謝迎杰

[摘 要]檔案管理記錄著一個(gè)國(guó)家的歷史乃至世界文明，促進(jìn)技術(shù)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展?？茖W(xué)有效的管理檔案，要求檔案管理工作者收集管理檔案，對(duì)檔案進(jìn)行整理加工再利用，提供各種管理工作服務(wù)。檔案管理工作具有悠久的歷史，在人類(lèi)文明的早期已經(jīng)產(chǎn)生。隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)的發(fā)展，20世紀(jì)中后期以來(lái)，檔案管理工作也發(fā)生了變化。檔案已經(jīng)從紙質(zhì)版向電子版過(guò)渡，檔案管理也從傳統(tǒng)向現(xiàn)代管理過(guò)渡?，F(xiàn)代社會(huì)產(chǎn)生了大量電子文件，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)存在，檔案工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案管理變得越來(lái)越復(fù)雜，檔案管理的安全變得尤為重要。

[關(guān)鍵詞]信息化;檔案管理;安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.085

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271;TP399-C1[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）16-0-02

1? ? ?信息化概述

信息化是借助計(jì)算機(jī)實(shí)施的，旨在實(shí)現(xiàn)智能化。比如，現(xiàn)在疫情期間，全國(guó)大學(xué)中學(xué)小學(xué)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上課，企業(yè)員工借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)會(huì)。信息化的最終目的是產(chǎn)生實(shí)現(xiàn)智能化的工具，如現(xiàn)在的智能手機(jī)、機(jī)器人。信息化不是孤立的，而是借助網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享、信息通信，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)智能化，減少倉(cāng)庫(kù)這種實(shí)體的存在，降低成本。期望能改變?nèi)伺c物、物與物之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)智能化。

2? ? ?信息化檔案管理安全防范的必要性

2.1? ?檔案安全概述

檔案安全指檔案本身的安全和檔案內(nèi)容的安全，檔案管理工作關(guān)系到國(guó)家的發(fā)展、國(guó)家的安全問(wèn)題及國(guó)家技術(shù)的發(fā)展，甚至涉及國(guó)家機(jī)密。檔案自產(chǎn)生起就有可能面臨人為或自然因素的損害，因此，保證檔案安全，能夠讓人們記住歷史，保存社會(huì)記憶，增強(qiáng)國(guó)家的文化自信，為檔案信息開(kāi)發(fā)利用奠定檔案物質(zhì)基礎(chǔ)。如果檔案安全得不到保障，那么各種實(shí)踐活動(dòng)將無(wú)法積累經(jīng)驗(yàn)，影響我國(guó)的工業(yè)以及技術(shù)進(jìn)步。

2.2? ?檔案安全管理的意義

不像一般的圖書(shū)被大量印刷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)流通，檔案在人們的生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中逐漸產(chǎn)生，并逐漸積累起來(lái)。因此，檔案比一般的圖書(shū)更顯珍貴。例如，古老的檔案可以反映多年前中國(guó)社會(huì)的治安、宗教情況，承擔(dān)著記錄歷史的責(zé)任，反映了那個(gè)時(shí)代的經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等活動(dòng)，記錄著社會(huì)歷史的進(jìn)步、經(jīng)驗(yàn)技術(shù)的積累過(guò)程。

2.3? ?歸檔范圍

不是所有的檔案都需要?dú)w檔處理。檔案管理部門(mén)應(yīng)保留有價(jià)值的、對(duì)黨以及社會(huì)的政治經(jīng)濟(jì)文化有促進(jìn)作用的各種檔案。如果歸檔范圍得不到保證以及規(guī)范，就有可能浪費(fèi)珍貴的資料。無(wú)論低估或者高估檔案價(jià)值，都會(huì)造成資源浪費(fèi)。檔案在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)利等方面是一個(gè)憑證;同時(shí)，各種珍貴的檔案可以使人們重回歷史，例如，我國(guó)保留的大量近代中國(guó)屈辱史的檔案，各種賠款條約讓侵略者無(wú)法掩蓋自己的罪行，讓中國(guó)人能夠銘記歷史。

3? ? ?檔案資源現(xiàn)狀

目前，我國(guó)檔案館藏?cái)?shù)量較少，種類(lèi)不夠齊全，內(nèi)容比較單一;時(shí)間跨度短，結(jié)構(gòu)不合理，且質(zhì)量較低;專(zhuān)注于檔案管理的人才較少;檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度較低，資源利用率低;檔案分類(lèi)不夠明晰，檔案館的層次不明顯。在檔案資源結(jié)構(gòu)方面，存在普通檔案多，專(zhuān)門(mén)檔案少，特種檔案少，私人檔案缺乏國(guó)家控制等問(wèn)題。此外，我國(guó)檔案保存不完整，受近代以來(lái)戰(zhàn)爭(zhēng)的影響，我國(guó)遺留至今的檔案很少。檔案館珍藏檔案的種類(lèi)較少，對(duì)檔案缺乏嚴(yán)格審理，降低了檔案質(zhì)量和信息利用率。

4? ? ?信息化檔案管理安全防范策略

4.1? ?檔案一體化管理

第一，對(duì)文檔進(jìn)行分類(lèi)，讓文檔與文檔之間產(chǎn)生關(guān)系，便于文檔利用與管理。第二，從管理體制機(jī)構(gòu)以及人員選擇方面加強(qiáng)管理。這樣直接通過(guò)文檔檢索系統(tǒng)就能檢測(cè)出人們需要的文檔。通過(guò)信息化管理，檔案管理人員可以隨時(shí)將已處理的文件歸檔。更重要的是，檔案人員可以參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)，方便了解今后的管理工作，可以提高信息綜合度，優(yōu)化單位的資源配置，實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足社會(huì)數(shù)字化、信息化以及信息綜合化的管理需要。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展，兩個(gè)一體化管理的趨勢(shì)日趨明顯。檔案種類(lèi)多種多樣，關(guān)系到各行各業(yè)的發(fā)展，要求管理者開(kāi)闊自己的視野，注重延伸，提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)和自身素質(zhì)，為我國(guó)檔案管理事業(yè)做出重大貢獻(xiàn)。

4.2? ?檔案的層次化管理

在檔案管理過(guò)程中，管理者需對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，甚至分級(jí)。如將檔案分為歷史類(lèi)、財(cái)會(huì)類(lèi)、政治類(lèi)、經(jīng)濟(jì)類(lèi)等，可以按照檔案的重要性分為A、B、C、D等級(jí)，或者設(shè)立卷宗。同時(shí)，還需要對(duì)檔案館進(jìn)行分類(lèi)。不同種類(lèi)的檔案分別放置在不同種類(lèi)的檔案館中，使我國(guó)的檔案管理層次分明，便于社會(huì)組織機(jī)關(guān)以及個(gè)人查閱，提高信息利用率。另外，加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，對(duì)檔案管理人才進(jìn)行分類(lèi)培養(yǎng)。對(duì)文檔進(jìn)行分層，對(duì)文檔管理者進(jìn)行分倉(cāng)，對(duì)文檔管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分層，讓專(zhuān)門(mén)的人做專(zhuān)門(mén)的事。

4.3? ?全民參與檔案管理

建立中國(guó)檔案管理網(wǎng)站，讓全國(guó)人民可以對(duì)檔案管理提出意見(jiàn)和建議，讓全民參與檔案管理。檔案最終要服務(wù)于企業(yè)、各種機(jī)構(gòu)組織以及個(gè)人。建設(shè)檔案管理網(wǎng)站，站在被服務(wù)者的角度解決問(wèn)題，更加具有針對(duì)性，能夠提高政府機(jī)關(guān)組織以及個(gè)人的滿意度，使更多的人認(rèn)識(shí)到檔案的意義，并利用檔案收集信息，進(jìn)一步提高檔案利用率，提高檔案的知名度。

4.4? ?檔案的系統(tǒng)化、智能化

我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，信息化時(shí)代最重要的標(biāo)志是以計(jì)算機(jī)為媒介，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)智能化。在信息化時(shí)代，各行各業(yè)都產(chǎn)生了大量的電子文件，人們可以在館藏中安裝電子查閱系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)化與智能化，提高檔案利用效率和資源利用率，提高檔案管理效率。政府可以加大這方面的投資力度，與信息技術(shù)相關(guān)企業(yè)合作，通過(guò)在線或離線方式歸檔以后轉(zhuǎn)化為電子文檔。將不同載體的內(nèi)容數(shù)字化，形成數(shù)字檔案。將紙質(zhì)、膠片、唱片等檔案進(jìn)行數(shù)字化，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案網(wǎng)絡(luò)化是大勢(shì)所趨。目前，許多機(jī)構(gòu)正嘗試從方便快捷、價(jià)格低廉的云服務(wù)方面進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)。

4.5? ?深入管理工作的內(nèi)容

檔案管理應(yīng)該持續(xù)深入。首先，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案管理體系，采用檔案分類(lèi)歸宗等方法，讓檔案與檔案之間產(chǎn)生關(guān)系，建立檔案管理系統(tǒng)，從檔案A可以直接找到檔案B，提高檔案利用效率。由于檔案原件不能被替代，所以檔案管理工作者的大部分時(shí)間都在收集和整理檔案，忽略了檔案與檔案的聯(lián)系，孤立了檔案，大大減少了檔案管理系統(tǒng)的力量。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)開(kāi)發(fā)和管理檔案信息資源，提供檔案信息，為社會(huì)各界服務(wù)。如今的社會(huì)是信息化的社會(huì)，只有對(duì)信息進(jìn)行有效整理和組織，才能發(fā)揮信息的最大價(jià)值。深入管理檔案，適應(yīng)現(xiàn)代化信息的需求。其次，檔案管理工作者應(yīng)提高自己的能力，學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的變化，為我國(guó)檔案管理做出重大貢獻(xiàn)。

4.6? ?檔案的鑒定重組

第一，提高管理效率，發(fā)揮檔案自身的價(jià)值。同時(shí)，及時(shí)銷(xiāo)毀不重要的檔案，減輕管理負(fù)擔(dān)。第二，用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光鑒定檔案價(jià)值，看到檔案將來(lái)10年乃至20年的發(fā)展。第三，檔案管理者可以重新組織檔案，取其精華，去其糟粕，不斷補(bǔ)充檔案。具體的做法是：將檔案按照不同種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，管理員分別管理不同種類(lèi)的文件文檔，不斷補(bǔ)充，形成新的類(lèi)似知識(shí)的系統(tǒng)。第四，分類(lèi)掃描保存原文件，紙板及其他文件可以不必保存，減輕檔案館的負(fù)擔(dān)，為今后檔案管理工作提供便利。

4.7? ?檔案的保管

第一，重視檔案的保管工作。檔案的保管工作分為兩個(gè)方面：一方面，對(duì)檔案自身安全的保管;另一方面，防止檔案丟失。在檔案管理方面，注重對(duì)庫(kù)房的管理，防火防盜防水，還要避免檔案在查閱過(guò)程中損壞丟失。第二，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理制度。比如，只允許查閱檔案的人員在館內(nèi)進(jìn)行查詢，不允許攜帶檔案出館。第三，增強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和自身素質(zhì)。另外，對(duì)于十分珍貴的檔案，可以進(jìn)行備份，并將備份分散到多個(gè)地方保存，減小地震等自然災(zāi)害造成的威脅。

4.8? ?建立安全保護(hù)系統(tǒng)

檔案管理部門(mén)建立檔案庫(kù)房安全保護(hù)系統(tǒng)時(shí)，可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)等實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房，增加庫(kù)房管理功能。對(duì)庫(kù)房進(jìn)行有效通風(fēng)，可以設(shè)置通風(fēng)系統(tǒng)，避免倉(cāng)庫(kù)漏水，對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行定期檢查與維修，安裝自動(dòng)防盜系統(tǒng)，防止檔案丟失。適當(dāng)與高科技企業(yè)進(jìn)行合作，提高庫(kù)房安全系統(tǒng)的管理能力。

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