程珺

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展也進(jìn)入了一個(gè)快車道，全國(guó)各地的檔案保存或者是相關(guān)機(jī)構(gòu)都開始建設(shè)數(shù)字化的檔案館。檔案管理工作是一個(gè)需要十分細(xì)致并且專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，職業(yè)院校規(guī)模日益擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)不斷增加，相應(yīng)加大了職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作量。本文主要針對(duì)職業(yè)院校的學(xué)生檔案信息化建設(shè)進(jìn)行探究，并且提出了相關(guān)的建設(shè)策略，希望可以為職業(yè)院校學(xué)生檔案的信息化提供一些靈感。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;學(xué)生檔案;檔案信息化;建設(shè)策略

檔案在我國(guó)是一個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷以及身份的證明，并且我國(guó)還有專門的《檔案法》作為保障檔案工作順利進(jìn)行的重要依據(jù)。2019年國(guó)務(wù)院總理李克強(qiáng)在政府的工作報(bào)告中首次提及了檔案管理工作以及檔案信息化。信息化這是時(shí)代的要求，相比于紙質(zhì)的檔案信息化的檔案更加便捷，并且在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移的過程中也省去了很多麻煩。并且2019年全國(guó)人大對(duì)檔案法進(jìn)行了修訂，其中包括電子檔案的管理等都進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，為電子檔案建設(shè)以及檔案信息化提供了可靠的法律依據(jù)。

1 存在的問題

1.1 管理水平落后

目前檔案的管理方式還是以紙質(zhì)檔案位置，因此隨著職業(yè)院校的招生規(guī)模不斷的擴(kuò)大，進(jìn)行管理的檔案也會(huì)越來越多。幾百份只是檔案管理可能會(huì)比較簡(jiǎn)單，但是如果幾萬份紙質(zhì)檔案的管理那將會(huì)是一個(gè)龐大的數(shù)字。對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理，只能采用手工處理;在進(jìn)行處理的過程中肯定會(huì)出現(xiàn)問題，工作的效率極低。

1.2 管理方式落后

對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，這才是對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸納的重要意義，但是在實(shí)際的檔案工作中，職業(yè)院校的檔案管理人員只會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行收集和儲(chǔ)存，至于檔案內(nèi)容是否完備以及檔案的數(shù)量是否足夠根本就沒有多少的關(guān)注，而且學(xué)生對(duì)于檔案的錄入工作基本上都是相同的，這使得檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值大打折扣。

1.3 制度建設(shè)滯后

我國(guó)并沒有專門的高校學(xué)生的檔案管理措施，尤其是對(duì)具體工作的指導(dǎo)和規(guī)劃的制度目前還沒有進(jìn)行建設(shè)。這使得很多職業(yè)院校的檔案管理工作十分的混亂，每一個(gè)院校都有自己的檔案管理細(xì)則，以及相關(guān)的流程，使得學(xué)生的檔案并沒有得到實(shí)際性的應(yīng)用，檔案管理工作也流于形式，象征意義大于實(shí)際意義。

1.4 隊(duì)伍建設(shè)落后

專業(yè)的檔案管理人才在我國(guó)是十分匱乏的，而且職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作一直都是比較邊緣化的，院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于學(xué)生檔案的工作并不是很重視。使得檔案管理工作一直沿用以前的方式，檔案管理人員就算是有心將管理工作進(jìn)行革新但是卻沒有相應(yīng)的能力。使得檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得不到進(jìn)一步的提升，而且在長(zhǎng)期的管理工作中形成了一種思維定式。

2 信息化的意義

2.1 信息化建設(shè)的必要性

學(xué)生檔案記錄著學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活及其社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是學(xué)校與社會(huì)聯(lián)系的重要紐帶之一，是用人單位考察學(xué)生的重要依據(jù)，其影響著在工作之后的各個(gè)方面，包括工齡認(rèn)定以及職位晉升等等，如果沒有學(xué)生檔案那么在工作中的很多事情將無法開展，尤其是在國(guó)有企業(yè)以及國(guó)家單位中，學(xué)生檔案完整性以及豐富程度對(duì)于員工未來的規(guī)劃有很大的影響。紙質(zhì)化的學(xué)生檔案的填寫以及歸檔整理是一個(gè)很大的工作量，而且在填寫的過程中也很容易造成疏漏[1]。因此，學(xué)生檔案的信息化建設(shè)可以很好的發(fā)揮檔案的育人功能，利用大數(shù)據(jù)處理的方式可以將檔案進(jìn)行相關(guān)的分類，然后再進(jìn)行集中的呈現(xiàn)，這樣在教育中教師可以深入掌握學(xué)生的情況，并且針對(duì)性地進(jìn)行教導(dǎo)。

2.2 信息化建設(shè)的可行性

職業(yè)院校的學(xué)生檔案信息化建設(shè)的操作相對(duì)來講比較簡(jiǎn)單，因?yàn)槟壳奥殬I(yè)院校都已經(jīng)建立了校園系統(tǒng)，每一個(gè)學(xué)生都有自己對(duì)應(yīng)的賬號(hào)。并且各個(gè)院校也建立了信息平臺(tái)，信息平臺(tái)建設(shè)完畢之后也就意味著擁有了現(xiàn)成的服務(wù)器，所以利用現(xiàn)成的服務(wù)器以及信息平臺(tái)建設(shè)一個(gè)信息化檔案庫(kù)是非常簡(jiǎn)單的。只需要在校園系統(tǒng)中嵌入一個(gè)子系統(tǒng)就可以，這樣學(xué)生們不但可以對(duì)自己的檔案信息進(jìn)行修改和完善，而且還增加了檔案的應(yīng)用，各個(gè)學(xué)科的教師也可以通過學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生進(jìn)行一個(gè)深入的了解。

3 信息化建設(shè)的策略

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

目前學(xué)生檔案還是以紙質(zhì)類型為主，為了避免出現(xiàn)丟失或者是損毀的情況，所以檔案的管理工作制度性非常的強(qiáng)。職業(yè)院校學(xué)生檔案管理并沒有一個(gè)明確的規(guī)定，使得檔案管理工作變得有些混亂，尤其是在每年的六月份到九月份期間，學(xué)校不但要將畢業(yè)學(xué)生的檔案派送到相關(guān)的單位，而且還要從新生手中獲取新的檔案進(jìn)行整理保存。所以職業(yè)院校應(yīng)該建立完整的學(xué)生檔案管理制度，讓檔案管理更加的有條理，并且對(duì)相關(guān)的工作崗位的職責(zé)進(jìn)行明確，對(duì)管理人員的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，進(jìn)而提高職業(yè)院校學(xué)生檔案的管理效率和水平。

3.2 明確管理部門

專業(yè)的部門管理專業(yè)的事情，檔案工作的信息化就需要有一個(gè)專門的部門來進(jìn)行，不能像以前一樣檔案管理工作作為一個(gè)兼職。我國(guó)的檔案管理《辦法》中也對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作作出了一些指導(dǎo)，以法律的形式明確了高校建立專門檔案管理的機(jī)構(gòu)。利用專業(yè)的部門以及完善的制度，和系統(tǒng)的理論指導(dǎo)等多方面的內(nèi)容才可以建設(shè)一個(gè)較為專業(yè)、并且具有現(xiàn)代化的檔案管理體系，這樣可以避免管理工作出現(xiàn)松散的情況以及相互的工作不能銜接的事情，所以職業(yè)院校要想完成學(xué)生檔案的信息化就必須明確學(xué)生檔案的管理部門。

3.3 實(shí)行“二級(jí)管理”

所謂的“二級(jí)管理”是將檔案工作的全部流程分為兩個(gè)不同的部門，建立檔案“管理部門”和“形成部門”的二級(jí)管理制度，這是推動(dòng)檔案信息化的一個(gè)比較好的措施。“管理部門”負(fù)責(zé)檔案的管理利用和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。“形成部門”負(fù)責(zé)檔案的收集及數(shù)據(jù)采集。通過這兩個(gè)部門的合作可以將學(xué)生在校情況以及相關(guān)的獎(jiǎng)懲信息等詳細(xì)的進(jìn)行記錄，這樣不但減少了工作量，而且還提高了檔案工作的效率。

3.4 建設(shè)管理平臺(tái)

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，是檔案工作信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，職業(yè)院校應(yīng)該建立這樣一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，學(xué)生可以利用自己在學(xué)校的內(nèi)網(wǎng)登錄賬號(hào)登錄平臺(tái)查看自己的檔案，發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤的地方可以進(jìn)行及時(shí)的修改。而且這樣一個(gè)平臺(tái)可以很好地減輕學(xué)校檔案的工作量，并且在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)交的時(shí)候也會(huì)簡(jiǎn)化流程。還有就是平臺(tái)的建設(shè)肯定會(huì)有一個(gè)備用平臺(tái)，這樣不容易造成檔案的遺失，畢竟還有備份數(shù)據(jù)的存在[2]。

3.5 穩(wěn)定管理隊(duì)伍

檔案管理工作是枯燥的，并且相關(guān)的專業(yè)人才也比較稀少。職業(yè)院校要想建立一個(gè)信息化的檔案管理平臺(tái)，那么就需要將檔案管理的專業(yè)人才穩(wěn)定在工作崗位上，如果專業(yè)人士離開很有可能造成檔案管理的服務(wù)工作質(zhì)量降低，檔案管理工作的效率降低。因此穩(wěn)定檔案管理的工作人員是一個(gè)非常重要的事情。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，職業(yè)院校的學(xué)生檔案信息化的工作要想開展的順利，在擁有穩(wěn)定并且專業(yè)的人才之外還需要有平臺(tái)建設(shè)以及相關(guān)制度的完善等多方面結(jié)合才可以完成這么一個(gè)大項(xiàng)目，希望本文提出的策略可以為學(xué)生檔案工作的信息化帶來一些思路。

參考文獻(xiàn)

[1]沈玲.高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)探究[J].有色金屬文摘，2019，034（004）：164-165，168.

[2]周勝.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院?；n案信息化建設(shè)研究[J].城建檔案，2019，000（004）：26-27.