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        綜合檔案的數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用對策探究

        2020-10-26 06:58:45劉玉慧
        卷宗 2020年19期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化

        劉玉慧

        摘 要:綜合檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高度共享,對單位日常業(yè)務(wù)開展來說,其屬于一種重要的記錄載體,充分利用多種信息采集、整理以及存儲的方式,從而實現(xiàn)綜合檔案管理的數(shù)字化、信息化查詢,將綜合檔案的價值以及作用充分發(fā)揮出來,以當前先進的信息技術(shù)作為支撐,構(gòu)建其數(shù)字化、信息化的綜合檔案并持續(xù)推進,是目前我國實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化、信息化的強大助力。

        關(guān)鍵詞:綜合檔案;數(shù)字化;建設(shè)與應(yīng)用

        隨著我國社會經(jīng)濟建設(shè)進程的不斷加速,各個單位、機構(gòu)日常業(yè)務(wù)開展中產(chǎn)生的信息量在不斷增加,為了能對海量信息實現(xiàn)合理的梳理和存儲,并實現(xiàn)高效利用,需要結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)手段,針對綜合檔案的數(shù)字化構(gòu)建給與高度關(guān)注。這樣才能充分保障綜合檔案管理工作實現(xiàn)有序開展,通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能夠讓綜合檔案實現(xiàn)全方位、規(guī)范化發(fā)展。

        1 綜合檔案數(shù)字化建設(shè)及應(yīng)用特征分析

        以現(xiàn)代先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及計算機技術(shù)為基礎(chǔ),對綜合檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、利用高度關(guān)注,以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及軟件技術(shù)為基礎(chǔ)能實現(xiàn)多類型綜合檔案資源的高效共享和傳遞。在當前的綜合檔案建設(shè)中,人們對于“數(shù)字圖書館”、“數(shù)字檔案館”這類型的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建進行充分借鑒和利用,推動綜合檔案實現(xiàn)了數(shù)字化,檔案信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)了高度共享[1]。

        對于綜合檔案數(shù)字化建設(shè)以及管理,主要體現(xiàn)出了以下一些特征:首先是其載體性。綜合檔案涵蓋了人事、財務(wù)、物資等多個層面的管理信息,傳統(tǒng)管理模式下,人工操作方式導(dǎo)致綜合檔案的錄入、傳遞效率極慢,不能真正實現(xiàn)現(xiàn)代化綜合檔案管理的要求,而綜合檔案數(shù)字化則主要是以紙質(zhì)檔案作為基本載體,實現(xiàn)綜合檔案的可攜帶性,通過數(shù)字化載體,實現(xiàn)綜合檔案的隨時查詢。其次是實效性。基于計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支撐,綜合檔案的數(shù)字化管理能實現(xiàn)檔案信息的高效查詢和檢索,體現(xiàn)出了便捷性的特征,從而使得綜合檔案管理的整體實效性得到全面提升。最后是共享性。基于計算機軟件系統(tǒng)下的綜合檔案數(shù)字化管理,能實現(xiàn)綜合檔案信息資源的高度共享和傳遞,而且完全突破了時間和地點的限制,讓檔案信息能夠保持良好的完整性和真實性,對傳統(tǒng)綜合檔案信息管理中紙質(zhì)檔案損壞、丟失的弊端得到有效解決。

        2 綜合檔案數(shù)字化管理存在問題

        2.1 數(shù)字化管理理念更新不及時

        以現(xiàn)有的檔案管理實踐來看,由于受到傳統(tǒng)模式的思想,在檔案管理中存在思想落后的問題,管理人員對于綜合檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的重要意義認識不夠充分,面對現(xiàn)代化綜合檔案管理在思維上缺乏先進性,這也使得檔案管理數(shù)字化在實際建設(shè)中出現(xiàn)水平嚴重落后的現(xiàn)象,綜合檔案管理的真正價值和潛能不能得到充分挖掘,使得綜合檔案管理的整體水平不能得到有效提升。

        2.2 組織管理體系不完善

        對于當前的綜合檔案管理單位來說,內(nèi)部并未針對管理職責(zé)進行明確,管理實踐中經(jīng)常存在互相推諉的現(xiàn)象,由于在數(shù)字化檔案管理意識方面比較欠缺,導(dǎo)致部分工作人員的積極性不高,綜合檔案的信息收集、整理、處理以及存儲中數(shù)字化信息手段的作用不能得到充分發(fā)揮,從而使得檔案管理信息資源不能實現(xiàn)綜合[2]。

        2.3 綜合檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

        綜合檔案數(shù)字化建設(shè)過程中,檔案管理的關(guān)鍵是管理人員,而當前大部分管理人員由于在信息化素養(yǎng)方面比較欠缺,對于綜合檔案管理的信息技術(shù)以及專業(yè)知識不能進行充分掌握,這對綜合檔案的數(shù)字化建設(shè)以及應(yīng)用產(chǎn)生了一定的制約作用,檔案管理的數(shù)字化管理水平也不能得到有效提升。

        3 綜合檔案數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用對策分析

        3.1 強化數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        針對綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)要不斷加強資金投入力度,從數(shù)字化基礎(chǔ)配置方面作為基本出發(fā)點,針對數(shù)字化建設(shè)中涉及的所有軟硬件設(shè)施要做好合理的經(jīng)費預(yù)算。充分結(jié)合客戶機/服務(wù)器的結(jié)構(gòu)形式,將目前分散的計算機系統(tǒng)充分利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)連接,讓綜合檔案管理系統(tǒng)能夠具備C/S結(jié)構(gòu)處理模式,充分利用分布式計算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來針對復(fù)雜計算以及相關(guān)的管理任務(wù)實現(xiàn)在服務(wù)器中的分解,具體綜合檔案管理則通過各個工作站、服務(wù)器來實現(xiàn),從而使得檔案管理的網(wǎng)絡(luò)資源實現(xiàn)高效共享。

        3.2 有序開展綜合檔案管理數(shù)字化

        綜合檔案數(shù)字化管理的建設(shè)要充分結(jié)合“優(yōu)先利用、分期實施”的基本原則,嚴格按照既定的步驟和周期來分階段推進。第一步是要針對傳統(tǒng)檔案實現(xiàn)數(shù)字化,進一步加速綜合檔案信息資源的快速整理和開發(fā)。第二步是要實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化與電子政務(wù)的連接,以數(shù)字化建設(shè)的實際需求角度來實現(xiàn)對檔案管理進行全局規(guī)劃,實現(xiàn)綜合檔案管理部門的工作目標以及具體的實施流程進行明確,在此基礎(chǔ)上對綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)公開以及信息共享形成有效促進。第三步是有序、有重點的實施推進[3]。針對綜合檔案信息化建設(shè)要進行進一步分解,結(jié)合綜合檔案實際情況,針對數(shù)字化建設(shè)周期進行合理確定,優(yōu)先針對重點的綜合檔案管理資源實現(xiàn)數(shù)字化處理;最后,要對綜合檔案的研究和開發(fā)給與高度重視。為了能實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化建設(shè)水平的有效提升,需要不斷強化綜合檔案的開發(fā)和研究,充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)部分開放性檔案的查詢和利用,以此來持續(xù)推進綜合檔案的開發(fā)。這個過程中需要對綜合檔案信息安全性給與重視,不斷強化綜合檔案數(shù)字化的維護以及權(quán)限管理,對綜合檔案信息數(shù)據(jù)泄露問題進行有效規(guī)避。

        3.3 實現(xiàn)綜合數(shù)字化檔案服務(wù)水平提升

        綜合檔案的數(shù)字化建設(shè)中要不斷提升檔案服務(wù)水平。首先要針對資政服務(wù)水平進行提升。綜合檔案建設(shè)中對服務(wù)意識的要求比較高,在此基礎(chǔ)上才能真正為需求者提供良好的資政服務(wù),要讓綜合檔案管理服務(wù)體現(xiàn)出主動性和連貫性[4],以此來真正發(fā)揮出綜合檔案的價值。其次是提升社會服務(wù)水平。綜合檔案數(shù)字化建設(shè)主要是為社會公眾提供基礎(chǔ)檔案服務(wù),從而將綜合檔案的文化屬性充分體現(xiàn)出來,并實現(xiàn)在社會公眾綜合檔案管理影響力的進一步擴散。最后是民生服務(wù)。綜合檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)不同行業(yè)之間民生檔案的有效融合,實現(xiàn)檔案資源的高效共享,進一步提升便民服務(wù)。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,綜合檔案數(shù)字化建設(shè)過程中要遵循相關(guān)的規(guī)范標準,以此為基本出發(fā)點構(gòu)建起高效的檔案資源共享平臺,實現(xiàn)分散檔案信息資源的整合,為多方位的檔案服務(wù)需求提供良好的服務(wù),有效提升綜合檔案建設(shè)的服務(wù)能力和權(quán)威性,進一步促進綜合檔案事業(yè)的不斷創(chuàng)新。

        參考文獻

        [1]李雯.探究醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用與體會[J].商,2015(28):84.

        [2]朱芳華,宮潔麗,王建軍,劉丹鳳,翟俊霞.利用信息管理系統(tǒng)對醫(yī)院綜合檔案進行管理[J].河北醫(yī)藥,2013,35(05):773-774.

        [3]李忻芝,石星.新時期綜合檔案館的深度開發(fā)與服務(wù)利用[J].城建檔案,2017(11):44-45.

        [4]黃富才.醫(yī)院綜合檔案信息化管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略分析[J].中國管理信息化,2019,22(12):157-158.

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