王夢漪

摘 要：企業(yè)為迎合信息社會發(fā)展，在檔案信息化建設(shè)方面也取得了一定的建設(shè)成果。檔案信息化建設(shè)成果是否符合企業(yè)檔案管理工作的長遠(yuǎn)目標(biāo)？是否對于企業(yè)檔案管理工作有指導(dǎo)性？在檔案管理階段性工作上的改進(jìn)方向又在哪？…為解決如此一系列的問題，本文提出并闡述了構(gòu)建檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)體系的思路方法，為檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展提供了方向。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);績效評價(jià)體系;建立

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)逐漸以辦公自動化系統(tǒng)代替了紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)。檔案管理工作面臨著新考驗(yàn)，為了配合電子文件的歸檔，企業(yè)也采取了相應(yīng)舉措。投資了專項(xiàng)資金建立檔案信息化系統(tǒng)、輸送了檔案管理人員參加專業(yè)化培訓(xùn)……為了保障如此人力物力財(cái)力的投入能夠達(dá)到最優(yōu)效果，建立一套具有針對性的評估體系來進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的PDCA循環(huán)管理。

本文運(yùn)用文獻(xiàn)調(diào)查法并結(jié)合個人檔案管理及績效管理的工作經(jīng)驗(yàn)，針對檔案信息化績效評價(jià)的原則、主體結(jié)構(gòu)及評價(jià)體系提出了建議，希望對企業(yè)檔案管理起到積極的參考作用。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的績效評價(jià)原則

1.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則

公司需成立“檔案信息化建設(shè)的績效評價(jià)”小組（或以檔案管理工作小組覆蓋），由公司分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，部室負(fù)責(zé)人及檔案管理負(fù)責(zé)人為組員組成。負(fù)責(zé)審定檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)相關(guān)文件、評價(jià)結(jié)果及工作指導(dǎo)，同時(shí)檔案管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體實(shí)施評價(jià)工作。

1.2 全面評價(jià)原則

檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)要注重PDCA循環(huán)管理。即制定相關(guān)制度方案、搭建評價(jià)體系、確定評價(jià)主體、形成改進(jìn)措施、推進(jìn)問題整改并開展第二輪的評價(jià)工作;檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)要包含檔案全生命周期，從收集、歸檔、整理到利用、統(tǒng)計(jì)、編研均作為評價(jià)內(nèi)容;檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)要覆蓋所有涉及檔案業(yè)務(wù)主體，從公司內(nèi)部員工到外部員工、行業(yè)專家等，多樣化的評價(jià)主體可保證評價(jià)結(jié)果的參考性。

1.3 科學(xué)量化原則

為了檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)工作更具指導(dǎo)意義、評價(jià)結(jié)果更準(zhǔn)確，評價(jià)主體的選擇及評價(jià)內(nèi)容的設(shè)立需具有科學(xué)性和可量化的特點(diǎn)。以評價(jià)工作的目的為方向，以評價(jià)結(jié)果為導(dǎo)向，明確并固化評價(jià)機(jī)制。此外，要重視評價(jià)工作的過程管理及評價(jià)結(jié)果的積累總結(jié)，準(zhǔn)確無誤的元數(shù)據(jù)及經(jīng)過時(shí)間累積出來的樣本量是保證評價(jià)結(jié)果科學(xué)性和基礎(chǔ)。

2 檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)體系建立

2.1 評價(jià)主體

對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行評價(jià)的主要對象必須是參與企業(yè)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，包含檔案的收集、歸檔、整理、利用和統(tǒng)計(jì)等的檔案管理工作全過程。評價(jià)主體的人為因素會導(dǎo)致評價(jià)結(jié)果的片面性和主觀性，為了提高檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)的全面性、客觀性和參考性，區(qū)分內(nèi)、外部主體，搭建多層次、全覆蓋的評價(jià)主體體系，使評估的結(jié)果具有有限的說服力。

2.1.1 內(nèi)部主體

檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)的內(nèi)部主體包括公司參與檔案管理工作的檔案管理人員和檔案利用人員。檔案管理人員覆蓋公司專、兼職檔案員、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)，他們參與了整個檔案生命周期及檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)、策劃、實(shí)施和總結(jié)相關(guān)工作。檔案利用人員覆蓋因任何理由借閱檔案的公司員工，他們是檔案管理工作和檔案信息化建設(shè)的直接受益者。

2.1.2 外部主體

檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)的外部主體包括與企業(yè)機(jī)構(gòu)有關(guān)聯(lián)的公司和指導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作的政府機(jī)構(gòu)的檔案從業(yè)者、檔案行業(yè)專家及檔案利用外部用戶等，相關(guān)公司、機(jī)構(gòu)的檔案從業(yè)者及行業(yè)專家具有一定的專業(yè)知識，他們的評價(jià)具有指導(dǎo)性和參考性。而檔案利用外部用戶雖缺乏專業(yè)知識，但他們是檔案信息化建設(shè)的實(shí)際受益者且與本公司無利益關(guān)系，評價(jià)具有一定的客觀性。

2.2 評價(jià)維度

2.2.1 評價(jià)檔案管理工作及檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

隨著信息技術(shù)不斷更新，檔案管理工作應(yīng)不斷明確階段性的目標(biāo)。檔案歸檔模式應(yīng)順應(yīng)公司文件流轉(zhuǎn)的形式、提高檔案歸檔的效率、保證檔案存在的價(jià)值。檔案服務(wù)方式應(yīng)滿足利用者的合理需求，提高檔案利用的效率，保證檔案本身的完整。檔案信息化建設(shè)評價(jià)應(yīng)檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)的實(shí)現(xiàn)效果、提高檔案管理工作效率、保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性。檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)的指標(biāo)設(shè)置方向，應(yīng)以檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)完成程度為主要內(nèi)容，占五成權(quán)重。

2.2.2 評價(jià)檔案信息化系統(tǒng)的服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量實(shí)現(xiàn)

檔案信息化系統(tǒng)猶如信息檔案通向用戶的橋梁，用戶滿意度是檢驗(yàn)檔案信息化建設(shè)的重要指標(biāo)，可占四成權(quán)重，而評價(jià)內(nèi)容需考慮到檔案管理?xiàng)l線及檔案利用條線。其中檔案管理?xiàng)l線更注重系統(tǒng)的服務(wù)效率，系統(tǒng)響應(yīng)的及時(shí)、數(shù)據(jù)處理的便捷、跨系統(tǒng)聯(lián)動的流暢等都明顯提高檔案管理員乃至公司的檔案管理工作效率;檔案利用條線更注重系統(tǒng)的服務(wù)質(zhì)量，系統(tǒng)操作的便捷、界面反饋的友好、利用歷史的記錄等是較能獲取檔案利用者高滿意度的要點(diǎn)。

2.2.3 評價(jià)檔案信息化建設(shè)的合規(guī)性和創(chuàng)新性實(shí)現(xiàn)

首先，需對于系統(tǒng)進(jìn)行合規(guī)性評價(jià)（可采用信息安全等級保護(hù)測評的成果），保證系統(tǒng)中發(fā)生的信息安全事件是區(qū)分等級相應(yīng)處置的，保證檔案的存儲、傳輸、處理過程區(qū)分權(quán)限的，保證檔案本身是區(qū)分密級的。這項(xiàng)評價(jià)并不是一次性的，而是持續(xù)性的。在檔案管理過程中，無時(shí)無刻會產(chǎn)生新的文件、新的案卷，檔案信息化系統(tǒng)的合規(guī)性評價(jià)應(yīng)是固化的評價(jià)指標(biāo)項(xiàng)。

其次，檔案信息化系統(tǒng)需是不斷創(chuàng)新的，每個階段都有不同的創(chuàng)新方向。短期看來，電子文件歸檔率如何？是否可以順利配合辦公自動化系統(tǒng)？檔案借閱方式是否更加便捷？長期看來，是否對檔案管理工作有正向的引導(dǎo)？企業(yè)大數(shù)據(jù)庫概念是否能夠達(dá)成？是否能讓檔案文化更深入人心？等。合規(guī)性評價(jià)和創(chuàng)新性評價(jià)缺一不可，但權(quán)重設(shè)置可根據(jù)檔案管理工作階段性的目標(biāo)有所偏重，總的權(quán)重占一成，或可設(shè)置為加分指標(biāo)。

2.3 評價(jià)結(jié)果運(yùn)用及再評估

2.3.1 檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)的信息公開機(jī)制

依靠信息公開來完善及推動檔案信息化建設(shè)。一方面是要以保障評價(jià)主體的知情權(quán)來維護(hù)長期合作關(guān)系，有利于固化評價(jià)主體人員結(jié)構(gòu)，使得評價(jià)結(jié)果更具有延續(xù)性、更具有可參考性。另一方面，評價(jià)結(jié)果的公開也是推動檔案信息化建設(shè)改革發(fā)展的利器，以群眾監(jiān)督模式，審視評價(jià)結(jié)果是否落地、整改成果是否可觀。

2.3.2 檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)的獎懲機(jī)制

為了保證檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)持續(xù)、有效的運(yùn)行，有必要建立合理的獎懲制度，將績效評價(jià)與檔案管理部門、內(nèi)部評價(jià)主體和外部評價(jià)主體的部分利益建立一定聯(lián)系。檔案管理部門是檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)的責(zé)任部門，應(yīng)體現(xiàn)“懲”，將檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)要求納入部門的績效考核之中;而評價(jià)主體大多是志愿參與績效評價(jià)的人員，是需維護(hù)的對象，應(yīng)體現(xiàn)“獎”，可采用合理化建議評選等方式給予適當(dāng)獎勵。

2.3.3 檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)體系的再評估機(jī)制

以上討論的均是針對檔案信息化建設(shè)建立的績效評價(jià)，而針對整個績效評價(jià)工作也需要進(jìn)行定期評估?？冃гu價(jià)雖主張以固化的體系來形成科學(xué)的評價(jià)數(shù)據(jù)庫，但為保證績效評價(jià)工作的合理性與可持續(xù)性，需在每期績效評價(jià)后，針對績效評價(jià)工作本身進(jìn)行多維度的分析。首先，績效評價(jià)結(jié)果應(yīng)是符合檔案信息化建設(shè)實(shí)際現(xiàn)狀的，這是績效評價(jià)體系指標(biāo)設(shè)置的合理性體現(xiàn);其次績效評價(jià)工作應(yīng)是對檔案信息化建設(shè)有指導(dǎo)意義的，這是績效評價(jià)體系建立的指導(dǎo)性體現(xiàn);最后應(yīng)提出對優(yōu)化檔案信息化建設(shè)績效評價(jià)工作的思考及改進(jìn)方向，這是績效評價(jià)體系的持續(xù)性體現(xiàn)。

3 結(jié)語

檔案管理的信息化建設(shè)體現(xiàn)了檔案信息資源的開發(fā)和現(xiàn)代服務(wù)平臺的發(fā)展，對于提高檔案管理效率及檔案服務(wù)質(zhì)量有不可忽視的作用，而檔案信息化建設(shè)的績效評價(jià)工作是提高檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的重要途徑。企業(yè)要明確檔案信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)及短期目標(biāo)，以績效評價(jià)手段來檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)完成程度，進(jìn)而有針對性進(jìn)行調(diào)整和推進(jìn)。以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、全面評價(jià)、科學(xué)量化”為指導(dǎo)思想，合理建立評價(jià)體系，并定期對評價(jià)工作進(jìn)行再評估。確保檔案信息化建設(shè)及績效評價(jià)工作的可持續(xù)性。

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