白云龍
摘 要 在當(dāng)前的信息化時代,大數(shù)據(jù)、云計算等高新技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用,其中醫(yī)院的文書檔案管理工作也不例外。在信息化技術(shù)的加持下,醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量與效率有所提升,不僅能夠避免紙質(zhì)文書檔案無法長時間存放和容易損壞的不足,而且還能實現(xiàn)文書檔案資源的內(nèi)部高效共享?;诖耍疚膶⒅饕槍π畔⒒卺t(yī)院文書檔案管理中的創(chuàng)新型應(yīng)用展開分析,希望能為相關(guān)從業(yè)者提供參考。
關(guān)鍵詞 信息化;醫(yī)院;文書檔案管理;應(yīng)用
信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠明顯提高工作質(zhì)量與效率,在醫(yī)院的文書檔案管理中合理且創(chuàng)新地應(yīng)用信息化技術(shù),能夠彌補以往人工管理帶來的誤差問題。文書檔案管理作為醫(yī)院日常管理中的關(guān)鍵組成,對醫(yī)院日常工作開展順利與否形成直接影響,所以有必要針對信息化在醫(yī)院文書檔案管理中的創(chuàng)新型應(yīng)用深入探究,從而提高醫(yī)院文書檔案的管理實效與利用效率。
1醫(yī)院文書檔案管理中信息化應(yīng)用的價值
(1)提高文書檔案管理效率。在過去的管理模式下,醫(yī)院的文書檔案管理工作基本為人工模式,不僅無法保證效率,同時還會出現(xiàn)關(guān)鍵文書檔案歸檔時效無法保證、占用空間過大、歸檔耗時較長、信息登記遺失等一系列問題。而在信息化技術(shù)的應(yīng)用之下,醫(yī)院的文書檔案無論是歸檔、存儲還是統(tǒng)計分析應(yīng)用,都得到技術(shù)支持,在保管、檢索、查詢等方面較少出現(xiàn)差錯,自動化程度的提升大大提高了文書檔案管理效率。
(2) 有利于文書檔案保護。傳統(tǒng)管理模式下針對紙質(zhì)文書檔案的管理很容易受到外部環(huán)境與人為因素的影響而出現(xiàn)損壞,而將紙質(zhì)文書檔案進行電子化轉(zhuǎn)換與數(shù)字化管理,在查詢、復(fù)印、利用的過程中,都不會對紙質(zhì)文書檔案的原件有過多的干擾,只需要登錄信息化平臺調(diào)取數(shù)據(jù)即可,然后根據(jù)具體需要直接打印,有利于醫(yī)院文書檔案原件的長久保管[1]。
(3)實現(xiàn)資源互補共享。信息化在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用,促使文書檔案資源從過去的單一轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦亩嘣R环矫?,文書檔案資源能夠在醫(yī)院內(nèi)部不同科室、辦公室等部門之間進行實時共享交流與互補;另一方面,也能基于信息化平臺,做到文書檔案的實時化歸檔,如有尚未歸檔的文書檔案也能第一時間發(fā)現(xiàn),從而督促相關(guān)部門盡快將文書檔案移交給檔案室。
2信息化在醫(yī)院文書檔案管理中的創(chuàng)新型應(yīng)用
醫(yī)院文書檔案的信息化管理不可能一朝一夕完成,需要分步驟、全方位地策略實施,才能夠完善管理,提高文書檔案管理工作質(zhì)量與效率。具體來講,信息化在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用應(yīng)當(dāng)做好以下幾個步驟:
(1)重視前端管理。醫(yī)院內(nèi)部要營造“文書檔案一體化”的管理分為,確保相互獨立且分散的文書檔案形成整體性的管理模式。換而言之,也就是從醫(yī)院日常工作中文書生成到最終的歸檔管理,都要滲透文檔一體化理念?;谶@一理念去進行信息化管理制度設(shè)計、人員隊伍選調(diào)、組織構(gòu)建等工作,同時還需重視文書檔案的前端質(zhì)量把控,避免有重要文件信息出現(xiàn)遺失或錯漏,嚴(yán)格按照制定的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)去做好信息化收集、規(guī)范化整理,確保文書檔案得到及時且完好地保存。
(2)做好統(tǒng)籌規(guī)劃。醫(yī)院方面一定要立足自身情況,基于全院視角著手,在內(nèi)部營造“大檔案”氛圍。一方面,要嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)與業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn),對醫(yī)院的文書檔案進行圖像掃描,根據(jù)內(nèi)容進行數(shù)據(jù)庫建設(shè),同時對數(shù)據(jù)進行掛接與備份,積極推進文書檔案的數(shù)字化工作[2]。另一方面,對于電子文件的歸檔也不能忽視,在文書檔案的數(shù)字化開發(fā)與利用方面更要積極推進。
(3)夯實基礎(chǔ)工作。醫(yī)院文書檔案管理的信息化應(yīng)用,意味著文書檔案管理模式將從過程以實體文書檔案保管為主的模式,轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃駥Χ嘣问綌?shù)字化文書檔案進行管理的模式,簡而言之便是對醫(yī)院文書檔案進行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化的管理。因此,需要將電子文書檔案的管理作為著手點,與醫(yī)院電子政務(wù)建設(shè)進行全面整合,應(yīng)用OA辦公平臺實現(xiàn)自動化管理[3]。同時,還要提高醫(yī)院文書檔案信息化管理的安全性,確保文書檔案不會出現(xiàn)遺失或被他人篡改的情況。所以,一方面,要不斷完善系統(tǒng),提高信息化管理系統(tǒng)的安全性;另一方面,要提高文書檔案管理人員的安全意識,嚴(yán)格按照制定的規(guī)章制度與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)去管理文書檔案信息。
(4)優(yōu)化大數(shù)據(jù)平臺。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)做好對文書檔案信息的大數(shù)據(jù)平臺搭建工作,對文書檔案信息數(shù)據(jù)展開結(jié)構(gòu)分析,通過對數(shù)據(jù)的識別實現(xiàn)分類管理與利用,確定最適宜的平臺管理模式,保證數(shù)據(jù)集成度、數(shù)據(jù)交換速度、數(shù)據(jù)處理速度都能得到提升,從而提高平臺管理水平。同時,通過優(yōu)化平臺數(shù)據(jù)的控制精準(zhǔn)度,在云計算技術(shù)的加持下做好存儲與調(diào)用工作,提高平臺管控水平,同時也能提升業(yè)務(wù)增長的承載量,大大提高信息化規(guī)模。醫(yī)院可與大數(shù)據(jù)分析企業(yè)展開合作,獲取到更具針對性的信息數(shù)據(jù),從而精準(zhǔn)預(yù)測醫(yī)療市場的業(yè)務(wù)發(fā)展態(tài)勢。
(5)創(chuàng)新歸檔構(gòu)造。制定全新的歸檔步驟與自動化歸檔策略,對醫(yī)院電子病歷進行約束,按照流程索引做好資料的定向記錄,主要依據(jù)病患診斷時間的先后順序進行自動歸檔,文書檔案的屬性則由定時應(yīng)用程序進行控制,按照文書檔案生成時間保留下來。同時,采取觸發(fā)器關(guān)聯(lián)措施,對存留架構(gòu)的基礎(chǔ)上設(shè)置更新數(shù)值觸發(fā)器,輸入之后對文書檔案新內(nèi)容進行刷新。此外,設(shè)置不同的索引指標(biāo),對圖像、語音等不同形式的指標(biāo)進行關(guān)聯(lián)。還應(yīng)搭建互換的共享構(gòu)造,有合作關(guān)系的醫(yī)院之間能夠通過輸入相應(yīng)的醫(yī)院代碼,找到文書檔案的存放點,更有利于文書檔案資源的利用。
3結(jié)束語
綜上所述,在醫(yī)院的文書檔案管理中重視且做好信息化創(chuàng)新應(yīng)用,提高對文書檔案信息化管理的重視度,有利于醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量與效率的提高,同時能夠明顯提升文書檔案的開發(fā)與利用效果。因此,無論是醫(yī)院管理層還是文書檔案管理人員,都要在對信息化應(yīng)用方面統(tǒng)一思想,加大創(chuàng)新力度,全面提高醫(yī)院的文書檔案管理水平。
參考文獻
[1] 張晨.大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(15):63-64.
[2] 張鳳蓮.淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥,2017, 24(6):139-141.
[3] 翟晶,王忠.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究[J].醫(yī)學(xué)教育管理,2016,2(5):710-714.