鄒秋麗

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，數(shù)字化、信息化、電子化的不斷普及，這使得事業(yè)單位的檔案信息安全管理部門面臨新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)很難滿足檔案管理工作的需要，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從信息化的角度出發(fā)，找到當(dāng)前檔案管理中存在的問題，從信息安全管理的角度出發(fā)，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息安全管理;創(chuàng)新路徑

就當(dāng)前情況來看，檔案信息數(shù)字化已經(jīng)逐漸成為事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。在信息時(shí)代背景下，我們在享受信息技術(shù)帶來的便捷時(shí)，也要認(rèn)識(shí)到其中存在著較大的安全隱患。為了保證檔案信息的安全性，就要充分了解檔案信息管理工作的實(shí)際內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)其中可能會(huì)出現(xiàn)問題的部分，并進(jìn)行改正，從而找到一個(gè)新的檔案信息安全管理的創(chuàng)新路徑。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息安全管理發(fā)展情況

隨著社會(huì)信息化程度的發(fā)展，信息技術(shù)得到越來越多的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸成為人們?nèi)粘９ぷ髦胁豢扇鄙俚囊徊糠帧＠眯畔⒓夹g(shù)開展檔案管理，能夠很大程度上提高檔案管理工作的效率，擴(kuò)大檔案對(duì)于社會(huì)的影響力。但是，在利用信息技術(shù)開展相關(guān)檔案管理工作時(shí)，會(huì)遇到存儲(chǔ)不穩(wěn)定或者技術(shù)過時(shí)、安全得不到保障等問題。所以需要相關(guān)單位注重檔案信息安全管理的構(gòu)建，找到合適的方式開展相應(yīng)的管理工作。

想要實(shí)現(xiàn)檔案信息安全管理并不是一件容易的事情，想要充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全管理，就需要注重解決其中存在的問題。這是一個(gè)較為漫長的過程，需要相關(guān)工作人員注重各項(xiàng)工作的開展。想要解決檔案信息安全管理問題，首先要從其自身的信息系統(tǒng)所面臨的一些風(fēng)險(xiǎn)出發(fā)，找到其中存在的隱患，對(duì)其影響程度進(jìn)行評(píng)價(jià);之后針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)較高的部分采取安全措施，逐漸提高整個(gè)體系的安全水平。在設(shè)計(jì)過程中還要清楚的認(rèn)識(shí)到，檔案安全管理是一個(gè)完整的體系，其中的內(nèi)容都是互相關(guān)聯(lián)的，所以，在研究安全管理的創(chuàng)新路徑時(shí)，不僅要從安全技術(shù)出發(fā)，還要從環(huán)境安全以及系統(tǒng)安全等角度出發(fā)，從整體角度解決所有的安全問題。

2 創(chuàng)新檔案信息安全管理路徑的意義

事業(yè)單位大多是國家組織構(gòu)建的一些以公益為目的的機(jī)構(gòu)，其中涉及范圍較廣，不僅包括常見的教育、科技方面的事業(yè)單位，還包括文化、衛(wèi)生等方面的事業(yè)單位。大部分情況下這些事業(yè)單位都與國家行政機(jī)關(guān)有著一定的聯(lián)系，所以他有一定的組織和機(jī)構(gòu)。因?yàn)槭聵I(yè)單位的組織性質(zhì)，所以決定了檔案信息管理工作的重要性，其中的信息需要進(jìn)行保密，尤其對(duì)于較為重要的內(nèi)容更需要保密。事業(yè)單位的檔案內(nèi)容一般會(huì)被分為四個(gè)部分，文書檔案，科研檔案，基建檔案和人事檔案。這些檔案信息的管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著積極地促進(jìn)作用，并且能夠充分保證事業(yè)單位發(fā)揮其自身的職能，更好地服務(wù)社會(huì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用越來越廣泛，所以只有對(duì)管理路徑進(jìn)行創(chuàng)新才能夠保證實(shí)現(xiàn)安全管理，提高檔案信息的保密性。

3 檔案信息安全管理的需求

對(duì)檔案信息進(jìn)行安全管理是為了更好地對(duì)檔案進(jìn)行保存和保護(hù)，保證其不會(huì)因?yàn)榕既坏脑蛟獾狡茐幕蛘咝孤?，從而確保檔案信息的真實(shí)性以及完整性，保證其中的內(nèi)容可以得到有效地利用，確保信息管理系統(tǒng)可以得到正常的運(yùn)行。根據(jù)以上定義，我們可以充分了解到當(dāng)前檔案管理中存在的問題。另外，因?yàn)楫?dāng)前大部分檔案信息管理工作都是依靠網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開展的，所以在開展安全管理工作時(shí)，要注重從以下幾個(gè)方面出發(fā)。

3.1 真實(shí)性

指的是檔案的信息來源要真實(shí)可靠，在傳輸以及調(diào)動(dòng)過程中都要保證信息的前后一致，避免出現(xiàn)擅自改動(dòng)、破壞甚至偽造的問題。

3.2 完整性

完整性是為了確保檔案信息的內(nèi)容以及相關(guān)數(shù)據(jù)完好無損，相關(guān)的軟硬件信息也要保證完整。尤其在網(wǎng)絡(luò)傳輸中，要保證信息不會(huì)丟失或者被篡改。

3.3 保密性

保密性指的是保證檔案中的信息只能通過一些合法的渠道被訪問，未被授權(quán)的用戶無法對(duì)其進(jìn)行訪問。所以在對(duì)檔案信息進(jìn)行安全管理過程中，要注重對(duì)信息進(jìn)行加密。

3.4 可用性

可用性指的是檔案中的信息可以在授權(quán)范圍內(nèi)被使用，但因?yàn)樵谑褂眠^程中可能會(huì)造成信息的損害，所以需要提供相應(yīng)的有效服務(wù)，在使用后要對(duì)信息進(jìn)行檢查，保證信息的安全。

4 事業(yè)單位檔案信息安全管理面臨的問題

4.1 缺乏現(xiàn)代化信息管理設(shè)備

事業(yè)單位設(shè)備采購流程較為嚴(yán)格，加上部分事業(yè)單位對(duì)檔案信息安全重視程度不夠，這就使得相關(guān)的設(shè)備如相關(guān)工作人員所使用的電腦過于老舊，打印系統(tǒng)、掃描系統(tǒng)等等較為陳舊，不能得到及時(shí)的更新從而影響正常工作的開展，對(duì)于檔案信息安全管理來說，缺乏完善的設(shè)備會(huì)導(dǎo)致大量的資料無法及時(shí)錄入，嚴(yán)重影響信息的安全性，不利于創(chuàng)新工作的開展。

4.2 檔案信息化系統(tǒng)過于粗糙

近年來，隨著科技的不斷發(fā)展，很多事業(yè)單位逐漸意識(shí)到數(shù)字化辦公的價(jià)值，所以開始從各個(gè)方面入手進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建。但是，由于事業(yè)單位基礎(chǔ)信息化系統(tǒng)較晚，很多方面都不夠完善。在對(duì)檔案進(jìn)行錄入以及檢索過程中很容易出現(xiàn)問題，如在對(duì)較為繁瑣的檔案信息進(jìn)行錄入時(shí)，會(huì)遇到丟落信息的問題，在檢索過程中會(huì)出現(xiàn)信息不對(duì)稱等，這不僅會(huì)影響工作人員的正常工作，還會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息的安全管理。

4.3 信息管理面臨的物理安全問題

檔案信息進(jìn)行管理過程中不僅會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)、設(shè)備產(chǎn)生一些安全問題，還會(huì)因?yàn)楸４娌划?dāng)?shù)惹闆r產(chǎn)生較為嚴(yán)重的安全問題。比如，在保存一些檔案過程中，有些只能通過紙質(zhì)版本進(jìn)行儲(chǔ)藏，紙質(zhì)檔案容易因?yàn)槭艹薄⒒馂?zāi)等損毀，不利于安全管理。即使當(dāng)前很多事業(yè)單位的檔案信息都已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，但是依然?huì)存在電腦受損，防盜性較差等問題。

4.4 信息管理面臨的人為安全問題

檔案信息管理需要依靠相關(guān)工作人員落實(shí)，在檔案的檢索以及調(diào)動(dòng)查閱過程中也需要通過相關(guān)工作人員落實(shí)。所以在這個(gè)過程中人為因素對(duì)信息的安全管理有著較大的影響。產(chǎn)生此種問題的主要原因在于，很多檔案管理人員缺乏安全責(zé)任意識(shí)，在招聘過程中忽視了管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。尤其在近年來，很多年齡較大的檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)了解不足，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能缺乏，最終導(dǎo)致相關(guān)的安全設(shè)置、設(shè)備維護(hù)等難以落實(shí)。

4.5 信息管理面臨的技術(shù)安全問題

當(dāng)前大部分事業(yè)單位的檔案信息管理都是通過信息化設(shè)備完成的，所以為了保證管理工作的安全開展，要注重技術(shù)安全防范工作的開展。在管理過程中要注重對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，還要注重設(shè)置防火墻，防止病毒的侵害和黑客的攻擊、以及相關(guān)軟件更新過程中產(chǎn)生的安全隱患等等。但是因?yàn)楹芏嗍聵I(yè)單位缺乏相應(yīng)的人才，相關(guān)技術(shù)力量薄弱，所以往往缺乏計(jì)算機(jī)方面的有效防護(hù)。

5 事業(yè)單位檔案信息安全管理的創(chuàng)新路徑

事業(yè)單位的檔案信息安全管理，需要從多個(gè)角度出發(fā)進(jìn)行研究。在研究過程中需要從實(shí)際情況出發(fā)，找到更為合理地方法對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。

5.1 注重信息化檔案管理體系的構(gòu)建

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)地區(qū)的事業(yè)單位開始注重利用計(jì)算機(jī)開展檔案信息管理工作。但是在實(shí)際的管理過程中仍存在較多的問題，這些問題都對(duì)檔案信息的安全管理造成了威脅。之所以會(huì)存在這些問題，是因?yàn)樾畔⒒臋n案管理模式不夠完善。為了充分達(dá)到這一目的，事業(yè)單位需要對(duì)信息化的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，結(jié)合檔案工作的要求和本單位的實(shí)際情況建立對(duì)應(yīng)的檔案管理制度，并嚴(yán)格加以落實(shí)，以此提升檔案信息的安全性。

5.2 提升信息化檔案信息管理安全性

1）提高檔案管理的可靠性。想要實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全管理，就要先提高檔案管理的可靠性，只有從更為可靠的角度出發(fā)，才能夠保證工作人員在實(shí)際的工作中充分遵循單位內(nèi)部的檔案管理工作要求，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度建立每一個(gè)檔案信息，保證信息的真實(shí)性、可靠性。在實(shí)際的工作中，工作人員需要準(zhǔn)確的根據(jù)實(shí)際流程開展對(duì)應(yīng)的工作，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都可以得到準(zhǔn)確地落實(shí)。在此種情況下能夠充分保證相關(guān)工作的有效開展。

2）加強(qiáng)檔案管理的設(shè)備維護(hù)。從檔案管理系統(tǒng)信息化發(fā)展這一角度來看，相關(guān)工作人員還要做好相應(yīng)的設(shè)備維護(hù)工作，確保防護(hù)墻可以正常發(fā)揮作用，注重定時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒和軟件升級(jí)，最大程度上減少檔案信息管理中存在的安全隱患問題，以此促進(jìn)檔案信息管理工作的高效開展。

5.3 加強(qiáng)檔案信息安全管理的物理防護(hù)

物理防護(hù)是保證檔案信息得到安全管理的基礎(chǔ)，如檔案室的選擇以及相關(guān)設(shè)備的存放等等。在對(duì)檔案室進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，要進(jìn)行安全評(píng)估，可以從溫度、濕度以及防火防盜等角度出發(fā)，減少安全隱患。另外，在對(duì)設(shè)備進(jìn)行配備時(shí)，要充分了解檔案管理的內(nèi)容，以及在開展相關(guān)工作時(shí)所涉及的問題，保證設(shè)備可以滿足相關(guān)工作的開展。

5.4 加強(qiáng)檔案信息安全管理的人為防護(hù)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用背景下，事業(yè)單位需要提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，提出更高的要求規(guī)范檔案管理部門的工作人員。為了更好地確保檔案信息的安全，事業(yè)單位需要做到以下幾個(gè)方面。第一，做好相應(yīng)的宣傳工作，讓檔案管理部門的每一位工作人員都認(rèn)識(shí)到自身所肩負(fù)的安全責(zé)任，形成安全防范意識(shí)。第二，結(jié)合實(shí)際情況制定對(duì)應(yīng)的制度，將所有的檔案管理工作都落實(shí)到實(shí)際中，規(guī)范要求，對(duì)其中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行安全防范指導(dǎo)。第三，建立專業(yè)的檔案信息管理人才隊(duì)伍，工作人員的能力直接影響著檔案管理工作的開展，為了更好地促進(jìn)管理工作的開展，要注重從專業(yè)角度出發(fā)，吸納更多專業(yè)的人才。在招聘過程中可以設(shè)置一些限制，只招收檔案管理專業(yè)或者具有一定經(jīng)驗(yàn)的管理人員。因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)的管理人員具有良好的安全管理意識(shí)。他們在實(shí)際的工作中也能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，為此可以很大程度上減少錯(cuò)誤操作的產(chǎn)生。

5.5 加強(qiáng)檔案信息安全管理的技術(shù)防護(hù)

事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行安全管理時(shí)，要注重利用當(dāng)前的技術(shù)建立較為安全可靠的檔案管理系統(tǒng)。在錄入檔案時(shí)要注重從檔案的信息源頭查起，保證檔案的安全性。在存儲(chǔ)過程中還要對(duì)檔案共享進(jìn)行審查，保證整個(gè)過程的安全管理。在平時(shí)開展檔案管理工作時(shí)，可能會(huì)利用外部的設(shè)備進(jìn)行輔助，在此種情況下，也要注意安全防護(hù)工作的開展。尤其要注重查殺病毒，避免病毒侵入系統(tǒng)，做好防護(hù)工作。相關(guān)工作人員還要清楚的認(rèn)識(shí)到，當(dāng)前社會(huì)為大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息務(wù)必做好備份，避免因設(shè)備損壞導(dǎo)致檔案信息丟失。

6 結(jié)語

綜上所述，檔案管理部門的相關(guān)工作人員，在實(shí)際的工作中最應(yīng)該重視的問題，便是如何對(duì)信息安全進(jìn)行管理，尤其在當(dāng)今時(shí)代，信息很容易被泄露和損壞。為了做好安全防范工作，相關(guān)工作人員需要先熟悉檔案信息安全管理的相關(guān)內(nèi)容，保證相關(guān)工作的有效開展。另外，還要注重在日常工作中，尋找當(dāng)前檔案信息安全管理中存在的問題，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況找到解決的辦法，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息安全管理的創(chuàng)新，促進(jìn)管理工作的高效開展。

參考文獻(xiàn)

[1]宋易倩.現(xiàn)代公立醫(yī)院檔案信息安全管理若干問題研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（09）：26-27.

[2]吳瑩.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校學(xué)籍檔案的信息安全管理探析[J].傳播力研究，2019，3（28）：295.

[3]趙海濤，楊莎莎，王琢琴.高校檔案信息安全管理與應(yīng)用探討[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2019（06）：18-21.