摘 要：本文分析了新時期檔案館員應該具備的素質，討論了提升檔案管理水平的有效策略，其中包括建立健全檔案管理規(guī)范、保證原始憑證的準確性、科學管理紙質和電子檔案等，以期為相關人員提供參考。

關鍵詞：檔案館員;素質;檔案管理

1 檔案館員應具備的素質

1）優(yōu)良的思想道德素質。在企業(yè)發(fā)展中，檔案管理往往涉及業(yè)務拓展和公司狀況，具有一定的特殊性，為了確保檔案能夠發(fā)揮其本身的真正價值，應該對檔案館員的思想道德素質提出更高層次的要求。首先，檔案館員應該具有保密意識和忠誠度，始終堅持把公司的利益作為工作的出發(fā)點，嚴格遵守相關法律法規(guī)，不輕易泄露任何信息。其次，需要具有強烈的法制觀念，認真學習并嚴格遵守檔案管理工作中的法律規(guī)定，務必做到對有關知識了然于胸。最后，由于檔案管理工作比較繁雜，為此檔案館員應該有耐心并且細心，對待工作嚴謹認真，對工作的業(yè)務流程加強總結，不斷提高工作水平[1]。

2）全面熱情的服務理念。之所以要對檔案進行管理，是因為能夠充分運用檔案中的有用信息，因此，需要對檔案中的重要信息進行整合，以便方便使用，為企業(yè)的更好發(fā)展提供參考。檔案館員應該正確認識檔案對于企業(yè)的價值所在，具有強烈的責任心和服務意識，誠實守信，不弄虛作假，爭取提供給他人全面而熱情的服務，熱愛本職工作，并希望憑借自己的力量為公司創(chuàng)造更大的利益。

3）專業(yè)熟練的業(yè)務本領。檔案管理具備一定的系統(tǒng)性和專業(yè)性，檔案館員應樹立終身學習觀念，在工作中不斷學習和總結，只有這樣才能在業(yè)務能力上有所突破，解決問題時才能游刃有余，同時也是時代賦予各行各業(yè)人員的重要使命。檔案信息中涉及政治、經濟、科技、文化等方面的知識，要求檔案館員加強閱讀和學習，在多個領域能夠有所涉獵，以此豐富自身的知識，充實頭腦;豐富的知識也是解決問題的前提和基礎，有利于有關問題得到更好的處理。另外，要具備熟練的計算機操作和信息搜集能力，大數據背景下，信息量巨大，如果一味采取傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式不僅降低工作效率還會導致一系列錯誤的出現;在日常工作中，檔案館員應該善于運用現代先進設備，比如通過掃描儀掃描紙質文件并將其錄入計算機檔案管理系統(tǒng)中，減少了中間環(huán)節(jié)，明顯提升了處理速度;除了具備基本的操作技能以外，還要學習部分網絡安全知識，避免病毒的侵害，保證檔案的安全。

4）敢于突破的創(chuàng)新精神。如今的社會發(fā)展迅速，各行各業(yè)都在探尋新的道路，市場環(huán)境千變萬化，形勢變得極為復雜。在此背景下，檔案館員需要勇于開拓、積極進取、實現檔案管理工作的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理主要以保存、整理為出發(fā)點，相關信息得不到有效利用，無法為企業(yè)提供更好的參考，為此需要轉變觀念，變保管為使用，實現檔案的真正價值;以往的工作人員缺乏服務意識，單純?yōu)榱斯ぷ鞫ぷ?，新形勢下的檔案館員應該以全新的視角認識服務，積極主動地為他人提供服務，并且做到及時、周到[2]。要想實現以上轉變，除了做好基礎工作以外，還要認真分析服務方式和范圍，全方位、多層次、多途徑地提供檔案的開發(fā)和利用。

2 提升檔案管理水平的有效策略

1）建立健全檔案管理規(guī)范?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，任何工作都需要按照規(guī)范進行。檔案管理由于具有一定的特殊性更應嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，以確保管理的嚴謹、高效。企業(yè)內部應按照既定的法律法規(guī)結合自身實際情況制定出科學的檔案管理制度，確保在業(yè)務流程、權責分配等方面都更加具體，為檔案管理工作提供完備可靠的參照依據。在制定規(guī)范過程中應充分考慮個人需要，并將其與企業(yè)的整體發(fā)展聯(lián)系到一起，既滿足了個人意愿又實現了企業(yè)的健康發(fā)展。以人為本是當代社會極為關注的課題，有利于發(fā)揮全體人員的共同作用，提高工作熱情和積極性，促進相關規(guī)定的順利落實。

2）保證原始憑證的準確性。檔案來源于原始文件，經過節(jié)選重要內容，并加以整合最終形成濃縮版文件，即檔案。為了確保檔案的準確性，需要格外重視原始文件的來源，嚴格規(guī)范有關規(guī)定，避免問題文件的出現，以便為檔案管理工作奠定重要的基石。對于文件管理需要提出以下具體要求：第一，文件格式務必統(tǒng)一規(guī)范，方便閱讀和整理，為后續(xù)管理提供便利;第二，主要元素應保持完整，內容也應做到完備無缺陷，頁面整潔，具備長時間放置的條件;第三，文件紙張尺寸統(tǒng)一，通常情況下大多采用A4紙，標準化用紙也為后期的文件整理帶來了方便。

3）科學管理紙質和電子檔案。相比于電子檔案，紙質檔案具有不可比擬的優(yōu)勢，作為最初憑證，其更具真實性和隱秘性，因此應該著重做好紙質檔案的立卷優(yōu)化工作，在裝訂和立卷方式方面都應加強注意，盡可能確保其質量和規(guī)范化，便于長期保管。當今，網絡發(fā)展迅速，其在一定程度上已經取代了人力作用，并將發(fā)揮更大作用;尤其在大數據背景下，信息量高度增加，紙質檔案已經無法準確記錄海量信息，因此，電子檔案的管理也應該成為工作中的重要部分。電子檔案的傳輸對網絡暢通性要求較高，企業(yè)方面務必提高網絡的流暢度，通過采用先進技術實現網絡的全面覆蓋。為了確保電子檔案管理工作的高效進行，應該專門聘請技術人員解決網絡技術問題，并通過設置防火墻等措施保證網絡安全，進而提升電子檔案的高度保密。紙質和電子檔案有其各自的優(yōu)勢，檔案館員應該做好兩方面的管理工作，使其充分發(fā)揮各自的最大效能。

4）完善基礎設施的建立。不同于以往的檔案管理，除了做好紙質檔案的裝訂、抄寫等工作，還要與時俱進，做好電子檔案的收發(fā)和存儲等工作。企業(yè)方面應該加大資金投入，購買符合實際需要的打印機、計算機等設備，并且做好維護和檢修工作，為此可以將每臺電腦對應到個人，一旦出現問題需要在第一時間找對相應的責任人，檢查其中的故障，確定是否由于人為因素產生，然后酌情做出適當的處理。為了更好地管理檔案，可以建立檔案數據庫，其中設置上傳、檢索和下載等功能，并根據檔案內容分類存放，方便查找;在此基礎上設置密碼和驗證碼等以確保內部人員使用，實現安全管理。給予檔案管理工作一定的支持和鼓勵，適當提升檔案館員的薪資水平，為其營造良好的工作環(huán)境，以激勵員工更加努力、充滿熱情地工作，保證高水平管理檔案，為企業(yè)的進一步發(fā)展創(chuàng)造條件。

5）培養(yǎng)高水平檔案工作人員。首先，提高信息整合能力。信息整合是檔案館員應具備的基礎能力，對于提高工作效率和效果具有重要意義。工作人員需要能夠精準定位重要部分并進行提取，開展工作具有條理性和層次性，保證前后工作的順利銜接。企業(yè)可以開展信息整合競賽，主考官為參賽人員提供特定的信息庫，要求其根據給出的題目從信息庫中查找有關資料并加以整合，最后形成體系，用時最短、信息最準確的人員獲勝，并得到一定獎勵。其次，為檔案館員提供優(yōu)質的學習和提升平臺。除了日常學習以外，還應加強人才培養(yǎng)，如開展相關方面知識講座或培訓，培訓過后針對知識進行考核，還可以為其提供與外界交流學習的機會，提升專業(yè)水平。最后，提高準入門檻、建立考評機制。在人才的引入方面應該適當提升專業(yè)門檻，確保應聘人員具有較強的專業(yè)素質，并且加強年輕人才的招聘，為壯大管理隊伍做好人才儲備。加強人事行政管理，嚴格規(guī)定按時上下班，確保工作人員保持良好的工作態(tài)度;建立績效考核標準，每月進行考核，考核結果與工資掛鉤。

3 結論

檔案管理對于企業(yè)來說具有重要意義，新時期應該以全新的視角深刻認識其價值。檔案館員需要具有良好的職業(yè)操守，對待工作認真負責，并嚴格遵守法律法規(guī)，同時要敢于突破，加強創(chuàng)新，以公司利益作為檔案管理出發(fā)點;完善管理規(guī)范，同時管理好紙質和電子檔案，注重人才培養(yǎng)，提升檔案管理水平。

參考文獻

[1]韓苗.檔案館員職業(yè)素質培養(yǎng)策略研究[J].辦公室業(yè)務，2020（04）：174+183.

[2]崔銘.檔案館員專業(yè)素質構成及其成長路徑探析[J].卷宗，2019，009（003）：142.

作者簡介

張耀丹（1976-），女，漢，四川省資陽市，本科，助理館員，研究方向：合同管理。