理人員擁有更加強(qiáng)大的專業(yè)技能以及專業(yè)知識。

二、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案整理方法改革的若干建議

在未來的發(fā)展過程中，科技項(xiàng)目檔案整理方法的主要依據(jù)應(yīng)該是參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，結(jié)合科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案整理的實(shí)際過程。與此同時(shí)，在進(jìn)行整理的過程中，還需要尊重文件材料的具體形式以及當(dāng)時(shí)情況，根據(jù)檔案管理過程中的實(shí)際材料來完善細(xì)節(jié)。在進(jìn)行科技檔案整理方法改革的過程中，需要始終以簡化為目標(biāo)，將檢索條件設(shè)定為改革的核心發(fā)展方向，實(shí)行科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理方法的進(jìn)一步提升。

1.裝訂與檔號章

在我國對于檔案整理方面的具體要求中提出，檔案內(nèi)部文件可以卷的形式進(jìn)行裝訂，同時(shí)也可以件為單位進(jìn)行裝訂。除此之外在裝訂的過程中還需要保證成冊、成套的科技文件材料能夠保持原有形態(tài)，因此在進(jìn)行裝訂的過程中需要考慮到以上三種裝訂方法的具體要求。而對于檔號章來說，需要以件為單位在每件首頁空白處加蓋。

而在未來的發(fā)展過程中想要將檔案整理方法進(jìn)行進(jìn)一步的深化改革，應(yīng)該始終貫徹以件為單位進(jìn)行裝訂。使用件為單位，不僅僅可以避免成冊、成套的科技文件能夠成為一份文件，不被拆散整理，還能夠極大地降低文件數(shù)量，幫助檔案整理工作人員工作效率得到提升。而對于檔號章來說，此處的改革與深化應(yīng)該集中在文件首頁空白處抄寫文件檔號章。在我國2008年出臺的檔案整理規(guī)定中提出，科技檔案檔號章只有檔號和序號兩大格式，序號是指卷內(nèi)文件的順序號，而檔號則是文件級別的檔號，其中包括全宗號、分類號、案卷號和卷內(nèi)順序號。想要將整體工作進(jìn)行進(jìn)一步的簡化提升，可以考慮手抄檔號的方式，避免了加蓋檔號章過程中的審核。

2.頁號與頁數(shù)

在我國2000年第1次修訂的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》中提出，成套或成冊的科技文件材料自成一卷時(shí)，原目錄可以代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫目錄。而如果成套成冊的科技文件與其他科技材料組成一卷時(shí)，應(yīng)該排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫入卷內(nèi)目錄，無須重新編寫頁號。而在未來的發(fā)展過程中想要實(shí)現(xiàn)更好的整體效率提升，那么可以將已有頁號的文件不再重新編寫頁號，而沒有頁號的文件，則需要以件為單位編寫頁號，每一件文件的實(shí)際頁碼需要在備注中進(jìn)行填寫。

3.文件排列順序

2008年版《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》中提出，科研類案卷需要遵守課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證研究、實(shí)驗(yàn)總結(jié)、鑒定成果和知識產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段的順序進(jìn)行排列。

在未來的發(fā)展過程中想要更好地提升工作效率，在科研檔案文件排列過程中，需要遵守時(shí)間順序。這是因?yàn)榭蒲泄ぷ魇请S著時(shí)間而發(fā)展的，遵照時(shí)間進(jìn)行檔案整理，能夠更好地將科研整體情況展現(xiàn)于檔案中。對于科研檔案中存在的成冊成套科技文件，需要以及最后形成的文件時(shí)間作為排列時(shí)間列于科研檔案中的相關(guān)位置，通過這樣的排列能夠更好地實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化檔案排列管理。

4.案卷脊背

在2008年版規(guī)定中提出，案卷封面應(yīng)該印制在卷盒正表面，同時(shí)也可以采用內(nèi)封面的形式進(jìn)行包裝。與此同時(shí)，2008年版規(guī)定中也提出，案卷脊背項(xiàng)目需要根據(jù)實(shí)際需求來進(jìn)行選擇填寫。然而在實(shí)際工作過程中可以發(fā)現(xiàn)大多數(shù)單位采用的排列方式都是豎版排列，這是為了能夠更加方便地進(jìn)行調(diào)檔以及打印。在未來的發(fā)展過程中想要提升整體工作的效率，可以只填寫案卷脊背內(nèi)容，不再填寫案卷封面內(nèi)容，案卷脊背需要使用正楷進(jìn)行填寫或直接進(jìn)行打印。而如果采用打印機(jī)打印卷皮，由于卷皮的薄厚程度不同，因此需要重新調(diào)整格式，這也加大了工作時(shí)間長度。因此在未來的工作當(dāng)中，使用打印機(jī)打印時(shí)可以將脊背和封面只取其一來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫錄入，在進(jìn)行調(diào)檔時(shí)，可以通過這類數(shù)據(jù)進(jìn)行精確查詢。然而經(jīng)過實(shí)際工作當(dāng)中可以發(fā)現(xiàn)使用打印機(jī)打印并不會比使用正楷填寫更加省時(shí)省力，因此在未來發(fā)展過程中，各大事業(yè)單位需要根據(jù)自己實(shí)際需求來選擇卷皮打印或正楷填寫。

結(jié)語

在未來的發(fā)展過程中，科技還將得到繼續(xù)的進(jìn)步與提升，因此想要實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，就需要加強(qiáng)對于科技檔案的管理力度，從而實(shí)現(xiàn)全方面化的改革與創(chuàng)新?？萍紮n案作為記錄科學(xué)研究整體進(jìn)程的數(shù)據(jù)庫，對于我國科技發(fā)展和經(jīng)濟(jì)提升都有著無與倫比的重要意義，相關(guān)工作人員需要不斷加強(qiáng)整理效率及整理能力，從而幫助其得到更好地發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]黃媛萍.科技檔案整理歸檔問題的分析與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：59.

[2]孫敏.高等院?？萍紮n案的管理與利用[J].蘭臺內(nèi)外，2018（08）：55-56.