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        淺談新形勢下如何做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作

        2020-10-26 06:58:45唐宇
        卷宗 2020年19期
        關(guān)鍵詞:社會(huì)保險(xiǎn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理

        唐宇

        摘 要:社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展下公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)基礎(chǔ)保障的關(guān)鍵環(huán)節(jié),保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理為相關(guān)工作提供了有力的依據(jù)。新時(shí)期如何做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作成為相關(guān)事業(yè)單位亟待思考的問題。下面文章結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀探討社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理提升策略。

        關(guān)鍵詞:社會(huì)保險(xiǎn);養(yǎng)老保險(xiǎn);檔案管理;保險(xiǎn)檔案

        社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案中詳細(xì)記錄了個(gè)人參保、繳費(fèi)、待遇核定等信息,明確了個(gè)人可以享受到的權(quán)益。如今,隨著社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)走過十年,群眾參保積極性更強(qiáng),產(chǎn)生的居民保業(yè)務(wù)檔案也越來越多,居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作更加艱巨。新形勢下,必須提高其管理水平和質(zhì)量,才能滿足社會(huì)發(fā)展的需求,促進(jìn)單位發(fā)展。

        1 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

        社保檔案管理的特點(diǎn)在我國社保檔案管理工作中,社保業(yè)務(wù)是社會(huì)檔案管理的一個(gè)重要方面?!渡鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》指出社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要在辦理業(yè)務(wù)的過程當(dāng)中形成記錄、證據(jù)、依據(jù),確保記錄參保人員的真實(shí)信息,為參保人今后享受社會(huì)保險(xiǎn)提供重要依據(jù),為社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展提供寶貴資料。第一,參保數(shù)量繁雜且龐大。隨著社會(huì)保障制度的完善,該制度逐漸向農(nóng)村延伸,推進(jìn)全民參保。因?yàn)楝F(xiàn)有的社保業(yè)務(wù)范圍廣,涉及人們生活的各個(gè)方面,主要項(xiàng)目包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等。每個(gè)社保項(xiàng)目包含很多環(huán)節(jié),例如申請、審核、登記、繳費(fèi)等。隨著參保人員增加,社保檔案數(shù)量也不斷增加,給我國社保檔案管理人員帶來了一定的工作壓力。第二,社保參保的規(guī)范性。因?yàn)樯绫9ぷ鞯闹饾u完善,參保人數(shù)增加,社保檔案管理工作逐漸規(guī)范化。一方面是對(duì)社保辦理活動(dòng)的規(guī)范,例如辦理程序、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);另一方面是參保前準(zhǔn)備資料的規(guī)范,例如規(guī)范保險(xiǎn)的記錄、登記表,讓每個(gè)單位的相關(guān)資料一致。

        2 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

        2.1 依法管理社保檔案意識(shí)不強(qiáng)

        一些單位缺乏依法管理社保檔案意識(shí),存在造假現(xiàn)象,嚴(yán)重違法違紀(jì),加重了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的不規(guī)范,影響社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展。辦理退休時(shí),有很多人想蒙混過關(guān),用假檔案或假材料辦理退休,給社保檔案的管理帶來了很多問題。社保檔案管理法治意識(shí)薄弱,導(dǎo)致檔案管理工作惡性循環(huán),不利于維護(hù)相關(guān)法律的嚴(yán)肅性,不利于構(gòu)建法治社會(huì)。

        2.2 社保檔案管理人員水平參差不齊

        新的時(shí)代對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展都提出了新的要求,社保檔案管理也不例外。社保檔案管理人員作為社保檔案的直接管理者,直接關(guān)系到最終管理水平的呈現(xiàn)。但是在當(dāng)前的社保檔案管理過程中我們可以發(fā)現(xiàn),部分社保檔案管理人員存在知識(shí)結(jié)構(gòu)單一的問題。有些區(qū)域的社保檔案管理部門由于人員不足甚至身兼數(shù)職,加之管理者對(duì)于社保管理的不重視,沒有進(jìn)行社保檔案管理投入,缺乏相應(yīng)的硬件設(shè)施以及業(yè)務(wù)培訓(xùn),社保檔案管理人員的管理水平很難得到提升,無法適應(yīng)信息化發(fā)展時(shí)代下的社保檔案管理。這種缺乏專業(yè)指導(dǎo)與培訓(xùn)的社保檔案管理,注定了社保檔案管理水平是無法得到提升的。

        2.3 信息化建設(shè)缺乏完善性

        目前,我國的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)工作由于缺乏嚴(yán)密的預(yù)案設(shè)計(jì),進(jìn)而導(dǎo)致信息化建設(shè)工作缺乏一定的完善性。大體包括以下幾個(gè)方面:首先,社保信息系統(tǒng)無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的相關(guān)需求,在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)信息化系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)計(jì)工作中,不僅缺少比較長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略規(guī)劃,并且進(jìn)行調(diào)研的深度不夠,進(jìn)而導(dǎo)致建設(shè)內(nèi)容的相關(guān)預(yù)算缺少健全性。另外,社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化系統(tǒng)的研究工作大多數(shù)都是由科技公司來進(jìn)行的,有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的研究人員對(duì)于檔案管理的相關(guān)工作缺少一定的認(rèn)識(shí),進(jìn)而導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案辦理的相關(guān)系統(tǒng)不能滿足實(shí)際的要求。其次,社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的服務(wù)功能無法得到有效的發(fā)揮?,F(xiàn)如今,我國的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化相關(guān)系統(tǒng)位于局域網(wǎng)的環(huán)境之下,并未實(shí)現(xiàn)向互聯(lián)網(wǎng)區(qū)域的延伸,進(jìn)而導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的便民功能得不到充分發(fā)揮[1]。

        3 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理提升策略

        3.1 完善檔案管理制度,保證檔案管理質(zhì)量

        要想保證相關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化與合理化,必須要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和相關(guān)單位的具體情況,建立完善的檔案管理制度,加大檔案管理力度,強(qiáng)化檔案管理地位,構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理流程與方法。其一,明確立卷歸檔的范圍、時(shí)間以及要求。其二,建立檔案保管制度,明確檔案安全保護(hù)、庫房以及設(shè)備等方面的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。其三,建立檔案保密制度,明確檔案保密措施與要求。其四,建立檔案使用制度。明確檔案使用標(biāo)準(zhǔn)、范圍與方式。其五,建立機(jī)關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案人員崗位責(zé)任體系,明確每一位工作人員崗位職責(zé)、范圍、具體內(nèi)容以及要求,保證責(zé)任主體明確、崗位責(zé)任具體,責(zé)任追求規(guī)范,才能使每一項(xiàng)工作落實(shí)到位。因此,相關(guān)單位必須盡快完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度,細(xì)化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作,才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式。

        3.2 檔案室規(guī)范化和提高管理人員素質(zhì)

        首先要加大對(duì)檔案室的經(jīng)費(fèi)支出,按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定來配備檔案室,檔案室配套設(shè)備齊全規(guī)范。其次要健全居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案文件材料等歸檔收錄的制度,讓管理人員在日常工作時(shí)有規(guī)章制度可循。最后,檔案管理人員在日常工作中,要保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、科學(xué)負(fù)責(zé)的態(tài)度,一旦發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)整改到位,第一時(shí)間確保檔案安全。檔案管理人員必須具備較高的安全意識(shí),重點(diǎn)加強(qiáng)在崗培訓(xùn)。將提升檔案管理水平和社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)水平擺在同樣重要的位置,確保檔案安全、信息安全。縣級(jí)社保部門應(yīng)與檔案管理部門組織共同培訓(xùn),結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際與檔案管理規(guī)定進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),使鎮(zhèn)、村工作人員掌握最新的檔案管理技術(shù)以及方法,這樣才能提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的水平。

        3.3 管理部門應(yīng)規(guī)范檔案管理各項(xiàng)流程,保障信息的規(guī)范和安全

        規(guī)范的管理流程是工作人員進(jìn)行檔案管理的參照保準(zhǔn),也是規(guī)范化管理不可缺少的關(guān)鍵內(nèi)容。社保檔案的登記和保存是一項(xiàng)巨大的工程,如若缺少具體清晰的規(guī)范流程,很容易出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的遺漏現(xiàn)象,從而影響后續(xù)工作的開展。因此,福建省檔案管理部門應(yīng)制定具體清晰的檔案管理流程,嚴(yán)格約束工作人員的各項(xiàng)行為,切實(shí)保障檔案信息的規(guī)范和安全。此外,還應(yīng)定期對(duì)社保檔案進(jìn)行檢查和核對(duì),保證檔案信息及時(shí)更新[2]。

        3.4 加強(qiáng)社保的信息化管理

        在管理社保檔案的過程當(dāng)中,需要補(bǔ)充參保人員的相關(guān)材料,而且社保檔案需要隨著參保人員的流動(dòng)進(jìn)行傳遞、共享,這就要求檔案管理人員具有一定的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。在社保中心與各個(gè)企業(yè)或政府之間建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,方便社保檔案管理信息和相關(guān)資料共享,減少因數(shù)據(jù)重復(fù)輸入而造成的資源浪費(fèi)。還要加強(qiáng)建設(shè)與信息化管理相關(guān)的法律法規(guī),例如采用信息化系統(tǒng)授權(quán)的方式劃分相關(guān)人員的檔案管理級(jí)別,最終形成社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn),為社保檔案管理工作提供真實(shí)有效的信息。

        4 結(jié)語

        綜上所述,社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案記錄了居民的參保信息、保費(fèi)繳納情況等重要信息,檔案管理工作是一項(xiàng)切實(shí)關(guān)乎居民利益的重要工作。應(yīng)建立健全檔案管理制度,落實(shí)各項(xiàng)工作。同時(shí),管理部門應(yīng)規(guī)范檔案管理各項(xiàng)流程,保障信息的規(guī)范和安全。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn),不斷提升其素質(zhì)。從而為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)工作提供有力的依據(jù),促進(jìn)和諧社會(huì)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]張斌.完善社保檔案管理工作的有效措施[J].農(nóng)民致富之友,2019(5):214.

        [2]羅仁紅.新時(shí)期加強(qiáng)社保行業(yè)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)的探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(14):114-116.

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