杜曉靜 姚清華

摘 要：在如今的大數(shù)據(jù)時(shí)間背景下，檔案信息化管理已成為檔案管理工作的主要發(fā)展方向。老干部檔案作為其中重要的組成部分，其信息化水平直接影響著部門(mén)工作效率和利用率。本文從探討信息化建設(shè)在老干部檔案管理工作中的作用出發(fā)，分析目前該工作存在的問(wèn)題及解決措施。

關(guān)鍵詞：老干部檔案;信息化;問(wèn)題;措施

黨的十九大以來(lái)，黨中央高度重視老干部工作，習(xí)近平總書(shū)記在十九大報(bào)告中強(qiáng)調(diào)要“認(rèn)真做好離退休干部工作”，為新時(shí)代離退休干部工作指明了前進(jìn)方向，提出了更高要求[1]。因此，必須做好老干部檔案管理工作，采用現(xiàn)代信息化手段提升老干部檔案管理水平，積極推進(jìn)老干部工作科學(xué)發(fā)展[2]。

1 信息化建設(shè)在老干部檔案管理工作中的重要作用

1）有利于檔案信息的保存。由于早期信息化水平不高、互聯(lián)網(wǎng)資源普及性差，老干部檔案基本以紙質(zhì)檔案為主，反復(fù)查閱利用，容易發(fā)生磨損、缺失等現(xiàn)象，不利于長(zhǎng)期保存，為檔案管理工作帶來(lái)了諸多不便。采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化圖像、文字存儲(chǔ)在電腦等介質(zhì)中，可有效節(jié)約保存空間，真正實(shí)現(xiàn)綠色化、無(wú)紙化存儲(chǔ)[3]。同時(shí)，數(shù)字化檔案可根據(jù)需要隨時(shí)復(fù)制，具有更加便利的特點(diǎn)，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱歸還等繁瑣程序，還避免了人為涂改造假檔案行為的發(fā)生。

2）有利于檔案信息的資源共享。檔案信息包含了老干部的很多顯性個(gè)人信息，例如年齡、聯(lián)系方式等。老干部在退休后，檔案是辦理醫(yī)療保險(xiǎn)、領(lǐng)取退休金、領(lǐng)取獎(jiǎng)勵(lì)金、辦理戶口遷移的重要佐證材料，涉及部門(mén)不僅有本單位，而且有醫(yī)療保障局、公安局等。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，占用空間大、查閱速度慢，不能有效滿足工作需求。檔案信息化后，有利于有關(guān)部門(mén)在大數(shù)據(jù)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)信息的共享與創(chuàng)新。當(dāng)需要退休干部的詳細(xì)資料時(shí)，用戶可利用互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)部門(mén)間的信息共享[4]，方便相關(guān)工作人員查閱和調(diào)取，同時(shí)為老干部和代辦人員提供便利，能夠有效提高工作效率。

3）有利于檔案信息的價(jià)值挖掘。許多離休干部是中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)人民革命和建設(shè)的親歷者和參與者，其檔案中記錄的時(shí)間、事件比較具體，對(duì)于歷史研究具有較高的研究?jī)r(jià)值，檔案材料是這一特殊時(shí)期的歷史見(jiàn)證和重要資源。挖掘老干部檔案中的先進(jìn)事跡對(duì)于推進(jìn)社會(huì)主義核心價(jià)值體系建設(shè)，傳承老干部精神具有特殊的意義和作用[5]。將檔案信息化，有利于提高檔案信息的檢索效率、提升信息挖掘水平，提高相關(guān)工作決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性[6]。

2 當(dāng)前老干部檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

1）相關(guān)部門(mén)的管理人員對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度不夠，認(rèn)為部門(mén)的業(yè)務(wù)工作才是工作重點(diǎn)，對(duì)老干部檔案的管理工作未落實(shí)到日常工作中，檔案信息內(nèi)容錄入程度化較低，比如學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱等[7]。

2）在信息化建設(shè)過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，未能形成科學(xué)性、統(tǒng)一性的管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)老干部檔案的分類編碼不完善、不統(tǒng)一，直接制約了信息的有效交流和共享。

3）部分檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升，工作人員對(duì)檔案信息化管理的理論知識(shí)、管理原則和細(xì)節(jié)掌握程度較低，專業(yè)知識(shí)薄弱，缺乏必要的系統(tǒng)化培訓(xùn)，對(duì)檔案資料的收集、整理工作進(jìn)展不到位，導(dǎo)致檔案信息采集、整理程度不高，最終影響信息化檔案管理的使用[7]。

4）對(duì)老干部檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)投入相對(duì)較弱。一些部門(mén)對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施保障力度不夠，一些部門(mén)采用版本陳舊的軟件管理系統(tǒng)，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化管理的工作效率。

5）信息安全技術(shù)有待提高，電子檔案是以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為載體，信息技術(shù)為支持進(jìn)行傳遞和共享。必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障技術(shù)措施，才能增強(qiáng)老干部檔案信息的可靠性和安全性。

3 提高老干部檔案信息化管理水平的措施

1）完善老干部檔案的信息采集收集工作。檔案信息化管理中的基礎(chǔ)工作是信息的采集和收集工作，老干部檔案管理同樣如此。只有提升老干部相關(guān)信息的采集收集技術(shù)，才能保證后期管理工作的正常運(yùn)行[8]。要制定定時(shí)收集、定時(shí)錄入信息工作制度，對(duì)新增老干部檔案信息及時(shí)更新，對(duì)遺漏信息或者不準(zhǔn)確的檔案信息進(jìn)行及時(shí)更正。要記錄好老干部曾經(jīng)做出的貢獻(xiàn)、曾經(jīng)取得的成績(jī)、專業(yè)特長(zhǎng)，通過(guò)檔案資料將老干部的特長(zhǎng)展現(xiàn)出來(lái)?？刹捎枚〞r(shí)收集、補(bǔ)充收集、跟蹤收集和定向收集多種方式開(kāi)展工作，以確保老干部檔案信息的完整性和真實(shí)性。

2）提升老干部檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施水平。檔案管理部門(mén)要加大財(cái)政投入力度，購(gòu)置老干部檔案信息化管理所需的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等必需的硬件設(shè)備，為檔案管理人員提供高效安全的工作環(huán)境。同時(shí)對(duì)檔案管理軟件做好及時(shí)更新?lián)Q代，要充分考慮軟件的運(yùn)行、兼容性和共享性，保證管理軟件能夠在不同的平臺(tái)系統(tǒng)運(yùn)行，提高軟件系統(tǒng)的使用效率和共享率。投入資金建設(shè)檔案管理室，確保室內(nèi)的溫度、濕度控制在適宜范圍內(nèi)，為檔案的儲(chǔ)存提供良好的條件。要做好電子檔案的存儲(chǔ)工作，定期對(duì)老干部的電子檔案進(jìn)行備份，避免因硬件設(shè)施的損壞發(fā)生檔案信息丟失的情況。

3）加強(qiáng)老干部檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理單位要重視人員培養(yǎng)，利用各級(jí)檔案管理部門(mén)的各類培訓(xùn)、考察，加強(qiáng)老干部檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案工作人員的檔案管理與服務(wù)意識(shí)、拓寬視野、改善知識(shí)結(jié)構(gòu)。要建立專業(yè)化的老干部檔案信息化管理隊(duì)伍，在進(jìn)行人才招聘和引進(jìn)時(shí)，應(yīng)綜合考慮人員的專業(yè)技能、學(xué)位學(xué)歷，特別是老干部檔案進(jìn)行信息化管理后，要及時(shí)引入計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全方面的專業(yè)人才，全面搭建檔案管理人才架構(gòu)。

4）做好老干部檔案信息安全保障體系建設(shè)。一要加大硬件設(shè)施投入，可聘用專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)管理人員，排查當(dāng)前安全保障體系中的漏洞并及時(shí)修正。定期升級(jí)各類檔案管理軟件，定期維護(hù)系統(tǒng)，從源頭上確保老干部檔案信息的安全;二要健全完善《檔案安全工作應(yīng)急預(yù)案》等相關(guān)工作制度，日常工作中要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)安全管理制度，按規(guī)程辦事;三要加大老干部檔案管理工作人員的安全培訓(xùn)力度，增強(qiáng)工作人員的安全保密意識(shí)和法律意識(shí)，落實(shí)安全責(zé)任。

4 結(jié)語(yǔ)

高效的檔案管理是做好老干部工作的第一步，加快信息化管理體系建設(shè)、提升信息化管理水平對(duì)老干部檔案管理工作具有十分重要的作用。要提高重視、認(rèn)真謀劃、做實(shí)做細(xì)，進(jìn)一步提高檔案建設(shè)管理質(zhì)量和工作效率，才能使老干部檔案管理工作更加規(guī)范，更好地為老干部服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

杜曉靜（1981-），女，漢，山東龍口人，科員，大學(xué)本科，臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)，煙臺(tái)市疾病預(yù)防控制中心。

通訊作者

姚清華，女，漢，科員，煙臺(tái)市疾病預(yù)防控制中心。