師美姣

摘 要：完善事業(yè)單位檔案管理工作的程序，可以明確事業(yè)單位檔案管理的重點，形成科學化的檔案管理工作體系，有效的降低事業(yè)單位檔案管理的成本，進一步發(fā)揮檔案資源對事業(yè)單位各項工作的輔助作用。運行機制的改革應當從檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢出發(fā)，優(yōu)化檔案管理工作方式方法。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;運行體系

本文圍繞著事業(yè)單位檔案管理的基本流程，明確事業(yè)單位檔案管理運行中的問題，著力優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的配置，從而達到科學化、系統(tǒng)化、深入化和全面開展檔案管理工作的目標。

1 優(yōu)化事業(yè)單位檔案運行機制價值

1）提高檔案的利用率。事業(yè)單位開展檔案管理工作應當明確具體的責任，確定專門的檔案管理崗位，達到檔案管理標準化、細致化、創(chuàng)新化的目標。事業(yè)單位促進檔案管理機制的融會貫通，可以保證檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容更加豐富，可以解決復雜的檔案管理中的問題，達到提高檔案管理質量，消除檔案管理隱患的目標。運用信息化的檔案管理方式，進一步根據(jù)信息技術的發(fā)展完善檔案的運轉體系，還可以解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，明確檔案管理的重點，從而推動檔案事業(yè)進一步向精細化發(fā)展。

2）輔助提高工作效率。強化事業(yè)單位檔案管理水平，發(fā)揮對部門對各項業(yè)務檔案管理的輔助作用，有助于促進完善檔案的收集、制作與存儲高效率進行。事業(yè)單位完善基本檔案管理流程能夠發(fā)揮事業(yè)單位檔案資源的應用價值，促進各部門積極的開展檔案運轉工作。進一步在良好的設備配置，專業(yè)的技術人員和各部門的積極參與下，實現(xiàn)實時、規(guī)范、深入、智能化的進行檔案資源管理目標。

3）提高檔案資源質量。事業(yè)單位檔案管理應當把提高資源質量放在重點，重點形成一個鑒別、收集、整理與共享的有效運轉體系。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理體系，可以合理的分配檔案管理力量，發(fā)揮基層專業(yè)技術人員在檔案管理中的輔助價值。運用一體化的檔案管理方式可以在統(tǒng)一的標準下促進檔案管理事業(yè)的高度有序運行。在傳統(tǒng)人工管理的基礎上實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫化管理過程中，可以依靠信息技術形成全新的檔案管理管理，促進檔案管理協(xié)調(diào)有序分工，達到提高檔案管理質量目標。

2 事業(yè)單位檔案運行機制的問題

1）重視參與不足。事業(yè)單位的主要任務在于履行公益服務職能，有些事業(yè)單位對檔案管理的重視不足，沒能形成科學化的檔案管理體系，檔案資源的使用質量不高，檔案運行體系不完善，上報的檔案資料的整體質量不足，影響公益事業(yè)的發(fā)展。不少檔案的漏洞較大，檔案精準性低，各部門之間未能形成良好的配合體系。事業(yè)單位還要是高檔案收集管理的及時性、準確性和有效性，注重各部門相互配合，形成一個高效的共享機制，促進事業(yè)單位檔案信息有效傳遞，及時滿足各項業(yè)務工作需要。

2）數(shù)字運行不足。大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理還停留在重視紙制檔案管理，信息化設備配置不足階段，事業(yè)單位檔案管理信息化還處在初級發(fā)展現(xiàn)實，不少事業(yè)單位未能形成科學化的檔案管理運行工作機制。一方面事業(yè)單位檔案管理人員少，專職人員配置不足，兼職人員的整體檔案管理意識與能力較低，檔案管理人員的工作量較大，檔案工作較為繁重。另一方面事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏革新意識，檔案管理體系較為繁瑣，一系列紙制檔案管理時代的操作方法制約了檔案管理工作的效率。標準化、信息化與智能化的檔案管理方式有待普及，相關的技術手段還要進一步革新，這樣才能滿足事業(yè)單位檔案管理的需要，解決檔案管理存在的現(xiàn)實問題和困境。

3）管理人才有限。當前事業(yè)單位的檔案管理人員數(shù)量有限，事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)量少，現(xiàn)有的檔案管理人員不足以支持事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展。首先，事業(yè)單位檔案管理人員還不能熟練使用信息化的檔案管理方法，檔案管理操作時存在著信息技術不過關，運行方式過于繁瑣的問題。其次，事業(yè)單位檔案管理人員的精細化處理檔案能力不足，現(xiàn)有的技術人員或者不了解事業(yè)單位的業(yè)務情況，或者不能以科學的方式對多元化的檔案數(shù)據(jù)信息進行有效的存儲管理。第三，事業(yè)單位檔案管理人員的信息共享意識低，服務能力不足，不能基于互聯(lián)網(wǎng)建立共享檔案的機制，沒能達到對檔案資源的充分挖掘，因此影響事業(yè)單位檔案管理工作的整體質量。目前事業(yè)單位還要引進專業(yè)的檔案管理人才，基于實際需要形成專業(yè)的檔案管理團隊。

3 事業(yè)單位檔案運行機制改革策略

1）完善檔案運行制度。事業(yè)單位檔案管理應當做到制度化的運行，注重合理的分配檔案管理資源，明確事業(yè)單位檔案管理的重點，有效的減少事業(yè)單位檔案管理的繁瑣步驟。首先，應當明確事業(yè)單位檔案管理的工作法規(guī)，加強專業(yè)技術人才的配置，形成專業(yè)技術人員與兼職人員的良好配合管理工作機制。其次，加大上級檔案管理機關對基層事業(yè)單位檔案管理的指導力度，注重全方位的深化培訓檔案管理技術人員，普及檔案管理工作法規(guī)，以業(yè)務檔案為核心開展檔案管理的指導工作。第三，還高對基層事業(yè)單位的督導檢查力度，應當合理的配置事業(yè)單位檔案管理人才隊伍，注重明確檔案管理的基本步驟，從而形成規(guī)范化與科學化的檔案管理工作的流程體系。

2）強化開展統(tǒng)一管理。事業(yè)單位開展檔案的統(tǒng)一管理還要建立綜合化的管理體系，明確事業(yè)單位檔案管理工作的重點，注重合理進行人力資源的配置，在統(tǒng)一的制度標準下明確檔案管理的具體步驟，保證檔案管理能夠獨立、統(tǒng)一和集中進行管理。首先，應當采用集中管理的方式，充分整理各種檔案資源，形成市、縣、縣協(xié)同的檔案管理機制，加強上下級的效分工，充分進行事業(yè)單位檔案資源的統(tǒng)一整理，做到事業(yè)單位檔案的垂直管理。其次，還要完善檔案管理流程，應當形成科學化的檔案運轉機制，進一步由傳統(tǒng)的紙制檔案管理向信息化的方向轉變，保證檔案資源利用的獨立性，最大限度的杜絕推諉扯皮的現(xiàn)象，應當提高檔案管理工作的整體運轉效率。第三，基于統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)開展檔案管理，在保證事業(yè)單位檔案內(nèi)容特色同時，還要探索實現(xiàn)檔案規(guī)格、型號、類別與方法的統(tǒng)一化，在強調(diào)特色內(nèi)容存檔的同時保證檔案管理的整體質量。第四，基于公眾的使用需要，建立良好的檔案管理機制，形成科學化的檔案數(shù)據(jù)的共享機制，從而保證事業(yè)單位檔案管理的標準化，降低事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題和困境。

3）創(chuàng)新檔案管理方法。為了提高事業(yè)單位檔案管理的效率，形成科學化的檔案管理運行機制，促進相關部門有序積極的參與到檔案管理工作中，保證事業(yè)單位檔案管理進一步降低成本，形成多元化管理體系，首先，推動事業(yè)單位檔案管理的分類化進行，發(fā)揮出信息技術的檔案管理作用。根據(jù)業(yè)務、行政、財務和人事檔案管理的需要開發(fā)和引進專門的檔案管理系統(tǒng)，滿足當代人民群眾對檔案資源使用的需要，在創(chuàng)新檔案管理工作方式過程中切實落實上級部門的要求。其次，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的廣泛共享，推動檔案數(shù)據(jù)資源的個性化存儲與高效率的運用，應當形成綜合性的共享管理機制，保證檔案管理的規(guī)范化運行。第三，還要引進先進的檔案管理工作設備，明確檔案管理工作的重點，加大數(shù)字化錄入工作人員與技術的投入，進一步加強原始紙制檔案的數(shù)字化，同時還要加大圖片、視頻、音頻等信息的收集力度，從而提高檔案文字管理的有效性，解決檔案管理的現(xiàn)實問題，達到高效、合理、系統(tǒng)和深入進行檔案信息管理的目標。

4 結論

事業(yè)單位應當構建科學化的檔案管理工作體系，明確事業(yè)單位檔案管理的重點，優(yōu)化檔案管理人員的配置工作，提高檔案管理的整體運行效率，進一步保證檔案管理的科學性，解決檔案管理存在的現(xiàn)實問題，這樣才能提高檔案管理的質量，達到高效、系統(tǒng)和深入開展檔案管理的目標。

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