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        基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

        2020-10-26 06:58:45馬巖巖
        卷宗 2020年19期
        關(guān)鍵詞:辦公自動化檔案管理醫(yī)院

        馬巖巖

        摘 要:隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,辦公自動化系統(tǒng)在多個行業(yè)均得到廣泛應(yīng)用,使人們的工作便利性大大提高。醫(yī)院是保障國民健康的重要機(jī)構(gòu),檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義,其涉及面較廣。本文就總結(jié)目前醫(yī)院檔案管理中的不足,并總結(jié)基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的措施,以期為醫(yī)院檔案管理效率提升提供參考。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;辦公自動化

        隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸成熟,大部分行業(yè)在開展辦公的過程中,均應(yīng)用到自動化技術(shù),通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化,可有效提高辦公效率,使企業(yè)的管理體系變得更為完善[1]。醫(yī)院檔案管理工作中也可通過建設(shè)辦公自動化環(huán)境,來整合醫(yī)院的內(nèi)部資源,由此促使資源在內(nèi)部得到共享,通過采用信息交互手段將復(fù)雜的工作變得簡單,使醫(yī)院的管理效率提高。由此促使醫(yī)院得到有效發(fā)展。

        1 醫(yī)院檔案管理中辦公自動化環(huán)境構(gòu)建的影響

        首先通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化,可使醫(yī)院檔案管理工作的效率提高,檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜且繁瑣的工作,需要對檔案進(jìn)行分類、整理以及編目,具有較廣的涉及面,比如病歷、人事、財務(wù)等[2]。若能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化環(huán)境,則可將檔案管理人員的工作量減輕,使其工作效率提高;其次辦公自動化環(huán)境的構(gòu)建也會給檔案管理人員帶來挑戰(zhàn),傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足辦公自動化需求,需要應(yīng)用更多的技術(shù)性措施,因此使得檔案管理人員必須對大量信息技術(shù)予以掌握,由此使辦公自動化具備的價值和功能得到體現(xiàn);最后辦公自動化的實(shí)施可促使醫(yī)院內(nèi)部資源共享,使信息傳遞更為迅速。傳統(tǒng)檔案管理儲存較為分散,但信息技術(shù)的應(yīng)用可使資源實(shí)現(xiàn)共享,科室人員可通過計算機(jī)登錄系統(tǒng),獲取所需的檔案資源,由此使得辦公領(lǐng)域得到一定程度擴(kuò)大,可使醫(yī)療行業(yè)發(fā)展得到促進(jìn)。

        2 當(dāng)前辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的不足

        2.1 電子檔案不具備較高的保密性與安全性

        辦公自動化環(huán)境下主要通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整體和存儲,而電子檔案則可能受到破壞。首先表現(xiàn)在保密性上,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)變得日益發(fā)達(dá),部分不法分子可依靠木馬程序來進(jìn)入檔案網(wǎng)站,對檔案信息進(jìn)行盜取,由此達(dá)到盈利的目的,因此會使得醫(yī)院電子檔案具備的保密性受到影響[3];其次大多數(shù)醫(yī)院均會將患者的信息儲存在電子設(shè)備中,但當(dāng)電子設(shè)備受到損壞,或是發(fā)生網(wǎng)絡(luò)故障,則可能導(dǎo)致信息丟失,相關(guān)人員若未能對檔案信息進(jìn)行備份,則會對檔案管理工作產(chǎn)生嚴(yán)重影響,使醫(yī)院形象受損。

        2.2 檔案管理人員不具備較高的綜合素養(yǎng)

        醫(yī)院在應(yīng)用自動化辦公開展檔案管理時,要求檔案管理人員具備各類先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用方法,才可使檔案管理工作有序開展。但目前醫(yī)院檔案管理工作中,管理人員大多為老員工,其文化程度普遍偏低,且應(yīng)用傳統(tǒng)管理模式開展檔案管理工作,未能熟練掌握電子檔案管理方式,因此需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作,但部分醫(yī)院并未在此方面引起足夠重視,由此使檔案管理工作開展受影響[4]。

        2.3 醫(yī)院檔案管理不規(guī)范

        辦公自動化環(huán)境的構(gòu)建,使得醫(yī)院檔案管理工作變得更為高效便利,但也導(dǎo)致新問題的出現(xiàn),分析其原因,主要是由于檔案管理工作不具備標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。首先不具備完善的辦公自動化系統(tǒng),目前大部分醫(yī)院在辦公自動化系統(tǒng)軟件中的投入力度較小,未能建立健全辦公自動化系統(tǒng),使得無法全面提升辦公自動化水平,對醫(yī)院檔案管理水平產(chǎn)生影響[5];其次不具備完善的信息化管理制度,目前大多數(shù)醫(yī)院在開展檔案管理時,信息化技術(shù)仍舊處于初級階段,軟硬件設(shè)施均不完善,且電子檔案的存儲無法得到保障,病歷資料容易泄露。盡管部分醫(yī)院投入一定成本,但由于未能建立辦公高級自動化系統(tǒng),軟硬件配套差異明顯,導(dǎo)致其無法對高效醫(yī)院檔案管理平臺進(jìn)行建立。

        3 提升辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理水平的措施

        3.1 促使醫(yī)院檔案管理體系變得更為完善

        為了使醫(yī)院檔案管理水平得到有效提升,就需要參照醫(yī)院檔案管理的具體情況,來制定標(biāo)準(zhǔn)化管理模式。對歸檔材料進(jìn)行仔細(xì)識別,使檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性得到保證,對科學(xué)合理的檔案管理制度進(jìn)行制定,對存在的不足之處進(jìn)行及時修改和優(yōu)化,明確管理方針、目標(biāo)和流程,對檔案管理人員的工作內(nèi)容與職責(zé)予以確定,使檔案管理工作能夠按照標(biāo)準(zhǔn)有序開展,由此使不同部門間的聯(lián)系與交流加強(qiáng),達(dá)到信息共享的目的,使檔案管理水平與質(zhì)量進(jìn)一步提升。

        3.2 將醫(yī)院檔案信息化的管理步伐加快

        首先檔案管理人員需要提升自身的認(rèn)知,意識到自動化辦公環(huán)境建設(shè)和信息化建設(shè)存在的關(guān)聯(lián),對先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行引進(jìn),由此使自動化環(huán)境建設(shè)速度加快;其次需要對安全的醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行搭建,避免患者的病例資料被盜取,防止出現(xiàn)相應(yīng)的醫(yī)療糾紛[6];最后是需要在病例管理工作中應(yīng)用信息技術(shù),將相同病例開展科學(xué)合理分類,由此使檔案管理工作的質(zhì)量得到保障。

        3.3 應(yīng)用多重防護(hù)措施使檔案信息安全得到保證

        隨著辦公自動化的應(yīng)用,雖然不必?fù)?dān)心紙質(zhì)文檔載體發(fā)生損害或出現(xiàn)丟失的情況,但有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜,檔案資料信息較為敏感,因此需要將檔案管理工作中的安全防護(hù)力度加強(qiáng),使患者的個人信息以及醫(yī)院文件信息安全得到保障,因此在開展檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)時,需要做好各類防護(hù)措施。首先需要對網(wǎng)絡(luò)安全專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)和企業(yè)的建議予以積極采納,構(gòu)建強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)屏障,通過設(shè)置防火墻,避免網(wǎng)絡(luò)中心受到攻擊;其次需要對檔案資料安全分級管理機(jī)制進(jìn)行應(yīng)用,使檔案資料管理更為科學(xué)合理,參照工作人員自身的崗位級別,工作性質(zhì)和需求,為其提供一定的訪問權(quán)限;最后在對網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺進(jìn)行建設(shè)時,需要保證身份認(rèn)證和權(quán)限管理系統(tǒng)的健全與合理,在對檔案信息資源共享工作進(jìn)行加強(qiáng)的同時,使系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定的運(yùn)行。

        3.4 提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

        為提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng),首先需要將招聘工作做好,不可僅一味追求高學(xué)歷,需要更為重視招聘人才的能力,在上崗前做好培訓(xùn)工作,使檔案管理人員能夠意識到自身的責(zé)任以及職責(zé),同時還需要將目前已有檔案管理人員的培訓(xùn)工作做好,為其提供更多培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會,使其能夠不斷成長,對自身的檔案管理知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化,使其綜合素養(yǎng)提高,能夠更好滿足辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的開展。

        4 小結(jié)

        隨著計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)在日常生活中的應(yīng)用得到普及,使人們的工作與生活變得更為方便。醫(yī)院屬于國家衛(wèi)生事業(yè)的重要機(jī)構(gòu)之一,將醫(yī)院檔案管理工作做好,對于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展具有重要意義。因此需要將醫(yī)院檔案管理中自動化技術(shù)的應(yīng)用加強(qiáng),促使醫(yī)院資料得到科學(xué)合理應(yīng)用,將醫(yī)院的整體管理水平與質(zhì)量提升,促使我國的醫(yī)院事業(yè)能夠以更快的發(fā)展實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]高海燕.數(shù)字時代創(chuàng)新醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理路徑研究[J].山西檔案,2019(06):137-142.

        [2]張海紅.大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理研究[J].山西檔案,2019(06):86-92.

        [3]劉蕓.基于RFID技術(shù)醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計[J].中國病案,2017,18(01):40-43.

        [4]鄭力嘉.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究[J].現(xiàn)代信息科技,2019,3(04):192-193+196.

        [5]張鶴.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路解讀[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理,2017,8(03):22-23.

        [6]丁紅.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生,2014,52(02):116-118.

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