鄭雅文

摘? 要：如今隨著科學(xué)的不當(dāng)發(fā)展和進(jìn)步，越來越多的領(lǐng)域中發(fā)生了變革，其中辦公領(lǐng)域就是其中之一，尤其是基層部門跟隨著科技的發(fā)展中對(duì)檔案的管理進(jìn)行了不斷地優(yōu)化。檔案管理部門對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行了充分的應(yīng)用，利用電子文件歸檔的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔處理，這種方式使得檔案的管理效率得到了很大程度的提升，同時(shí)檔案的管理質(zhì)量也得到了一定的提升。但是經(jīng)過調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)的是，當(dāng)前對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀是紙質(zhì)和電子共存，因此本文對(duì)當(dāng)前紙質(zhì)、電子文件共存的基層檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了深入的探討。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì);電子文件;共存狀態(tài);基層;檔案管理

在如今的基層檔案管理中，普遍存在著紙質(zhì)和電子文件共存的狀態(tài)。這就對(duì)檔案的管理方式提出了相應(yīng)的要求，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極地加強(qiáng)檔案管理方式的觀念轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的工作效率，從而促進(jìn)檔案管理工作的能夠取得更大的進(jìn)步。在過去的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理工作中對(duì)工作人員并沒有過高的要求，不過隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件檔管理對(duì)檔案的工作人員卻提出了較高的要求，面對(duì)更加高要求的檔案管理工作，檔案管理人員需要掌握更加專業(yè)檔案管理的相關(guān)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)的操作技能，這樣才能夠?yàn)殡娮游募娮庸ぷ魈峁┝α?，促進(jìn)紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下基層檔案管理工作的順利開展。

1 紙質(zhì)文件與電子文件共存狀態(tài)對(duì)檔案工作的要求分析

電子文件檔案管理對(duì)檔案管理人員的要求會(huì)更高，其管理的力度也會(huì)更加嚴(yán)格，因此電子文件檔案的管理人員也就會(huì)面對(duì)更大的工作壓力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作中，管理人員的壓力較小，管理人員在這樣的工作環(huán)境下已經(jīng)對(duì)檔案的管理方式形成了固定的思維模式。因此在科技發(fā)展的現(xiàn)在，檔案管理人員的工作觀念卻仍舊停留在過去的工作形式中，并沒有將電子文件檔案當(dāng)做是一種檔案文件的管理工作更加沒有對(duì)電子文件進(jìn)行認(rèn)真的歸檔。另外電子文件檔案對(duì)歸檔具有較高的要求，因此很多的檔案管理人員并不愿意承擔(dān)電子檔案的歸檔工作。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子文件檔案歸檔處理工作中的重要工具，因此電子文件檔案的處理相比較紙質(zhì)的文件檔案會(huì)更有難度。另外對(duì)當(dāng)前檔案管理工作人員的年紀(jì)進(jìn)行綜合的分析可以得出，很多的檔案部分中的檔案管理人員的年齡都偏大，這個(gè)年齡段的員工大部分都是沒有經(jīng)過計(jì)算機(jī)培訓(xùn)的，因此其計(jì)算機(jī)水平并不高，更加不愿意參與到電子檔案工作中，導(dǎo)致了電子文件工作不能夠順利的完成，即便是在電子檔案管理中出現(xiàn)了問題也不能夠得到妥善的處理。導(dǎo)致電子文件檔案的發(fā)展之路難上加難，因此想要紙質(zhì)、電子文件檔案可以得到更好的發(fā)展，檔案部門應(yīng)當(dāng)積極的采取有效的措施。

1.1 轉(zhuǎn)變理念

對(duì)我國基層檔案管理工作開展形式進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作處于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與電子文件檔案共存狀態(tài)中。檔案管理工作人員不僅需要做好紙質(zhì)檔案的歸檔處理，同時(shí)還需要做好電子檔案的歸檔處理，通過雙軌制的檔案管理模式，最終創(chuàng)建兩套內(nèi)容相同的檔案文件。紙質(zhì)文件屬于傳統(tǒng)形式的檔案管理模式，檔案管理工作人員的主要對(duì)象就是紙質(zhì)檔案文件，其工作流程就是對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行歸檔處理，具體闡述就是文書檔案的結(jié)合點(diǎn)。常情況下，檔案管理部門的歸檔時(shí)間為一年一次，檔案管理工作人員處于被動(dòng)式的工作狀態(tài)中，靜靜等待文書部門對(duì)檔案資料進(jìn)行移交，此過程中檔案管理工作人員工作壓力并不是很大，而且工作難度也比較低。

電子文檔的歸檔處理與紙質(zhì)文件歸檔處理有著較大的差異性，電子文件歸檔處理需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，檔案管理工作人員在此期間一定要避免對(duì)檔案信息資源的真實(shí)性和有效性造成損害。目前基層管理人員工作人員會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)文件進(jìn)行草稿制作，然后應(yīng)用打印機(jī)設(shè)備對(duì)草稿進(jìn)行打印。在此過程中檔案管理工作人員很有可能會(huì)忽略文件的存檔工作，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障問題，很有導(dǎo)致當(dāng)心信息內(nèi)容丟失。現(xiàn)階段基層單位會(huì)將電子文件直接儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)的硬盤上，但只要是計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)消失。所以在實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的過程中，要注重指導(dǎo)業(yè)務(wù)的開展，還要協(xié)調(diào)好紙質(zhì)文件歸檔的要求，保證電子文件歸檔工作的質(zhì)量。

1.2 加強(qiáng)管理，建章立制

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個(gè)環(huán)節(jié)都可能影響電子文件歸檔，應(yīng)盡快建立電子文件全過程的管理制度，明確各有關(guān)部門的責(zé)任要求，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用的推廣，辦公自動(dòng)化的普及，即使是一個(gè)基層單位的電子文件也可能分布在文書、財(cái)務(wù)、人事、業(yè)務(wù)科室等各個(gè)部門，而各部門按照條條的要求，又各自有其獨(dú)立的管理規(guī)定。這就要求各部門在工作的全過程中都要支持、配合檔案管理人員做好電子文件的收集、整理工作，各有關(guān)部門應(yīng)接受檔案人員的指導(dǎo)，按照電子檔案有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做好電子文件的維護(hù)、保存工作。

2 努力促進(jìn)電子文件與紙質(zhì)文件管理的良性互動(dòng)

一方面來講，電子文件屬于新的檔案管理模式，因此這對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理方法會(huì)具有一定的影響，所帶來的變化是非常多的，因此應(yīng)當(dāng)積極地使用電子文件對(duì)檔案的管理方式帶動(dòng)紙質(zhì)文件管理方式的發(fā)展和改革。總體來說，紙質(zhì)文件管理和電子文件管理之間的關(guān)系是相輔相成的，檔案管理工作者對(duì)紙質(zhì)文件的管理會(huì)更加的熟悉，相反對(duì)電子文件的熟悉程度卻相對(duì)較少，因此即便是兩種管理方式之間存在著很多的不同之處，當(dāng)是對(duì)檔案的管理內(nèi)容和方法上卻存在許多相通的地方，因此很多紙質(zhì)文件的管理思路對(duì)電子文件的管理具有一定的參考價(jià)值，促進(jìn)電子文件的管理可以得到更好的發(fā)展。

3 結(jié)論

綜上所述，關(guān)于檔案的紙質(zhì)文件和電子文件二者的共存狀態(tài)具有長期和動(dòng)態(tài)的特點(diǎn)，因此檔案部門應(yīng)當(dāng)在做好傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理工作的同時(shí)，對(duì)當(dāng)前科技發(fā)展給檔案管理帶來的新的電子文件管理方法做到努力的適應(yīng)，積極的對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理和歸檔工作，另一方面檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極的學(xué)習(xí)有關(guān)電子文件的相關(guān)技能，促進(jìn)新形式下的檔案管理得到更好的發(fā)展。

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