程珊珊

摘 要：數(shù)字時代下的檔案管理工作在面臨越來越多機遇的同時，也面臨著諸多挑戰(zhàn)，并在實際的管理工作中呈現(xiàn)出較多的問題。本文在分析檔案管理工作時，從數(shù)字化、智能化等關鍵詞出發(fā)，對檔案數(shù)據(jù)化管理工作現(xiàn)狀進行分析，并從不同角度對當前存在的問題進行剖析，深入探討實現(xiàn)更加高效的檔案數(shù)據(jù)化管理的創(chuàng)新模式并分析具體的實現(xiàn)路徑。

關鍵詞：數(shù)字時代;檔案管理;數(shù)據(jù)化管理;問題;對策

醫(yī)院人事檔案能夠為加強人力資源管理提供支持，從而保證醫(yī)院在各個時期都能夠合理的實現(xiàn)人力資源調配。而在科學的管理和利用機制下，醫(yī)院人事檔案的效用才能夠真正發(fā)揮出來。在對醫(yī)院人事檔案進行管理時，應基于當前大數(shù)據(jù)技術不斷縱深推進的視角，積極的對醫(yī)院人事檔案資源管理活動進行革新。

當前是信息技術飛速發(fā)展的時代，各行各業(yè)在發(fā)展過程中均意識到應用信息技術的重要性與必要性，醫(yī)院同樣如此。醫(yī)院的發(fā)展過程中將會涉及許多的人事檔案資料，在人事檔案資料的管理過程中若運用信息化管理手段，可以使得人事檔案的相關資料與信息被更好地利用，進一步發(fā)揮人事檔案資料的應用價值。簡而言之，利用信息化管理人事檔案這一舉措，可對人事檔案資料進行協(xié)調與優(yōu)化，使醫(yī)務人員的優(yōu)勢、簡歷更方便被管理層查閱，從而將相關醫(yī)務人員步入與其更匹配的崗位中，使得醫(yī)院的整體人力資源管理效率進一步提升，真正實現(xiàn)各司其職，從而逐步提高醫(yī)院的醫(yī)療服務水準。

1 數(shù)據(jù)管理視角下醫(yī)院人事檔案信息資源建設現(xiàn)狀

1.1 管理手段傳統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時代下，各個醫(yī)院開始積極的進行人事檔案方面的信息化建設，但是部分醫(yī)院的執(zhí)行力不夠，在管理設施、管理手段和管理機制方面仍存在較為明顯的落后特征。從醫(yī)院信息化管理設施角度來看，大部分醫(yī)院對人事檔案信息化管理缺乏投入，導致信息化設施無法配備齊全，或配備的設施級別較低等。而在管理手段方面，部分醫(yī)院缺乏專門的醫(yī)院人事檔案信息化管理技術人員，且缺乏醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫和相應的信息化管理平臺，導致無法為人事檔案的高效管理提供支持。

1.2 信息更新滯后

在醫(yī)療改革背景下，醫(yī)院人員流動出現(xiàn)明顯上漲的趨勢，在人員引進和流出較為頻繁的狀態(tài)下，醫(yī)院的人力資源檔案建設工作面臨著更多難題。部分流動人員的原所在單位可能不想放人，從而導致無法調動檔案。而面對部分離職的醫(yī)務人員，醫(yī)院在信息獲取和更新方面反應較為遲緩，從而導致信息更新滯后。上述問題的出現(xiàn)，增加了醫(yī)院人事檔案資源的信息化建設的難題，導致無法精準有效的收集和分析人事檔案數(shù)據(jù)，從而導致人事檔案信息化建設速度遲緩。

1.3 檔案利用受限

1）人事檔案資料的非共享性。人事檔案在檔案體系中是一種保密性要求較高的檔案種類，在查看檔案時，應由本人查看。通過采取這種封閉式的檔案管理模式，將能夠顯著提高檔案信息保密工作水平。

2）實用價值與現(xiàn)實脫節(jié)。醫(yī)院人事檔案中一般會記錄大量的信息，雖然通過檔案可以了解到該人員的基本情況和信息，但是缺乏核心信息，將導致無法及時的判斷出該人員的從醫(yī)水平和業(yè)務表現(xiàn)。此外，針對當前醫(yī)院人事檔案資源的信息化建設現(xiàn)狀可知，大部分醫(yī)院的人事檔案都存在內容模式化痕跡明顯這一問題，缺乏醫(yī)護人員診病的治愈率、就診人員的滿意度等實用信息的記錄，嚴重脫離了人事檔案的現(xiàn)實利用需求[1]。

2 數(shù)據(jù)管理視角下醫(yī)院人事檔案信息資源建設路徑

2.1 創(chuàng)新管理手段

首先，改進應急機制——提高特殊事件應對水平。醫(yī)院人事檔案管理人員應具備長遠發(fā)展目標，即認識到人事檔案在特殊時期的具體價值。

由此，醫(yī)院人事檔案管理人員要積極的對醫(yī)院內外部的信息化資源進行整合，做好信息記錄與信息分類，并構建專門的人事檔案管理的應急系統(tǒng)，找出醫(yī)務人員檔案的核心信息，對應不同的業(yè)務領域，做好應急系統(tǒng)的調整與優(yōu)化，確保最大化、最高效的實現(xiàn)信息資源匹配，滿足特殊時期對人力資源進行精準跳調配的需求[2]。

其次，加強數(shù)據(jù)建設，確保多方并進融入數(shù)據(jù)時代內涵。第一，加強開發(fā)和建設檔案數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院人事檔案的數(shù)據(jù)化管理，需要專項數(shù)據(jù)庫的支持。檔案數(shù)據(jù)庫是開展高質量、高效率檔案管理工作的基本前提。

2.2 加快信息更新首先，完善基礎設施

在數(shù)據(jù)管理視角下進行醫(yī)院人事檔案的管理時，管理人員要從完善信息化設施的角度出發(fā)，對人事檔案管理系統(tǒng)進行整改，提高人事檔案信息變動反應靈敏度，同時能夠在資源互通的狀態(tài)下，對人事檔案進行適當變動與調整，以滿足人員信息變動下的管理需求。各個醫(yī)院應加大對人事檔案管理工作的各項投入，包括資金、設備和技術。要確保檔案室內計算機設備、網(wǎng)絡設備配備充足。同時針對檔案室，也要保證按照檔案材料的存儲環(huán)境要求進行布置，做好檔案室的防塵防潮工作，并且要設置分類存儲空間，對不同類型和不同介質的檔案材料進行存放，確保檔案資料完整、有序。此外，醫(yī)院人事檔案管理人員還要做到對人事檔案的定期檢測和維護，確保其存放環(huán)境安全。針對信息及時更新這一要求，人事檔案管理人員應注重提升自身素質，要對現(xiàn)代化的管理設備做到熟練操作，并且醫(yī)院要配備專業(yè)的信息技術人才，以幫助醫(yī)院人事檔案管理人員更好的推進檔案數(shù)據(jù)化管理工作，確保醫(yī)院人事檔案管理工作處于較高的專業(yè)化水平[3]。

2.3 提高利用效率

多角度挖掘信息化潛在價值。在對醫(yī)院人事檔案信息進行管理時，管理人員的目的在于充分發(fā)揮出檔案價值。而在數(shù)據(jù)管理視角下，醫(yī)院人事檔案的價值將被更加充分的挖掘。而在具體的檔案管理與利用工作中，管理人員要在數(shù)字化管理平臺和專項數(shù)據(jù)庫的支持下，借助數(shù)據(jù)挖掘技術提取關鍵信息，并將信息轉化為圖片、文字、語言陳述以及發(fā)展指數(shù)等形式，以更加直觀的方式呈現(xiàn)出檔案信息[4]。

3 結語

國家檔案機構和地方檔案機構的管理人員必須要提高對檔案管理工作數(shù)字化建設的重視，要從加強檔案管理部門之間的互聯(lián)互通、提高檔案管理與利用效率出發(fā)，對檔案數(shù)據(jù)信息進行科學歸納與整理，并對檔案信息化管理平臺進行科學構建，確保提高檔案數(shù)據(jù)資源的在線獲取與利用率。對于檔案管理工作人員而言，要將推動檔案工作轉型發(fā)展作為未來的主攻方向，要從資源整合、發(fā)展規(guī)劃、技術創(chuàng)新、人員培養(yǎng)等方面形成合力，確保實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化工作成果的高效轉化，由中央到地方全面推動檔案機構數(shù)字化發(fā)展。

參考文獻

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[2]徐明君.敬業(yè)精業(yè)創(chuàng)業(yè) 為檔案事業(yè)發(fā)展奉獻力量[J].中國檔案，2020（03）：42.

[3]薛文萍，周昊，王昊，譚必勇.數(shù)字人文視角下的紅色檔案資源建設——以沂蒙紅嫂檔案為例[J].山西檔案，2020（02）：85-91.

[4]客付安.淺談信息時代背景下檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展[J].檔案天地，2020（02）：54-55+58.