田增光
摘 要:本篇文章首先對加強事業(yè)單位檔案管理的作用進行闡述,從管理意識不足、管理體系缺失、信息化建設(shè)不強三個方面,對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進行解析,并以此為依據(jù),提出事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保證體系的建設(shè)思路。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;質(zhì)量保證體系
社會經(jīng)濟快速發(fā)展,事業(yè)單位體系改革逐漸深化,人事信息管理價值突顯,在事業(yè)單位運營發(fā)展中占據(jù)重要地位。信息檔案作為人事信息的重要來源,能夠真實展現(xiàn)出單位人員情況,為單位招聘、引進更多專業(yè)人才提供數(shù)據(jù)參考。然而,當前我國部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作時,受到客觀因素影響,導致管理問題頻繁出現(xiàn),不但會阻礙事業(yè)單位管理水平提高,也會制約事業(yè)單位更好發(fā)展?;诖?,事業(yè)單位領(lǐng)導應(yīng)給予檔案管理工作高度重視,結(jié)合實際,對現(xiàn)有檔案管理體系進行改革,在保證檔案管理質(zhì)量的同時,促進事業(yè)單位整體水平提升,實現(xiàn)單位健康發(fā)展。
1 加強事業(yè)單位檔案管理的作用
在事業(yè)單位成立之初,就已經(jīng)出現(xiàn)檔案管理,與事業(yè)單位運營發(fā)展聯(lián)系較大。檔案管理質(zhì)量決定事業(yè)單位發(fā)展方向,因此,事業(yè)單位領(lǐng)導需要加強對檔案管理關(guān)注力度。眾所周知,檔案管理質(zhì)量與事業(yè)單位發(fā)展有著必然的聯(lián)系,通過加大檔案管理力度,不僅可以增強事業(yè)單位管理實力,也能給單位發(fā)展提供參考[1]。與此同時,黨群工作、科研活動等都要得到檔案信息支持,而通過加強事業(yè)單位檔案管理,能夠在單位運營發(fā)展中發(fā)揮重要價值,其承載事業(yè)單位運營發(fā)展職責。由此可知,做好事業(yè)單位檔案管理工作,對事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展有著現(xiàn)實性作用。
2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題
1)管理意識不足。近幾年來,隨著事業(yè)單位深入改革,給單位發(fā)展提出新的考驗。為了實現(xiàn)事業(yè)單位的長效發(fā)展,部分領(lǐng)導把工作重心放在業(yè)務(wù)水平提高上,對檔案管理的關(guān)注力度偏低,一些管理者對檔案管理持有可有可無的態(tài)度,認為這只是一項簡單的人事管理工作,只要做好人事信息分類、整理等工作即可,不會給單位發(fā)展提供指導。由于單位領(lǐng)導對檔案管理重視力度不高,也會影響其他人員對檔案管理的態(tài)度,使得其不愿意將更多時間和精力放在檔案管理上,導致檔案管理過于形式化,無法獲取理想管理效果。
2)管理體系缺失。管理體系是保證檔案管理工作順利進行的重要因素,在管理體系正確引導下,能夠?qū)n案管理工作落實到位,提高事業(yè)單位檔案管理水平。但是在實際中,由于部分事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理關(guān)注不夠,沒有結(jié)合檔案管理要求,制定完善的檔案管理體系,缺少對各級職工管理行為約束,尤其是檔案管理人員在發(fā)生工作變動時,沒有及時做好檔案移交工作,導致檔案信息遺漏,阻礙檔案管理水平提升,影響事業(yè)單位發(fā)展。
3)信息化建設(shè)不強。結(jié)合現(xiàn)階段實際情況來說,部分事業(yè)單位即便已經(jīng)結(jié)合時代發(fā)展,把信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)應(yīng)用其中,但是在檔案管理上,信息化技術(shù)沒有滲透和普及,檔案信息化管理水平不高,再加上單位沒有重視檔案信息管理人員培訓,導致單位信息化管理水平提高緩慢。即便一些單位使用信息技術(shù),也就是把收集的檔案信息記錄到計算機系統(tǒng)中,在這種管理模式下,嚴重影響檔案管理效率提高,檔案管理效果不理想[2]。
3 事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保證體系的建設(shè)思路
1)強化檔案管理意識。要想強化事業(yè)單位檔案管理人員思想意識,需要從以下幾個方面入手。首先,事業(yè)單位需要給予檔案管理工作高度重視,強化管理職責,完善保障機制。事業(yè)單位需要把檔案管理融入到單位運營發(fā)展中,科學制定發(fā)展計劃,通過這種方法督促單位領(lǐng)導緊抓檔案管理工作。單位領(lǐng)導應(yīng)明確檔案管理要求,定期向基層人員宣傳檔案管理規(guī)則,加強檔案管理檢查,采取各種方法,增加檔案經(jīng)費投放,利用專項資金實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。其次,強化檔案管理人員綜合素養(yǎng)。在信息化時代背景下,檔案管理質(zhì)量提高需要得到專業(yè)人員支持。所以,事業(yè)單位需要從長遠角度入手,科學制定檔案管理目標,成立專業(yè)檔案管理團隊,保證團隊人員具備專業(yè)水平和知識水平,通過各種培訓、學習等,提高檔案管理人員綜合素養(yǎng),讓其掌握更多專業(yè)知識和技能,給檔案管理工作開展提供人才
支持[3]。
2)完善檔案管理體系。通過制定各種管理體系,便于檔案管理工作順利進行。首先,優(yōu)化檔案管理機制。在新形勢環(huán)境下,要想將檔案管理工作落實到位,應(yīng)加強檔案管理機制建設(shè),提高單位領(lǐng)導對檔案管理工作的關(guān)注力度,并在此基礎(chǔ)上,根據(jù)事業(yè)單位運營發(fā)展需求,快速構(gòu)建檔案管理機制。在檔案管理機制建設(shè)過程中,需要轉(zhuǎn)變各級人員思想理念,將傳統(tǒng)注重保管、忽略服務(wù)的檔案管理理念進行更改,轉(zhuǎn)變?yōu)橛仙鐣癜l(fā)展要求的檔案管理模式,保證可以給國民發(fā)展提供專業(yè)服務(wù)。與此同時,從規(guī)劃設(shè)計、場館建設(shè)等多個方面入手,加強事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),給新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展奠定扎實基礎(chǔ)。其次,完善檔案利用體系。隨著新時代來臨,應(yīng)創(chuàng)新檔案管理觀念,優(yōu)化檔案信息利用體系。在體系建設(shè)中應(yīng)重視事業(yè)單位檔案服務(wù)模式改革創(chuàng)新,推入檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù),提高事業(yè)單位檔案管理水平。通過加強服務(wù)設(shè)施建設(shè),發(fā)揮檔案管理信息功能,與此同時,引導更多人員參與打檔案管理活動中,提高檔案信息開發(fā)水平,實現(xiàn)新形勢背景下事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。最后,把信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動中,實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理部門應(yīng)加強檔案信息開發(fā),把實現(xiàn)檔案管理信息化為核心目標。通過這種方法,盡可能建設(shè)把數(shù)字信息為根本,通過遠程操作創(chuàng)新檔案管理體系,實現(xiàn)和事業(yè)單位各個部門信息鏈接,促進部門之間信息共享,實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息使用效益最大化。
3)引進信息化管理模式。信息時代的來臨,促進了各個行業(yè)的發(fā)展,所以事業(yè)單位在開展檔案管理工作時,為了實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展,需要對檔案管理模式進行改革,把信息技術(shù)應(yīng)用其中,加強檔案信息軟件開發(fā),真正做到檔案信息化管理。在檔案事業(yè)單位檔案管理中,為了能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)應(yīng)用價值充分發(fā)揮,應(yīng)科學建設(shè)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理系統(tǒng),在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的配合下,加強數(shù)字檔案建設(shè),把紙質(zhì)檔案中重要信息記錄到數(shù)據(jù)庫中,建設(shè)檔案登錄系統(tǒng),對重要檔案信息加密訪問。事業(yè)單位通過使用信息化管理模式,不但能夠促進檔案管理效率的提升,也能對部分重要檔案數(shù)據(jù)永久保存,并且也可以對重要文件進行安全管理,避免檔案信息丟失或者盜取,提升檔案使用效率[4]。
4 結(jié)束語
總而言之,當前事業(yè)單位在開展檔案管理工作時,普遍面臨的問題有管理意識不足、管理體系缺失、信息化建設(shè)不強等。為了提高檔案管理水平,單位領(lǐng)導應(yīng)給予檔案管理工作高度重視,結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題,提出相應(yīng)處理對策。通過在單位內(nèi)部創(chuàng)建良好檔案管理環(huán)境,強化各級人員檔案管理意識,科學構(gòu)建檔案管理體系,引導檔案管理工作順利進行。通過創(chuàng)新檔案管理模式,把信息技術(shù)應(yīng)用其中,做好重要檔案信息保密工作,提高檔案管理水平,給事業(yè)單位創(chuàng)造理想效益,實現(xiàn)事業(yè)單位健康發(fā)展。
參考文獻
[1]王薇.事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(09):88.
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[3]李新媛.淺析大數(shù)據(jù)時代背景下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式[J].蘭臺內(nèi)外,2019(13):22-23.
[4]李偉郴.云會計環(huán)境下行政事業(yè)單位會計檔案電子化管理探析[J].財會學習,2019(22):99-100.